中文郵件格式

發郵件的格式匯總

發郵件的禮儀匯總---讓優秀成為習慣

一、關于主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主

題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩

急，分別處理。

1.一張嘉佳語錄 定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注

明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王

先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注

意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。

8.最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文

卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件

是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、

ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則

應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵

件門”就是深刻的教訓！

正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持

你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再

發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫

檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否

有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些

信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，新年賀歲詞 影

響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。

如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實

需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－:)

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下

載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件

人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華

人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區

可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給

他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，

而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五

號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字蠟樣芽胞桿菌 號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過

小，費神又傷眼睛。

六、結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的

朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、

電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將

一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司

的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過

于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，

靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。

字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧

1.及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這

是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集

中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，

我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記

住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響

工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。

不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避

免再反復交流，浪費資源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已

知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說

不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時

并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，

這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小

結，刪減瘦身，突出有用信息。

5．要區分Reply和ReplyAll（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；

不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單

獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論

好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在

文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需動”、“僅供參考，無需回復”。

八、正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然

如果CC的人有建議，當然可以回E狗英文怎么讀 mail。

3.而BCC作為當代大學生 是秘送，即收信人是不知歡度春節 道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非

常規場合。

，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則

比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于

提升你的形象!

5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6.轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。

除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外

部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要

將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

不發送垃圾郵件或者附加特殊土豆泥餅 鏈接。