采購(gòu)周期

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采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程

一、目的：

規(guī)X公司采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作效率，從而為生產(chǎn)的順利

進(jìn)展提供保障，并最大化降低企業(yè)本錢(qián)，為企業(yè)帶來(lái)更大的

資金支持。

二、適用X圍

適用本公司X圍內(nèi)采購(gòu)管理

三、內(nèi)容

〔一〕總那么：

為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，

制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依

據(jù)開(kāi)展工作。

〔二〕根本流程：采購(gòu)需求—尋找供給商—詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

—采購(gòu)洽談—合同的簽訂—交貨驗(yàn)收—質(zhì)檢—入庫(kù)—方案

對(duì)賬—財(cái)務(wù)結(jié)算

〔三〕采購(gòu)流程圖如下：

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采購(gòu)需求審批流程

尋找供應(yīng)商

詢價(jià)比價(jià)議價(jià)

采購(gòu)洽淡

簽采購(gòu)合同

付款審批流程

下采購(gòu)訂單

交貨驗(yàn)收

驗(yàn)收合格驗(yàn)收不合格

計(jì)劃對(duì)帳

入庫(kù)

退、換貨

財(cái)務(wù)結(jié)算

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四、制度細(xì)那么

〔一〕采購(gòu)需求的提請(qǐng)

1、定義：采購(gòu)需求是指某部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要確定一

種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)，按照即定流程申請(qǐng)

獲得這些物品的過(guò)程。

2、采購(gòu)需求流程如圖：

填報(bào)申請(qǐng)單

由需求部門(mén)填寫(xiě)，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫(xiě)采

購(gòu)申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)〔重點(diǎn)要素見(jiàn)細(xì)那么要求〕。填寫(xiě)后由填寫(xiě)人簽字確認(rèn)。

部門(mén)審核最恐怖

由需求部門(mén)經(jīng)理〔負(fù)責(zé)人〕進(jìn)展審核，對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的物品用途、數(shù)量、規(guī)

格等進(jìn)展審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。

總經(jīng)理

總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購(gòu)部進(jìn)展采購(gòu)。

采購(gòu)部

采購(gòu)部收到經(jīng)過(guò)簽字批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)，要對(duì)申請(qǐng)書(shū)的內(nèi)容進(jìn)展核對(duì)，并

與需求部門(mén)就采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)展確認(rèn)。再根據(jù)庫(kù)存、

采購(gòu)在途等進(jìn)展訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。

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3、請(qǐng)購(gòu)單的要素

完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：

?請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；

?請(qǐng)購(gòu)物品所屬工程；

?請(qǐng)購(gòu)的用途；

?請(qǐng)購(gòu)的物品名；

?請(qǐng)購(gòu)的物品大正時(shí)代 數(shù)量；

?請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；

?請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

?請(qǐng)購(gòu)物品的需求時(shí)間；

?請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；

?請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；

?請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)負(fù)責(zé)人；

?請(qǐng)購(gòu)單的審核人；

?財(cái)務(wù)審核人；

?公司總經(jīng)理。

4、請(qǐng)購(gòu)單及其提請(qǐng)規(guī)定

?請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審

核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門(mén)。

?請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收，請(qǐng)

購(gòu)部門(mén)備份。

?涉及的采購(gòu)物品種類(lèi)、數(shù)量過(guò)多時(shí)可以以附件清單的

形式進(jìn)展提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。

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?遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，

可以、或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門(mén)，簽字確

認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。

?如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，

申請(qǐng)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。

?請(qǐng)購(gòu)單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)有更改和

補(bǔ)充的，應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。

5、公司物資申請(qǐng)采購(gòu)的提請(qǐng)部門(mén)

?公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他

物品由生產(chǎn)部門(mén)提請(qǐng)。

?公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物

品由生產(chǎn)部門(mén)提請(qǐng)。

?公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公

工程由行政部門(mén)提請(qǐng)。

?公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提請(qǐng)。

6、請(qǐng)購(gòu)單的接收

?采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫(xiě)是否按照規(guī)

定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

?接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)方案不采購(gòu)、名稱規(guī)格等不完

整清晰不采購(gòu)、圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)、庫(kù)存已超儲(chǔ)積

壓的物資不采購(gòu)的原那么。

?聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)管理人員核查采購(gòu)物資是否有庫(kù)存，核對(duì)采

購(gòu)臺(tái)帳看在途采購(gòu)的物資是否滿足采購(gòu)申請(qǐng)。

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?對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷(xiāo)的采購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)采

購(gòu)的部門(mén)。

7、請(qǐng)購(gòu)單的分工處理

?核對(duì)過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)

進(jìn)展分工處理。

?對(duì)于緊急采購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理。

?無(wú)法按照申請(qǐng)部門(mén)需求日期完成采購(gòu)的，應(yīng)通知申請(qǐng)

部門(mén)。

?重要的工程采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

8、采購(gòu)周期的規(guī)定

?根據(jù)采購(gòu)物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購(gòu)周

期。

?請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購(gòu)單的審批

流程，以便采購(gòu)部門(mén)能按時(shí)完成采購(gòu)。

?采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明

原因。

?遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策

略。

〔二〕詢價(jià)及其規(guī)定

?詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，

了解其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題要應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通。

?屬于一樣類(lèi)型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類(lèi)集中打

包采購(gòu)。

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?對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理。

?所有采購(gòu)工程上必須向生產(chǎn)廠家或供給商直接詢價(jià)，

原那么上盡量不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。

?對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)一樣，本錢(qián)

較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品。采購(gòu)提出的可替代品，

一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分。

對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物品，采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)物品有新產(chǎn)品

可替代，而未與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)進(jìn)展溝通的，采購(gòu)也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購(gòu)對(duì)使用部門(mén)提出修改

性建議，一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分，使用部門(mén)相應(yīng)的減分。

?遇到重要的物資、工程或預(yù)估單次采購(gòu)金額較大的采

購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)

單位的根本情況，提報(bào)公一件難忘的事 司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū)。

?詢價(jià)時(shí)對(duì)于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)展詢

價(jià)。

?除固定資產(chǎn)外，根女貓咪高貴洋氣的名字 據(jù)單次采購(gòu)金額的不同，選擇供給

商詢價(jià)、供給商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)的供給商數(shù)量也要不

同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)視。

?比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)

和實(shí)力，具有提供或完成公司所需物資和工程的能力。

?比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬

定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)展詢價(jià)。

?在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

〔三〕比價(jià)、議價(jià)

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?對(duì)廠商的供給能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展

確認(rèn)。

?對(duì)于合格供給商的價(jià)格水平進(jìn)展市場(chǎng)分析，是否其他

廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。

?收到供給單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)展開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)

匯山東師范大學(xué)附屬中學(xué) 報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。

?重要工程應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資

質(zhì)進(jìn)展驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)展實(shí)地考察了解供給商的各方

面的實(shí)力等。

?參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位

進(jìn)展價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

〔四〕比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

?比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后

方可匯總。

?比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、

工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理

由，按照一定順序逐一審核。

?如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)展修改或

重新處理。

〔五〕合同的簽訂及其規(guī)定

〔1〕合同正文應(yīng)包含的要素

?合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)。

?采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總

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額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的局部。

?包裝要求，備品備件包裝運(yùn)輸要求。

?合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注

明。

?付款方式。

?交貨期。

?質(zhì)量保證期。

?質(zhì)量要求及規(guī)X。

?違約責(zé)任和解決糾紛的方法。

?雙方的公司信息。

?其他約定。

〔2〕合同簽訂及其規(guī)定

?如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司XX的，注意XX責(zé)任。

?擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。

?如物品訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)，

務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)。

?質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)場(chǎng)并應(yīng)盡量要求廠商

延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期。

?詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。

?針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類(lèi)的合

同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試效勞款、質(zhì)量保證金

的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。

?與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付

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款。

?違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。

?比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢前方可進(jìn)展合同的簽訂工

作。

?合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)展巡簽審

查。

?合同巡簽審查通開(kāi)學(xué)致辭 過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合

同章方可生效。

?簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。

〔六〕付款及合同執(zhí)行

〔1〕付款流程

采購(gòu)物品到貨檢驗(yàn)并辦理入庫(kù)手續(xù)后，根據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限，采購(gòu)負(fù)責(zé)人核對(duì)采購(gòu)帳目。備好各項(xiàng)資金審報(bào)材料。

采購(gòu)人對(duì)帳

由采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審批、審核。簽字確認(rèn)并上報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

采購(gòu)部審批

由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進(jìn)行簽字批準(zhǔn)。

副總/經(jīng)理

財(cái)務(wù)部對(duì)上報(bào)的各項(xiàng)表單、材料審核無(wú)誤，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后。財(cái)務(wù)部執(zhí)行付款。

財(cái)務(wù)部付款

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〔2〕付款規(guī)定

?所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程及資

金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

?按照進(jìn)度付款的采購(gòu)工程必須確保質(zhì)檢合格方可付

款。

?按照公司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件的合同在付款

時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫(xiě)相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡

簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。

?財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免

影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及

時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

〔3〕合同執(zhí)行

?已簽訂合同由采購(gòu)部工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部

負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)

救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)。

?已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于

合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并催促其保質(zhì)保量，按時(shí)

履約。

?合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未

盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。

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〔七〕驗(yàn)收入庫(kù)與退貨

〔1〕驗(yàn)收流程

采購(gòu)負(fù)責(zé)人確定到貨時(shí)間，提前通知質(zhì)檢部門(mén)做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備，通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)做好入庫(kù)準(zhǔn)備。

通知驗(yàn)收

到貨后，由質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，采購(gòu)負(fù)責(zé)人和倉(cāng)儲(chǔ)管理人對(duì)物品的數(shù)量、

到貨驗(yàn)收

規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，數(shù)量過(guò)多時(shí)，要協(xié)調(diào)供應(yīng)商派專(zhuān)人協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。

物品經(jīng)檢驗(yàn)合格，辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)人員辦理入庫(kù)單據(jù)賽事球星 ，另報(bào)財(cái)務(wù)進(jìn)行成

入庫(kù)手續(xù)

本核算。

物品入庫(kù)。根據(jù)物品特性，安排好倉(cāng)位存儲(chǔ)，并進(jìn)行妥善保管。

入庫(kù)

〔2〕報(bào)驗(yàn)

?供給單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知

質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)展驗(yàn)收。

?對(duì)于不同類(lèi)型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相

關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

?質(zhì)檢部門(mén)在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)進(jìn)展質(zhì)檢，

并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用

或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。

?用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢X圍

之內(nèi)。

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〔3〕入庫(kù)

?公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)

的檢驗(yàn)或驗(yàn)收。

?采購(gòu)的物品在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部

門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。

?質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗(yàn)收的，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將

其作為暫存物資承受，并妥善保管。

?質(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)歷收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)

出具入庫(kù)清單。

?質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及效勞按照公司規(guī)定不入庫(kù)。

〔4〕退、換貨

?質(zhì)檢部門(mén)驗(yàn)收不合格的物品，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人與供給商

進(jìn)展協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原

因等進(jìn)展細(xì)分類(lèi)標(biāo)注并建立不合格采購(gòu)品名錄，做為供給商

管理評(píng)估的依據(jù)。

?因退、教師新學(xué)期工作計(jì)劃 換貨延長(zhǎng)物品到貨期限的，要及時(shí)告知請(qǐng)購(gòu)部

門(mén)。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。

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