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Excel使用技巧集錦——163種技巧

目錄

一、基本方法7

1.快速選中全部工作表7

2.快速啟動EXCEL7

3.快速刪除選定區域數據8

4.給單元格重新命名8

5.在EXCEL中選擇整個單元格范圍9

6.快速移動/復制單元格9

7.快速修改單元格式次序9

8.徹底清除單元格內容10

9.選擇單元格10

10.為工作表命名11

11.一次性打開多個工作簿11

12.快速切換工作簿13

13.選定超級鏈接文本（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）13

14.快速查找14

15.修改默認文件保存路徑14

16.指定打開的文件夾15

17.在多個EXCEL工作簿間快速切換15

18.快速獲取幫助16

19.創建幫助文件的快捷方式16

20.雙擊單元格某邊移動選定單元格16

21.雙擊單元格某邊選取單元格區域17

22.快速選定不連續單元格17

23.根據條件選擇單元格17

24.復制或移動單元格18

25.完全刪除EXCEL中的單元格18

26.快速刪除空行19

27.回車鍵的粘貼功能19

28.快速關閉多個文件20

29.選定多個工作表20

30.對多個工作表快速編輯20

31.移動和復制工作表21

32.工作表的刪除21

33.快速選擇單元格21

34.快速選定EXCEL區域（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）22

35.備份工件簿22

36.自動打開工作簿23

37.快速瀏覽長工作簿23

38.快速刪除工作表中的空行23

39.繪制斜線表頭24

40.繪制斜線單元格25

41.每次選定同一單元格26

42.快速查找工作簿26

43.禁止復制隱藏行或列中的數據27

44.制作個性單元格27

二、數據輸入和編輯技巧28

1.在一個單元格內輸入多個值28

2.增加工作簿的頁數28

3.奇特的F4鍵29

4.將格式化文本導入EXCEL29

5.快速換行30

6.巧變文本為數字30

7.在單元格中輸入0值31

8.將數字設為文本格式32

9.快速進行單元格之間的切換（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）32

10.在同一單元格內連續輸入多個測試值33

11.輸入數字、文字、日期或時間33

12.快速輸入歐元符號34

13.將單元格區域從公式轉換成數值34

14.快速輸入有序文本34

15.輸入有規律數字35

16.巧妙輸入常用數據36

17.快速輸入特殊符號36

18.快速輸入相同文本37

19.快速給數字加上單位38

20.巧妙輸入位數較多的數字39

21.將WPS/WORD表格轉換為EXCEL工作表39

22.取消單元格鏈接40

23.快速輸入拼音40

24.插入“√”41

25.按小數點對齊41

26.對不同類型的單元格定義不同的輸入法41

27.在EXCEL中快速插入WORD表格42

28.設置單元格字體43

29.在一個單元格中顯示多行文字43

30.將網頁上的數據引入到EXCEL表格43

31.取消超級鏈接44

32.編輯單元格內容44

33.設置單元格邊框45

34.設置單元格文本對齊方式45

35.輸入公式46

36.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）46

37.隱藏單元格中的所有值（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）46

38.恢復隱藏列47

39.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）47

40.徹底隱藏單元格48

41.用下拉列表快速輸入數據48

42.快速輸入自定義短語49

43.設置單元格背景色50

44.快速在多個單元格中輸入相同公式50

45.同時在多個單元格中輸入相同內容50

46.快速輸入日期和時間51

47.將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間51

48.在EXCEL中不丟掉列標題的顯示52

49.查看與日期等效的序列數的值52

50.快速復制單元格內容53

51.使用自定義序列排序（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）53

52.快速格式化EXCEL單元格53

53.固定顯示某列54

54.在EXCEL中快速編輯單元格54

55.使用自動填充快速復制公式和格式55

56.為單元格添加批注56

57.數據自動輸入56

58.在EXCEL中快速計算一個人的年齡57

59.快速修改單元格次序57

60.將網頁上的數據引入到EXCEL表格中58

三、圖形和圖表編輯技巧58

1.在網上發布EXCEL生成的圖形58

2.創建圖表連接符59

3.將EXCEL單元格轉換成圖片形式插入到WORD中60

4.將WORD內容以圖片形式插入到EXCEL表格中61

5.將WORD中的內容作為圖片鏈接插入EXCEL表格中61

6.在獨立的窗口中處理內嵌式圖表62

7.在圖表中顯示隱藏數據62

8.在圖表中增加文本框63

9.建立文本與圖表文本框的鏈接63

10.給圖表增加新數據系列64

11.快速修改圖表元素的格式65

12.創建復合圖表65

13.對度量不同的數據系列使用不同坐標軸66

14.將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型66

15.復制自定義圖表類型67

16.旋轉三維圖表67

17.拖動圖表數據點改變工作表中的數值68

18.把圖片合并進你的圖表68

19.用圖形美化工作表70

20.讓文本框與工作表網格線合二為一71

21.快速創建默認圖表71

22.快速創建內嵌式圖表71

23.改變默認圖表類型72

24.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表72

25.利用圖表工具欄快速設置圖表73

26.快速選取圖表元素74

27.通過一次按鍵創建一個EXCEL圖表75

28.繪制平直直線75

四、函數和公式編輯技巧75

1.巧用IF函數清除EXCEL工作表中的075

2.批量求和76

3.對相鄰單元格的數據求和77

4.對不相鄰單元格的數據求和78

5.利用公式來設置加權平均79

6.自動求和79

7.用記事本編輯公式80

8.防止編輯欄顯示公式80

9.解決SUM函數參數中的數量限制81

10.在絕對與相對單元引用之間切換81

11.快速查看所有工作表公式82

12.實現條件顯示82

五、數據分析和管理技巧83

1.管理加載宏83

2.在工作表之間使用超級連接84

3.快速鏈接網上的數據85

4.跨表操作數據86

5.查看EXCEL中相距較遠的兩列數據86

6.如何消除縮位后的計算誤差（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）87

7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算87

查詢88

9.在EXCEL中進行快速計算89

10.自動篩選前10個89

11.同時進行多個單元格的運算（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）90

12.讓EXCEL出現錯誤數據提示91

13.用“超級連接”快速跳轉到其它文件92

六、設置技巧92

1.定制菜單命令92

2.設置菜單分隔線93

3.備份自定義工具欄93

4.共享自定義工具欄94

5.使用單文檔界面快速切換工作簿94

6.自定義工具欄按鈕95

一、基本方法

1.快速選中全部工作表

右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，

在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”

命令即可（）。

2.快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運行Excel，可

以這樣操作:1.雙擊“我的電腦”圖標，進

入Windows目錄，依次打開“Start

MenuPrograms啟動”文件夾;2.打開

Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標

拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方

式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動

Windows就可快速啟動Excel了。如果

Windows系統已啟動，你可用以下方法快速

啟動Excel:方法一:單擊“開始→文檔”

命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:

用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序

拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當

前位置創建快捷方式”，以后啟動時只需雙

擊快捷方式即可。

3.快速刪除選定區域數據

如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖

動選定單元格區域的填充柄時，沒有將其拖

出選定區域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選

定區域中的部分或全部數據(即拖動過程中

變成灰色模糊的單元格區域，在釋放了鼠標

右鍵后其內容將被刪除)。

4.給單元格重新命名

Excel給每個單元格都有一個默認的名

字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表

示第四列、第三行的單元格。如果要將某單

元格重新命名，可以采用下面兩種方法:1.

只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就

會看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，

就可以輸入一個新的名字了。2.選中要命

名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”命

令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當前

工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確

定”按鈕即可（）。注意:在給單元格命名

時需注意名稱的第一個字符必須是字母或

漢字，它最多可包含255個字符，可以包含

大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不

能與單元格引用相同。

5.在Excel中選擇整個單元格范圍

在Excel中，如果想要快速選擇正在處

理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+

*”。注意:該命令將選擇整個列和列標題，

而不是該列表周圍的空白單元格——你將

得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命

令，全選命令將選擇工作表中的全部單元

格，包括那些你不打算使用的單元格。

6.快速移動/復制單元格

先選定單元格，然后移動鼠標指針到單

元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位

置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元

格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。

7.快速修改單元格式次序

在拖放選定的一個或多個單元格至新

位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單

元格內容的次序。方法為:選定單元格，按

下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，

直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操

作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變

成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變

成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操

作后，單元格間的次序即發生了變化。

8.徹底清除單元格內容

先選定單元格，然后按Delete鍵，這

時僅刪除了單元格內容，它的格式和批注還

保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:

選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊

“編輯→清除”命令，這時顯示“清除”菜

單（），選擇“全部”命令即可，當然你也

可以選擇刪除“格式”、“內容”或“批

注”中的任一個。

9.選擇單元格

選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠

標左鍵即可;選擇一個單元格區域，可選中

左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖

曳，直到需要的位置松開鼠標左鍵即可;若

要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域，在

選擇一個單元格區域后，可按住Ctrl鍵，

然后再選另一個區域即可;若要選擇整行

或整列，只需單擊行號或列標，這時該行或

該列第一個單元格將成為活動的單元格;

若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕，即

可選定整個工作表。

10.為工作表命名

為了便于記憶和查找，可以將Excel的

sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記

憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工

作表，單擊“格式→工作表→重命名”命

令，這時工作表的標簽上名字將被反白顯

示，然后在標簽上輸入新的表名即可。2.

雙擊當前工作表下部的名稱，如

“Sheet1”，再輸入新的名稱。

11.一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工

作簿:方法一打開工作簿(*.xls)所在的

文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠

標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將

它們全部選中，然后按右鍵單擊，選擇“打

開”命令，系統則啟動Excel2002，并將上

述選中的工作簿全部打開。方法二將需要

一次打開的多個工作簿文件復制到

C:WindowsApplication

DataMicrosoftExcelXLSTART文件夾中，

以后啟動Excel2002時，上述工作簿也同

時被全部打開。方法三啟動Excel2002，

單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對

話框，點擊“常規”標簽，在“啟動時打開

此項中的所有文件”后面的方框中輸入一

個文件夾的完整路徑(如d:Excel)，單擊

“確定”退出。然后將需要同時打開的工作

簿復制到上述文件夾中，以后當啟動Excel

2002時，上述文件夾中的所有文件(包括非

Excel格式的文檔)被全部打開。方法四在

Excel2002中，單擊“文件→打開”命令，

按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框

文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個

工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次

打開多個工作簿。方法五用上述方法，將

需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單

擊“文件→保存工作區”命令，打開“保存

工作區”對話框，取名保存。以后只要用

Excel2002打開該工作區文件，則包含在該

工作區中的所有工作簿即被同時打開。

12.快速切換工作簿

對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所

在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿

進行切換，可以使用“窗口”菜單。“窗

口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名

字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗

口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多

能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”

菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令，

選用該命令，則出現一個按字母順序列出所

有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊

其中需要的名字即可。

13.選定超級鏈接文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

如果需要在Excel中選定超級鏈接文本

而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，

單擊并按住可選定單元格。

14.快速查找

在執行查找操作之前，可以將查找區域

確定在某個單元格區域、整個工作表（可選

定此工作表內的任意一個單元格）或者工作

簿里的多個工作表范圍內。在輸入查找內容

時，可以使用問號（？）和星號（*）作為

通配符，以方便查找操作。問號（？）代表

一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。

需要注意的問題是，既然問號（？）和星號

（*）作為通配符使用，那么如何查找問號

（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符

前加上波浪號(～)就可以了。

15.修改默認文件保存路徑

啟動Excel2002，單擊“工具→選項”

命令，打開“選項”對話框，在“常規”標

簽中，將“高考600分能上什么大學 默認文件位置”方框中的內容修

改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后

新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，

系統打開“另存為”對話框后直接定位到

你指定的文件夾中。

16.指定打開的文件夾

我們可以指定打開文件的文件夾，方法

如下:單擊“開始→運行”，輸入regedit

命令，打開“注冊表編輯器”，展開

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft

Office10.0CommonOpen

FindPlacesUrDefinedPlaces，在下面

新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后在該主

鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是

“Name”和“Path”，值分別為“我的文

件”(可以隨意命名)和“d:mypath”(定

位文件夾的完整路徑)，關閉“注冊表編輯

器”，重啟電腦。以后在Excel2002中進

行“打開”操作時，打開對話框左側新添了

“我的文件”這一項目，點擊該項目，即可

進入“d:mypath”文件夾。

17.在多個Excel工作簿間快速切換

按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿

間切換。

18.快速獲取幫助

對于工具欄或屏幕區，按組合鍵

“Shift＋F1”，鼠標變成帶問號的箭頭，

用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出

一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信

息。

19.創建幫助文件的快捷方式

Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文

件，存放在安裝目錄

Office102052目錄中，單擊并拖拉此文件

到Windows快速啟動工具欄上。此后，不管

Excel是否在運行，而且也不用調用Office

助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這

個圖標將引出Excel幫助。

20.雙擊單元格某邊移動選定單元格

在工作表內移動選定單元格有一種快

捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一

邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即

要向下移動，就將鼠標指針放置于單元格的

底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置

于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針

變為白色箭頭的形狀，雙擊選擇單元格的某

邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的

單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單

元格，則將移動到連續最遠的空白單元格中;

如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則

將移動到連續最遠的非空白單元格中。

21.雙擊單元格某邊選取單元格區域

與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊

框的同時按下Shift鍵，根據此方向相鄰單

元格為空白單元格或非空白單元格選取從

這個單元格到最遠空白單元格或非空白單

元格的區域。

22.快速選定不連續單元格

按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加

選定”模式，此時工作簿下方的狀態欄中會

顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續

的單元格或單元格區域即可選定，而不必按

住Ctrl鍵不放。

23.根據條件選擇單元格

單擊“編輯→定位”命令，在打開的

“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，

根據你要選中區域的類型，在“定位條件”

對話框中選擇需要選中的單元格類型（），

例如“常量”、“公式”等，此時還可以復

選“數字”、“文本”等項目，單擊“確

定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選

中。

24.復制或移動單元格

把單元格從一個位置復制或移到另一

個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊“編

輯”菜單中的“剪切”或“復制”命令，選

定目標單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘

貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目

標單元格中了。

25.完全刪除Excel中的單元格

想將某單元格（包括該單元格的格式和

注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需

要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+-（減

號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動

的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后

留下的空間。

26.快速刪除空行

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，

你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做

非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實

現，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，

然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選

→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下

拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選

中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然后

按“確定”，所有的空行將被刪去。注意:

插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。

27.回車鍵的粘貼功能

回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還

有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，按下回

車鍵可以實現粘貼功能。注意:不要在有閃

動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區

域內的單元格間進行切換，此時你應該使用

Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。

28.快速關閉多個文件

按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單

擊“全部關閉”命令，可將當前打開的所有

文件快速關閉。

29.選定多個工作表

若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一

個表，按住Shift鍵，再單擊最后一個表的

標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，

依次單擊要選擇的每個表的標簽;若要選定

工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜

單中選擇“選定全部工作表”命令。

30.對多個工作表快速編輯

如果想一次操作多張相同的工作表，省

略以后的復制、粘貼操作，可采用以下方法。

按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標操作，

在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰

的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處

理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾

種:1.頁面設置，可快速對選中工作表設置

相同的頁面。2.輸入相同的數據，可快速

在多個工作表中輸入相同的數據。3.快速

操作，在多個工作表中進行一系列相同操

作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格

的合并撤銷等。4.輸入公式，快速輸入相

同的公式，進行公式汁算。

31.移動和復制工作表

不僅可以在一個工作簿里移動和復制

工作表，還可以把表移動或復制到其它工作

簿里。若要移動工作表，只需用鼠標單擊要

移動的表的標簽，然后拖到新的位置即可。

若要復制工作表，只需先選定工作表，按下

Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即可。當然，

用這種方法可以同時移動和復制幾個表。移

動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。

32.工作表的刪除

單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后

單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中

永久刪除。注意:“刪除工作表”命令是不

能還原的，刪除的工作表將不能被恢復。

33.快速選擇單元格

在選擇單元格(行，列)時，同時按住

Shift鍵可以選中連續的單元格(行、列)。

在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl

鍵可以選中不連續的單元格(行、列)。

34.快速選定Excel區域（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中，要想在工作簿中快速選定

某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角

單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想

選定的區域的右下角單元格即可。另外:按

住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰

的區域。事實上選定區域和順序無關，只

需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在

按下Shift的同時單擊對角單元格。

35.備份工件簿

單擊“文件→保存”命令，打開“另存

為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉

按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出的對

話框中，選中“生成備份”選項（），單擊

“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再

保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且

能直接打開使用。

36.自動打開工作簿

（微軟Office技巧大賽獲獎作品）我

們只要將某個需要自動打開的工作簿的快

捷方式放到C:PrograrnFilesMicrosoft

OfficeOffice10XLStart文件夾中，以后

每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作

簿。

37.快速瀏覽長工作簿

當你瀏覽一個有很長內容的表格時，按

下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工作表的

左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”

鍵可以跳到工作表含有數據部分的右下角。

另外，如果你選取了一些內容，那么你可以

通過重復按“Ctrl+.（句號）”在所選內容

的4個角單元格上按順時針方向移動。

38.快速刪除工作表中的空行

如果用戶想刪除Excel工作表中的空

行，一般的方法是需要將空行都找出來，然

后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不

方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空

行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，

在打開的工作表中單擊“插入→列”命令，

從而插入一新的列X，在X列中順序填入整

數，然后根據其他任何一列將表中的行排

序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所

有空行中X列的數據，以X列重新排序，然

后刪去X列。

39.繪制斜線表頭

一般情況下在Excel中制作表頭，都把

表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不

過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表

頭了。能不能在Excel中可以實現斜線表頭，

下面就是具體的方法:由于作為斜線表頭

的單元格都要比其他單元格大，所以首先將

表格中第一個單元大小調整好。然后單擊選

中單元格，單擊“格式→單元格”命令，彈

出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標

簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將

“文本控制”下面的“自動換行”復選框

選中()，再選擇“邊框”標簽，按下“外邊

框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面

的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角

線()，設置好后，單擊“確定”按鈕，這時

Excel的第一個單元格中將多出一個對角

線。現在雙擊第一單元格，進入編輯狀態，

并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著

將光標放在“項”字前面，連續按空格鍵，

使這4個字向后移動(因為我們在單元格屬

性中已經將文本控制設置為“自動換行”，

所以當“月份”兩字超過單元格時，將自動

換到下一行)。現在單擊表格中任何一處，

退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭

就完成了。

40.繪制斜線單元格

利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線

按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果

想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪

圖”工具，方法是:打開Excel的“繪圖”

工具，單擊“直線”按鈕，待光標變成小十

字后拖動光標，即可畫出需要的多條斜線。

只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或

縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然

按上面介紹的方法添加。當然，斜線單元格

的數據輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數

據在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再

添加空格即可將數據放到合適位置。

41.每次選定同一單元格

有時，為了測試某個公式，需要在某個

單元格內反復輸入多個測試值。但每次輸入

一個值后按下Enter鍵查看結果，活動單元

格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠

標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方

便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問

題會立刻迎刃而解，既能查看結果，當前單

元格也仍為活動單元格。

42.快速查找工作簿

你可以利用在工作表中的任何文字進

行搜尋，方法為:1.單擊工具欄中的“打

開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件

的全名或部分名，可以用通配符代替;2.在

“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文

字;3.單擊“開始查找”即可。

43.禁止復制隱藏行或列中的數據

如果你復制了包含隱藏列(或行)的一

個數據區域，然后把它粘貼到一個新的工作

表，那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。要

想避免這種情況，可以選取你要復制的數據

區域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊

“定位條件”按鈕，出現“定位條件”對話

框，選中“可見單元格”選項疑鄰偷斧 ，再復制和粘

貼這個選定區域就會得到你所希望的結果。

44.制作個性單元格

如果你的表格需要菱形、三角形之類的

特殊單元格，可用以下方法實現:先在單元

格內輸入數據，然后打開“繪圖”工具欄，

在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到

需要的圖形。單擊后光標變成一個小十字，

由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所

需形狀的單元格。如果單元格的內容被覆

蓋，可用鼠標右擊剛剛畫出的單元格，選擇

快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將

“設置自選圖形格式”和“顏色與線條”

選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉列表

下“無填充顏色”，“確定”后單元格內的

原有內容即會顯示出來。如果你將“屬性”

選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”

選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。

一、數據輸入和編輯技巧

45.在一個單元格內輸入多個值

我們有時需要在某個單元格內連續輸

入多個數值，以查看引用此單元格的其他單

元格的效果。但每次輸入一個值后按回車

鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非

常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標

選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠

標選定此單元格，此時，單元格周圍將出現

實線框，再輸入數據，敲回車鍵就不會移動

了。

46.增加工作簿的頁數

單擊“插入→工作表”命令，即可在底

部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最

多可以有255張工作表。

47.奇特的F4鍵

Excel中有一個快捷鍵的作用極其突

出，那就是F4鍵。作為“重復”鍵，F4鍵

可以重復前一次操作，在很多情況下起作

用，比如在工作表內加入或刪除一行，然后

移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一

行，根本不需要使用菜單。

48.將格式化文本導入Excel

1.在Windows“記事本”中輸入格式化

文本，每個數據項之間會被空格隔開，當然

你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。

輸入完成后，保存此文本文件并退出;2.在

Excel中打開剛才保存的文本文件，出現

“文本導入向導-3步驟之1”對話框，選擇

“分隔符號”，單擊“下一步”;3.在“文

本導人向導-3步驟之2”對話框中選擇文本

數據項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分

號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里

的幾個分隔符號選項應該單選。你在“預覽

分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單

擊“下一步”;4.在“文本導人向導-3步

驟之3”對話框中，你可以設置數據的類型，

一般不需改動，Excel自動設置為“常規”

格式。“常規”數據格式將數值轉換為數字

格式，日期值轉換為日期格式，其余數據轉

換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。

49.快速換行

我們在使用Excel制作表格時經常會遇

到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字

的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到

下一單元格，而不是換行，有一個簡便實用

的操作方法可以實現換行:在選定單元格輸

入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車

鍵”，即可輸入第二行內容，再按“Alt+回

車鍵”輸入第三行以此類推。

50.巧變文本為數字

在工作中，發現一些通過文本文件或其

它財務軟件的數據導入Excel中后居然是以

文本形式存在的(數字默認是右對齊，而文

本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格

式為數字也無濟于事。有一個辦法可以快速

地將這些文件轉變回數字:在空白的單元格

中填人數字1，然后選中這個單元格，執行

“復制”命令，然后再選中所要轉換的范

圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就

會發現它們都變為數字了。

51.在單元格中輸入0值

一般情況下，在Excel表格中輸入諸如

“05”、“4.00”之類數字后，只要光標一

移出該單元格，格中數字就會自動變成

“5”、“4”，Excel默認的這種做法讓人

使用非常不便，我們可以通過下面的方法來

避免出現這種情況:先選定要輸入諸如

“05”、“4.00”之類數字的單元格，鼠標

右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設置

單元格格式”，在接著出現的界面中選“數

字”標簽頁，在列表框中選擇“文本”，單

擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們

就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數

字了。

52.將數字設為文本格式

不論是否對含有數字的單元格應用了

文本格式，Excel都會將數字保存為數字數

據。若要使Excel將類似零件號碼的數字解

釋為文本，首先應將空白單元格設置成文本

格式，然后鍵入數字。如果已經輸入了數字，

那么也可以將它更改成文本形式。方法是:1.

選擇含有要設置成文本格式的數字單元格;

2.單擊“格式→單元格”命令，然后單擊

“數字”選項卡（）;3.在“分類”列表中，

單擊“文本”，然后再單擊“確定”;4.單

擊每個單元格，按F2鍵，然后再按Enter

鍵重新輸入數據。

53.快速進行單元格之間的切換（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中,可以用以下方法實現在一

個區域內的快速輸入而不用鼠標來進行單

元格之間的切換。方法如下:用鼠標圈定一

定區域后，按Tab鍵可使目標單元格向后移，

按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在

鍵盤上連續輸入一組數據而不需用鼠標，從

而提高輸入速度。提示:事實上，采用此方

法最大的好處是，在一行的最后一個單元

格，繼續按Tab，則可以轉到下一行開始的

單元格;在選定區域最后一行的最后一個單

元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第

一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數

據。

54.在同一單元格內連續輸入多個測試值

一般情況下，當我們在單元格內輸入內

容后按回車鍵，鼠標就會自動移到下一單元

格，如果我們需要在某個單元格內連續輸入

多個測試值以查看引用此單元格的其他單

元格的動態效果時，就需要進行以下操作:

單擊“工具→選項→編輯”，取消選中“按

Enter鍵后移動”選項（），從而實現在同

一單元格內輸人多個測試值。

55.輸入數字、文字、日期或時間

單擊需要輸入數據的單元格，鍵入數據

并按Enter或Tab鍵即可。如果是時間，用

斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例

如，可以鍵入9/5/96或Jun-96。如果按

12小時制輸入時間，請在時間數字后空一

格，并鍵入字母a(上午)或p(下午)，例

如，9:00p。否則，如果只輸入時間數字，

Excel將按AM(上午)處理。

56.快速輸入歐元符號

先按下Alt鍵，然后利用右面的數字鍵

盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個數字，松

開Alt鍵，就可以輸入歐元符號。

57.將單元格區域從公式轉換成數值

有時，你可能需要將某個單元格區域中

的公式轉換成數值，常規方法是使用“選擇

性粘貼”中的“數值”選項來轉換數據。其

實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的

單元格區域，按住鼠標右鍵將此區域沿任何

方向拖動一小段距離(不松開鼠標)，然后再

把它拖回去，在原來單元格區域的位置松開

鼠標(此時，單元格區域邊框變花了)，從

出現的快捷菜單中選擇“僅復制數值”。

58.快速輸入有序文本

如果你經常需要輸入一些有規律的序

列文本，如數字（1、2……）、日期（1日、

2日……）等，可以利用下面的方法來實現

其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、

第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素

（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元

格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細

十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），

按住鼠標左鍵向后（或向下）拖拉至需要填

入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，

則該序列的后續元素（如“丙、丁、

戊……”）依序自動填入相應的單元格中。

59.輸入有規律數字

有時需要輸入一些不是成自然遞增的

數值（如等比序列:2、4、8……），我們可

以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2

兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、

4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移

至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，

按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最

后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個

菜單（），選“等比序列”選項，則該序列

（2、4、8、16……）及其“單元格格式”

分別輸入相應的單元格中（如果選“等差序

列”，則輸入2、4、6、8……）。

60.巧妙輸入常用數據

有時我們需要輸入一些數據，如單位職

工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為

困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序

列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:

將職工姓名輸入連續的單元格中，并選中它

們，單擊“工具→選項”命令打開“選項”

對話框，選“自定義序列”標簽（），先后

按“導入”、“確定”按鈕。以后在任一單

元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第

一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該

職工后面的職工姓名快速填入后續的單元

格中。

61.快速輸入特殊符號

有時候我們在一張工作表中要多次輸

入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊

符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較

大的影響。這時我們可以用一次性替換的方

法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號

的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注

意:不能是表格中需要的字母），等表格制

作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開

“替換”對話框（），在“查找內容”下面

的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換

為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格

匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），

然后按“替換”按鈕一個一個替換，也可以

按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完

畢。

62.快速輸入相同文本

有時后面需要輸入的文本前面已經輸

入過了，可以采取快速復制（不是通常的

“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的

方法來完成輸入:1.如果需要在一些連續的

單元格中輸入同一文本（如“有限公司”），

我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后

用“填充柄”將其復制到后續的單元格中。

2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已

經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字符

時，系統會提示你，你只要直接按下Enter

鍵就可以把后續文本輸入。3.如果需要輸

入的文本和上一個單元格的文本相同，直接

按下“Ctrl＋D（或R）”鍵就可以完成輸入，

其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是

向右填充。4.如果多個單元格需要輸入同

樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，

用鼠標點擊需要輸入同樣文本的所有單元

格，然后輸入該文本，再按下

“Ctrl+Enter”鍵即可。

63.快速給數字加上單位

有時我們需要給輸入的數值加上單位

（如“立方米”等），少量的我們可以直接

輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得

太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自

動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注

意:僅限于數值），然后在按住Ctrl鍵的同

時，選取需要加同一單位的單元格，單擊

“格式→單元格”命令，打開“單元格格

式”對話框（），在“數字”標簽中，選中

“分類”下面的“自定義”選項，再在“類

型”下面的方框中輸入

“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，

單位（立方米）即一次性加到相應數值的后

面。

64.巧妙輸入位數較多的數字

大家知道，如果向Excel中輸入位數比

較多的數值（如身份證號碼），則系統會將

其轉為科學計數的格式，與我們的輸入原意

不相符，解決的方法是將該單元格中的數值

設置成“文本”格式。如果用命令的方法直

接去設置，也可以實現，但操作很慢。其實

我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面

加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是

在英文狀態下輸入）。

65.將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

有時需要將WPS／Word編輯過的表格轉

換成Excel工作表，可利用Excel的數據庫

操作、宏操作等功能進行分析、處理，轉換

方法非常簡單:1.啟動WPS／Word，打開WPS

／Word文檔，拖動鼠標，選擇整個表格，再

在“編輯”菜單中選擇“復制”命令;2.啟

動Excel，打開Excel工作表，單擊目標表

格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單

中選擇“粘貼”命令。注:若需將老版本的

WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用

WPS97／WPS2000／WPSOffice或Word打開，

再進行轉換。

66.取消單元格鏈接

將鏈接單元格格式更改為數值格式就

可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含

鏈接的單元格，然后單擊“復制”按鈕，保

持該格處于選中狀態，單擊鼠標右鍵選擇

“選擇性粘貼”命令選擇“數值”后單擊

“確定”，單元格內容就被單元格實際數值

替代，與其它源文件的鏈接就刪除了。

67.快速輸入拼音

選中已輸入漢字的單元格，然后單擊

“格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令，選

中的單元格會自動變高，再單擊“格式→拼

音信息→編輯”命令，即可在漢字上方輸入

拼音。單擊“格式→拼音信息→設置”命

令，可以修改漢字與拼音的對齊關系。

68.插入“√”

首先選擇要插入“√”的單元格，在字

體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a

或b，即在單元格中插入了“√”。

69.按小數點對齊

有以下兩種方法使數字按小數點對齊:

1.選中位數少的單元格，根據需要單擊格式

工具欄上的“增加小數位數”按鈕多次，將

不足位數補以0。2.選中位數少的單元格，

右鍵單擊選擇“設置單元格格式”命令，在

彈出的窗口中單擊“數字”標簽，選中“數

值”，在右面的“小數位數”中輸入需要

的），程序就會自動以0補足位數。同樣，

對于位數多的單元格，如果設置了較少的小

數位數，程序會自動去掉后面的數字。

70.對不同類型的單元格定義不同的輸入法

在一個工作表中，通常既有數字，又有

字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的

單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，

這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻

煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的

單元格，實現輸入法的自動切換:1.選擇需

要輸入漢字的單元格區域，單擊“數據→有

效性”命令，在“數據有效性”對話框中選

擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉

列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕（）;

2.同樣，選擇需要輸入字母或數字的單元格

區域，單擊“數據→有效性”命令，選擇

“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列

表中選擇“關閉(英文模式)”，單擊“確

定”按鈕。此后，當插入點處于不同的單

元格時，Excel會根據上述設置，自動在中

英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效

率。

71.在Excel中快速插入Word表格

1.打開Word表格所在的文件;2.打開

要處理Word表格的Excel文件，并調整好

兩窗口的位置，以便看見表格和要插入表格

的區域;3.選中Word中的表格;4.按住鼠

標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠

標左鍵將表格放在需要的位置即可。

72.設置單元格字體

選定要格式化的全部單元格或單個單

元格中的指定文本，單擊“格式→單元格”

命令，在“字體”框中，單擊所需字體，在

“字號”框中，單擊所需的字體大小即可

（）。另外，如果某一單元格中的少量數

據不可見，那么可減小這些數據字體的大

小，而不用調整列的寬度，以顯示單元格中

所有數據。

73.在一個單元格中顯示多行文字

選定要設置格式的單元格，單擊“格式

→單元格”命令，在打開的單元格格式對話

框中選中“對齊”選項卡下的“自動換

行”復選框（）即可。

74.將網頁上的數據引入到Excel表格

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏

覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。你

可以選中信息并復制它，然后將信息粘貼到

Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到

Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處

理任何基于網絡的表格數據會顯得非常簡

單并且異常快捷。在Excel2002中，你可

以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，

并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。

75.取消超級鏈接

下面介紹兩個方法，讓你方便地取消

Excel中的超級鏈接。1.如果正在輸入URL

或E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，

剛才輸入的內容會變成藍色，此時單擊智能

標記選擇“撤消超鏈接”命令即可。2.如

果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單

元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命

令即可。

76.編輯單元格內容

雙擊要鍵入數據的單元格，直接輸入數

據或對其中內容進行修改，完成后若要確認

所做的改動，按Enter鍵即可;若取消所做

的改動，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單

元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可

以在編輯欄中編輯單元格中的數據了。

77.設置單元格邊框

選擇要添加邊框的所有單元格，單擊

“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項

卡（），然后在“樣式”中選中所需的線型

樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏

色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確

定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選

定單元格的樣式，單擊“格式→單元格”命

令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預

置”下的“外邊框”和“內部”按鈕，邊

框應用于單元格的邊界，它會和文本旋轉同

樣的角度。

78.設置單元格文本對齊方式

選擇要設置文本對齊的單元格，單擊

“格式→單元格”命令，單擊“對齊”標

簽，然后根據需要設置文本對齊方式即可。

79.輸入公式

單擊將要在其中輸入公式的單元格，然

后鍵入＝(等號)，若單擊了“編輯公式”按

鈕或“粘貼函數”按鈕，Excel將插入一個

等號，接著輸入公式內容，按Enter鍵。

80.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel表格中輸入人名時為了美觀，

我們一般要在兩個字的人名中間空出一個

字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們

這里有更好的方法。我們以一列為例，將名

單輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格

→對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對

齊”，最后將列寬調整到最合適的寬度，整

齊美觀的名單就做好了。

81.隱藏單元格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

有時候，我們需要將單元格中所有值隱

藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單

元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇

“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇

“自定義”，然后將“類型”框中已有的代

碼刪除，鍵入“;;;”(3個分號)即可（）。

提示:你也許奇怪為什么會這樣，其實單元

格數字的自定義格式是由正數、負數、零和

文本4個部分組成。這4個部分用3個分號

分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在單

元格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示

了。

82.恢復隱藏列

通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，

然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項

可以恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有一

種快捷方法:將鼠標指針放置在列標的分割

線上，例如，若隱藏B列，則將鼠標指針放

置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移

動鼠標指針，直到鼠標指針從兩邊有箭頭的

單豎變為兩邊有箭頭的雙豎杠，此時拖動鼠

標就可以打開隱藏的列。

83.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲

獎作品）

在Excel中隱藏行或列,通常可以通

過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實

現,或者是選中行號或列標后通過鼠標右

鍵的快捷菜單來完成,對于分散的單元格

區域,可以這樣快速隱藏:快速隱藏選中

單元格所在行:“Ctrl+9”快速隱藏選中

單元格所在列:“Ctrl+0”取消行隱

藏:“Ctrl+Shift+9”取消行隱

藏:“Ctrl+Shift+0”

84.徹底隱藏單元格

在很多時候我們會將一些行或列的內

容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復

制包含隱藏行或列的區域，這樣隱藏的內容

就會在粘貼的新的工作表中出現，降低了隱

藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以

先選中要復制的區域，然后單擊“編輯→定

位”命令，在打開的對話框中點擊“定位條

件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見

單元格”選項），這樣就可以避免上面所發

生的情況了。

85.用下拉列表快速輸入數據

如果某些單元格區域中要輸入的數據

很有規律，如學歷(小學、初中、高中、中

專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術

員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，

你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就

可以設置下拉列表實現選擇輸入。具體方法

為:選取需要設置下拉列表的單元格區域，

單擊“數據→有效性”命令，從“數據有效

性”對話框中選擇“設置”選項卡，在“允

許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”

框中輸入我們設置下拉列表所需的數據序

列，如“技術員、助理工程師、工程師、高

級工程師”，并確保復選框“提供下拉箭

頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。

這樣在輸入數據的時候，就可以單擊單元格

右側的下拉箭頭選擇輸入數據，從而加快了

輸入速度。

86.快速輸入自定義短語

使用該功能可以把經常使用的文字定

義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動

更正”便會將它更換成所定義的文字。定義

“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具

→自動更正選項”命令，在彈出的“自動更

正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如

“電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換

的內容，如“電腦報編輯部”，單擊“添

加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單

擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦

報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸

到表格中。

87.設置單元格背景色

選擇要設置背景色的單元格，單擊“格

式→單元格”命令，然后單擊“圖案”選項

卡，要設置帶有圖案的背景色，請在“顏

色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖

案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色

即可。

88.快速在多個單元格中輸入相同公式

先選定一個區域，再鍵入公式，然后按

“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區域內的所

有單元格中輸入同一公式。

89.同時在多個單元格中輸入相同內容

選定需要輸入數據的單元格，單元格可

以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入

相應數據，按“Ctrl+Enter”鍵即可。

90.快速輸入日期和時間

當前日期選取一個單元格，并按

“Ctrl+;”當前時間選取一個單元格，并

按“Ctrl+Shift+;”當前日期和時間選

取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空

格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;”注意:當你

使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的

信息是靜態的。要想自動更新信息，你必須

使用TODAY和NOW函數。

91.將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間

如果你想要將一塊復制的單元格插入

到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行

或列——可以通過下面這個簡單的操作來

完成:選擇你將要復制的單元格，單擊編輯

菜單上的復制，在工作表上選擇將要放置被

復制單元格的區域，然后按下

“Ctrl+Shift++”，在插入對話框中單擊

周圍單元格的轉換方向，然后單擊“確

定”。現在，復制的單元格將插入到合適的

位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的信息。

92.在Excel中不丟掉列標題的顯示

你是否希望不論將Excel電子表格滾動

到哪里都能夠看到列標題？這里將介紹一

種使列標題總保持可見的方法:選擇緊鄰

列標題的下一行，單擊“窗口→凍結窗格”

命令，被凍結的列標題不會滾動，而且在你

移動工作簿的其他部分時，列標題會保持可

見。

93.查看與日期等效的序列數的值

Excel將所有的日期都作為序列數對

待，要查看與日期等效的序列數的值，通常

需要將包含日期的單元格格式更改為“常

規”格式。現在有一種快捷方法:選擇包含

日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上

的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號形狀的按

鈕)，Excel將會對選擇的單元格應用千位分

隔樣式顯示序列數。

94.快速復制單元格內容

選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英

文狀態下的單引號）”組合鍵，即可將上一

單元格的內容快速復制下來。

95.使用自定義序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel排序對話框中選擇主要關鍵

字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排

序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順

便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果

以前排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完

序后再轉置。自定義排序只應用于“主要

關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”

框中無法使用自定義排序。若要用自定義排

序對多個數據列排序，則可以逐列進行。例

如，要根據列A或列B進行排序，可先根據

列B排序，然后通過“排序選項”對話框確

定自定義排序次序，下一步就是根據列A排

序。

96.快速格式化Excel單元格

如果想要快速訪問Excel中的單元格格

式對話框，以更改諸如字樣、對齊方式或邊

框等，請先選擇需要格式化的單元格然后按

下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格

格式對話框”。

97.固定顯示某列

不少人在工作中用Excel做工資表時，

由于工資表項目很多，往往一行信息不能同

時顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動工資

輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解

決這個問題:首先在表格中單擊要凍結列的

右邊一列，然后單擊“窗口→凍結窗格”命

令即可。如果你想撤消此功能，點擊“窗

口”菜單，原來“凍結窗口”命令變成“撤

消窗口凍結”，單擊它即可。

98.在Excel中快常規思維 速編輯單元格

如果你希望使用鍵盤做每一件事，在

Excel電子表格中快速編輯數據將很困難，

因為你會發現自己想對單元格做改動時，經

常需要用到鼠標。其實你可以使用一個快捷

鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。

下面將教你怎么做:利用箭頭鍵選擇要編

輯的單元格，按下F2五年級畫 ，編輯單元格內容，編

輯完成后，按Enter鍵確認所做改動，或者

按ESC鍵取消改動。注意:這個技巧在

Excel編輯超級鏈接時非常方便，因為如果

當你使用鼠標點擊單元格的超級鏈接時將

自動打開Internet瀏覽器窗口，使用鍵盤

可以很容易地編輯超級鏈接。

99.使用自動填充快速復制公式和格式

想用一種無需輸入數字的簡單方法在

Excel中填充數字嗎？利用自動填充命令，

你可以快速向相鄰的單元格復制數據、公式

或格式。以下將說明具體的操作方法:選擇

希望復制的單元格，將光標移到選中單元格

的右下角，光標將變成一個黑色的+號，點

擊并按住鼠標右鍵不放，將光標拖過將要填

充的單元格，松開鼠標右鍵，鼠標右擊，在

出現的快捷菜單中單擊“以序列方式填

充”，這一技巧可以在創建電子表格時節省

大量時間。

100.為單元格添加批注

Excel為方便用戶及時記錄，提供了添

加批注的功能，當你給單元格進行注釋后，

只需將鼠標停留在單元格上，就可看到相應

的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批

注的單元格，單擊“插入→批注”命令，在

彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好

后單擊批注框外部的工作表區域即可。在添

加批注之后單元格的右上角會出現一個小

紅點，提示該單元格已被添加了批注。將鼠

標移到該單元格上就可以顯示批注。

101.數據自動輸入

在Excel中，數字、日期和時間等形式

的數據可以直接連續輸入。例如，當需要輸

入12/10/91～12/10/99這些連續的日期，

可以先在第一個單元格中輸入12/10/99，然

后用鼠標選中該單元格，接著再用鼠標直接

拖動單元格右下角的填充柄，按照需要水平

向右或者垂直向下移動，即可自動在相鄰的

單元格中填充12/10/91、

12/10/92……12/10/99數據。當然你也可以

單擊填充柄，選擇需要的序列方式（）。對

于數字而言，還可以實現等差數列和等比數

列的連續輸入。

102.在Excel中快速計算一個人的年齡

Excel中的DATEDIF()函數可以計算

兩單元格之間的年、月或日數。因此，這個

函數使得計算一個人的年齡變得容易了。

在一個空白工作表中的A1單元里輸入生日，

用斜線分隔年、月和日，在A2單元中輸入

type=DATEDIF(A1,TODAY(),"y")，然后按

Enter，這個人的年齡(以年表示)將被顯示

在A2單元中。

103.快速修改單元格次序

在實際操作的過程中，我們有時需要

快速修改單元格內容的次序，具體操作方法

為:首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤

上的Shift鍵，接著移動鼠標指針到單元格

邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖

放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處

會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時

會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完

成操作后，單元格間的次序即發生了變化。

104.將網頁上的數據引入到Excel表格中

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏

覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。在

Excel中，你可以像使用Excel工作表那樣

打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式

及編輯狀態。

一、圖形和圖表編輯技巧

105.在網上發布Excel生成的圖形

Excel的重要功能之一就是能快速方

便地將工作表數據生成柱狀、圓餅、折線等

分析圖形。要想在Web發布這類以及用于報

表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具→選

項”命令，在“常規”中選擇“Web選項”，

選擇是否采用便攜網絡圖形格式(PNG)存儲

文件，以加快下載速度和減少磁存儲空間，

但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器

支持，并非對所有瀏覽器都合適。如果未選

擇PNG圖形格式，Excel會自動選擇并轉換

為GIF、JPG格式文件，并創建名為“文件

名files”的子文件夾來保存轉換過的圖

形。例如，如果文件名為“”，則

Excel將創建名為“dog/files”的子文件

夾。Excel也會支持文件指定文件名，例如

“”和“等。若在

Web發布時選中圖表的“選擇交互”選項

框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形

與表格數據互動的功能，即頁面中顯示數據

表格和對應分析圖形，用戶如果改變表格中

的數據，則對應圖形隨之發生改變。但要注

意的是，這一交互并不能刷新存放在服務器

端的數據表數據，如果你需要刷新或修改服

務器端的數據，則須利用VB等編制腳本程

序。

106.創建圖表連接符

當你繪制了一些基本圖表以后，經常

需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說

明圖表中的關系。Excel2002提供了真正的

圖表連接符，這些線條在基本形狀的預設位

置保持連接，當你移動基本形狀時，連接符

與它們一起移動，而不需要你手工繪制它

們。要創建連接符，可按以下步驟進行:首

先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工

具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接

符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標

指針將變成帶有4條放射線的方形，當鼠標

停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接

點將變成邊界上彩色的點，單擊希望連接符

連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復

這個過程。

107.將Excel單元格轉換成圖片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些單元格區域轉換

成圖片形式，可先選中要進行轉換的單元格

區域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯→復

制圖片”命令，在彈出的“復制圖片”對話

框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效

果”兩種顯示方式（圖1），如果選擇“如

屏幕所示”，還可以進一步選擇“圖片”和

“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所

示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按

鈕。然后進入Word中，單擊“編輯→粘貼”

命令，即可將選中的Excel單元格區域以圖

片形式粘貼過來。如果用戶沒用添加表格

框線，那么選擇“如打印效果”后，在進行

“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果

選擇“如屏幕所示”選項，“粘貼圖片”操

作后，圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。

108.將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段內容以圖片

形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟

進行:首先在Word中選中要復制的內容，然

后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel中，

按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命

令，即可將剛才復制的內容以圖片格式插入

到Excel表格中，而且在該圖片上雙擊，還

可進行文字修改。利用這種方法也可以把

“記事本”等其他程序中的內容以圖片格

式粘貼到Excel中。

109.將Word中的內容作為圖片鏈接插入Excel表格中

首先在Word中選中要復制的內容，然

后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel中，

按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼鏈接圖

片”命令可將選中內容作為一個圖片鏈接

插入Excel中。

110.在獨立的窗口中處理內嵌式圖表

在某些情況下，你可能希望在獨立的

窗口中處理內嵌式圖表，例如，一個圖表比

工作表窗口要大的話，那么在它自己的窗口

中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口

中處理圖表，可在圖表區單擊鼠標右鍵，并

從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。

111.在圖表中顯示隱藏數據

通常，Excel不對隱藏單元格的數據制

圖。但是，你也許不希望隱藏的數據從圖表

中消失，可以這樣操作:首先激活圖表，單

擊“工具→選項→圖表”，在“圖表”標簽

中取消選擇“只繪制可見單元格數據”復

選框（）。要注意的是，“只繪制可見單元

格數據”只適用于激活的圖表，因此，你在

進行這個操作之前，必須激活圖表，否則

“只繪制可見單元格數據”選項是不可選

的。

112.在圖表中增加文本框

只要你愿意，你可以在圖表中的任何地

方增加能夠移動的文本內容(不限于標題)。

方法為:選定圖表除標題或數據系列外的任

何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內容，接

著按回車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含

鍵入內容的文本框，你可以把它移到任何地

方并根據自己的喜好進行格式化。

113.建立文本與圖表文本框的鏈接

在工作表的空白單元格內輸入要鏈接

的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號，

然后單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按

回車鍵，該文本就出現在圖表中的某個位置

上了。這樣，不管什么時候工作表單元格內

的文本發生變化時，圖表內的文本也隨著改

變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本

框，就很難再用鼠標選中該文本框進一步地

修改，此時你可以使用我們前面介紹過的圖

表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動選擇圖

表元素。

114.給圖表增加新數據系列

有時我們需要對已創建好的圖表增加

新的數據系列，雖然你可以重新創建包含新

數據系列的圖表，但對已經存在的圖表增加

新數據系列顯得更為簡單、方便。方法一:

使用“數據源”對話框激活圖表，單擊

“圖表→源數據→系列”，單擊“添加”按

鈕，在“名稱”欄中指定數據系列的名稱，

在“值”欄中指定新的數據系列，單擊“確

定”按鈕即可（）。方法二:使用“選擇學生會活動策劃 性

粘貼”對話框選擇要增加的數據系列并將

其復制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊

“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出

現“選擇性粘貼”對話框，選擇添加單元格

為“新系列”，并選擇合適的數值軸，然后

單擊“確定”按鈕即可。方法三:拖動鼠標

法選擇要增加為新數據系列的單元格區

域，鼠標指針指向區域的邊框，把它拖到圖

表中。當你松開鼠標按鈕的時候，圖表中就

增加了新的數據系列。注意:這一方法僅對

內嵌式圖表起作用。方法四:使用“添加數

據”對話框激活圖表，單擊“圖表→添加

數據”命令，然后選擇要增加為新數據系列

的單元格區域，單擊“確定”按鈕即可。

115.快速修改圖表元素的格式

通常，我們通過使用“格式”菜單或者

選定圖表元素后單擊鼠標右鍵，從快捷菜單

中選擇“格式”命令來對圖表元素進行格

式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素，

將會調出此圖表元素的格式對話框。根據選

擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。

116.創建復合圖表

復合圖表指的是由不同圖表類型的系

列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同

時顯示折線圖和柱形圖。創建一個復合圖表

只需簡單地將一個或一個以上的數據系列

轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個

數據系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，

然后選擇你所要應用到數據系列上的圖表

類型，單擊“確定”按鈕即可。

117.對度量不同的數據系列使用不同坐標軸

有時，你需要繪制度量完全不同的數

據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那么很

可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每

個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標

軸。要為某個數據系列指定一個輔助坐標

軸，首先要選定圖表中的這個數據系列，按

右鍵彈出快捷萊單，單擊“數據系列格式→

坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。

118.將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型

Excel中提供了一些自定義圖表類型。

其實，你可以將自己創建的圖表設置為自定

義圖表類型，以便以后使用。具體方法為:

創建要設置為自定義圖表類型的圖表，直到

你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖

表類型→自定義類型”，選擇“自定義”選

項，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一

個列表。單擊“添加”按鈕，將會出現“添

加自定義圖表類型”對話框，為你的圖表類

型輸入一個名稱和簡短的說明，然后單擊

“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就

被加入到列表中了。

119.復制自定義圖表類型

如果你希望將你定制的自定義圖表類

型復制到其他電腦中，只需要簡單地把

C:WindowsApplicationDataMicrosoft

Excel文件夾中的文件復制

到其他機器的同樣文件夾中即可。

120.旋轉三維圖表

你可以非常靈活地旋轉調節三維圖表

的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。方

法一:使用“設置三維視圖格式”對話框

激活三維圖表，單擊“圖表→設置三維視圖

格式”命令，選擇合適的控制命令或數據來

旋轉和進行透視改變（）。方法二:使用鼠

標實時拖動“角點”旋轉圖表點擊圖表，

圖表邊角出現黑色的控制點(稱為“角

點”)。你可以拖動一個角點，旋轉圖表的

三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被

完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→

設置三維視圖格式”命令，單擊“默認值”

按鈕，恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉

三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl

鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得

更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。

121.拖動圖表數據點改變工作表中的數值

選擇圖表數據系列中的一個數據點，

然后按照數值增大或減少的方向拖動數據

點，你會發現工作表中的相應數值隨著圖中

數據點的新位置改變而改變。如果你知道一

個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數

值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的

是，這種方法在大多數情況下是危險的，因

為你可能在不經意間更改了不應該更改的

數值。

122.把圖片合并進你的圖表

Excel能很容易地把一個圖案、圖形文

件作為組成元素合并到圖表中。方法一:使

用“圖案”對話框雙擊某個數據系列，選

擇“圖案”標簽，單擊“填充效果”按鈕，

在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標

簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使

用的圖形文件即可。方法二:使用剪貼板

將圖像復制到剪貼板上，激活圖表，選擇數

據系列或數據系列中的一個數據點，再單擊

“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要

調用的圖像不在文件中的時候，只要圖像可

以復制到剪貼板上，則這種方法就可行。方

法三:使用鏈接圖片我們知道，圖表中可以

使用數據表。如果你覺得圖表中的數據表不

是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表

代替數據表。下面是具體的操作方法:創建

好圖表，并將數據表使用的單元格區域按你

的需要進行格式化。選定需要的單元格區

域，按住Shift鍵，單擊“編輯→復制圖片”

命令，出現一個“復制圖片”對話框，單擊

“確定”接受默認選項。這樣，選定的單元

格區域就作為一個圖片復制到剪貼板中了。

激活圖表，將剪貼板中的內容粘貼到圖表。

此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，

還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈

接的單元格區域(或直接用鼠標選擇)。這

樣，粘貼的圖片就變成與工作表數據區域鏈

接的圖片，對于工作表單元格區域中的任何

改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。

123.用圖形美化工作表

我們在制作Excel工作表時，呆板的

橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。

如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引

人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下

“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖

形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此

圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯

欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，

然后回車。這樣，鏈接單元格的內容將會出

現在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內

容變動時，圖案上的數據也會跟著反映出變

動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒

目的話，你可以用鼠標雙擊圖形，打開“設

置自選圖形格式”對話框。在這個對話框

中，你可以改變目前所使用的格式，例如調

整文字水平或垂直的位置、改變字體和字

形、增加文字色彩等。

124.讓文本框與工作表網格線合二為一

在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”

按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，

就能保證文本框的邊界與工作表網格線重

合。

125.快速創建默認圖表

我們知道，創建圖表一般使用“圖表向

導”分4個步驟來完成，在每個步驟中你可

以根據需要調整各個選項的設置。其實，如

果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格

式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的

方法:打開包含用來制作圖表數據的工作

表，選取用來制作圖表的數據區域，然后按

F11鍵即可快速創建圖表，圖表存放在新工

作表圖表中，它是一個二維柱形圖。

126.快速創建內嵌式圖表

在工作表中選取用來制作圖表的數據

區域，然后單擊“默認圖表”按鈕即可，不

過，一般缺省時，“默認圖表”工具按鈕不

會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法

把“默認圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具

→自定義→命令”，在“類別”列表中選擇

“制作圖表”，并在“命令”列表中找到

“默認圖表”，用鼠標將它拖到屏幕上工具

欄中適當的位置即可。

127.改變默認圖表類型

Excel的默認圖表類型是二維柱形圖

連同一個淺灰色區域、一個在右邊的圖例以

及水平網格線。如果你不喜歡政治面貌代碼 這種默認圖表

類型，可以通過以下方法來改變它:單擊

“圖表→圖表類型”命令，選擇一個你想作

為默認值的圖表類型(它可以是標準類型或

自定義類型中的一種)，然后單擊“設置為

默認圖表”按鈕，確認即可。如果你需要創

建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這

種改變默認圖表類型的方法來提高你的效

率。

128.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表

你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作

表圖表，方法是:選擇你已創建的圖表，可

以看到Excel的“數據”菜單變為“圖表”

菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現“圖

表位置”對話框，你可以在“作為新工作表

插入”和“作為其中的對象插入”兩者之

間作出選擇（圖5），同時選擇一個工作表。

這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇

的方式移動圖表到指定的工作表中。

129.利用圖表工具欄快速設置圖表

通常，我們使用“圖表”菜單中的命令

來對圖表進行適當的設置。其實，我們可以

用鼠標右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出

現的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活

了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表

對象”、“圖表區格式”、“圖表類型”、

“圖例”、“數據表”、“按行”、“按

列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排”

等按鈕（圖6），當然你還可以通過自定義

的方法將“默認圖表”等其他一些制作圖

表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表

工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速

度更快。

130.快速選取圖表元素

圖表創建好以后，我們還需要對某些圖

表元素進行編輯和格式化。圖表區包括整個

圖表和它的全部元素，當你選取圖表區后，

你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單

個的圖表對象，首先必須選取該對象，然后

更改其屬性。通過把鼠標指向某一特定圖表

對象來選取該對象，可能會很困難，特別是

在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在

這種情況下，我們一般可以使用位于“圖

表”工具欄上左側的“圖表對象”下拉列

表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就

等于在當前圖表中選取了那個項目。其實，

還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表

的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵

快速、連續地移向同一圖表中的其它部分。

使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的

圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連

續地選取圖表每一個可以選取的元素，包括

每一個數據系列中的單個數據點，以及圖例

中的彩色圖例符號和文本條目。

131.通過一次按鍵創建一個Excel圖表

這是一個非常老套的Excel竅門。要

想使用鍵盤快速創建一個圖表，選擇你需要

繪制的數據并按下F11鍵。Excel將自動為

你創建圖表。另外，在選好單元格后按下

“Alt+F1”，你將得到相同的結果。

132.繪制平直直線

在Excel繪制直線時是不是很難？其

實，在應用直線繪制工具時，只要按下Shift

鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，

按下Shift鍵繪制矩形即變為正方形、繪制

橢圓形即變為圓形。

一、函數和公式編輯技巧

133.巧用IF函數清除Excel工作表中的0

有時引用的單元格區域內沒有數據，

Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使

得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣

才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函

數可以有效地解決這個問題。IF函數是使

用比較廣泛的一個函數，它可以對數值的公

式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據

邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達

式

為:IF(logical_test,value_if_true,valu

e_if_fal)，logical_test表示計算結果

為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如

A1>=100就是一個邏輯表達式，如果A1單元

格中的值大于等于100時，表達式結果即為

TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表

示當logical_test為真時返回的值，也可

是公式;value_if_fal表示當

logical_test為假時返回的值或其他公式。

所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，

SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果

單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，

區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。

反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求

和為假，那么存放計算結果的單元格顯示為

一個空白單元格。

134.批量求和

對數字求和是經常遇到的操作，除傳統

的輸入求和公式并復制外，對于連續區域求

和可以采取如下方法:假定求和的連續區域

為mn的矩陣型，并且此區域的右邊一列

和下面一行為空白，用鼠標將此區域選中并

包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同

時選中，單擊“常用”工具條上的“”圖

標，則在選中區域的右邊一列或下面一行自

動生成求和公式，并且系統能自動識別選中

區域中的非數值型單元格，求和公式不會產

生錯誤。

135.對相鄰單元格的數據求和

如果要將單元格B2至B5的數據之和

填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格

B6，輸入“=”，再雙擊常用工具欄中的求

和符號“∑”;接著用鼠標單擊單元格B2并

一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這

時在編輯欄和B6中可以看到公

“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√”

（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。

此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數

據，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。

同樣的，如果要將單元格B2至D2的數據之

和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，

但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格

(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對

話框中的“水平對齊”中選擇“常規”方

式,這樣在單元格內顯示的公式不會影響

到旁邊的單元格。如果還要將C2至C5、D2

至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6

和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復

制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式

的單元格B6，單擊常用工具欄中的“復制”

圖標，再選中C6到E6這一區域，單擊“粘

貼”圖標即可將B6中已建立的公式相對復

制到C6、D6和E6中。

136.對不相鄰單元格的數據求和

假如要將單元格B2、C5和D4中的數據

之和填入E6中，操作如下:先選定單元格

E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和

符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入

“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，

這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum

（B2，C5，D4）”，確認后公式即建立完畢。

137.利用公式來設置加權平均

加權平均在財務核算和統計工作中經

常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是

要理解加權平均值其實就是總量值（如金

額）除以總數量得出的單位平均值，而不是

簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到

的那個單位值。在Excel中可設置公式解決

（其實就是一個除法算式），分母是各個量

值之和，分子是相應的各個數量之和，它的

結果就是這些量值的加權平均值。

138.自動求和

在老一些的Excel版本中，自動求和特

性雖然使用方便，但功能有限。在Excel

2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的

公式列表，這些公式都可以添加到你的工作

表中。借助這個功能更強大的自動求和函

數，你可以快速計算所選中單元格的平均

值，在一組值中查找最小值或最大值以及更

多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單

元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，

單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭

頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。

139.用記事本編輯公式

在工作表中編輯公式時，需要不斷查

看行列的坐標，當編輯的公式很長時，編輯

欄所占據的屏幕面積越來越大，正好將列坐

標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用

其它方法來編輯公式呢？打開記事本，在

里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限

制，還有滾動條,其結果又是純文本格式，

可以在編輯后直接粘貼到對應的單元格中

而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。

140.防止編輯欄顯示公式

有時，你可能不希望讓其他用戶看到你

的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在

編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公

式，可按以下方法設置:右擊要隱藏公式的

單元格區域，從快捷菜單中選擇“設置單元

格格式”，單擊“保護”選項卡，選中“鎖

定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→

保護→保護工作表”命令，選取“內容”，

單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或

單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公

式。

141.解決SUM函數參數中的數量限制

Excel中SUM函數的參數不得超過30

個，假如我們需要用SUM函數計算50個單

元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、……、

A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，

A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不

行的，Excel會提示“太多參數”。其實，

我們只需使用雙組括號的SUM函

數;SUM((A2，A4，A6，……，A96，A98，

A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數

和其他擁有可變參數的函數的引用區域數。

142.在絕對與相對單元引用之間切換

當你在Excel中創建一個公式時，該公

式可以使用相對單元引用，即相對于公式所

在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引

用，引用特定位置上的單元。公式還可以混

合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由

$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B

列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用

下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引

用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。

操作方法是:選中包含公式的單元格，在公

式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切

換。

143.快速查看所有工作表公式

只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示

出工作表中的所有公式，包括Excel用來存

放日期的序列值。操作方法如下:要想在顯

示單元格值或單元格公式之間來回切換，只

需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一

鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位于“1”

鍵的左側）。

144.實現條件顯示

統計學生成績時，希望輸入60以下的

分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的

分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，不

妨稱之為“條件顯示”，用IF函數可以實

現。假設分數在B3單元格中，要將等級顯

示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入

以下公式實現不同的等級:

=if(b3<=60,“不及格”，“及格”)分

“不及格”和“及格”2個等級

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及

格”，“優秀”))分3個等級

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及

格”，if(b3<90,“良好”，“優秀”)))

分為4個等級注意:符號為半角，IF與括弧

之間不能有空格，而且最多嵌套7層。

一、數據分析和管理技巧

145.管理加載宏

Excel包括各種特殊作用的加載宏，它

們使用自定義的函數、向導、對話框和其他

工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況

下，每個加載宏都配置為在第一次使用時安

裝，也就是說在第一次需要某個加載宏時，

都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的

事。為了避免這種情況，你可以一次性將以

后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它

們。單擊“工具→加載宏”，出現“加載

宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏，

如“分析工具庫”、“規劃求解”、“條件

求和向導”等，單擊“確定”，Excel會提

示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現在安

裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光

盤完成安裝。不要在每次啟動Excel時加

載每個加載宏，因為這樣將減慢啟動過程，

而且每個加載宏都占用了大量的內存。建議

你將“自動保存”加載，井設置適當的“自

動保存時間間隔”，這樣在Excel使用過程

中能自動創建備份文件，避免了掉電時丟失

尚未保存的文件內容。

146.在工作表之間使用超級連接

首先需要在被引用的其他工作表中相

應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插

入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以

先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到

文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路

徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設

置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏

覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使

用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文

本的任意位置，即可實現Excel自動打開目

標工作表并轉到相應的位置處。

147.快速鏈接網上的數據

你可以用以下方法快速建立與網上工

作簿數據的鏈接:1.打開Internet上含有

需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數

據，然后單擊“編輯→復制”命令;2.打開

需要創建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數

據的區域中，單擊左上角單元格;3.單擊

“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘

貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即

可。若你想在創建鏈接時不打開Internet

工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后

鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，

如:=/[]。

148.跨表操作數據

設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3

的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格

的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元

格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的

內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以

下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊

60％。

149.查看Excel中相距較遠的兩列數據

在Excel中，若要將距離較遠的兩列

數據(如A列與Z列)進行對比，只能不停地

移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這

樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面

這個小技巧，你可以將一個數據表“變”成

兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。把鼠

標指針移到工作表底部水平滾動條右側的

小塊上，鼠標指針便會變成一個雙向的光

標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會

發現整個工作表被一分為二，出現了兩個數

據框，而其中的都是當前工作表內的內容。

這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列數

據，另一個數據框中顯示Z列數據，從而可

以進行輕松的比較。

150.如何消除縮位后的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作

品）

有時我們輸入的數字是小數點后兩位

數，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯

示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解

決方法是:單擊“工具→選項→重新計

算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計

算結果就沒有誤差了。事實上并不是計算

上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用

本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問

題，但同時會改變數值的精度，在使用前

Excel會給你一個警告。

151.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算

如果某Excel工作表中有大量數字格式

的數據，并且你希望將所有數字取負，請使

用選擇性粘貼命令，操作方法如下:在一個

空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并

點擊“編輯→復制”命令，選擇目標單元

格。點擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中

粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊“確

定”，所有數字將與-1相乘。你也可以使用

該方法將單元格中的數值縮小1000或更大

倍數。

查詢

保持Excel工作表總是最新Web頁上

經常包含適合在Excel中進行分析的信息，

例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上

獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經

常更新信息就必須借助Web頁上的最新信

息。現在Excel2002可以用可刷新Web查

詢簡化這個任務來創建新的可刷新Web查

詢，方法如下:在瀏覽器中瀏覽要查詢數據

的Web頁，把數據復制并粘貼到Excel工作

表中。在粘貼的數據下方將出現一個粘貼選

項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的

箭頭，再單擊創建可刷新的Web查詢，在新

建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數

據表前面的黃色箭頭，單擊導入。在Excel

中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新

方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據

區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想要

的選項的復選框。注意:當你從Web站點獲

取數據時，可能會丟失一些格式或內容，像

腳本、gif圖像或單個單元中的數據列表。

153.在Excel中進行快速計算

查看一系列單元格的最大值的操作方

法:選擇你感興趣的單元格，你將看到所選

單元格的總和顯示在狀態欄中。狀態欄就是

工作表窗口下方的水平區域。如果沒有出現

狀態欄，單擊視圖菜單中的狀態欄，鼠標右

擊狀態欄，然后單擊最大值，現在你就可以

在狀態欄中看到最大值了。該方法可以計算

選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，

你還可使用該方法計算包含數字的單元格

的數量（選擇計數值），或者計算已填充單

元格的數量（選擇計數）。

154.自動篩選前10個

有時你可能想對數值字段使用自動篩

選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小

值，解決的方法是使用“前10個”自動篩

選。當你在自動篩選的數值字段下拉列表中

選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩

選前10個”對話框，這里所謂“前10個”

是一個一般術語，并不僅局限于前10個，

你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，

比如根據需要選擇8個、12個等。

155.同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作

品）

如果我們現在有多個單元格的數據要

和一個數據進行加減乘除運算，那么一個一

個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘

貼”功能就可以實現同時運算。下面我們一

起來看一個實例。我們要將C1、C4、C5、

D3、E11單元格數據都加上25，那么可以這

樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，

選中這個單元格后點擊鼠標右鍵選擇“復

制”。然后按住Ctrl鍵依次點擊C1、C4、

C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。

接下來點擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”，

在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運算”

框內的“加”選項，點擊“確定”。現在我

們可以看到，這些單元格中的數據都同時被

加上了25。

156.讓Excel出現錯誤數據提示

Excel除了可以對單元格或單元格區

域設置數據有效性條件并進行檢查外，還可

以在用戶選擇單元格或單元格區域時顯示

幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了

非法數據時提示“錯誤警告”。選取單元

格或單元格區域，單擊“數據→有效性”命

令，單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定

單元格時顯示輸入信息”復選框，輸入標

題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應

輸入負數！”（），單擊“確定”按鈕。此

后，再選定那些單元格或單元格區域時，

Excel將自動提示上述信息。另外，你還可

以對設置了有效性條件檢查的單元格或單

元格區域，再設置“出錯警告”信息，方法

是:選取單元格或單元格區域，單擊“數據

→有效性”命令，單擊“出錯警告”選項

卡，選定“輸入無效數據時顯示出錯警告”

復選框（），選擇警告樣式，輸入標題如“警

告”，輸入出錯信息如“不能輸入正數！”，

然后單擊“確定”按鈕即可。此后，如果你

在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警

告你“不能輸入正數!”

157.用“超級連接”快速跳轉到其它文件

用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分

方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標

指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后

單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子

位置上去，看完后若要返回，只需單擊

“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

一、設置技巧

158.定制菜單命令

你可以根據自己的要求來定制選項菜

單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開

其中的“命令”選項卡（），在左側的“類

別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是

增加菜單命令，你只需在右側的“命令”格

內進行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單

自動打開并出現一黑線后，將其插入黑線指

示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可。如

果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要

刪除的命令，按下鼠標左鍵將它拖至圖中的

“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的

情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”

命令即可。

159.設置菜單分隔線

Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果

你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分

隔線。方法是:按住Alt鍵后拖動菜單。如

果拖動方向為增大菜單間距，則自動在中間

添加分隔線;如果拖動方向為減小菜單間

距，則自動去掉中間的分隔線。

160.備份自定義工具欄

在C:＼Windows＼ApplicationData

＼Microsoft＼Excel文件夾中有個

Excel10．xlb文件，這個文件保存了你的自

定義工具欄和其他屏幕位置上每一個可見

的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設置

好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個

不同的名字，以備隨時載入，恢復你的工具

欄。

161.共享自定義工具欄

如果你建立了一個自定義工具欄并希

望和其他人一起分享的話，你可以將它“附

加”到一個工作簿中。單擊“工具→自定義

→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊

“附加”按鈕（），出現“附加工具欄”對

話框，單擊“復制”按鈕，即可將工具欄添

加到一個工作簿中。

162.使用單文檔界面快速切換工作簿

Excel2002采用了單文檔界面，每打

開一個工作簿，都會在任務欄中顯示出來。

因此，你可以通過單擊任務欄上的名稱來快

速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選

擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel2002

沒有此項功能，可按以下方法設置:單擊

“工具→選項”命令，單擊“視圖”選項

卡，選中“任務欄中的窗口”復選框（），

單擊“確定”按鈕即可。

163.自定義工具欄按鈕

單擊“工具→自定義”命令，打開“自

定義”對話框使Excel處于自定義模式，這

時你可以用鼠標右鍵單擊工具欄上的按鈕

圖標，彈出快捷菜單，利用這個快捷萊單，

我們可以完成好多自定義工作。1.使用

“命名”改變工具按鈕的名稱;2.使用“復

制按鈕圖像”可以將按鈕的圖標復制到剪

貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘

貼到另一個按鈕上;3.使用“編輯按鈕圖

像”來調用按鈕編。