企業檔案管理

公司檔案的管理制度

公司檔案的管理制度（精選5篇）

公司檔案的管理制度1

一、目的

為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密

性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資

料，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

五、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄

及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級

表、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員

工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等

情形。

六、程序

1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新

建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔

案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔

案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員

須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始

檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、

應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。

七、及時更新、變化的資料進行系統錄入，具體時限要求如下：

1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日

內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；

2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個

工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質

檔案歸檔。

八、人事檔案借/調閱

1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。

3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審

核，并報總經理批準。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出

行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，

不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2

天內歸還。

6、所有調閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，

一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。

部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。

十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。

公司檔案的管理制度2

1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科

（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局

長簽發。

3、打印的.文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發

放、存檔。

4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡

可能由各科室自己承擔。

5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限

后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接

接收需打印各種材料。

6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照

批示意見送有關領導或責任部門辦理。

7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文

定期催辦。

8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理

（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建

立督查制度。

10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時

接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長

簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文

件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關

領導，及時落實。

13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打

印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使

用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副

局長簽轉。

17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦

公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

公司檔案的管理制度3

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損

壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄

及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同

及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員

工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等

情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予

錄用和解聘。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于

《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件

二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保

存。

1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術

職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查

驗。

1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位

前，對調入或新的檔案都應登記。

1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸

檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，

應在蓋章、簽字后歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管

及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子

目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外

借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件

三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可

延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔

案管理的規定。

2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附

件三）。

3、查、借閱檔案注意

3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資

源部經理同意。

3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審

批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事

檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦

同。

公司檔案的管理制度4

一、為規范檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全

完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。

二、檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統一

移交檔案管理人員編號歸檔。

三、檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借

閱、管理。

（一）客戶檔案管理由總經理制定專人負責。

（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。

四、檔案的整理與移交

（一）業務的具體經辦人員（項目經理A、B角）為檔案移交人；

（二）部項目經理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，

編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數，包含資料中的封面及所有紙張）

移交項目經理B角，清單一式三份，A、B角各執一份，檔案資料中一份，A、B

角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經理B角根據清單內容對檔案資料進行

審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中

有重要資料或簽字缺少，項目經理B角須列出補充資料清單要求項目經理A角補

齊；

（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資

料、客戶或企業資料；（具體內容及順序附表）；

（四）業務發生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列

入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；

（五）檔案的移交時限為項目結束后（一般為貸款發放后）的五天之內，具體

為項目經理A角三個工作日內移交項目經理B角，項目經理B角兩個工作日內移交

檔案室，特殊情況說明原因經有權審批人同意后可以酌情延后；

（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經理B角提供的清單一一核對檔案

資料，雙方確認無誤，項目經理B角、檔案管理員雙方簽字確認；

（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確

認；

（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同

編號。

五、重要權證資料的移交

（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客戶的財產權屬證明原件、保證人的

財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知

書、其他權屬證明原件；

（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現金管理，相關權屬

證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員，A角列出重要權證移交清單，AB角

及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤后，單獨移交檔

案室存檔并在移交單上簽字確認；

（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；

六、檔案的借閱

（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員

辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借

單》，并經公司董事長、總經理或主管副總經理批準；

（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳；

（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所借資料完整

歸還檔案管理員；

（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位，并登記臺帳。

七、本實施細則自頒布之日起執行。學院實驗室工作檔案管理制度衛生監督檔

案管理制度工程檔案管理制度。

公司檔案的管理制度5

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情

況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參

考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全

保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、

十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始

資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上

級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過

檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借

閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機

密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間

不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因

公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批

表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由

總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資

料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主

任指定專人監督銷毀。