會議管理

議管理制度

第一章目的

根據公司現狀和發展需要,為規范集團公司會議的組織召開,提高工作效率,

降低成本，及時、有效地解決問題；做到信息、知識、管理經驗共享，特制訂

本制度。

第二章定義

所謂會議，是管理的一種工具和手段，是指圍繞一個或多個需要解決的問

題，圍繞管理找出主題，會議的組織者和與會者按照既定會議程序和流程進行

思想或信息的交流,確定解決問題的工具和方法,將任務或職責落實到人和完成

的時間及質量要求，形成會議決議，最終使問題得以圓滿解決.

第三章會議分類

根據會議討論內容、參會人員的覆蓋面、重要程度會議分為:公司級會議、

專業專題會議、部門會議等三級會議。根據會議的計劃性,三級會議又向下細分

為固定會議和臨時會議.

3.1公司級會議：

項目管理會、月度/季度/年度計劃及總結會、職工代表大會、年度工作總結

表彰會、銷售生產計劃會、財務成本分析會、經營分析會等。

除項目管理會按照事前、事中、事后召開會議外，其余會議都是一事一議.

例:項目管理會程序：

①事前：召開立項啟動會

目的：論證該項目相關的制度、流程、排程、分工、甘特圖等的合理性。

②事中：召開項目協調會

目的：工程中遇到的問題、變更申請、隱蔽工程論證、驗收申請等。

③事后:召開項目總結會

目的:工程中的數據分析、成果分析、預算與決算的差距分析、優缺點及經

驗總結等。

3。1.1固定會議，包括:

月度/季度/年度計劃及總結會、職工代表大會、年度工作總結表彰會、銷

售生產計劃會、財務成本分析會、經營分析會等。

3.1。2臨時會議，包括：

項目管理會、政府機關或外單位在公司召開的會議(如現場會、報告會、辦

公會、調研會等），一律由助理室受理安排，有關業務對口部門協作做好會務

工作.

3.2專業專題會議:

合同評審會、方案圖紙交底會、生產/銷售/技術評審會、質量體系內部審核會、

設備管理例會、周試用期總結、三單管理會等職能部門組織的專業會議等.

3.2。1固定會議,包括：

生產/銷售/技術評審會、質量體系內部審核會、設備管理例會、周試用期

總結等

3。2。2臨時會議，即董事長或總裁因工作需要，臨時安排的會議,包括：

合同評審會、方案圖紙交底會等

3。3部門會議：

部門辦公例會、早會、晚會、部門安全會議、新員工入職培訓會議,由部門分

管領導負責組織召開.

3。3.1固定會議，包括：

部門辦公例會、早會、部門安全會議等

3。3。2臨時會議，包括：

新員工入職培訓會議、上級領導臨時布置工作的傳達會議等

3.4有些沒有必要開的會議可用報表的形式匯報，不必單獨開會討論,或通過

OA網在網上討論,用其他方式解決實際問題；必須召開的會議，要短而有效，開

小會、短會,控制時長，提高參會人員的工時利用率，節約會議成本。

第四章職責分工

4。1助理室負責全公司所有會議的管理，包括本制度的修訂和完善、會議

的時間安排.集團辦負責會議室內部設施的維護和完善，如出現以下問題：1地

面脫了未干，桌子擦完之后有水漬2開會時,燈不亮或者發暗等，給予集團辦考

核減分處理。

1、4.2助理室負責會議的安排、跟進，流程的制定，會議紀要的上報、上

報之后的批示及會議紀要內決議完成情況的跟進等。助理室負責初步審核會

議紀要內容，如出現以下問題未及時審核出：1上報程序錯誤，本人發送至

助理室上報的且助理室上報上去的2會議紀要出現錯別字、條理化不清晰、

出現時間錯誤等3會議紀要框架結構不完善，沒有結論或總結，給于助理室

相關責任人考核減分。

2、4.3公司各部門、各分廠負責會議的申請、組織,以及《會議紀要》的上

報和會議決議的執行.公司各部門、各分廠負責會議的申請、組織，以及《會

議紀要》的上報和會議決議的執行,助理室根據具體情況對相關責任人給于減

分處理.

3、4。4信息部負責確保會議室內的電腦、投影儀、網絡等的正常使用。信

息部負責確保會議室內的電腦、投影儀、網絡等的正常使用，定期對會議室

內的電腦、投影儀、網絡進行維護，如出現電腦、投影儀、網絡無法正常使

用的，給于信息部相關責任人考核減分處理。

第五章會議申請及安排

5。1各分廠、各部門需要申請開會的必須于前一天的下午16點之前按照會議申

請的流程上報會議申請（會議申請的流程為新建一個工作流，再填寫必要的內

容,如：注明會議時間、會議主題、參會人員等，然后上報本部門領導、總監批

準后轉至助理室）。

5.2各部門必須按照會議流程申請會議,無特殊情況（如總監、部門負責人請假,

應及時通知）且不按照流程直接上報會議申請至助理室的，助理室有權將其退

回不予安排并說明退回原因，由此造成的損失由本部門負責。

5。2助理室根據各部門所申請會議的緊急程度，填寫《會議日程安排表》，注

明會議申請部門、會議時間、會議主題及會議地點等,于每日下班前電子版形式

報董事長審批,董事長臨時安排的會議除外。

5.3《會議日程安排表》經董事長批準同意后，會議秘書先在助理室白版中填寫

當日的會議排程，再通過OA和電話兩種方式通知各部門的會議申請人，各部門

則根據會議通知按時組織相關職能部門召開會議，未在規定時間組織會議造成

會議的延時，給于相應考核。

第六章會議時間控制

會議分固定會議和臨時會議兩種:

6.1固定會議時間按照《集團公司級會議、專業專題會議、部門會議明細表明細

表》的“會議時長”執行。

6。2臨時會議按以下時間執行：

6。2。110人以內參加的會議，時間不超過1小時；

6。2.220人以內參加的會議,時間不超過2小時；

6.2。320人以上參加的會議，時間不能超過3小時。

6.3如不按照制度時間完成會議，超出的時間損失，由會議組織部門承擔。

第七章會議流程

按照會前、會中、會后三個時間段進行管理。

組織會議加分規定：組織會議者如能在規定時間將會以組織起來且內容準備充

分,對于會議時間能合理的把控的、或提前結束會議的，給予組織會議者額外加

分處理

7。1會前準備工作

7。1。1組織部門負責會議內容綱要的整理，并于會議召開前1天通知相關參

會人員會議議程。

7。1.2會議通知一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料等作特

別說明的會議，應通過OA形式進行通知。

7.1。3會議組織部門必須在會議召開前10分鐘，到會議室將所準備的資料拷貝

到電腦上，測試電腦、投影儀、網絡是否能正常使用，如不能正常使用的，及

時告知信息部進行維修以保證會議的正常進行。

7。2會中工作

7。2.1會議主持人宣布本次會議應到多少人，實到多少人,請假多少人，請假由

誰替會，缺勤多少人,缺勤原因，沒請假的結算等。

7。2。2會議主持人宣布本次會議主題：

①存在什么問題，進行匯報，即人的問題、設備的問題、原材料的問題、制

度流程的問題、工具問題、相關部門配合問題等。

②組織部門要有解決的問題的措施、方案等,最少要出2—3個方案，要有數

據、依據等。

7.2。3參會人員提出問題及建議,同意哪個方案，方案中尚存在哪些問題，原因

和依據。

7。2.4主持人說明參會人員所提的問題是否采納，未采納的原因.

7.2。5董事長對會議過程中的事項進行點評.

7.2。6會議主持人宣布本次會議的決議。

7。2。7會議組織部門負責會議時間控制,按時開始會議、按時結束會議。

7.2.8會議組織部門控制會議事先制定的議程，避免跑題.

7.3會后工作

7。3.1會議組織部門的記錄人負責編制并上報《會議紀要》，上報時間要求如

下:

①當日上午召開的會議，下午下班之前必須上報;

②當日下午召開的會議,次日上午11點半之前必須上報助理室，如必須在當

日下午上報的且在下班之后上報的必須電話通知助理室，如未通知的，且未及

時上報董事長審批的，給與相關責任人考核—20分；

③星期六、星期日召開的會議，會議紀要必須當日上報，上報后需電話通知

助理室，未電話通知導致會議紀要延誤上報的，給予上報人考核每遲報一日-20

分;

7.3。2《會議紀要》應詳細填寫以下內容：

①會議召開的時間和地點

②會議的名稱及主題

③與會人員名單及出席情況

④會中形成的會議決議

⑤與會人員的發言記錄及評價（會議紀要必須如實完整記錄董事長及與會人

員的發言情況及發言情況的評價級別,不得編造、省略會議內容、發言情況）

考核:會議紀要編寫完成之后必須上報至部門負責人、總監處進行審核后上報至

助理室，其他人上報得會議紀要，助理室不予上報并退回至上報者手中，并說

明原因,如果上報會議紀要內容存在胡編亂造、省略內容、評價不實的,總監未

審核出問題，給予總監、部門負責人考核—50分。

7.3。3《會議紀要》審核上報

①《會議紀要》編寫完成后發給部門負責人審核，后用公司OA系統發給各參會

人員審核，征求意見,若1小時內未提出異議的,視為同意本《紀要》，由部門

負責人將紀要發給助理上報。

②《會議紀要》中董事長發言條數如果出現缺漏，給于起草人考核減分處理,并

責令其當日完善整改上報第二稿

7.3.4《會議紀要》的落實、跟進

①《會議紀要》一經董事長批準，會議組織部門必須根據《會議紀要》中確定

的工作落實、執行、跟進、反饋，涉及到第三方的工作由組織部門將《會議紀

要》發給對方并跟進其實施進度.

②助理室負責跟進《會議紀要》的上報及各部門對“會議決議"的執行情況。

7.3。5《會議紀要》未完成工作的結算

①對于未在規定時間內完成工作的，由會議組織部門對責任人進行考核;若會議

組織部門不考核不跟進，助理室將對會議組織者進行考核；

第八章會議評價

8。1對參會人員評價

8.1。1會議組織部門有權對遲到、早退或曠會的參會人員進行結算。

8.1。2會議組織部門根據參會人員的發言及采納情況進行評價評級。

評價標準如下表：

姓

名

發言情況

評價依據

評

價

級

備注

是否

發言

發言內容

是

否

采

納

別

A是

A．發言內容

B．發言內容

C．發言內容

D、……

是

發言10條以上，

最終被采納10

條形成決議

A+

B是

A．發言內容

B．發言內容

C．發言內容

D、……

是

發言10條以上，

最終被采納8條

以上形成決議

A0

C是

A．發言內容

B．發言內容

C．發言內容

D、……

是

發言10條以上,

最終被采納6條

以上形成決議

A—

D是

A．發言內容

B．發言內容

C．發言內容

D、……

是

發言7條以上,

最終被采納5條

以上形成決議

B+

E是

A．發言內容

B．發言內容

C．發言內容

D、……

是

發言7條以上，

最終被采納5條

形成決議

B0

F是A、發言內容是發言5-6條,最B—

B、發言內容

C、……

終被采納4條形

成決議

G是

A、發言內容

B、發言內容

C、……

是

發言5條，最終

被采納3條形成

決議

C+

H是

A、發言內容

B、發言內容

C、……

是

發言3—4條，

最終被采納2條

形成決議

C0

I是

A、發言內容

B、發言內容

C、……

是

發言3條，最終

被采納1條形成

決議

C-

J是

A、發言內容

B、發言內容

C、……

否

發言2條以上，

但未被會議紀

要采納

D0

K是

A、發言內容

B、發言內容

C、……

否

發言2條以下,

但未被會議紀

要采納

D—

L否未發言、不匯報否SP

M——

會議過程中被公司領導評價

失誤

—--—SP

N——

未請假無故不參加碰頭會或

提前離會者

—

—

—-SP

按脫崗

處理,依

據公司

《廠規

廠紀》給

予20分/

次考核

8.1.3會議過程中,參與者如果提出對方案具有建設性的合理化建議，視對該項

目的貢獻程度（按照實際為公司節約的成本及增加的效益），給予相關提出者

適當的加分，依據“貢獻多，加分多”的原則處理。

第九章會議紀律及考核

9。1會議申請人每天下午16:00前將會議申請發到助理室，由助理室統一安排

報董事長審批,逾期未上報會議申請的，助理室不予安排,由此造成的損失由本

部門負責，未申請會但私自開會的，對會議組織者一次性減20分,影響其他會

議召開的一次性減50分。

9.1所有參會人員必須自覺遵守和維護會議紀律(含現場會），不得無故遲到、

早退、曠會，如有以上現象發生，遲到1—10分鐘減20分;遲到10分鐘以上按

曠會處理；早退一次性減20分鐘，曠會一次性減50分.

9。2所有參會人員在會議期間自覺將手機關機或調成震動/無聲狀態，如有特

殊原因，在不影響會議正常召開的情況下可以離開會議室接聽，否則手機每響

一次從積分中減20分/人次；

9。3會議組織者提前半天在微信群中通知開會人員開會,若沒有通知到參會人員

的按每人次減20分

9.4若會議組織人員通知到參會人員，但參會人員未在規定時間參加會議的，給

予遲到者或未到者以及組織者考核每拖延半小時—20分，并給予到及時到會者

每人加20分，若因公司工作臨時調整，或有重要接待活動等不可抗力原因，會

議召開時間由助理室順延安排，組織部門不承擔責任。

9.5會議紀要沒能在制度時間內整理好、上報的，給予責任人-50分/次的考核。

9。6會議紀要由會議記錄人整理完成后發給會議主持人審核，并由會議主持人

發給助理上報，若有記錄人上報者，給予會議主持人-20分/次的考核；

9。7會議記錄人應如實記錄會議紀要的內容，且做出真實的評價,如果發現與會

人員的與會議過程中做出的評價不相符，或者胡亂編造評價等級等行為,給與會

議記錄人考核—50分.

9.8各部門總監應嚴格把好各部門的會議紀要的上報的關卡，如果發現部門負責

人未對會議紀要內容進行審核，且出現問題，給予其考核-50分。

9。9組織部門和助理室同時對會議布置的工作落實、督辦、反饋，若反饋不及

時，影響日常工作進展的,按給公司造成的一切損失進行“四不放過”處理.

第十章客戶來訪的相關規定

1、各部門、各分廠要接待客戶（如設計院、供應商等）必須再來訪的提前一日

上報接待方案（包括來訪單位、來訪人員姓名和職務、來訪時間、離開時間、

人數、參加接待人員、接待地點、客戶情況介紹、客戶來訪目的、具體會談內

容、要達到什么樣的會談目標、具體的日程安排、會談紀要的記錄編寫安排、

費用統計包括等等）.

2、客戶前來洽談的過程中必須要有董事長參加，董事長另有安排的除外。

3、會談結束后必須按照《會議紀要的上報管理規定》上報會談紀要，如未在規

定時間上報會議紀要的應做出書面的原因解釋上報;未在規定時間上報且無故不

上報者,給予相關責任人考核—20分。

4、接待客戶必須按照會議申請流程申請會議室接待客戶,如果未按會議申請流

程，且當日助理室安排不開，由此造成的損失由接待部門承擔并給與相關責任

人考核—20分.

第十一章附則

10。1本制度由集團辦負責解釋。

10。2本制度自發布之日起執行。