公文收文辦理的主要程序

2023年12月6日發(作者：山寺夜起)

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公文收文辦理的主要程序

一、收文辦理

收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。

收文辦理的一般程序為：簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。

第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任務是正確收受來自各有關方面的公文。

簽收，指收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑證。具體指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，機關設置的外收發人員、通訊人員分別從發文機關、郵政部門、機要交通部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設備收取公文。急件應當注明簽收的具體時間。

啟封，公文統一或分別由辦文人員簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。

登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行登記。收文登記，一般分為閱件登記和辦件登記兩類。登記過程中，應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機失份數、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。有些機關的登記還分為外收文登記和內收文登記。

第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請辦、批辦、分發、承辦。這一階段工作的主要任務是通過對收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對的事務或問題。

擬辦，秘書部門或有關部門負責人等經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的辦理意見，并提供必要的背景材料，供有關領導者審核定奪，作出指示。

請辦，也叫注辦，指機關辦公廳（室）根據授權或有關規定將需要辦理的公文注請主管領導人指示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

批辦，指機關領導者或部門負責人對公文（包括公文的擬辦意見）進行認真閱讀分析之后，提出處置意見。

分發，指秘書部門根據有關規定或者領導人批示將公文分送有關領導人和部門。

承辦，指對需要辦理的公文進行實質性的處理，解決公文所針對的問題。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文機關；凡涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級審批的事項，承辦部門應當提出處理意見或直接代擬文稿，一并送請上級審批。 第三階段：組織傳閱與催辦。

傳閱，指公文處理機構根據領導人批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導人閱知或者指示。組織公文傳閱，應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心點，以閱讀審批公文的領導人為外圈，由中心點開始送給第一個人閱看，第一個人看畢退回中心點，再由中心點傳給第二個人看，依次下推，每傳閱一人都經過中心點。公文走過的路線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調整閱文人的次序。

催辦，指公文處理機構對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導人反饋辦理情況。

第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。

清退，經過清理將有關辦華的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。清退的意義在于維護公文的安全，防止錯誤擴散，避免出現工作中的被動局面和不良影響，維護公文的權威性與有效性。

銷毀，以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀秘密公文，必須嚴格履行登記手續，經主管領導人批準后，由2人監銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

暫存，暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時難以準確判定是否應予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門的工作壓力，挽救確有留存價值的公文使其更充分地發揮效用。

立卷，將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。其意義主要在于：保護公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文按特定聯系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業奠定基礎。

歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要來移交檔案部門作為檔案保存和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價值的公文完成其向檔案轉化的過程，使公文能更充分地發揮其歷史效用。

二、發文辦理 發文辦理是指機關內部為制發公文所進行的擬制、處置與管理活動。發文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發，核發、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發。這一階段是發文辦理活動的中心內容。

擬稿，即上一節所講述的公文寫作。經過對有關信息材料的收集加工和再創造，系統地記錄有用信息，使機關的意志見詣文字，草創供進一步完善的原始文稿。

會商，指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。

審核，指擬就的文稿在送交有關領導審批或會議討論通過之前，由經驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。

簽發，指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規范性及部分重要公文須經有關會議討論通過，或再由負責人簽署方可生效外，其他文稿，一經履行簽發手續即為定稿。為此，簽發是絕大多數公文生效的必備條件。

第二階段：公文的制作，具體包括：核發、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務，就是以定稿為依據．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核發，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、結構格式等進行復核，確定發文字號、分進單位和印制份數。

登記，這里揭發文登記，主要登記行將發出的公文的發文字號、文種、標題和發文范圍。

繕印，即以譽錄抄寫、印刷等方式制作供對外發出的公文。

用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。

第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節。這一階段工作的主要任務是為使公文能為受文者有效接收創造條件。

分裝，指按照規定具體抗配和封裝公文。

發出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）發送給受文者。

第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。

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