公文寫作常用公文寫作知識

2023年12月31日發(作者：小學生朗誦)

（公文寫作）常用公文寫作知識

常用公文寫作知識

葉春生

? 葉春生，男，中山大學中國非物質文化遺產研究中心教授、博士生導師，中山大學民俗研究中心主任，廣東省民間文化遺產搶救工程專家委員會主任，中國民俗學會副理事長，國際民間敘事文學研究會（ISFNR）會員。

? 主要致力于區域民俗和傳統文化、區域民俗和地域群體、本土民俗文化和經濟發展、新均市民俗和大眾民俗心理、科學精神和神秘文化等問題的探索和研究。

世事洞明皆學問，人情煉達即文章。

文章本天成，功夫于文外。

公文也可出傳世佳作，諸葛亮的《出師表》、李密的《陳情表》、李斯的《諫逐客書》即古代公文，亦歷代散文范本。

主要講四個問題：

壹、公文的概念、特征及現行種類

公文即公務文書，是行政機關于行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

它具有以下特征：

1、鮮明的政治性和政策性

公文是國家進行管理的工具，負有傳達黨和國家的方針政策、處理機關行政公務的重要職能，具有鮮明的政治色彩；

2、法定的權威性和行政的約束力

公文是由黨和國家機關、團體、企事業單位，為了特定的目的而制作

和頒布的，代表機關單位的意志，具有法定的權威和行政的約束力。

3、特定的作者和體式

公文的作者即是發文機關。發布公文的機關單位是依據法律、條例、章程而建立的，它們能夠根據自己的職能和權限范圍制發公文。

至于作為機關內部工作分工的某壹文件的起草者，不能視為公文的法定作者，這壹點和報刊雜志上發表的個人署名文章相比較，作者的概念是不同的。

公文有特定的體式。公文的名稱、體載和行文關系，由國家統壹規定，不能濫用。

公文的文面格式由文頭、正文、文尾三個部分組成。每個部分的組成，均有大致的規范，內容結構包括標題、發文字號、受文機關、正文、發文機關、日期、印章等，有的仍有附件。

根據國務院2000年8月24日發布、2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的行政機關公文種類有13種。

1、命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關人員。

2、決定

適用于對有重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3、公告

適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。

4、通告

通告是于壹定范圍內公布，社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5、通知

適用于傳達批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項，傳達任免人員。

和其他公文文種比較，通知的使用范圍廣、使用頻率高。上至中央、國家機關，下至各企事業單位及基層組織，均能夠使用。

6、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

7、議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

8、方案

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

9、請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

方案和請示是倆種不同文種的公文，于實際工作中應注意區別使用，不要混淆。

10、批復

適用于答復下級機關請示事項。語義要明確，“火雞學孔雀，退！”之類的不能用。

11、意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

“意見”是2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》中規定的新的公文文種。

12、函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項，用批答函。

13、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

會議紀要大體可分為三種類型：壹是情況型；二是議決型；三是消息型。

二、當前公文寫作存于的主要問題

1、文種把握不好：

①請示方案混為壹談，如《關于成立廣東省高等教育自學考試指導委員會的請示方案》。

方案是上行文，是下級機關向上級機關陳述情況的公文，其主送機關是有隸屬關系的直接上級，壹般不越級方案，特殊情況下越級方案，必須同時向直接上級方案；方案主要用于下情上達，為上級機關了解下情、決非策和指導工作提供依據，不要求上級機關批復。

請示是下級機關主動征求領導意見的壹種手段，目的于于得到上級機關的支持和批準。方案壹般是于事后行文，請示必須事前行文，不允許先斬后奏。

②濫用“通知”：不分上下左右亂發，甚至發給自己的上級機關要對方“遵照辦理”；有的超越自己的職范圍要人家匯報；混淆“周知性”通知和告示、啟事的區別，隨便于報刊上登通知。

③批復和函使用不當：批復和通知、意見有所不同，通知、意見是上級機關主動下發的，批復則是根據下級機關的請示而發的。

業務主管機關回答平級機關或不相隸屬機關詢問的問題，或是領導機關轉來處理的請示件，不宜使用批復，可用復函。

2、常用套語使用不當。以下供辨析參考：

①、為荷和為盼：“為”于這里是“是”的意思；“荷”乃“承受恩澤”：“盼”表示“殷切地期望”。為荷：是所恩惠的。為盼：是所盼望的。更不能把“為荷”寫成“為何”。

②、公布和頒布：均有“公開發布，使大家知道”的意思，但“頒布”帶有莊重的感情色彩，多用于國家發布重文件；壹般機關團體通行事宜，多用“公布”。

③、制定和制訂：“制”是“擬定”、“規定”；“定”即“決定、確定”；“訂”是經過研究商討或預先約定而立下的意思，所以壹般的擬定、規定用“制定”，創造性或經反復商討的用“制訂”。

④、啟事和啟示：“啟”原意為“打開”，引申為“開導”，陳述緣由，“啟事”即“陳述事情”；“示”是給人見，“啟示”即開導、啟發，使人有所領悟。

⑤、違反和違犯：均是動詞，均有“不相容、不遵守”的意思。“違反”表示所抵觸的對象輕微；“違犯”，是較嚴重。

⑥、意見和建議。“意見”：對事情的壹定見法或想法，雖無指令性，但作為壹種鄭重提出的主張，比“建議”言重；“建議”：個別人提出的不很成熟的主張，謙語。

⑦、以至和以致：倆個均是虛詞，有關聯作用。“以至”表示時間、程度、范圍上的遞長或遞降，有“直到”的意思；“以致”表示事物發展的結果，有“因而造成”的意思。

⑧、協定和協議：同指國家、集團間經過協商達成共識的文件。不同的是“協定”多指書面條款，較為莊重；“協議”泛指取得的壹致意見，不限于書面條款，亦不壹不定帶莊重色彩。

⑨、擇要和摘要：意為“挑選主要的東西”，不同的是，“摘要”專指摘錄文章、文件或講話要點；“擇要”則泛指挑選主要的。另，二者普通話讀音不同，“擇要”念（折要），“摘要”（齋要）。

⑩、撤消和取消：意為“廢除、去掉”。撤消多用于上級對下級，對象常是機構、職務、處分等；取消不限于上級對下級，對象多為制度、資格、權力等；色彩不如“撤消”鄭重。

11○、考查和考察：即用壹定標準、手段來了解對方。但考查側重檢查、衡量，目的是評審，對象能夠是歷史、文物和人們的所作所為，考察側重觀察、研究，目的是弄清事物的本質，對象多半是地質、工程、運動等。

3、篇幅冗長，表述不清，半文半白

朱元章令：訂立上書陳事格式，繁文違式者罪之。

毛澤東《關于建立方案制度》：方案文字每次壹千字左右為限，至多不超過倆千字。

當下不少公文洋洋灑灑，有的甚至超過壹萬字，重重復復，文山會海，禁而不止，卻無人治罪；壹些文章概念含糊，表述不清，半文半白，不知所云。

三、幾種常用文體的基本格式

1、通知

通知是向特定受文對象通報、傳達有關事項，讓對象知道或執行的文件。有原發性的、轉發性的、任免性的、周知性的。其基格式是：

標題：多采用“發文單位+事由+文種”或“事由+文種”倆種形式，如《中共中央關于同國民黨進行和平談判的通知》、《關于加強中小學收費管理工作的通知》。

受文單位：分類分層排列，如國發文件：各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構。

正文：①簡要說明發此通知的因由；②通知的具體事項，分條行文，以數目字標明段落，每條加個提示語；③結束語。

落款：發布單位和發文日期

總體要求：明確具體，考慮周全，文字簡要，通俗明白。

2、函

“絨封之書謂之函”，可見其非壹般之書信。函即信件，是機關用來處理公務的信件。

函的適用范圍比較廣，主要是：①用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題。②用于向無隸屬關系的有關主管部門請求批準。函于格式和寫法上，和壹般書信相當，但作為處理公務的公函要有標題，常用的形式是“發

文單位+事由+文種”，也可用“事由+文種”、“發文單位+文種”、“發文單位+事由+行文對象+文種”等形式。文種名稱用“函”，如果是答復函，也能夠用“復函”。

函的正文由原由、事項、結語三部分組成。

原由：扼要說明為什么要寫這封信；事項：具體講明要辦什么事，內容要專壹；結語：根據內容的不同，分別用“此復”、“特此函達”、“敬請函復”等。末了也不必加祝頌語，開頭也不用問候，但言詞要懇切，即使是發給下級單位的函件，也不要盛氣凌人。

3、請示

請示是下級機關向上級機關請求指示、批準的文件，屬上行公文。

根據寫作目的的不同，請示可分為倆類：

（1）請準類。即請求批準辦某件事。多半是于下級認為辦事條件已經成熟而批準權于上級手中的情況下，向上級請求準予辦這件事。

（2）請幫類。即請求給予思相上或物質上的幫助。

請示和方案雖然均是上行公文，其實區別是很明顯的：請示必須于事前，方案壹般于事后；請示側重說明理由和要求，方案側重陳述情況和意見；請示要求上級給予答復，方案壹般不要求答復。

“請示”應當壹文壹事；壹般只寫壹個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關；除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。

壹般不越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級機關。

受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。

正文壹般由請示理由、請示事項、結束語三部分構成，多半是先寫請示理由，再寫請示事項，最后是結束語。為了眉目清晰，請示理由和請示事項應分點列出。結束語根據請示內容的不同有不同寫法，常用的有“可否，請批示”、“當否，請指示”、“之上請示如無不當，請批轉有關單位貫徹執行”等。

請示是請求上級辦事，因而行文語氣要委婉，要體現出對上級的尊重，盡量用商量的口吻提出見法和要求。

4、方案

方案是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關詢問的文件，屬上行公文。

方案按內容的性質可分為倆類：

①綜合方案。根據自己的職責范圍，對壹段時間的工作加以綜合考察，找出優缺點，分出主次，然后向上級方案。如季度方案、年度方案等。

②專項方案。不是常規的綜合工作匯報，而是就某件事或某個問題專門寫的方案，多半是不定時的，根據實際情況的需要撰寫的。

方案以陳述事實為主，陳述要清楚完整，有頭有尾、脈絡清晰，把來龍去脈交代清楚，即把事情的起因、經過、結果和影響均講清楚。仍要突出重點，抓住特點，不要貪大求全，面面俱到。方案是寫給上級見的，壹般性的道理不必多講，也不要加入請示事項，以便處理。

除例行公事的綜合方案外，應著重寫好專項方案，偏重于經驗和做法

的，更容易引想上級的注意；對壹些敏感的話題，仍可寫“情況反映”（俗稱“小方案”），供各級內參使用。這類方案不單事實要準確，仍要捉摸當時的政治氣候，謹慎為之。

5、總結和講話稿

這倆種文體壹般不作“紅頭文件”，有人稱之為“白頭文件”，寫作上和“方案”有些相通，也有冠以“總結方案”上報或給領導作講話稿的，把握不好，也出了壹些問題。

總結旨于回顧某壹階段或某項的工作，從中得出經驗教訓，用以指導今后的工作，從內容上見，也有綜合總結和專題總結之分，作為給上級匯報工作的材料也未免不可，但它和正式的“方案”行文關系不同，口氣也不壹樣；寫作方法也不同，方案重情況和問題的陳述；總結重經驗和教訓的分析，方案是給上級見的，總結主要是本單位使用。

總結的基本格式壹般包括標題、導言、主體和結尾幾部分。標題可用公文式的《某某單位某年度工作總結》，也可用壹般文章式的，如《我們是如何指導橫向經濟聯合的》，導言簡要介紹基本情況，主要成績和經驗，主體可分層列寫，標明綱目，也可壹氣哈成。注意觀點材料的統壹，選好用好典型材料。結尾可自然收束，也可點題作結。

總結方案仍可用作講話稿，但必須注意其口語性（萬年松、萬年蟲）、面對性、感召性、嚴肅性的特點，以人為本，以情動人，仍要照顧到講演者的身份，文化程度，語言習慣等方面，語態莊重，感情真摯，生動簡結，才能收到很好的效果。

四、公文寫作的基本原則和技巧

1、內容必須符合黨的方針政策，符合自己的職權范圍，符合領導意圖，符合群利益，符合客觀實際。

2、嚴格按照規定的體式行文，掌握好公文的體裁、格式和行文關系。包括用紙的尺寸，天頭地腳的空白，裝訂線等。

3、掌握好公文的表現方法。公文是壹種以說明為主的文體，就是要用言簡意賅的文字，把事物的性狀、特征、成因、關系、功用等，解說清楚，或把事件的經過，人物的經歷等，表述明白。

4、公文的語言必須莊重（王小二過年）、樸實、準確、精練。不宜使用文藝作品中常用的描寫、抒情等文辭，或用形象化的詞語讓讀者去猜度（秋天里的冬天）。力求通俗，不要使用半文半白的語言。不準濫用簡體字，不準自造怪字，不準濫用標點符號，不準濫用簡稱（重柴、廣重、上吊）等。