公文辦理程序

2023年12月6日發(作者：當一陣風吹來)

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公文辦理程序

公文辦理程序：就是指公文在機關內部形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

一、收文辦理程序

收文：是指機關文書部門收進行外文單位發來的文件材料。收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。過程包括：簽收、拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：

1．簽收、拆封和登記

（1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。機關的收文主要有三個：一是機要交通送來的機要件；二是郵局送來的掛號函件和電報；三是外機關和部門直接送來的文件材料。

對照公文投遞單或送文登記簿認真清點，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；3.查清文件封口是否破損，包裝是j精選 否牢固，如發現有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因；4.查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

（2）拆封。即外收文登記完成后，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門（或人員），由其簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。1.對于寫明某某領“親收”、“親啟”的封件，則由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件則應交機要文書或機要室拆封。

（3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經保證文件的收受和處理。公文登記的作用主要有：1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2.便于檢查和檢索文件；3.便于文件的統計和催辦工作；4.作為核對與交接文件的憑據。

公文登記的具體范圍：1.上下級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；2.下級機關文件。包括請示、報告性文件；3.重要的帶有密級的刊物、資料；4.其他機關商洽問題和需要答復的文件；5.上級機關召開會議印發的會議文件材料。不必登記的材料和文件：1.各種公開的和內部不保密的出版物；2.一般的公開信和不應拆的私人信件；3.已被綜合性文件包括的文件材料；4.行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等；5.領導“親收”、“親啟”件，這類信件應由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關存查或處理的，再行登記，并交有關部門處理。

j精選 外收發文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發使用的《收文登記簿》）內收發的收文登記主要項目應包括：收文順序號、收到日期、來文機關、來文字號、標題或摘由、密級、份數、承辦單位、簽收人、復文號、歸入卷號、備注等。

收文登記的形式：薄冊式、聯單式、卡片式。

2.分發和傳閱

（1）分發。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。原則：主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應該優先處理。

分辦環節的工作要求：①確定分辦依據。分辦應主要依據公文性質、重要程度、涉密程度、緊急程度、內容所涉及的職責范圍、各職能部門或領導人的職責分工及其他人員分工、有關辦文辦事的程序、規定或慣例進行。②遵循分辦原則。公文分辦原則是主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應該優先處理。按照這一原則，分辦應分類進行。A.首先，是將收文分類，即分出主件與次件、急件與平件、閱件與辦件、密件與非密件，將電報、急件、掛號信或專遞公文等置于其他收文前面處理；B.其次，是將處理者分類，j精選 即按不同情況將待辦收文優先分給本單位的主要負責人、主管負責人或主管部門閱處，使公文主次分明、緩急有序、盡快得到實質性處理。具體做法分為：a.“親啟件”徑送負責人本人；b.責任分工明確的業務性公文徑送各業務部門；c.綜合性公文徑送綜合辦公部門；d.回復性公文徑送原承辦部門或主辦人員；e.已注明具體閱知對象和要求的閱件直接組織傳閱；f.不能或不便直接確定分送對象的、重要的、非常規性的以及綜合性強、內容涉及多部門的業務公文，應直接呈上司或綜合辦公部門負責人批辦或擬辦，再據此分送。③形成分辦程序。應總結本單位收文的分辦規律，使之程序化和規范化，保證分辦迅速準確：a.對于符合要求的公文，應先請主管負責人閱示，然后按照職能分工或負責人的批示轉請有關部門或處室研究處理。b.屬本單位或本部門職能范圍內已有明確規定的或經領導授權的一般事務性事項的公文，可直接轉請有關部門或處室研究辦理。c.屬參閱、知照性質的公文，由公文處理工作機構分送處理。d.公文內容涉及幾個部門，可將有關部門列表附于文上，送各部門傳閱；或由持有公文原件的主辦部門將主要問題轉告其他有關部門處理；或復印若干副本分發各有關部門同時處理。e.對一些內容重要、緊急、篇幅較長或表意不夠清晰明了的公文進行加工編輯后再分辦。④制定工作制度。a.分辦交接登記制度。b.限時分辦制度。c.退文制度。

j精選 (2)傳閱。是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱件之列的主要包括：1.上級機關的指導性文件或重要會議文件；2.需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業務文件，下級機關的請示，以及本機關制發的需要會簽的文件等；3.機關領導在文件上有重要批示，需其他領導和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應當注意的問題：1.傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象；2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理；4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

3．擬辦、批辦與承辦

（1）擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。做好擬辦工作，要做到以下幾點：1.擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行j精選 的擬辦意見。2.要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。3.要熟悉業務。4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。

(2）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內容包括：1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。2.提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限。3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。4.名項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內，并簽署批辦人姓名日期。

(3）承辦。是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。公文承辦有兩方面的意思：一是從業務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執行和處理，如上級的有關政策、規定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業務問題，要進行調查和辦理。二是從公文處理工作來說，主要是指根據擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）。

承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點：1.對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文。2.對沒有領導簽署批辦j精選 的意見的公文，即一般性文件，應根據有關的文件精神、按照規定或按以前的慣例，酌情辦理。3.對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。4.來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。

4.催辦、查辦與注辦

(1）催辦。是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉，提高機關辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況：一是對內催辦。主要內容是：上級機關發來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行或不相隸屬的機關單位向本機關聯系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發所屬單位需要回復文件的催辦。二是對外催辦。主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。

催辦工作應當注意做到的幾點：1.要明確催辦范圍。2.要明確催辦落實。3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構。

催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。選用形式的方法：1.在機關內部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，j精選 了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。2.對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發便函、催辦單等方式進行催辦。3.如果為了便于掌握情況，由負責內收發的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立即填上復文號，然后經常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。

(2）查辦。是指文書工作人員協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協助辦理下列問題：1.領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；2.各種會議的決辦事項；3.文件、電報的擬辦、擬復事項；4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；5.領導批示或交辦的事項。

查辦與催辦的異同：相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。區別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，可辦的事項要經領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。2.查辦的實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作j精選 風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。

查辦工作一般按以下程序進行：1.閱讀有關材料，搞清查辦的問題。2.查辦立項。這是法定程序。立項內空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規定完成時限；E.提出辦結后的反饋要求。3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。4.查辦的結果與反饋。（結果的幾種情況：A.肯定的。即反映問題屬實，按規定作了處理；B.否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。）5.立卷歸檔。

(3）注辦。是指對公文承辦結束后，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦一般包括以下內容：1.一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。2.需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內容等，并由承辦人簽字。4.不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

二、發文辦理程序

j精選 發文：是指機關文書部門根據機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運轉過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發；核發、繕印與校對；用印、登記與分發等環節組成。

1．擬稿、審核與簽發

（1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據領導交待或批辦的意見草擬文稿的過程。

公文擬稿必須注意的問題：1.符合黨和國家的方針政策，符合國家法律、法規及市委、市政府有關規定。如提出新的政策措施或超出現行規定范圍的，應當充分闡明理由。2.情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，篇幅要簡短，標點要準確，書寫要工整。3.遣詞用字要規范，詞語搭配要準確。使用簡稱時，一般應當先用全稱，加以說明后再使用簡稱。4.人名、地名、單位名稱、數字、時間、代號等要準確，時間應當寫明年、月、日。數字書寫一般用阿拉伯數字。在同一公文內，數字的使用應當前后一致。應當使用國家法定計量單位。5.引文要核對原文，做到準確無誤，刪節得當；引用其他公文內容，應當先列出該公文的標題，之后在括號內注明文號。6.根據公文內容和行文規則，準確使用公文文種，標明緊急程度和秘密等級。7.文字結構層次的次序:第一層為“一、”，第二層為“（一）”，j精選 第三層為“1、”，第四層為“(1)”。

(2）審核。是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名義行文。2.查文稿內容與法律、法規和政策以及上級有關規定是否一致，與平行機關和部門已有的規定是否矛盾。3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。4.查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽。5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范。6.查公文格式是否符合規定。查文種的使用是否恰當；查公文標題是否能正確體現文件內容；查公文格式安排是否得當。

（3）簽發。是指機關領導人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：1.機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發公文。2.以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。3.簽發人在簽發文件時，必須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改對其所簽發的公文內容和文字表達的正確性應負完全責任。4.文件經簽發人審批同意發出時，簽發有應在送簽的發文稿紙的簽發欄內明確寫上“發”、“印發”、“急發”等字樣，并簽署全名，注明年月日。5.幾個相關或部門的聯合發文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關j精選 或部門的領導人會簽。

2.核發、繕印與校對

（1）核發。是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。核發的內容與要求：1.文稿是否按規定程序報請有關領導人審批，審批手續是否完備，及審批意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等。2.文稿中的人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發（傳達）范圍、主題詞是否正確、恰當，標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合規定。3.編排發文字號。4.對需要標明密級、緊急程度有公文進行標注。5.確定分送單位和印制份數。

（2）繕印。是指對已簽發的公文定稿進行印制。繕印公文要注意的問題：1.“繕印” 工作一定要嚴格按照《格式》要求進行。2.“繕印”過程中要注意保護好“原稿”，保證不折、不損、不丟失。3.“繕印”過程中如對原稿產生疑問，應及時與承辦人聯系，不得私自改動。4.繕印機密文件。繕印秘密文件應由專人負責，保護文件安全，對底稿、廢頁、清樣等材料要嚴加看管，妥善處理，及時銷毀。

（3）校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和稍除書寫、排字上的錯誤。公文校對的兩種方法：一是由印制單位先校對一次或者兩j精選 次，然后再次由承辦人校對一次；另一種方法是完全由承辦人員負責校對。方法：①對校法，適用于公文定稿上改動較多的情況。即將定稿置于校對者左方或上方，校樣置于右方或下方，逐字逐句核對。②折校法，適用于定稿整潔、改動不多的情況。即定稿置于辦公桌上，輕折校樣，將其中待校文字對齊定稿的相應文字行下，一一核對。③讀校法，適用于公文定稿內容淺顯簡單，生僻字、專用名詞術語較少，格式變化不大的情況。即二人合作，一人讀定稿，一人看校樣校對。

校對公文必須注意以下幾點：1．要注意有無政治性錯誤。校對各類文稿，遇到有關黨和國家路線、方針、政策、法規的引文，一定要認真核實、查對原文，要確保其正確無誤。在校對時要特別注意不同的政治性同素異序詞。同素異序詞往往容易出錯，如“路線”寫成“線路”，“議會”寫成“會議”，“文明”寫成“明文”等。2．要注意有無常識性錯誤。常識性的錯誤，往往是由于主觀、片面地看問題，憑感覺記憶對一些似是而非的問題不做仔細地核實、查對造成的。這類錯誤表現在：一是同音異義字。如“實事求是”寫成“事實求是”；“史無前例”寫成“史無前列”；“副主任”寫成“付主任”等等。二是發音相同而功能用法不同的三個助詞“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”應為“得”、“藍藍地天”的“地”應為“的”，j精選 “認真的查對”的“的”應為“地”等等。三是混用形似而意不同的字。這些字有的只是一筆之差，它們有的讀音不同，意義大相徑庭的，如“干”與“于”、“戌”與“戎”；有的讀音相近或相同，但意義也不一樣的，如“撥”與“拔”，“列”和“冽”等等。四是筆劃和筆順完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3．要注意數字使用上的規范化。有些文稿中的數字在書寫時常有不統一的現象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有時又寫作“一百多人”。4．越是認為不易出錯的地方越要給予足夠的重視。公文的標題、發文字號、成文日期、印發日期、發送范圍甚至包括發文用紙，是不易出錯的，但往往就是它們出錯。其處錯誤常表現在：公文的標題有錯字、漏字或別字；發文字號中的年份寫錯，如“ X X字［1988〕 X X號”寫作“ X X字［1998） X X號”，發文字號中的方頭括號“[ ]”用作“（）”、“〈 〉”或“【】”等括號；成文日期的差錯主要表現在早于領導人簽發日期，往往好以起草文稿的日期為成文日期，這是不正確的；發送范圍常易出現的錯誤是“抄報”、“抄送”不分，抄上級機關的要標明“抄報”，抄平行機關、下級機關的要標明“抄送”，不能混用；發文用紙用錯也是時有發生的，常易用錯的是刊頭字和字數都差不多的發文紙，如共青團文件和黨委文件的發文紙。5．要注意標點符號是否使用正確。

j精選 3．用印、登記與封發

（1）用印。是指在印好的文件上加蓋機關印章。公文用印要注意幾個問題：1.單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。2.成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，縱向與正文的距離依印章大小而定，印章用紅色。3.聯合行文需要加蓋兩個印章時，應當將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期；當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應當將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，印章加蓋其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字標識成文時間。4.除會議紀要外，不加蓋印章的公文應視為無效。5.當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當調整行距或字距，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法。

(2）發文登記。一切發出的文件，均應進行登記。發文登記一般采用薄冊式形式。

(3）封發。是指對準備發出的文件進行分裝和發送。公文封發注意事項：1.清點數量。2.特殊標注。對密件、急件、親啟件應加蓋戳記；凡應回收的文件，要注明收回的時限。j精選 3.留出存本。外發的文件，應留出若干份作為存本，連同定稿一并歸卷備查。

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