社會保險管理

關于加強社會保險檔案管理的調研報告

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人

履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的

深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為檔

案管理部門的一項重要任務。

一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義

（一）加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需

要。隨著社會保險改革的逐步深化，"單位人"勢必要變成"社會人"。

社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休

人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整

準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部

門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必

然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受

社會保險的各項待遇，要經過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要

填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，

其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對

繳費比例、繳費基數及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行調整。伴隨人才的合理流

動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續(xù)等，這些詳細的個

人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔

案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（三）加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務質

量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有

序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結，

從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借

鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統(tǒng)計數據，為領導科學決策

提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我

們做好社會保險工作的前提條件。

二、目前社會保險檔案管理的現狀

（一）對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨

大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,加之有關領導的不重視,對社會保險檔案的管理缺

少相應的軟硬件投入,人員配備、經費不到位的情況,在全國普遍存在,

有些部門沒有專門的檔案室,該歸檔的檔案沒有歸檔,檔案隨意保存、

丟失的情況比較嚴重，部分業(yè)務人員也存在概念不清，認識不高的問

題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意

識淡漠。

（二）社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一。社會保險檔案

由于涉及的面比較廣泛,在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬

不一樣的部門管理,形成了多頭管理問題,造成不一樣的檔案分屬不一

樣的部門,各部門之間資訊溝通困難,一個人的保險資料分別保存在不

一樣的機構,不少社保經辦機構不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜

合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務材料都存放在業(yè)務科室。且管理

辦法各異,沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社

會保障檔案資訊。

（三）缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標準和規(guī)范。社會保險

檔案管理缺乏國家標準,造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。

在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中,管理的規(guī)范和水平也不一致。

哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，

如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管

理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上

也需要建立標準化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

（四）手段落后，管理水平低，跟不上社會社會保險制度改

革的快節(jié)奏。近兩年隨著社會保險業(yè)務量的逐步加大，有的社會保

險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現有

機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應

有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模

式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統(tǒng)計更為艱難，直接

影響了工作的進展。

（五）社保檔案人員業(yè)務培訓少，業(yè)務水平亟待提高。社保

經辦機構對檔案人員的業(yè)務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；

雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才

很少，未經檔案專業(yè)培訓的兼職檔案工作者往往業(yè)務水平偏低，影響

了檔案管理工作。

三、加強社會保險檔案管理的設想

（一）提高認識，加強領導。加大社會保險檔案工作宣傳力度,

利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性,

提高每一位公民的社會保障意識,加大對社會保險檔案工作的重視程

度,積極爭取各級黨委、政府領導對社會保險檔案工作的重視與支持,

加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱

乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題,為建設和完善社會保險檔案工

作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，

提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺

性和責任感。

（二）健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。

依據《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保

管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的

制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收

集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工

作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報

表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理

的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費,實現社

會保險檔案的集中管理。

（三）國家和省應盡快制定社會保險檔案管理辦法，將社會

保險檔案工作納入規(guī)范化管理。管理辦法應就社會保險檔案存儲的

內容及范圍、檔案室的配套設備、檔案室的管理、檔案管理人員的職

責、檔案管理軟件的開發(fā)與應用等作出較為詳實的規(guī)定，以徹底改變

社會保險檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險

檔案管理體系。

（四）"軟"、"硬"一起上，實現社會保險檔案的微機一

體化管理。各級社會保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進的

微機設備裝備檔案室。在機型上在一個省內要盡力做到統(tǒng)一，以便為

下一步計算機聯網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。同時應著力進

行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。軟

件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以

實現對檔案資料的快速統(tǒng)計。如對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數字統(tǒng)計、

相關信息資料統(tǒng)計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用

者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；并可以實現系統(tǒng)的

網上互聯。

（五）搞好人員培訓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業(yè)

務技能。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔

案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操

作能力。為此，社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，積極組織

社保檔案員進行培訓，開展經驗交流。同時要加強檔案管理人員的思

想、作風建設，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支

業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

二Ｏ一Ｏ年六月十二日