會議服務工作流程(主管以上人員培訓用)

會議服務工作流程

一、會場布置

1 、到會議室使用通知后，應首先明確客人需要提供的服務項目， 如

會議室的使用時間，使用次數、人數、單位、何人參加，有無會標、 席

位牌，是否擺放鮮花水果，話筒的個數，是否擺放投影儀、投影幕、 板

書用具（白板、板擦、白板筆）以及會議聯系人落實看會場的時間 等。

2 、會議室服務人員按會議聯系人預約看會場時間，提前半天安 排服

務員按照要求布置好會場，開窗透氣，擺放會議所需物品（茶葉、 水杯、

托盤、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等）。

3 、檢查會議室燈具、桌椅、空調、音響等設施設備的完好。地 面、

四周墻裙、門窗做到無損壞、無灰塵。如有損壞及時報修，并督 促工程

維修人員，檢查維修結果，保證設施完好率達到百分百。

5、按要求粘好會標，保證協調美觀。

6 、投影設備、板書器材等應首先征得會議負責人的同意進行適 當擺

放，所需用具應完備、易取用。提供良好穩定的電源。幫助調試 投影設

備和客人攜帶的媒體工具。

7、檢查并準備好音響及話筒視頻追蹤等設備，并調試音響、話 筒到適

當音量，話筒高度一致。

8 、席位牌由商務中心接待員核對好后，提前放在會議室，由會 議組

織者安排擺放。

9、在圓桌上擺放好香巾碟。擺放好紙筆，要求將紙擺放在距下 桌沿5

厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角。

10 、最后一次檢查臺面是否整潔；各種用具是否干凈、齊全，擺 放符

合要求。

二、會前準備

1 、會前準備務必在接到開會通知的時間半小時前進行。會議服 務員

應將手機調至振動或關機。

2 、根據會議人數，在茶水間準備好相應數量的茶杯，并放置適 量茶

葉，準備好干凈保溫的開水瓶，打好開水。

3、準備香巾。

4 、打開空調，確保會議室溫度適宜。

5 、PA人員在公共衛生間配卷紙、點檀香，對臺面、地面衛生再 次

打掃，并清理會議室外的立式垃圾桶。

6、在吸煙區擺放好煙缸和紙巾，如果有茶歇，在會議開始前在 指定位

置擺放好。

7 、開音響、燈光，再次進行音響的調試。

8、會議開始前30分鐘，會議服務人員應再次檢查會標、歡迎牌、 綠

化布置、空調、音控等情況以及公共衛生間、公區衛生是否 0K 如有欠漏，

需立即通知服務中心或有關部門人員，保證會議按時進行。

9 、會議即將開始時，會場播放與會議主題相符的輕音樂，任何 妨礙

客人的工作如吸塵等應立即停止， 服務員站在會議室門外，面向 客人到

來的方向，保持微笑。若是重點會議，需有主管或經理在場迎 候。對年

老體弱者進行攙扶。

10 、客人到來距離會議室約2.5m時，服務員上半身略微前傾， 問候

客人：“您好，先生/小姐?！辈⑸焓质疽獯箝T的方向：“這邊 請。

三、會中服務（重點）

1、 客人陸續入座時，服務員一人先上香巾，其他人倒茶水。先在 茶水

間倒好茶水，用托盤將茶水托出，先為會議室主桌上的客人送茶 水。走

近就座的客人，站在客人右側，身體略微前傾，右手先拿一個 杯墊放置

在桌上（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯將茶杯放 置在杯墊上，

杯把朝右下方方便客人取用，退半步轉身離開服務下一 位客人。

2、 如有投影儀，服務人員不要橫穿投影儀，以免影響投影效果。

3、 會議服務人員必須手機調成振動或關機，堅守崗位。會議開始 時，

茶水服務人員按標準站姿在在茶水間門口， 音響師站在音響室門 口，面

向會議室，站姿規范，注意觀察參會人員隨時可能產生的需求。 會議進

行時，服務員要留意會議進程，發現有需求的客人要立即上前 詢問。

4、 會議服務員注意觀察會場情況，適時續水，在會議開始后 15分 鐘

左右進行，以后每隔20分鐘續一次，（可視情況提前或延遲）。茶 水溫

度始終應保持在 85 以上。拿暖瓶倒水時，須左手拿壺（同時 手心里

C

可放疊好的紙巾兩張，如遇有客人自己不小心將水濺到桌子上 的情況，

可以應急處理），右手托壺于胸前，走路要穩，步子要輕， 動作協調；

從桌后倒水時，側身站立于客人右側，大拇指、食指拿起 杯把并后退一

步，與賓客保持 30厘米左右的距離，倒水以七八成滿 為宜，斟完后，上

前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手右示意“請 用茶”，然后進行下

一位。

如客人坐的比較擁擠，服務員拿不到杯子時，可輕聲提示客人“打 擾一

下，給您加點水”，同時手伸向杯子，這時一般客人都會理解服 務員的

意思，協助將杯子拿給服務員。

如遇到客人碰倒茶杯的情況，要及時到茶水間拿抹布擦拭，如是主 席臺

上的（1號會議室內）可先就近抽取紙巾先應急處理，再去拿抹 布處理。

此項事情出現考驗的是會議室服務人員的應急能力和協作能 力。一般1

號都會至少安排2個以上的服務人員進行服務，每個人都 要一邊工作一

邊關注會場情況，出現應急情況，會場內服務人員要通 力協作，最快速

的解決問題。

5、密切注意會議室的音響問題和視頻追蹤系統。

6、 簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負責（否則

由服務員完成），服務員應事先與其溝通好，并協助把準備好的紅酒 送

到客人手中。

7、 會議中場休息，及時補充和更換各種用品，注意不要翻動桌面 資

料。同時要關注去衛生間的客人，給他們指點衛生間方向。

四、會后服務

1、會議結束時，服務員快步走向會議室門口，打開大門，站在門 內一

側，保持微笑，身體略微前傾，歡送客人：“請慢走，歡迎下次 光臨?！?/span>

目送客人全部離場后，檢查有否遺留物品及會場設備、物品

的完好情況

2、 向會議工作人員詢問下次會議的時間要求，并征求對服務方面 的要

求。

3、 進行安全檢查，關閉電器電源，檢查會場是否有賓客丟失的文 件及

物品，如有，應及時聯系或交會議負責人、總臺。檢查會議室的 設備有

無損害、短缺、及時填寫賠償表并通知總臺。

4、 打開門窗，通風換氣。會議服務人員清掃會議衛生，對會議室 中的

茶具進行清洗消毒。

5、 關燈、鎖門。