催款函一般包括以下四部分：
·標題與編號
標題一般寫作“催款通知單”或“催收、清理聯(lián)系單”。為便于查考，有的標題下面還注明編號。
·受文對象
即寫明欠款單位或個人的名稱。如“×××公司財務處’’、“方××同志”。欠款單位或個人名稱要頂格書寫，其下用冒號。
·催款內(nèi)容
這是催款函的主體部分，一般要寫清雙方發(fā)生往來的原因、日期、發(fā)票編號、欠款數(shù)額等內(nèi)容，并重新確定一個付款期限，提出還款要求以及再次逾期不歸還欠款所采取的處罰措施等。為了聯(lián)系方便和實際需要，有時還要寫明雙方的賬號、催款單位的地址、電話及經(jīng)辦人的姓名。
·署名和日期
催款單位落款一定要寫明自己的名稱和發(fā)文日期。名稱寫在上一行，日期寫在名稱下一行。
寫好催款函的秘訣
☆催款函的標題要能概括出信函的內(nèi)容，如“催交房租通知單"、“催交學費通知單”等。
☆催款的日期年、月、日要寫全，不可略寫
☆語氣不能太硬，太硬容易引起對方的反感，結(jié)果欲速不達，或適得其反，起不到催款的作用；也不能太軟，太軟容易助長對方蠻橫、拖拉等陋習。總之，寫催款函，語氣要不溫不火，內(nèi)容要有理有節(jié)，這樣，才能讓它發(fā)揮最大的作用。
×××先生：
這是我們第三次向您催收您欠我方的6500美元款項。這筆欠款是1 9××年×月×日發(fā)往貴方的那批貨物的款項。
我們認為如果我們曾在運輸或財會方面有什么錯誤的話，到此時為止我們也應該收到您的回音了。因此我們就只能認為運輸情況良好，我們的財會記錄正確。
那么您能否讓您的會計寄給我們一張6500美元的支票來結(jié)算這張賬單。為您回信方便。我們隨函附寄上一個印有我們地址的信封。
××單位
20××年×月×日
此函最明顯的特點有兩點：一是簡明。所欠款數(shù)額、到底是哪一筆款項都寫得很明確，文字簡潔，內(nèi)容清晰。二是委婉。此函雖要求對方歸還款項，但口氣十分委婉，沒有以命令的口氣強硬索取．而是以商討的語氣懇求對方，這樣一來，無疑會獲取對方的好感，從而使此函充滿人情味，既起到催促對方的作用，又不會影響雙方的關系。