合同檔案管理

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合同檔案管理辦法

為進一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公

司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。

本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、

合同文本〔不包含勞動合同。

一、合同檔案管理原則

1.合同檔案實行行政部復(fù)印件、財務(wù)部原件的管理辦法,以確保檔

案的完整、完全和有效利用。

2.財務(wù)部應(yīng)指定專人負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有

協(xié)議、合同文檔,并負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

二、合同文檔的管理辦法

1.合同文檔以公司名稱結(jié)合簽署日期年月份進行財務(wù)部分類編

號。

2.銷售及工程合同編號規(guī)則：公司名稱首字母+銷售合同首字首字

母〔X+合同簽署年月+"-"+銷售合同合同編號。示例：

RX201703-001

3.采購合同編號規(guī)則：公司名稱首字母+采購合同首字首字母〔C+

合同簽署年月+"-"+采購合同合同編號。示例：RC201703-001

4.財務(wù)部要以原始記錄為依據(jù),編制合同情況執(zhí)行表,同時建立電子

檔的合同情況執(zhí)行表,加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,以有效開展合

同文檔的查詢、利用工作。

5.公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出邀約,作出承諾,

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簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

6.銷售部、工程技術(shù)部和行政部應(yīng)分別建立合同臺賬,實行履行跟

蹤報告責(zé)任制。

7.已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間,根據(jù)財務(wù)部的收款情

況,銷售部、工程技術(shù)部與客戶聯(lián)系進行收款。

8.財務(wù)部、行政部對已保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺

失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任；對超過

兩年以上〔包含本數(shù)的已履行完畢的合同協(xié)議,由財務(wù)部甄別并予

以歸案。

9.各部門員工可在行政部查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,

須進行登記,方可在行政部辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復(fù)印件借出。合

同原件無特殊情況不得外借。

10.合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保

合同文檔的安全。

11.借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處

罰。

12.合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視

情節(jié)予以處罰。

三、合同文檔的移交

1.各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財務(wù)

部存檔。

2.移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次

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分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改

變。

3.合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽

字認可后方可完成交接手續(xù)。

4.合同檔案移交清單

移交日

期

移交

人

合同編

號

合同資

料

附件資

料

頁數(shù)接收人備注

5.合同管理臺帳表〔見附件。

6.本制度自2017年03月08日起開始執(zhí)行。

北京瑞諾威能源科技

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附件1

XXX公司合同管理臺帳

序號登記日

期

合同編

號

合同簽

訂日期

合同類

型

標(biāo)的/項

目

對方單

位

對方簽

約人

對方簽

約人聯(lián)

系方式

合同約

定生效

日期

合同約

定終止

日期

合同總

價款

合同已

支付金

額

合同余

款

合同份

數(shù)

我方簽

約人

我方簽

約人聯(lián)

系方式

合同履

行情況

備注