檔案管理要求

檔案管理規(guī)范(總13頁(yè))

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檔案管理工作規(guī)范

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在公司生

產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營(yíng)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案

法》和《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，

特制訂本管理規(guī)范。

第二條****檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)和黨、政、

工、團(tuán)等管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記

錄，主要包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案等實(shí)物

檔案或電子檔案。

第三條本工作規(guī)范適用于公司及各機(jī)關(guān)職能部室的檔案管

理工作。

第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理

模式。以“抓好基礎(chǔ)管理“為原則，采取“分散管理，統(tǒng)一制

度，集中檢查，定期培訓(xùn)”的措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范

化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

第二章檔案管理職責(zé)及人員要求

第五條總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作，安排專人負(fù)責(zé)本

公司各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、

準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并指導(dǎo)各職能處室各自專業(yè)檔案

的

立卷、整理、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案。

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第六條檔案管理人員職責(zé)及上崗要求

一、檔案管理人員要求大專以上學(xué)歷或同等知識(shí)水平，具有

專業(yè)知識(shí)。遵紀(jì)守法、忠于職守，有高度的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神。

二、認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司下發(fā)的檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，做

好本專業(yè)檔案的收集、登記、整理、保管、提供利用等工作。

三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷更新知識(shí)，接

受新的檔案管理技術(shù)，提高解決實(shí)際工作中出現(xiàn)問(wèn)題的能力。

四、做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔衛(wèi)生和安全防護(hù)工作，保持庫(kù)

房的整潔，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的工作。

第三章檔案的收集歸檔

第七條歸檔范圍：企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理

等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的

文件材料都應(yīng)納入歸檔范圍。

第八條歸檔文件材料的主要來(lái)源有：

—本企業(yè)形成的文件材料。

—本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件材料。

—本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提

交的文件材料。

—本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。

第九條歸檔時(shí)間

一、黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成

的各類文書檔案在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

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二、科技檔案在其項(xiàng)目鑒定前歸檔，工程項(xiàng)目竣工檔案在項(xiàng)

目交工后3個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品檔

案應(yīng)定期或按階段歸檔。

三、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)

等文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)

在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

四、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理歸檔，保管一年后向本單

位檔案室移交。

五、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件材料

應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一

致。

六、應(yīng)隨時(shí)歸檔的材料：更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部

機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；

企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；其他活動(dòng)中形成的

文件材料等。

第十條歸檔要求

一、實(shí)行部門及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。

各部門及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件材料整理后

歸檔。

二、歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有

利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印

機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。

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三、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證

作用的復(fù)制件歸檔。

四、非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民

族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題

和目錄后歸檔。

五、文書類歸檔文件材料一般一式一份。重點(diǎn)工程檔案一式

兩份由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)歸檔保管。

六、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文

件材料歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存

與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本。

七、文件材料形成部門應(yīng)就歸檔文件材料準(zhǔn)備詳細(xì)的文件

目錄并填寫《檔案交接登記表》（見(jiàn)附件1）。重要文件材料歸

檔時(shí)應(yīng)由部門編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審核簽字。

第十一條檔案歸檔流程

一、文件材料形成部門應(yīng)按期將上一年形成的歸檔文件材料

進(jìn)行整理隨同《檔案交接登記表》向總經(jīng)辦移交。

二、總經(jīng)辦接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在

《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

三、總經(jīng)辦定期組織檢查各職能處室保存的檔案是否安全、

完整、規(guī)范。

第四章檔案的管理工作

第十二條檔案保管工作

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一、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，紙質(zhì)檔案存放

宜采用密集架，磁性載體應(yīng)選擇防磁柜，底圖不宜折疊，重要檔

案應(yīng)異地備份。

二、檔案入庫(kù)前一般應(yīng)仔細(xì)檢查。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或

補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。

第十三條檔案基礎(chǔ)設(shè)施的管理

一、檔案柜架應(yīng)牢固耐用，紙質(zhì)檔案采用密集架，一般應(yīng)具

有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專

用保護(hù)功能的柜架。

二、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合集團(tuán)統(tǒng)一要求。

三、檔案庫(kù)房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾

等必要的設(shè)施。

四、根據(jù)庫(kù)房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、空

氣凈化器等設(shè)備。

五、配備檔案整理工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等

設(shè)備。

六、配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤

刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。

七、庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防

有害氣體、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等（八防）防護(hù)功

能。

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八、庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對(duì)

各類載體檔案的保管要求，并對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行定期的測(cè)量填

寫溫濕度記錄表（見(jiàn)附見(jiàn)2）。

九、庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

十、庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符，庫(kù)藏檔案發(fā)

生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。

十一、做好檔案庫(kù)房安全檢查和要害部位檢查登記制度。

第五章檔案的鑒定與銷毀

第十四條檔案鑒定工作

一、成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員

組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組（或鑒定組），負(fù)責(zé)確定文件材料保管

期限，提出保管期限到期檔案鑒定意見(jiàn)。

二、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)歸檔文件材料對(duì)企業(yè)現(xiàn)實(shí)和今后工

作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值確定。

三、檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保

管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

四、永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面

貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保

管。

五、定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定

時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。

定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。

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六、各單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，一般5

年組織1次。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期

限。

第十五條檔案的銷毀

對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)

（見(jiàn)附見(jiàn)4），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊(cè)永久

保存。

第六章檔案的查詢利用及信息化建設(shè)

第十六條檔案的查詢利用

一、檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案信息

資源，及時(shí)、有效提供檔案利用服務(wù)。

二、應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者查詢

檢索權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

三、查詢利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記（見(jiàn)附見(jiàn)3、5）。

四、可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用

原件、復(fù)制件和電子檔案。

五、對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷

年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志

等。

第十七條檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理

現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，主要包括電子檔案的歸檔及信息化系統(tǒng)的

建設(shè)。

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二、電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各

信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范

圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電

子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

三、電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上，歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格

式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。

四、電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。

五、加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電

子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。

六、文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可

靠性、完整性和可用性。

七、超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案

的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存

檔。

八、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、

借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功

能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

第七章附則

一、本規(guī)范由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)起草，解釋權(quán)屬總經(jīng)辦。

二、本規(guī)范自下發(fā)之日起供各部門參照?qǐng)?zhí)行。

附件：1．檔案交接登記表

2．溫濕度登記表

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3．檔案借閱登記表

4．銷毀清冊(cè)

5．檔案查詢利用申請(qǐng)單

附件1

檔案交接登記表

序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)

保管

期限

備注

11

移交時(shí)間：移交部門：

移交人：接收人：

附件2

溫濕度記錄表

年月

序號(hào)日期時(shí)間濕度記錄人序號(hào)日期時(shí)間濕度記錄人

11

22

12

附件3

檔案借閱登記表

批準(zhǔn)人：

序號(hào)日期檔號(hào)題名

借閱

部門

借閱人

簽字

歸還

日期

備注

13

附件4

銷毀清冊(cè)

編制部門負(fù)責(zé)人：編制人：銷監(jiān)人：

附件5

序號(hào)題名年度檔號(hào)

卷內(nèi)文件

原期限

已保管

期限

備注

件

數(shù)

頁(yè)

數(shù)

14

檔案查詢利用申請(qǐng)單

日期部門經(jīng)辦人

類

別

查詢借閱復(fù)印

檔

號(hào)

主

要

內(nèi)

容

用

途

申請(qǐng)查詢部門檔案管理部門