函怎么寫

函的結構和寫法

函的結構和寫法

標題

函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也

可以只由事由和文種構成。

正文

1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據。

一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精

神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。

復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復

函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，

有的復函以"現將有關問題復函如下"一類文種承啟語引出

主體事項，即答復意見。

2.主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準

或答復審批及告知的事項。

函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣

由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。

⒊結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知

對方事項而不必對方回復，則結語常用"特此函告"、"特此

函達"。若是要求對方復函的，則用"盼復"、"望函復"、"

請即復函"等語。請批函多以"請批準"、"請大力協助為盼"、

"望能同意"、"望準予xx是荷"等習慣用語收束。復函的結

語常用"特此復函"、"特此回復"、"此復"等慣用語。也有

的函不寫結語。

告知函范例

例一：

告知函

敬啟者：

我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第

816號單交貨之重要，務心將貨物于四月三十日前運達。

貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取

消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這

樣做實出無奈，至感遺憾。

發函者

例二：

告知函

敬啟者：

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至

十天內制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人

民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。

我方一接到貴方確認書后，信用證就已開出，而貨物

即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結帳任據。敬上

發函者

聯系函范例

例一：

聯系函

敬啟者：

信用證修改事項說明如下：

根據我方收到的信用證，其付款規定為見票1天付

款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項規定已

獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請貴方按單

內說明修改。貨物將于本月二十交運，敬請貴方依照我方

要求立即修改。敬上

發函者

例二：

聯系函

敬啟者：

貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公

司本打算付清，但由于本地季節性貿易不景氣，造成我方

顧客付款極度緩慢。

此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天

通過中國銀行，本公司以電報發出，貴方可在一兩天內收

到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協助。

發函者

請求函范例

例一：

請求函

敬啟者：

謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所

需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。

訂購數量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此

表亦可作訂購單使用在通常情況下88～98頁上顯示有多種

新型號，是今年手袋展示會上一種時沿，敬請貴方注意。

因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴

方對本公司之產品指示，盡速惠函告知。

發函者

例二：

請求函

敬啟者：

今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下，以

示對閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，

就會同意我方認為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需

品。

這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會發

出一種醇厚而馥郁的味道，對食欲特別有效。這種上等酒

是悉尼運來，保括運費在內每打美金。

以一般信用證，給予的貿易折扣為%茲隨本函附上特制

卡式訂單表，請貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。

發函者

五、注意問題

1.注意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機

關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務

主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復

請求審批事項，用審批函。

2.開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要

轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。

3.一文一函，簡潔明了。

4.語言要規范得體，并體現函的用語特色。發函要使

用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，

對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要

友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明

朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。