效率提升

二十一個提高效率的方法

最近，我看到《吃掉那只青蛙》介紹了21條最重要也最有效

的提高工作效率的方法，與大家分享：

一、準(zhǔn)備

為了獲得成功，一個人必須具備這樣的素質(zhì)：擁有明確的目標(biāo)，

知道自己想要得到什么，同時有實(shí)現(xiàn)一目標(biāo)的強(qiáng)烈愿望。

------拿破侖.希爾

成功的一個重要法則就是：將想法付諸筆端。

只有區(qū)區(qū)3%的成年人有自己明確的目標(biāo)，并且以書面方法將目

標(biāo)表達(dá)出來。和那些教育程度、工作能力與之相當(dāng)、甚至比他們更高

一籌的人相比，前者取得的成就常常是后者的5—10倍。導(dǎo)致這種

差異的原因何在？問題就出在，大多數(shù)人出于各種原因，不愿意花費(fèi)

一丁點(diǎn)兒時間，將他們想要獲得的東西寫下來。通過堅(jiān)持實(shí)施簡單易

行的七個步驟，短短幾年，甚至幾個月的時間里，會有很大進(jìn)步：

第一步：確定自己究竟想要什么。

最糟糕的時間使用方法：將毫無意義的事情做的十分圓滿。

期蒂芬.柯維曾經(jīng)說過這樣一句話：“在你開始攀登成功的階梯之

前，首先要確定它有沒有搭錯地方。

第二步：將自己的目標(biāo)寫下來。

沒有以書面形式描述出來的目標(biāo)將是模糊的、混亂的，它最終會

使你迷失方向，甚至造成不計(jì)其數(shù)的錯誤。

第三步：為自己的目標(biāo)設(shè)定一個最后期限。

第四步：將實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情列出來。

第五步：整理這份清單，使之變成一份可實(shí)施的計(jì)劃。

花上幾分鐘時間，考慮一下哪件事情更重要，那些情情可以推后

一點(diǎn)，以及先做什么后做什么，根據(jù)輕重緩急來安排處理事情的順序。

第六步：根據(jù)自己制定的計(jì)劃立即采取行動。

第七步：每天做一些能夠接近自己目標(biāo)的事情。

奮勇向前！一旦開始行動，就要努力保持積極的狀態(tài)，而不要半

途而廢。僅僅憑借這種決心和自律精神，你就能成為同輩中工作高效、

事業(yè)成功的精英。

每天溫習(xí)一遍為自己制定的目標(biāo)。每天早晨開始工作時，先著手

處理那些最重要的工作----這樣做有助于你實(shí)現(xiàn)最重要的目標(biāo)。

二、精心計(jì)劃每一天

計(jì)劃就是把未來變成現(xiàn)在，這樣你現(xiàn)在就可以未雨綢繆。

-----艾倫.拉肯

你一定聽說這樣一個老掉牙的問題：“怎么才能吃掉一頭大象？”

答案當(dāng)然是：“一口一口地吃！”

也就是說，當(dāng)我們面對一個工作或任務(wù)時，首先要將事情分解成

一個個具體的步驟，然后從第一步開始著手。

無論做什么，都先列出一份清單，每當(dāng)想起一件新的工作，著手

之前先把它加到清單上，如果你堅(jiān)持這么做，那么一開始你的工作效

率就能提高25%，甚至更多。

你需要為不同的目標(biāo)制定不同的計(jì)劃。首先，你應(yīng)該制作一張總

表，在這份表上將自己能夠想到的、憧憬和期望的每一件事都寫下來。

只有這樣，你才能記下腦海中閃現(xiàn)的每一個念頭，以及要面對的每一

項(xiàng)任務(wù)或責(zé)任。之后，你可以對這份總表分門別類地進(jìn)行整理。

個人工作效率中最重要的法則是10/90定律：工作前花10%的

時間制定計(jì)劃，在工作過程中將節(jié)約90%的時間。只需要嘗試一次，

你就能證明它是否有效。

三、隨時應(yīng)用80/20法則

只要合理使用，我們永遠(yuǎn)有充足的時間。

----約翰.沃爾夫?qū)?/p>

80/20法則是時間管理和人生規(guī)劃中最重要的概念之一。它是

由意大利著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷德.帕累托發(fā)現(xiàn)的。帕累托注意到，

社會上的人似乎很自然地分為兩大類，一類被他稱為“舉足輕重的少

數(shù)人”，另外一類則是“無足輕重的多數(shù)人。”前者是金錢和地位方面

聲名顯赫，約占總?cè)藬?shù)的20%，后者生活在社會底層，約占80%。

如果你手邊有20%重要的工作，就決不要先去做那80%微不足

道的事情。

開始工作前，不妨先問問自己：“這個任務(wù)是屬于那20%的高價

值部分呢，還是屬于剩下的80%的低價值部分？”

做事有方的人總是先處理那些最重要的事情。無論多少困難，他

們都會強(qiáng)迫自己吃掉那只青蛙。結(jié)果，他們總卓爾不群，遙遙領(lǐng)先于

一般人，他們比蕓蕓眾生更快樂。這也應(yīng)該成為你工作和生活的方式。

四、三思而后行

人的偉大與成就，依其將力量投注于某特定方向的程度而定。

----奧里森.斯韋特.馬登

哈佛大學(xué)的愛德華.班菲爾德博士經(jīng)過50余年的研究，得出這樣

一個結(jié)論：“是否具有“長期遠(yuǎn)景”，是準(zhǔn)確判斷美國社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展

程度與水平的一個最為精確的指標(biāo)。

成功人士對自己的未來都有一個清晰的打算，他們能夠設(shè)想未來

５年、１０年甚至２０年的情景。所以，他們總是對自己當(dāng)前的選擇

與行為做細(xì)致的分析，以確保它們與自己的長遠(yuǎn)目標(biāo)協(xié)調(diào)一致。

成功者往往是那些愿意推遲享受、在短期內(nèi)做出犧牲的人。從長

遠(yuǎn)的角度來看，他們能夠獲得豐厚的回報。相反，失敗的人往往只看

到眼前利益，追求短暫的滿足，而很少顧及未來。

一位成功的勵志家演說家，曾經(jīng)說過一句著名的話：“失敗者只

想緩解自己的壓力，成功者則致力于實(shí)現(xiàn)個人目標(biāo)。”比如：每天清

晨早早去公司上班，定期閱讀圖書雜志，了解自己從事領(lǐng)域的最新動

態(tài)，參加各種培訓(xùn)班以提高自己的工作技能，以及專注于能夠體現(xiàn)個

人價值的重要工作。相反，最后一分鐘才走進(jìn)辦公室，上班時間看報

紙、喝咖啡、與同事聊天…..這些行為也許能給人帶來短暫的快樂，

但是從長遠(yuǎn)來看，卻會令職位長期不變，工作業(yè)績平平，久而久之，

你整個人就會產(chǎn)生一種挫折感。

五、使用ＡＢＣＤＥ法

成功的首要法則是專心致志，就是把所有的精力集中在一點(diǎn)上，

然后徑直向目標(biāo)挺進(jìn)，既不向左看，也不向右看。

――――威廉．馬修斯

ＡＢＣＤＥ法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先事件的方法，這種方法

每天都可以使用。它極為簡單，卻非常有效。依靠這種方法，你能成

為所在領(lǐng)域內(nèi)最能干，最高效的人。簡單易行是這一方法的顯著特點(diǎn)：

先在紙上列出你第二天要做的所有事情，確保自己能夠隨時看到

它們。

然后，在開始采取行動之前，在每一項(xiàng)前面分別標(biāo)上Ａ、Ｂ、Ｃ、

Ｄ、Ｅ。標(biāo)有Ａ的項(xiàng)目是非常重要的事情，你必須迅速地完成它。如

果這樣的事不止一項(xiàng)，那么，你應(yīng)該分別用Ａ１、Ａ２、Ａ３這樣的

符號來區(qū)分它們。任務(wù)Ａ１是你要立刻吃掉的最大、最丑陋的那只青

蛙。

標(biāo)有Ｂ的項(xiàng)目是你應(yīng)該做的事情，但是這些事情的后果并不十分

嚴(yán)重。

標(biāo)有Ｃ的項(xiàng)目是做起來輕松愉快、地位卻無足輕重的事情。

標(biāo)有Ｄ的項(xiàng)目可以委派給別人做的事情。

標(biāo)有Ｅ的項(xiàng)目是完全可以取消不做的事情

六、專注于最重要的工作。

一個人向著目標(biāo)全力以赴的過程，就是他解決問題的能力成倍增

長的過程。

――――皮爾

一旦確定了自己的主要職責(zé)范圍，接下來，你就該對自己的優(yōu)勢

和劣勢進(jìn)行分析了。你的強(qiáng)項(xiàng)是什么？弱項(xiàng)又是什么？你擅長哪些方

面的工作？哪些方面你比較薄弱？

你工作中最薄弱的那個環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限

度。

在工作中造成拖沓和失誤的主要原因是，人們總是避免去做那些

自己并不擅長的工作。面對困難，他們不是想方設(shè)法提高自己解決問

題的能力，而是干脆采取逃避政策，結(jié)果只能是雪上加霜。

與此相反的是，你在某一領(lǐng)域內(nèi)做得越出色，你的干勁兒就越足，

決心就越大，克服拖沓、迅速完成任務(wù)的能力也就越強(qiáng)。

不過你無須擔(dān)憂，任何工作技能都是可以通過學(xué)習(xí)掌握的。如果

別人能夠在某一領(lǐng)域內(nèi)表現(xiàn)出色，那就證明你也一定能夠做到，只要

你有這個決心。

克服拖沓、迅速完成任務(wù)的一個最好辦法，就是成為在工作上數(shù)

一數(shù)二的人物。在你的人生目標(biāo)中，這是一個應(yīng)該受到特別重視的部

分。

七、效率是被逼出來的

全神貫注的確切含義就是，把全部注意力集中在一件事情上的能

力。

------科馬爾

“你永遠(yuǎn)沒有足夠的時間做完所有的事情，但是你總是有足夠的

時間去做最重要的事情。”

為了讓自己的精力總能集中在日程表里最重要的項(xiàng)目上，你可以

經(jīng)常思考這樣三個問題。

第一個問題是：“對我而言，什么是最有價值的事情？”

第二個問題是：“什么事情只能由我來做，而且這件事關(guān)系重大？”

第三個問題是：“此時此刻，怎樣才能最有效地利用我的時間？”

也就是說：“這一刻，我最大的青蛙是什么？”這是時間安排方面最

重要的一個問題，想要克服拖沓、提高自己的工作效率，你必須認(rèn)真

思考這個問題。

只做最重要的事情，決不做不重要的事情。歌德曾經(jīng)說過：“最

重要的事情永遠(yuǎn)不能向最不重要的事做出讓步。”

對以上三個問題的回答越準(zhǔn)確，你就越容易確定優(yōu)先事件，進(jìn)而

避免拖沓，集中精力迅速處理那些最重要的工作。

八、做好準(zhǔn)備工作

無論你的能力有多大，你永遠(yuǎn)有更多更好的潛力可待發(fā)掘。

----詹姆斯

克服拖沓、提高做事效率最好的方法，就是在開始做事之前，把

一切都準(zhǔn)備就緒。如果準(zhǔn)備得很充分，你就像弦上之箭，蓄勢待發(fā)。

辦需要一點(diǎn)點(diǎn)動力，你就可以迅速著手處理最重要的工作了。

首先，你可以清理一下辦公桌，使桌面上只擺放和你需要最先完

成的任務(wù)有關(guān)的東西。如果有必要的話，你可以把所有可能用到的東

西都放在地板上，或者放在你身后的桌子上。把與工作相關(guān)的所有文

件，如信息、報告、資料等，全部收集在一起，然后，把它們統(tǒng)統(tǒng)放

在你身邊，這樣，在整個工作過程中，用不著站起來，或者走很遠(yuǎn)，

你就能拿到自己所需要的東西。

辦事效率最高的人不惜花費(fèi)時間，為自己打造一個合適的辦公環(huán)

境，從而把把工作變成一種享受。在開始工作之前，你的桌面和房間

越干凈、越整齊，你的心情就越愉快，處理復(fù)雜事務(wù)的動力也越充足。

當(dāng)一切準(zhǔn)備就緒、你坐下來開始工作的時候，一定要表現(xiàn)出效率

很高的樣子。挺直腰桿，上身向前傾，后背離開椅子的靠背。從心底

里把自己看成一個能干、高效、表現(xiàn)出色的人。

九、認(rèn)真完成家庭作業(yè)

無論你從事什么樣的工作，提供比預(yù)期更多、更好的服務(wù)，都是

確保自己獲得成功的惟一方法。

----奧格.曼迪諾

正如得教練帕特.賴?yán)f：“不進(jìn)步就意味著退步。”

在所有關(guān)于時間安排的技巧中，最重要的一條就是：“在自己的

領(lǐng)域內(nèi)精益求精。個人生活方面的完善和工作技能的改進(jìn)，是節(jié)約時

間最有效的方法之一。

在任何一個領(lǐng)域，是想獲得成功，不斷學(xué)習(xí)都是最起碼的要求。

每天至少要花一小時進(jìn)行閱讀，以了解業(yè)內(nèi)最新動態(tài)。每天早一

點(diǎn)起床，用多出來的時間瀏覽相關(guān)的文件或書籍，這樣有助于你獲得

提高工作質(zhì)量與效率的有益信息。

參加那些提高自己工作技能有幫助的各種課程或者講座。參加業(yè)

內(nèi)的研討會和業(yè)務(wù)會議，更不要錯過高水平的培訓(xùn)和講習(xí)。坐在前排

并認(rèn)真做筆記。

最后，別忘了在開車時收聽那些錄音帶上的內(nèi)容。

學(xué)識越淵博，你就越自信，對自己的工作就越有把握。同樣，你

做得越多，任務(wù)完成得越出色，你的能力也就越強(qiáng)。