辦公室工作

辦公室職責及工作內容

辦公室工作內容

辦公室管理制度

第一章總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制

度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項

工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結

的工作目標。

第二章職責范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室

的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編

撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項

事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳

等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參

謀。七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作。

第三章辦公室事務管理

辦公室職責及工作內容

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力

的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般

性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于

文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

（一）文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發

揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策

指導類文件、各類合同文件等。

3、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文

字記錄，以備查閱。

第二條制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。2、公司

上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式

文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或

對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤E行政辦公室打印，打

印E送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

辦公室職責及工作內容

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整

理并制作相關報表提交給部門主管。

6、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收

集完全，存檔備案。半年一小清,年終一大清。

7、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按

照文件管理制度進行處理。

二、檔案管理制度

第一條管理要點

K為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、

編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門

的檔案文件柜保管。

第二條制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿

等。2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中

整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、

復制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，屐行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片

等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

辦公室職責及工作內容

三、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行''日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。4、辦公用品的采

購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條制度規范

1.公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政

辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計

劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活

處理，但必須經部門主管批準。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單

價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表

登記，

事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管

理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

9、復印資料須登記，每月統計復印量；領取復印紙須申請，發放后須登記

四、會議管理制度

辦公室職責及工作內容

第一條管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。

2、根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議

進程的能力與水平，保證會議實效。

、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

5

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條制度規范

K收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議

通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議

記錄。3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決

議,打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得搜自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制

度規定執行。

五、清潔衛生管理制度

第一條管理要點

K為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。

辦公室職責及工作內容

3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。

第二條制度規范

1、清潔區域包括：辦公區域、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。3、清潔衛生實

行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好

所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應等工作。

六、日常事務管理

（一）接待管理

1.來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形

象，對接待工作做具體的要求。

、以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求,嚴格自

2

己要求，做到言行、禮儀規范。

3、接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的E續工

作。（二）后勤管理

1、為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴

格制度。

2、E勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

3、辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工

作。4、根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及

外出事由。

5、辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末

辦公室職責及工作內容

根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

6、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

（三）、接待用品管控

1.每月月初及時申請各接待用品，并記錄申請臺賬；

2、每月最E—日盤點各類接待用品數量，統計當月使用量；3、辦公用品缺少時，須提

前通知；

（四）、其他事務

1、名片制作、收發傳真等其他事務。

2、負責公司文書的打印復印工作。

3、負責樹木花卉的養護工作。

4、每天下班后關閉大廳照明等設施；

5、及時補充領導辦公室飲用水；

6、客人離開、接待室、會議室后及時清理衛生；7、各類鑰匙妥善保管，重要物資鎖入

柜子；8、協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

附則

第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。第二條本辦法由總經理核準E實

施，修改時亦同。

許多MM在減肥的過程中困難重重，用盡方法卻瘦不下來，其實只有在數不清的技巧，推

敲中找到屬于跟適合自己的最佳方式，才能在健康的瘦身道路上走下去,下面一些瘦身的小技

巧，一定可以幫到你~

1、慢慢吃

辦公室職責及工作內容

我們都曾在美味佳肴面前狼吞虎咽。等你發現自己吃撐的時候，已經為時太晚了。然而

當發現自己因為吃得太撐感到不適時總是為時已晚。這是因為，我們的大腦需要大概20分

鐘，才能接收到'‘已經吃飽了”的訊息。營養學專家WesleyDe

Ibridge

表示。'‘在吃第二碗飯前，不妨先喝上一杯水，等個十幾分鐘。”他說，'‘讓

你的大腦告訴你，你是否已經吃飽了。"

2、切碎你的食物

不論是享用牛膈、三文魚、面包圈還是雞蛋卷，在食用之間都可以嘗試把這些

食物切成碎片。近期，美國亞利桑那州立大學的研究表明，被給予切好的面包圈的參與者，

比直接食用完整面包圈的參與者，在試驗中吃的要少得多。在20分鐘后的免費午餐招待

中，那些吃而包圈切片的參與者仍然吃的比較少。研究人員表示，預先切好食物能使食用過

程中的每一次咀嚼都更加紓適，因此能夠一定程度上實現對飲食量的掌控。

3、飯后刷牙、剔牙

“一旦結束午餐或晚餐，應當立刻使用牙刷或者牙線。”匹茲堡NutritionCh

eckllp的營養學家HeatherMangieri如此建

議道。當你感到牙齒清潔、口氣清新時，你就不會再沒心沒肺的呆在廚房吃個不停了。

久坐族常常都有惱人的''游泳圈”，不僅僅影響美觀，還很難減，這可怎么辦呢，來看

看小編推薦的10個最佳的瘦腰運動吧~總有適合你的一種，還等什么，趕緊動起來吧?

1＞簡易坐扭轉

這個體式可以很好的幫你拉伸脊柱并消除背痛，然后幫你按摩腹部減少腰部的贅肉，來

促進消化器官的蠕動。

讓自己躺在健身球上，使下背部接觸健身球，雙手交叉放于胸部，也可以抱頭。腰部用

力抬起上身，使身體離開健身球，注意保持平衡。之后再躺下來，重復進行這個動作，像在

辦公室職責及工作內容

健身球上做仰臥起坐一樣，對于瘦腰腹很有效果。

6、蜘蛛俠式

這款動作可以運用到腹肌上的全部肌肉，也能兼顧到小腿、大腿、胸部、背部、手臂、

肩膀的肌肉。先是俯臥撐的姿勢，手

臂要伸直，保持手肘和肩膀在同一條直線上，從側面向前提拉右腿，如圖中的方式，讓

膝蓋盡量靠向右臂手肘，到極限的位置時再放下腿;之后換左腿,提拉再伸直,循環反復，兩側

各15個算一組。