公司文件秘密等級的劃分原則

2023年12月12日發(作者：文化戰略)

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公司文件機密等級的說明

秘密等級的劃分原則

公司擬定的一切文件，不論是內部文件，還是對外文件，都需添加公司

內部存檔文件需添加機密等級，并按相應機密等級進行存檔。

LOGO函頭，

為了加強公司內部的案宗管理，避免公司或客戶商業機密落入競爭者手中，公司將對各

類文件進行機密等級設置，具體說明如下：

依其屬性分級區分為：一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級 ；除一般文件外，均屬公司重要文件與具有商業價值文件，也都列入受保護范圍；

文件等級 保存期限

分類

1: 一般 3 年或文件 1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性與技術性的； 公司內部人

有效期 員均有瀏覽 1.2 有關工作或生產進度安排之文件、 公告、通告、內權限

舉例說明 管控要求

文件

部連絡單；

1.3 有關休假、調假、補假、放假等之文件、公告、通告、內

部連絡單；

1.4 有關人員之獎懲、晉升、 降級、公開表揚與獎勵等之公告、

通告、內部連絡單；

1.5 政府或有關部門要求代為發布的文件且不涉及政策性的；

1.6 日常性簽呈、 請購單、委托修復單、 提案與提報類

( 但不包括人員獎懲或調薪

的 ;

) 且不涉及政策性與技術性

1.7 日常性呈批單據 ( 如: 派車單、公出單、忘打卡證明

有效期

2.2

有關勞動合同及其附屬文件；

2.3

員工薪資及其相關檔案文件 ( 含銀行賬號 ) ；

2.3

員工個人資料及其相關個人隱私文件；

2.5 ISO 相關文件、檔案與數據；

2.6 訂單、采購單、生產命令單、入庫單、報價單?.

? ) 且不涉及政策性與技術性的；

1.8 其它有效期在 1 年以下的文件、 文書、且不涉及政策性與技術性的；

2: 密件 5 年或文件 2.1 有關人員之獎懲、晉升、 降級、調薪之建議案或簽 相關部門負

呈； 責人有瀏覽

權限

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等單據與相關數據 ( 含計算機檔案 ) ；

2.7 廠商 ( 供貨商、協力廠商、配合廠商 ) 資料；

2.8 一般合同或協議書、且不涉及商業價值或技術性的

( 如 : 用工合同、勤工儉學、改建工程等 ) ；

2.9 勞資協議或合同 ( 如: 年薪合同、保密協議、競業禁止、

件

件有效期

工傷賠償、培訓協議等 ) ；

2.10 登錄” MES系統”之個人賬號與密碼；

2.11 開發人員之計算機開機或重要數據之賬號與密碼；

2.12 尚未對外公開之會議記錄 ;

2.13 各單位日常生產數據、入出庫數據及各項數據窗

體 ;

2.14 其它經部門經理級以上核定為密件的；

3. 機密文 10 年或文 3.1 設計圖紙、 BOM數據、樣品測試數據、樣品數據； 相關部門經

3.2

品保部各項檢驗或測試數據和標準

數據及價格數據 ) ；

;

理級以上以

及相關授權

人有瀏覽權

相關部門經

理級以上有

瀏覽權限

瀏覽權限

( 如：報關單、

;

3.3

客戶往來電郵或書信等一切資料 ( 不涉及客戶基本

限

3.4

生產或組裝使用之各項裝配圖、 檢驗檢測標準或數

據、說明及含有技術性之文件；

3.5

生產系統內之各項數據；

4. 極機密 20 年或文

4.1

財務部之各項文件與內部流通報表；

文件 件有效期

5: 絕對

4.2

采購部內部流通文件與報表；

4.3

其它經協理、廠長、行政人事處核定有必要訂為極

機密的文件 ;

人及電話地址等 ) ；

5.2

與海關或商檢局正式往來之各項資料

賬冊等 );

50 年或文

5.1

與各戶有關之價格數據與基本數據

( 如：客戶聯系 公司決策層

機密文件 件有效期

5.3

財務部正式上報報表或賬冊、單據等資料 ;

5.4

公司副總經理級以上人員或投資方之各項資料

5.5 其它經副總經理以上核定有必要訂為絕機密的文

件 ;

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秘密等級的劃分原則

文件資料按保密程度分為絕密文件、機密文件、秘密文件、公開性文件、宣傳資料。

1. 絕密文件： 指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料。

1-1. 財務分析報告；

1-2. 對高層管理者的考核報告；

1-3. 對工資分配方案及所屬文件；

1-4. 涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；

1-5. 公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料；

1-6. 公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料。

2. 機密文件 ：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料。

2-1. 公司注冊及相關文件；

2-2. 技術資料、工程建設的重要圖紙；

2-3. 立項報告、業務進度分析報告；

2-4. 涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，以及合同、協議文本；

2-5. 公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料。

3. 普通文件： 指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。

3-1. 平時各種工作條例、規章制度；

3-2. 一般業務工作來往文件（不涉及絕密、機密的文件；

3-3. 各類一般性的請示、通知、會議紀要、簡報、情況反映等；

3-4. 行政管理工作的計劃、總結、報告；

3-5. 一般性的月、季工作計劃與總結報告；

3-6. 有關干部任免、調配、定級等的文件；

3-7 財產、物資、檔案等各類行政交接手續憑證。

根據以上原則對秘密等級的劃分，可按文件內容涉及的機密程度提高或降低。

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