檔案、證書、印章管理規定

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檔案、證書、印章管理規定

檔案、證書、印章管理規定

檔案、證書、印章管理規定

第一章總則

第一條為了加強我校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在我

校各項工作中的作用，妥善保管證書和印章，根據《中華人民共和國檔案

法》、《會計檔案管理辦法》和證書印章管理的有關規定，結合我校實際，

制定本辦法。

第二條本規定所稱檔案、證書、印章是指我校在教育教學、后勤、黨政

管理和其它各項活動中直接形成的對學校和社會當前及長遠具有保存價值的

各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。

第三條學校檔案是全校師生員工智慧的結晶，是重要的信息資源和歷史

憑證，檔案、證書、印章管理必須堅持集中統一管理的基本原則，確保各類

檔案、證書、印章達到完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。各部門

都有管理和保護檔案的義務和責任。

第四條檔案、證書、印章工作是我校工作的重要組成部分，是辦好學校

的一項基礎工作，是維護學校歷史真實面貌的一項重要事業。

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第七條學校檔案室是學校檔案工作的管理部門，是保存和提供利用本校

檔案的職能部門，具有對全校檔案工作統籌規劃、統一管理、實行指導、監

督與檢查的責任。第八條學校檔案工作人員要保持相對穩定。第九條學校檔

案室的基本任務

１、貫徹執行有關檔案工作的方針、政策、法令和法規，規劃全校檔案

工作。

２、建立和健全學校各類檔案管理制度和實施規范，并負責指導、監督

和檢查執行情況。

３、負責對學校各類檔案及有關資料的接收（征集）、整理、分類、鑒

定、統計和保管工作。

４、努力開展檔案的開發和利用工作。

５、編制各類檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極開發檔案信息資

源。６、參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息

交流。

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第十條學校要保證檔案事業所需經費。對歸檔文件所需的檔案裝具及設

備，學校在其經費中給予支持。

第十一條學校檔案室要有符合檔案管理要求的檔案庫房。

第十二條學校檔案庫房要有足夠的裝具，保證檔案的安全存放。第四章

文件材料的積累、立卷和歸檔

第十三條學校應做到各項工作實行“四同步”管理。即布置、檢查、總

結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第十四條

學校應建立和完善文件材料的立卷歸檔制度，并將其納入教學、科研、管理

和有關人員的職責范圍，以確保各項工作完成后，均有完整、準確、系統的

文件材料歸檔保存。

第十五條學校任何個人在從事教學、科研、黨政管理、外事等活動中形

成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向檔案室移交，集中管理，任

何部門和個人不得據為己有。凡學校有重大活動、慶典、捐贈等事項，在其

發生、發展過程中形成的全部文字材料、照片、錄像，均應及時歸檔。

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３、學校每年形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求負責整理立卷，

按規定的時間向檔案部門移交。

第十八條凡需歸檔的文件材料必須遵循文件的自然形成規律，保持文件

材料之間的有機聯系，便于保管利用的原則進行系統整理組卷，編寫頁號、

填寫案卷目錄、備考表、擬寫好案卷標題、注明保管期限；編制移交目錄一

式兩份，由負責人和檔案工作人員簽字后向學校檔案室移交、交接雙方簽

字。第十九條對歸檔的各種載體的文件材料，必須做到書繪工整、聲像清

晰、裝訂整潔、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相關部門負責改

進和復制。

第二十條為了便于檔案的裝訂和排架，公文處理用紙一律使用16K普通

用紙，設備材料用設備檔案用紙、會計憑證要統一規格。

第二十一條文件材料歸檔范圍應按規定的九大類收集歸檔：1、黨群

（黨務、群團、其它）；2、行政（行政事務、人事勞資、總務后勤、其

它）；3、教育教學（教務管理、德育管理、學生管理、其它）；4、基建；

5、聲像；6、會計（報表、帳簿、憑證）；7、設備；8人事檔案；9、實物

第五章檔案的管理和利用

第二十二條學校檔案室要按照《學校檔案分類整理方法》的要求，對各

類檔案進行分類、編號、排架，編制案卷目錄和其他檢索工具，做到分類科

學、整理系統、保管安全，統計準確，利用方便，管理手段先進。

第二十三條要定期檢查檔案保管情況，發現破損、字跡褪色的檔案，要

及時修補和復制。

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第二十四條各類檔案保管期限：學校各類檔案按其價值將保管期限分為

永久、長期、短期三種。凡記錄學校主要職能活動，對教學、科研等具有長

久參考和研究價值的，應定為永久保存；凡在較長時間內具有利用價值的，

應定為長期保存；凡在短時間內具有利用價值的定為短期保存；凡是介于兩

種保管期限之間的文件材料，其保管期限一律從長。會計檔案的保管期限，

根據其特點，分為永久、長期兩種，長期期限分為十五年、二十五年。第二

十五條學校檔案部門所保存的檔案，主要供本校利用，如其他單位或個人需

查閱或利用時，必須遵守我校檔案管理規章制度。本校工作人員因工作需

要，可直接查找、借閱本單位歸檔的檔案。非本校人員查閱檔案時，應持單

位介紹信或身份證，經分管檔案的領導同意后，方可查閱。凡摘抄、復制的

檔案，須經檔案室核準后，加蓋檔案室公章和學校公章方能生效。

第六章獎勵與處罰

第二十六條對專、兼職檔案工作人員，在檔案的收集、整理、保護和提

供利用等方面成績顯著的，應由學校給予表彰和嘉獎。

第二十七條對于違反檔案管理的行為，或因玩忽職守而造成檔案損失的

領導和個人，應視情節輕重，依照法律規定由學校給予行政處分；構成犯罪

的由司法部門追究刑事責任。

第七章附則

第二十八條本規定自202*年9月1日起實施。

濱州市中華武術學校

202*年8月30日

擴展閱讀：006證章管理制度

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經營管理制度

證章管理制度

1.目的：文件編號：ZH-MOS--006版本號：A加強公司的證章控制，避

免因管理不當造成損失，特制訂本制度。2.范圍：適用于公司的所有重要文

件、證照和印章。3.職責：管理部負責印章的制發和管理，負責公司及本部

門印章的保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。各相關部門負責

本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。4.定義：公司的營業

證照、組織機構代碼證、資質證書等證照；重要文件及證照合同及評估報

告；公司合同、章程、法人身份證明及文件；與公司有關的政府部門專門文

件；公司其它重要文件。公司印章指以公司名義刻制的具有法律效力的印

章。包括公章、私章、部門章、專用章。指對外唯一代表公司形象的印章，

代表企業權力、憑信和職責，是企業法人的象征。公司法定代表人、總裁及

總監私人印章。刻有公司部門名稱的印章。財務專用章、發票專用章、合同

專用章、文件編號章等。將印章蓋于紙上后而形成的書面印章樣板。公章私

章部門章專用章印鑒5.0內容：5.1重要文件及證照管理公司重要檔案及證

照應統一存放于公司財務室，實行專人管理，保證檔案及證照的安全與完

整。各部門負責辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應及時將原件

轉交檔案室保存,并辦好移交手續。版本所有*未經書面認可不得復制*違者

必究第1頁共5頁經營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：A對重要檔案及證照，責任人要進行

全程控制，對公司的重要檔案及證照進行收集、歸檔，并填寫《檔案借出登

記表》，做好借出、歸還記錄。各部門應配合檔案室，將留存在本部門的重

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要檔和證照歸檔。重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經總裁

簽批。各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關事務后應及時歸

還。如部門需該文件或證照辦理其它事務，應先退還檔案室登記后續借，避

免在部門積壓，同時讓檔案管理員了解檔案或證照去向。借用重要檔或證照

的人員必須愛護，不得擅自轉借，不能損壞或丟失。交還時必須當面點交清

楚，檔案管理員如發現缺失或損壞，應及時報告有關領導。對于使用不當或

損壞遺失等造成的損失，全部由檔案管理員承擔，公司可根據情節嚴重予以

處罰直至追究其刑事責任，相關人員也要承擔一定的連帶責任。5.2印章管

理5.2.1指導思想指導思想：公司實行嚴格的印章管理制度，加蓋印章應填

寫《用章申請單》，報總裁批準；5.2.2印章使用范圍以公司名義發出的公

文函件應加蓋公司公章。公司設立銀行賬戶、與銀行業務往來及開列支票，

加蓋公司公章、財務專用章及法人章。以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫

加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內容加

蓋法人章。嚴禁各部門用部門章與其它單位簽署合同或類似合同性質的協

議、備忘錄、紀要等。5.2.3印章管理規定5.2.3.1公司印章的管理：(一)

辦理公司印章流程NO01流程申請刻制公章（辦理刻章許可證）02刻制公章

審批/經辦部門公安局特營科需提供資料營業執照副本、刻制公章申請報告

公安局指定的刻公安局批準的刻章許可證、營印專營店業執照副本、空白印

章備案表版本所有*未經書面認可不得復制*違者必究第2頁共5頁經營管理

制度

證章管理制度

公章備案（辦理刻制印章登03記卡、印章啟用申報書）文件編號：ZH-

MOS--006版本號：A刻制好的公章、營業執照副本、公安局特營科法人代表

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及經辦人身份證其他公司印章（發票專用章、發票專用章在稅營業執照、稅

務批文、組織機04財務專用章），需到相應部門務局；財務專用章構代碼

證、刻制印章登記卡、辦理備案，稅務局預留印模在銀行.當印章遺失或公

司注銷時需05要注銷印章的，必須先登報報社聲明作廢再申請注銷，并在

公安局特營科公安局進行備案(二)、公司印章的登記和保管責任印章類別公

章財務專用章發票專用章保管責任人指定專人指定專人指定專人驗收和登記

程序★1、公司印章刻制好后，統一交管理部驗收；2、由管理部按領導指定

與保管責任人簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，并在保管責任人工具表

記錄3、將印鑒和承諾書歸檔保存。5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)

公章使用A、審批規定：印章類別公章注：總經理須蓋公章亦要填寫《用章

申請單》。財務專用章除支票、匯款外，其余文件蓋章前均必須填《用章申

請單》，經總裁審批后才可蓋章。發票專用章由指定專人經總裁審批后使

用，不需填《用章申請單》。B、所有蓋公章的文件，均須按規定審批，不

得憑私人感情、講情面使用公章。C、所有不屬實文件均不得蓋公章。D、所

有合同在蓋公章前，均必須交總裁審批，否則不得蓋公章。版本所有*未經

書面認可不得復制*違者必究第3頁共5頁

法人代表及經辦人身份證注銷印章的申請報告、營業執照、法人代表及

經辦人身份證、刻章許可證、刻制印章登記卡，待注銷的原始印章（所注銷

的印章將由公安局特營科收回）審批流程凡需使用公章,申請人須填《用章

申請單》，隨待批文件交總經理審批。經營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：AE、公章保管者外出或請假時，應將

公章交指定的代理人，向公司發出臨時授權通知，以便他人使用。代管人亦

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須簽訂《公司印章使用和保管承諾書》。F、特殊情況攜公章外出時，必須

在《公章使用登記表》上作好登記，明確歸還時間，到期后，公章保管人必

須催促借用者及時歸還。G、不得私自動用公章，不得在空白信紙、信封或

空白介紹信上蓋章。如對文件、資料錯蓋了章或多蓋了章，應按規定及時銷

毀。H、、公章應蓋在文件正面，重要文件和所有合同應蓋騎縫印。(二)公

司印章使用保管的一般要求：A、印章應置于安全的地方，不可隨意放置，

使用后應及時放回原位，確保不被非預期使用。B、保管人員應對印章經常

檢查，經常清潔，以保證印章字體和圖案清晰。C、蓋印位置應恰當。若有

固定或指定蓋印處時，應在規定處蓋印。D、蓋印圖案應清晰、字跡應端

正。若文件需蓋多個印章的，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，也不能

蓋出紙邊。(三)外借規定：除特許情況（如辦理證件,社會保險等）外，原

則上公章不予外借。而財務專用章、發票專用章原則上亦不得外借。A、如

遇特殊情況需外借時，需向總裁提出書面申請，獲準后再到印章保管人處登

記領出。B、外借公章人員均需簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，印章

保管人應保留書面申請及《公司印章使用和保管承諾書》，保管期限為一

年。C,公司證件如營業執照/稅務登記證/機構代碼證等證件的管理同印章的

使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和廢止（公章則遵

照有關法規規定）公司印章獲準停用后，印章保管人應及時報請上級審定印

章之處理方法。接上級的規定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或

銷毀工作。換新章時應發出書面通知，并將作廢印章印在“”內，啟用的新

章則印在“”內。除特別需要，廢止的公司印章統一交由檔案管理員保存三

年，然后在征得有關負責人的意見后再行處理。公司印章停用后，應由檔案

管理員做好登記工作，把通知停用部門、時間、原因、處理情況登記清楚上

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報上級機關，并留檔以備核查。版本所有*未經書面認可不得復制*違者必究

第4頁共5頁經營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：A5.2.3.4公司印章的遺失、損毀、被

盜（公章則遵照有關法規處理）公司印章遺失、損毀、被盜時，保管人應及

時向上級遞交說明原因的報告書。損毀情形，應將舊章交上級確認處理后，

方可刻制新章。遺失公司印章所引起的費用、損失原則上由遺失者個人完全

承擔；特殊情況而減免時，需由總裁簽批。遺失、被盜情形，則應及時發出

舊章作廢通知，并改刻新章。事后發現舊章時，應及時將其交上級確認并作

廢處理。5.2.3.5公司印章保管人的離職處理NO0102內容離職人員在退還

工具時，應將所持公司印章退回管理部。驗收確認后，保管好公司印章直至

接管者領出為止。負責印章保管者管理部*接管者再次領出公司印章時，需

按5.1.2★重新辦理登記手續。6.0記錄和表格《用章申請單》《公章使用

登記表》《檔案借出登記表》7.0參考文件和資料：7.1《公司印章使用和

保管承諾書》8.本文件經簽準發布之日起施行。9．本文件解釋權歸公司管

理部。版本所有*未經書面認可不得復制*違者必究第5頁共5頁

友情提示：本文中關于《檔案、證書、印章管理規定》給出的范例僅供

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