文秘人員如何做好會務工作會前籌備會中服務會后總結

2024年3月25日發(作者：問卷分析怎么寫)

文秘人員如何做好會務工作會前籌備會中服務會后總結

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時

期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古

代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式決定繼承人和治水人選的

記載。在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這

種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作

是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意

就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和

效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，

直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高

質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任

心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材

料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完

成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常

是由決策層，如區委常委會議、區政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由

牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方

案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發

出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規模相對較大，持續時間也較長，因

此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌

備工作。籌備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一

般可以根據會議的規模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管

領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，

一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛組等，各組確定人員，明

確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的

文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆

記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站

一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召

集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記

錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發言材料匯

編，印發領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續召開幾天，并且有外地參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。

要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，

對領導和年老體弱的應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，

并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。

在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一

些附屬設施。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原

則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置

發言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放

形式，明確劃分會場區域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調設

備齊全、有效。５、擺放適量花卉。6、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準

備工作。7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。8、進行會前檢查或向領

導匯報準備工作情況。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會

議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導 簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手

續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工

作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發

言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員

入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態，一般不允許找人，無

關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排

會議發言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報

道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉

會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶

水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期

間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備會議紀

念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他

合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處

理各種突發狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任

心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，

標明完成時間，在每天會議結束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現的新情

況，以便對第二天的會議進行適當調整。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此

結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的

工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結工作主要包括送別會議代

表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確

保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩

余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件

和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。

歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一

次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感

謝，布置會議精神貫徹執行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經

驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發展之

中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成

功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會

議組織者必須掌握的一門科學。