財(cái)政部74號(hào)令

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檔案管理系統(tǒng)采購(gòu)技術(shù)要求及商務(wù)要求

采購(gòu)需求的定義

根據(jù)《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法（財(cái)政部74號(hào)令）》第六條的規(guī)定，各采購(gòu)需

求科室按實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，擬采購(gòu)的標(biāo)的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求進(jìn)行以下內(nèi)容填寫(xiě)。

（一）采購(gòu)需求的技術(shù)要求

根據(jù)《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法（財(cái)政部74號(hào)令）》第六條的規(guī)定，技術(shù)要求

是指對(duì)采購(gòu)標(biāo)的的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和

標(biāo)準(zhǔn)等。

1、擬建設(shè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能和目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)功能：

1.系統(tǒng)能提供建立目錄和建立庫(kù)的向?qū)В试S用戶根據(jù)自己的業(yè)務(wù)實(shí)際情況，

建立各種目錄和庫(kù)等來(lái)組織當(dāng)前需要管理的內(nèi)容和今后業(yè)務(wù)中新增的管理內(nèi)容

等；

2.系統(tǒng)應(yīng)能自定義庫(kù)組織結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)屬性（字段名稱、字段類型、字段長(zhǎng)

度、是否唯一、可否為空、缺省值、取值范圍等）、顯示圖標(biāo)、功能操作、權(quán)限

名稱等；

3.系統(tǒng)能自定義分類方式，即分類樹(shù)可以按照單位、保管期限、密級(jí)、年度

等多種方式進(jìn)行組織；

4.系統(tǒng)主界面可按用戶需求調(diào)整；

5.系統(tǒng)應(yīng)能自定義錄入界面（位置、長(zhǎng)度等）、每頁(yè)顯示條數(shù)、顯示字段；

6.系統(tǒng)應(yīng)能自定義條目的顯示方式（列表方式、縮圖方式）；

2

7.系統(tǒng)應(yīng)提供基本錄入功能，并提供對(duì)記錄的修改、刪除、復(fù)制、剪切、粘

貼等操作；

8.系統(tǒng)應(yīng)提供導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，以滿足數(shù)據(jù)遷移的需要；

9.系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)文檔設(shè)置水印；

10.系統(tǒng)必須提供數(shù)據(jù)的批量上載掛接功能，將電子文件和數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批

量上載和批量下載掛接；

11.系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)誤刪除的恢復(fù)保護(hù)措施；

12.系統(tǒng)應(yīng)提供排序功能，滿足用戶按各個(gè)字段排列文件的需求，并可在自

動(dòng)排序基礎(chǔ)上手工調(diào)整順序；

13.系統(tǒng)還應(yīng)提供基本的檔案管理功能，如：組卷、拆卷、鑒定、銷毀、編

目、歸檔、實(shí)物借閱、電子借閱等；

14.系統(tǒng)應(yīng)能按分類條目進(jìn)行多維度導(dǎo)航查詢；系統(tǒng)應(yīng)該能夠通過(guò)任何字段

信息對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行查詢，能按關(guān)鍵字查詢，且支持組合查詢和快速模糊查詢；

15.系統(tǒng)應(yīng)提供字段篩選查詢功能，能夠方便準(zhǔn)確的定位到所需的目錄；

16.對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)能夠進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，要求系統(tǒng)能夠生成各種不同類型的報(bào)

表，輸出打印。統(tǒng)計(jì)要求：可統(tǒng)計(jì)所有的數(shù)據(jù)，也可只對(duì)滿足特定條件的數(shù)據(jù)進(jìn)

行統(tǒng)計(jì)；統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括個(gè)數(shù)、均值、和值、最大值、最小值等；可進(jìn)行橫向分組

與縱向分組的交叉統(tǒng)計(jì)，而且支持多級(jí)分組；統(tǒng)計(jì)設(shè)置可保存便于再利用；

17.系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表打印功能，按要求的格式打印各種目錄、索引、封面、

背脊等報(bào)表，生成的文件格式為標(biāo)準(zhǔn)的Excel。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)允許用戶自行定

制各種模板進(jìn)行打印；

18.系統(tǒng)應(yīng)滿足不同級(jí)別管理員權(quán)限的設(shè)置，即分級(jí)授權(quán)。權(quán)限設(shè)置應(yīng)在系

3

統(tǒng)設(shè)置時(shí)由管理員設(shè)定，各下級(jí)單位檔案管理員還應(yīng)該能對(duì)其所在單位的人員進(jìn)

行權(quán)限設(shè)置；

19.系統(tǒng)應(yīng)滿足不同用戶群的權(quán)限設(shè)置，可按部門、角色、用戶進(jìn)行授權(quán)。

權(quán)限可以繼承；

20.系統(tǒng)應(yīng)提供用戶管理功能，管理員可以自行建立組織機(jī)構(gòu)和用戶；

21.在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)能夠隨時(shí)增加新的存儲(chǔ)介質(zhì)以存儲(chǔ)不斷增加的電子

文件；

22.系統(tǒng)應(yīng)提供常見(jiàn)辦公文檔格式（.doc,.docx,.xls,.xlsx）文件轉(zhuǎn)換為

PDF的功能。

23.系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)圖片格式的電子原文進(jìn)行OCR識(shí)別。

24.系統(tǒng)應(yīng)提供針對(duì)電子原文的全文檢索功能，全文檢索應(yīng)能檢索到圖片格

式的檔案原文信息；可通過(guò)檢索出原文，查看其對(duì)應(yīng)的檔案條目。

實(shí)現(xiàn)目標(biāo)：

選用成熟的軟件產(chǎn)品（要求系統(tǒng)界面優(yōu)化、美觀大方，功能穩(wěn)定、快捷高

效，兼容性、可持續(xù)開(kāi)發(fā)能力強(qiáng)），實(shí)現(xiàn)檔案收集、整編、歸檔、查詢、利用、

借閱、銷毀以及檔案多庫(kù)房、架柜管理等業(yè)務(wù)的全程信息化管理。通過(guò)對(duì)檔案

信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化和信

息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”，為醫(yī)院檔案信息資源共享和利用提供強(qiáng)有力的支持和保障。

2、擬建設(shè)系統(tǒng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)

?DA/T46-2009《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》

?DA/T47-2009《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》

?DA/T48-2009《基于XML電子文件封裝規(guī)范》

4

?中辦國(guó)辦廳字（2009）39號(hào)《電子文件暫行管理辦法》

?《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

?《云南省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程（試行）》

?《云南省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程（試行）》

?《云南省機(jī)關(guān)文書(shū)檔案數(shù)字化掃描規(guī)范（試行）》

?《云南省機(jī)關(guān)文書(shū)類電子檔案移交與接收試行辦法》

?《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB53/T24-2007）

?ISO15489《信息與文獻(xiàn)——文件管理》

?ISO23081-1《信息與文獻(xiàn)——文件管理——元數(shù)據(jù)原則》

?GB/T9704-1999《國(guó)際行政機(jī)關(guān)公文格式》

?GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

?DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

?GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》

?GB18030-2000《信息技術(shù)信息交換用漢字編碼字符集基本集的擴(kuò)充》

?GB2312-1980《信息交換用漢字編碼字符集基本集》

?GB/T15418-1994《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》

?DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》

?GB/T13968-92《檔案交接文據(jù)》

?GB/T13967-92《全宗單》

?DA/T12-94《全宗卷規(guī)范》

?DA/T13-94《檔號(hào)編制規(guī)則》

?國(guó)家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》

5

?國(guó)家檔案局第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》

?國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)

定》

3、擬建設(shè)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)格需求

3.1擬建設(shè)系統(tǒng)的通用功能及系統(tǒng)概述

1、業(yè)務(wù)流程需求

依照醫(yī)院檔案收、存、管、用各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的實(shí)際要求，檔案信息化管理系

統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整編、歸檔、查詢、利用、借閱、鑒定、銷毀、編研等各

項(xiàng)業(yè)務(wù)的全程信息化管理，至少覆蓋以下業(yè)務(wù)流程：

（1）收集整編流程

檔案收集整編工作是檔案部門的核心業(yè)務(wù)，檔案管理員定期接收各部門兼

職檔案人員移交過(guò)來(lái)的檔案資料，進(jìn)行整編歸檔。系統(tǒng)應(yīng)具備編寫(xiě)移交和打回

說(shuō)明功能，支持移交接收過(guò)程中的檢查功能，支持單份（批量）文件移交和打

回功能，支持移交批次的查詢功能。

（2）檔案利用流程

系統(tǒng)應(yīng)支持電子檔案的網(wǎng)上瀏覽、打印、下載利用和對(duì)檔案實(shí)體的借閱管

理。

（3）鑒定銷毀流程

系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)提醒檔案管理員，對(duì)已到期檔案進(jìn)行鑒定，并基于鑒定的結(jié)果

對(duì)檔案進(jìn)行處置。

（4）檔案統(tǒng)計(jì)匯總流程

系統(tǒng)應(yīng)支持檔案的固定統(tǒng)計(jì)和隨機(jī)統(tǒng)計(jì)，即自動(dòng)定期完成的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)

6

和檔案員根據(jù)需要定制的匯總統(tǒng)計(jì)。

（5）檔案編研流程

檔案管理員可以創(chuàng)建專題，選取相關(guān)的檔案，并支持手動(dòng)編寫(xiě)編研材料，

專題可根據(jù)需要指定瀏覽范圍進(jìn)行發(fā)布，范圍可以是某些部門，也可以是特定

的人員。

（6）賦權(quán)審批流程

對(duì)于沒(méi)有權(quán)限瀏覽、借閱、打印、下載的檔案，查詢用戶可以在網(wǎng)上提出

賦權(quán)申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批后得到使用權(quán)限。

（7）打包推送流程

當(dāng)有使用者發(fā)出推送請(qǐng)求后，管理員可以接收并進(jìn)行處理：可根據(jù)具體要

求整理相關(guān)檔案條目或?qū)ｎ}，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送給申請(qǐng)人，由申請(qǐng)人

對(duì)電子檔案資源進(jìn)行利用，也可根據(jù)具體情況做駁回處理。

支持管理員主動(dòng)對(duì)檔案及專題信息進(jìn)行整理，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送

給指定的目標(biāo)用戶進(jìn)行利用。

2、用戶和角色需求

用戶在系統(tǒng)內(nèi)是唯一的，角色按需要來(lái)劃分，系統(tǒng)應(yīng)具有：檔案管理員、

系統(tǒng)管理員，部門兼職檔案管理員，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，檔案使用者等角色，同時(shí)也可

以自行建立角色分配權(quán)限。

（1）醫(yī)院檔案管理員

（2）系統(tǒng)管理員

（3）兼職檔案管理員

（4）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

7

（5）檔案使用者

3.2擬建設(shè)系統(tǒng)的專科特色要求

1.通過(guò)本檔案管理系統(tǒng)升級(jí)改造，建設(shè)一個(gè)管理內(nèi)容廣泛、管理方式多樣的

檔息管理系統(tǒng)平臺(tái)，形成檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享；

2.通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理部門在線收集各部門應(yīng)歸

檔資料同時(shí)對(duì)各部門檔案管理工作的監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)；實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)存

式、展示方式、業(yè)務(wù)規(guī)范和功能的統(tǒng)一；并預(yù)留對(duì)全宗移交、檢索、利用等功能；

3.3擬建設(shè)系統(tǒng)的硬件及實(shí)施環(huán)境要求（并提供硬件服務(wù)器及存儲(chǔ)配置要求及價(jià)格）

檔案管理系統(tǒng)硬件要求：（1）服務(wù)器：能滿足70—80個(gè)部門歸檔；（2）磁盤(pán)陣列：6T—

8T，預(yù)留3-5年存儲(chǔ)空間

（1）采用B/S模式，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線訪問(wèn)，能7*24小時(shí)的提供工作。

（2）服務(wù)器端軟件：操作系統(tǒng)支持Windows2008R2x64及以上版本，數(shù)

據(jù)庫(kù)支持Mysql，oracle客戶端軟件支持WindowsXP、Windows7及以上；瀏覽

器支持IE8及以上版本，支持火狐瀏覽器；支持金山WPS2012及以上版本，微

軟MSOffice為2007及以上版本。

（3）系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的擴(kuò)展性，支持單服務(wù)器和集群的部署；應(yīng)采用優(yōu)化

的算法有效利用系統(tǒng)資源，并在處理大規(guī)模并發(fā)操作時(shí)性能無(wú)顯著降低，保證系

統(tǒng)在200個(gè)并發(fā)用戶壓力測(cè)試下，能夠達(dá)到不高于3秒的響應(yīng)時(shí)間。支持海量數(shù)

據(jù)(T級(jí))處理能力。

3.4擬建設(shè)系統(tǒng)的安全需求

1）身份鑒別：系統(tǒng)具有確認(rèn)用戶身份的真實(shí)性與合法性能力。

2）權(quán)限控制：系統(tǒng)具備完善的權(quán)限授予、判斷和控制功能。根據(jù)經(jīng)過(guò)鑒別

8

的真實(shí)身份確定對(duì)信息內(nèi)容或信息系統(tǒng)應(yīng)用的訪問(wèn)權(quán)限。系統(tǒng)應(yīng)可以支持為每

個(gè)檔案和業(yè)務(wù)文件設(shè)置知悉范圍。系統(tǒng)具有用戶的操作和授權(quán)日志記錄以備查

看。

3）數(shù)據(jù)安全：確保信息內(nèi)容在存貯和傳輸中的安全，不被非授權(quán)用戶訪

問(wèn)，系統(tǒng)要對(duì)重要數(shù)據(jù)按一定的算法進(jìn)行與備份。

4）完整性：確保信息內(nèi)容不被非授權(quán)用戶惡意或無(wú)意修改或刪除。

5）抗否認(rèn)性：建立審計(jì)機(jī)制，使任何用戶對(duì)其所進(jìn)行的操作不可否認(rèn)。日

志信息應(yīng)涵蓋對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)文件內(nèi)容的存取操作，以及用戶檢索利用等方面。

6）系統(tǒng)安全：能夠記錄系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)所發(fā)生的所有錯(cuò)誤，包括本機(jī)錯(cuò)誤和網(wǎng)

絡(luò)錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤記錄便于查找錯(cuò)誤的原因。

3.5建設(shè)系統(tǒng)的其他需求（接口要求等）

4、擬建設(shè)系統(tǒng)在同級(jí)醫(yī)院使用情況說(shuō)明（含相關(guān)報(bào)價(jià)咨詢）

（二）采購(gòu)需求的商務(wù)要求

根據(jù)《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法（財(cái)政部74號(hào)令）》第六條的規(guī)定，商務(wù)要求

是對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)、財(cái)務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地

點(diǎn)（范圍），付款條件（進(jìn)度和方式），包裝和運(yùn)輸，售后服務(wù)，保險(xiǎn)等。

1、擬建設(shè)系統(tǒng)交付（實(shí)施）的數(shù)量、交付和實(shí)施時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍）要求

序號(hào)項(xiàng)目功能項(xiàng)目數(shù)量時(shí)間和地點(diǎn)

1

數(shù)字檔案管理信

1.檔案全過(guò)程管理（門類管理、收集整

1

合同簽訂生

9

息系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)

版）（包Ocr及全

文檢索集成）

編、檢索利用、統(tǒng)計(jì)分析、檔案移交），

符合國(guó)家檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)用戶數(shù)限制。

2.虛擬庫(kù)房展示3．四性檢測(cè)4.賦權(quán)審

批流程5．大數(shù)據(jù)展示6.支持在線圖紙

在線瀏覽、音視頻在線播放7、照片檔案

縮略圖展示8.全文檢索（支持DOC、XLS、

JPG、TIF、PDF等格式文件全文內(nèi)容檢

索）、自動(dòng)OCR識(shí)別，生成全文索引

效2個(gè)月內(nèi)

完成；云南

省第一人民

醫(yī)院

2

歷史數(shù)據(jù)遷移

老系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)100%遷移到新系統(tǒng)中

1

合同簽訂生

效2個(gè)月內(nèi)

完成；云南

省第一人民

醫(yī)院

3

系統(tǒng)實(shí)施檔案管理系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、培訓(xùn)

1

合同簽訂生

效2個(gè)月內(nèi)

完成；云南

省第一人民

醫(yī)院

2、擬建設(shè)系統(tǒng)實(shí)施和培訓(xùn)服務(wù)的要求

3、擬建設(shè)系統(tǒng)實(shí)施和培訓(xùn)服務(wù)的要求

實(shí)施時(shí)間要求：合同簽訂生效2個(gè)月內(nèi)

培訓(xùn)要求：

10

4、售后服務(wù)(需明確后續(xù)可能涉及的運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用及升級(jí)更新費(fèi)用)

系統(tǒng)應(yīng)提供至少不少于1年的免費(fèi)維護(hù)服務(wù)，免費(fèi)服務(wù)期內(nèi)應(yīng)免費(fèi)提供不

限次數(shù)上門服務(wù)，解決系統(tǒng)日常使用中遇到的問(wèn)題。免費(fèi)維護(hù)期滿后每年維護(hù)

費(fèi)用不超過(guò)中標(biāo)金額的15%。

5、售后服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期限及響應(yīng)效率要求

系統(tǒng)應(yīng)提供至少不少于1年的免費(fèi)維護(hù)服務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)解決系統(tǒng)軟件

的缺陷和錯(cuò)誤和招標(biāo)方在維護(hù)期對(duì)系統(tǒng)提出的修改要求。

6、擬建設(shè)系統(tǒng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要求

通過(guò)以上技術(shù)要求中的1、擬建設(shè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能和3.1擬建設(shè)系統(tǒng)的通用功能

標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收

7、其他服務(wù)要求

7.1若系統(tǒng)非供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的需提供檔案管理系統(tǒng)著作權(quán)方出具的授權(quán)。

7.5信譽(yù)要求：

7.5.1供應(yīng)商近三年（2018年至今）來(lái)，在政府采購(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中或其它

采購(gòu)活動(dòng)沒(méi)有不良記錄，并提供真實(shí)的承諾書(shū)；

7.5.2履約情況：無(wú)因供應(yīng)商違約或不恰當(dāng)履約引起的合同中止、糾紛、

爭(zhēng)議、仲裁和訴訟記錄，無(wú)供應(yīng)商資格被取消，提供承諾或說(shuō)明；

7.5.3對(duì)列入失信被執(zhí)行人、重大稅收違法案件當(dāng)事人名單、政府采購(gòu)

嚴(yán)重違法失信行為記錄名單的供應(yīng)商，拒絕參與本項(xiàng)目政府采購(gòu)活動(dòng)：參與

本項(xiàng)目投標(biāo)的單位須同時(shí)在“信用中國(guó)”網(wǎng)站（【網(wǎng)址】）及中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)（【網(wǎng)

址】）的查詢結(jié)果網(wǎng)頁(yè)打印件，提供查詢結(jié)果截圖；

科室：檔案科

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日期：2021

年10月15日