公務接待

公務接待流程及標準

公務接待流程及標準

一、目的

為樹立本公司良好形象，做好公司對外聯系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、

厲行節約、對口接待，嚴格標準，統一管理”的原則。

二、范圍

本標準適用于公司各種接待工作和接待相關部門。

三、管理

經理部為公務接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要

來賓的接待方案，協調相關部門落實接待任務，提供后勤保障；各部門在接到重要來

訪預約后，可報經理部，并協助擬定接待計劃，需領導出面、經理部協調的重要接待，

應提前2天告知經理部。

四、計劃與準備

1、經理部在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，對來賓接待，應了解來

賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的和要求等。在這

基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標準。

2、經理部根據來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間

及場所。

3、經理部根據來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、

香煙、用餐標準；提前按接待標準預約好來賓下榻酒店，酌情在房間內準備相關資料

水果、香煙等。

4、經理部根據情況計劃安排來賓游覽路線、購物商場、娛樂項目。

5、因特殊會議需要經理部須準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影

設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草

擬新聞通稿，安排攝影攝像等。

6、經理部根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機車

輛聽從經理部主任和主接待人員協調安排，統一調度。

7、經理部根據情況提前購買車票及機票。

五、接待標準

I級接待標準：

陪同人員：總經理、副總經理、經理部主任

1、迎接：總經理、副總經理、經理部主任在高速路口、機場、車站迎接，注意

把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守

介紹時的先后次序。正規的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高

的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男

士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國

來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，扣

介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依

次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手

的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。介紹時就把

身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）

2、參觀：總經理、副總經理、經理部主任陪同，由經理部主任沿途介紹濟南市

基本情況以及到達項目地后詳細介紹地塊相關信息。

3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，

將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據需要制作領

導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。

4、用餐標準：經理部根據情況預定酒店：

5、下榻賓館標準：經理部根據情況預定酒店：

6、經理部根據情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。

7、經理部根據情況購買禮節性禮品。

II級標準：

陪同人員：副總經理、經理部主任、相關部門經理

1、迎接：由經理部人員到公司駐地門口迎接，引導來賓。

2、參觀：副總經理、經理部主任、相關部門經理陪同，由經理部主任沿途介紹市

基本情況以及到達項目地后詳細介紹地塊相關信息。

3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將

公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。

4、用餐標準：經理部根據情況預定酒店：

5、下榻賓館標準：經理部根據情況預定酒店：

6、經理部根據情況購買禮節性禮品。

III級標準：

陪同人員：相關對口的部門經理及人員

1、參觀：相關對口的部門經理及人員陪同，由相關人員沿途介紹濟南市基本情況

以及到達項目地后詳細介紹地塊相關信息。

2、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔，將公司簡歷或相關資料、

紙筆、茶水杯擺放于接待室。

3、用餐標準：經理部根據情況預定酒店：

六、接待禮儀：

1、儀表：面容清潔，衣著得體。

2、舉止：穩重端莊，從容大方。

3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。

4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。

5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人

員引見介紹主賓時，要注意順序。

6、接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。

7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸

右手示意，并說“這邊請”。

8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。

9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。

10、送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，

方可離開。

七、注意事項

接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟

練介紹公司情況，又要內外有別，嚴守本公司商業機密，對不宜攝影攝像的場合，應

向參觀人員說明。

八、信息反饋

接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提

取其中對公司有價值的信息交有部門領導。

十、商務接待中的座次安排（圖）

（一）、關于會議主席臺座次的安排

1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領導對號入座，避免上臺之后互相謙

讓。

2、主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位

置，3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導

排列。

（四）、關于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的

旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一

排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排

（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。

附：會議座位安排

長條桌

注：A為上級領導，B為主方席

沙發室

與外賓會談

注：A為主方，B為客方

與上級領導座談

注：A為上級領導，B為主方領導