行政管理方案

行政管理方案

辦事有流程，工作有方案。

運用“職責+制度+表格+流程+方案”五位一體的解決方案使各部門規范化的運

作。

一、內部管理

1、 完善公司管理體系

公司管理體系是維系公司正常穩定運營的前提，為避免部門職能沖突、員工

崗位職責矛盾不清,企業管理機制無序混亂，必須明確和明晰企業組織架構及架

構內各職能部門的工作范疇。根據企業的發展需求或經營目標的要求,對不合時

宜的組織、部門、崗位進行諸如增設、刪減、創建等調整，力求達到預期成本無

大幅增加的情況下，創造利益最大化的目標，同時，通過調整和完善組織架構，

低成本提高公司經濟效益也是其核心的工作理念。

2、 控制預算及日常行政費用支出

企業有計劃、有目的的在不同階段持續發展，需要足夠的資金作為保障,除

了通過運營收益、渠道融資、擔保信貸以及股份注資等形式籌措發展資金，開源

節流，壓縮成本、提高效率就成了實現潛在收益最行之有效，又迅速便捷的方法

之一?？茖W、合理、有計劃的運用有限的資金,實現資源互補、有效調配，按公

司發展規劃制定資金使用計劃，是公司持續發展的基礎保障。

按階段時間而預期制定的資金使用計劃就是費用預算方案。在預算的使用

上，行政管理部門應慎重審核每筆資金使用狀況,使其在年度和季度中平衡控制

和調劑，在當月或季度中出現預算費用不足時，應提前預警使用部門，以便調整

工作計劃，最大限度避免因預算不足和無法調劑而使既定工作計劃擱淺.

日常行政費用使用，其涵蓋了相關行政管理的各項費用，如：差旅費（車船

及食宿費用和各項出差補助）、固定資產添加費、辦公 用品費、設施設備維修費、

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辦公費、培訓費、公關費、招待費、活動 組織經費、會議籌備費、車輛費、獎

勵補助費……等。在日常行政費用的使用上,嚴格的管控能力和平衡能力對行政

管理來說是必須具備的管理要素.

3、 提高執行力

企業行政管理的最終目的，是為企業運營計劃提供保障。為了使既定發展計

劃得以順利實施,將計劃清晰的分配在各職能部門，落實各項政策和要求，就是

衡量管理能力的硬性指標。

提高執行力有效的方法:

⑴ 建立團隊精神,使員工之間產生一種利益相互關聯的思想意識，客觀、公

平、公正的對待每位員工的工作成績，既不矯枉過正、也不魚目混雜.

⑵ 重視培訓效果,通過培訓向員工灌輸紀律意識，提高員工的職業 素養及

自我約束的能力。提高員工的理解能力，讓他們知道所有的為什么?諸如：為什

么要這樣做？這樣做的意義和影響？為什么我必須要接受？等等……

⑶ 合理的處罰方式，通過處罰來向所有人傳遞一個秩序的信息；擅闖紅燈

會給你我在內的大家都帶來傷害,再通過宣教讓每一位員工能夠正確理解每一項

工作要求都是必須要服從和遵守的。

⑷ 強調企業堅決杜絕的現象，即：工作安排隨意性、計劃命令模糊執行、

問責追究無力度、獎勵懲罰不公正。

⑸ 執行力就是你的想法跟你完成想法的力度.如果你做的跟你想的一樣那

么你的執行力就高,反之……;與員工增進交流和溝通是必要的，通過交流和理論

講述，將企業要求明確在雇傭之間的共同利益之上，把要求和利益捆綁在員工的

想法中，直接就提高了員工的主動性，執行力自然會得以提高。

4、 及時修訂和創建各項制度和規定

企業沒有約束就無法有足夠的力量創造效益和價值。在發展歷程中，除了運

用成熟的制度體系和符合本企業現狀的成功模式外，還有很多從未遇到過的困難

和新問題，需要通過摸索和實踐來完成，并同時要創建更多的制度條例來作為通

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過的保障。創建制度的宗旨是完善企業的管理機制，目的是杜絕危害企業生存的

漏洞，防范隱患。根據企業發展，以新定制度作為約束非工作行為的標準，以靈

活、隨機制定的各項條例和方法，限制極易發生且頻次較高的問題。企業管理在

創業階段的制度體系也無法繼續滿足持續發展階段的需求。需要通過及時的修訂

管理制度，做到與企業發展同步進行。

5、 協調各部門銜接

多數企業會將公司的職能部門分為兩類，即一線部門、二線部門或業務部門

和管理部門。無論如何劃分，其兩大部門之間都有著相輔相成的關系，業務部門

通過策劃、談判、銷售等直接面對客戶的方式為企業創造直接利益.管理部門則

通過解決售后 服務、顧客投訴、調配資金使用、出臺管理制度、供給適用人才

等服務,支持一線部門，同時為企業實現潛在收益。因為部門的獨立性，經常會

忽略與其他部門的合作關系,易造成信息不暢、人員磨合不夠、計劃相互沖突、

甚至因溝通和交流不夠而產生危害團隊建設.從企業管理來說，企業行政部門有

責任和權力協調和處理部門之間的銜接問題。行政部門和各部門經理建立起密切

的戰略伙伴關系，通暢各部門的信息反饋。將部門之間的主要問題通過分析呈報

總經理，并提供解決方案積極尋求解決途徑。加強其對不同工作職能的理解和認

識，即可創建溝通平臺，又能軟化人際關系，同時還能為企業未來的發展提供儲

備及應急人才。

6、 后勤保障與資產管理

古人云“兵馬未動糧草先行",為企業提供有力的后勤保障支持有著與古人備

戰的同等重要性;

企業的后勤保障包括：辦公環境的維護、基礎設施 設備辦公硬件及網絡的

維護、辦公用品及固定資產的采買添加、物料 出入庫的管理、車輛的管理和使

用等等……。辦公硬件包括桌椅、文件檔案柜、計算機、打印機、傳真機、電話、

復印機、服務器等硬件的修繕和維護，就是為了節縮辦公時間提高辦公效率。

辦公用品和固定資產的采購將依據《物品采購制度》多項選擇采購對象，進

行比價和層層審批，以合理的價格和質量進行采購，有助于費用支出成本控制,

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符合預算限制。出入庫的物料管理，將進行分部門、分類別進行管理，在采購報

銷時必須附上入庫單據，出庫使用時,必須填寫出庫單，保證賬目清楚,出庫對象

明確， 庫管才可有效的對企業采購的物料進行清晰統計，并在每月末進行盤點，

做到無丟失、無損壞、賬目清晰的保護企業資產。

車輛的管理合理使用，對企業在此項費用上的支出相當重要。車輛使用的控

制要點在于合理調度，根據優先度和事務的重要程度及緊急性合理調度車輛，調

配使用車型。日常的保養、維修、審驗、購買保險等都是為了延長車輛的使用壽

命及完善行車手續，減少行車路途上產生的不必要的麻煩，而耽擱辦公時間。

7、 企業文化建立

不同的企業都有著形式各異的企業文化。企業文化是企業歷程中濃縮的精

華，也是企業的發展理念核心部分，也是企業的靈魂。企業文化體現在外在形象、

做事風格、甚至產品風格上。企業文化的建立,難點工作在于如何將企業的核心

文化融入在具體的工作、事務、風格中.好的企業文化是企業發展強大的力量，

也是企業的核心競爭力。如:靠制度去約束行為的是依據硬性原則，而用企業文

化去約束行為并不是硬性的，不會引起被約束方的反感和抵觸。比較后的結論是

“制度 是讓想犯罪的犯不了罪，企業文化是讓有能力犯罪的人不愿意犯罪”。

8、 人才機制的完善和激勵機制

企業在成長的過程中，需要眾多的優秀人才，借此保持和提高企業在技術和

研發上的優勢、保證良好銷售的態勢、強化內部的管理體系。這些都需要有完善

的用人機制和人力資源整合體系。作為企業管理重要的組成部分,人力資源工作

肩負著為企業招賢納士、減少人才流失、人才科學配備、補充新鮮血液、設計員

工職業規劃等重要職責.人盡其才、才盡其用是人力資源的工作理念，組建優秀

的人才團隊也是最終的目標.要實現這一目標,必須根據企業發展的要求,提前做

好人力資源戰略規劃，建立人才庫，儲備未來所需人才。

沒有激勵機制的企業是沒有活力的企業，缺乏活力的企業沒有生命力的。企

業可以根據企業的特點而采用不同的激勵機制.如可以運用工作激勵，盡量把員

工放在他所適合的位置上，并在可能的條件下輪換一下工作以增加員工的新奇

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感，從而賦予工作以更大的挑戰性，培養員工對工作的熱情和積極性；其次可以

運用參與激勵，通過參與，形成員工對企業的歸屬感、認同感，可以進一步滿足

自尊和自我實現的需要，激發出員工的積極性和創造性，使企業得到進一步的發

展。要把物質激勵與形象激勵有機地結合起來.給予先進模范人物獎金、物品、

晉級、提職固然能起到一定作用,但形象化激勵能使激勵效果產生持續、強化的

作用.

（1）人力資源戰略規劃

人力資源戰略規劃是基于企業的發展目標、規模，分階段性制定的人才配置

計劃。建立人才儲備體系，內含企業從業人員晉升備選機制為一體的人才保障系

統，為保持企業發展的戰略規劃提供穩定的人才基礎和支持.

在人才使用上遵循的是：年度 ① 人力資源配臵規劃（根據企業年度目標，

各職能部門簽訂的目標責任書,提供分析建議，規劃全年度中層管理人員級別以

下各部門需求,及補充或刪減的管理性崗位、技能性崗位、一般性崗位，重新審

定人力資源組織架構） ② 人力資源成本構成與核算（對本年度薪酬福利、招聘

費用、培訓成本總額進行年度費用成本及月度均費用成本的核算。參考預算年人

力資源配置規劃，根據不同崗位的級別、職務、職能核算薪酬福利、招聘和培訓

費用,經比對后提供修訂意見，后納入下年度人力成本支出預算細項)；

（2）招聘及培訓

招聘為招募各類社會精英和優秀人才為企業服務，使企業成為高效及理想收

益的優秀商業組織,作為人力資源管理體系必須建立起有效的機制，以便滿足企

業在這方面的需求。招聘就是引進人才的唯一方式。通過擴大招聘渠道，運用人

脈資源和成本優勢來搜尋企業需求的人才是行之有效的手段。在吸納高技術人才

時，往往因為其專業領域或 技能市場狹窄無法招募到數量有限的優秀人才,這時

人力專員便需要運用個人善于交流溝通的特長，針對不同人才對工作平臺的要求

加以分析：1、希望能獲得職務晉升空間、技能提升空間、良好的工作氛圍和周

邊環境更利于個人事業發展的平臺。2、能夠提供一份不錯的薪酬回報及規模較

大和長期穩定的單位。然后將本企業的行業優勢、穩定現狀和發展前景潛移默化

至對象思想之中.在招募各類管理人員時,往往對方較為看重的是薪酬福利收入和

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管理權限，對于優秀的管理人才，管理權限是否具有吸引力至關重要。因為其具

有強烈的事業心和上進心，職業化要求較高,希望通過施展才華獲得企業的認可。

無法使用同等職務的權限即意味著將會失去很多施展才能的空間，也會被認為在

企業無法受到尊重和重視,即便以提高經濟收入為誘餌恐怕也無法獲得這類的優

秀人才。招聘業務類人才時，灌輸企業的先進的經營理念和企業文化，不如推廣

企業完善激勵制度和科學的酬勞分配原則；還要重視的是招聘對象的理解溝通能

力、從業經驗、性格優勢，忽略其履歷和資格上的缺陷。在招募一般性職能工作

的人才，選用綜合素質高，理解力和執行力較強的人才。

拓展招聘渠道，從單一的招聘模式走向多元是必要的:A.通過人脈資源介紹。

B.通過和所在地區政府設置的職業中介機構招募。

培訓，市場經濟形勢下，企業處于經營壓力之下,在眾多競爭擠壓中求得生

存和謀求行業地位，沒有更多的時間和多余的成本從零培養出適用的人才,那么

現有基本符合工作要求的員工如果不能提高職業技能和職業素養，很難跟上企業

發展的腳步，僅靠忠誠度已經無法使企業獲得更多的收益來維持發展。需要建立

和完善培訓體系,依靠培訓提高從業人員的專業技能，增強團隊凝聚力、對企業

發展目標的理解力以及綜合素質。培訓可以通過內訓和外訓的形式分階段進行。

行政管理應尊重企業投資人意愿和企業現實經濟狀況,通過分析企業需求，擬定

出一套適用于本企業的培訓體系和培訓科目。

9、 危機防范和突發事件的應急措施

企業運營中往往會出現危機或無法預期的突發性事件，甚至嚴重影響到正常

的運營和管理體系.企業行政管理部門應提早創建危機預警機制和突發事件的應

急措施以便防患未然和迅速解決，避免事態擴大。

（1）危機預警機制和風險防范建立企業風險監視體系，先設定高層管理負

責此項的人員中樞指揮者地位，其次在企業組織構架內的各個部門負責人必須對

本部職能涵蓋的重要指標進行關注和記錄，發現指標有異常征兆,及時通知高層

管理部門和涉及銜接的部門，并與其從多個角度共同評估風險概率，由指揮者制

定解決預案。通過日常各類會議和培訓的機會，不斷的向員工灌輸危機和憂患意

識，提高員工對周圍環境和工作事務的敏感性，通過案例分析和實踐舉例增強員

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工的應變能力和承壓能力，只有提升員工的自我保護意識才能將風險信息及時反

饋到管理層。

（2）突發事件的應急措施是當企業遇到突發事件時，往往因為事先未能制

定緊急措施或處理不當導致事態擴大，難以收場.針對這種狀況，提出如下應急

參考措施: ① 口徑一致(當遭遇突發事件，首先涉及的部門或員工都應第一時間

反饋上一級領導，并由代表公司負責的具體管理人員協調處理，涉及的企業方人

員與企業代表人必須保持對外口徑上的一致，致使對方無法知曉企業的處理事件

的真實意圖，也無法掌握其他不同的信息作為漏洞攻擊） ② 尊重事實（任何突

發事件基本上都會給企業帶來負面影響，只是程度上的不同。在處理事件上，最

初涉及人和企業代表人都具有代表企業形象的重要責任,唯一正確的就是盡力降

低這種負面影響而不是擴大事態.謙遜、客觀的尊重事件經過和已經發生的事實，

避免刺激對方和給外界和媒體留下不實信息傳播的機會，在努力維護權益的同時

積極與對方協商，尋求對雙方有益的解決途徑） ③ 迅速處理(長期膠著不利于

事件的解決，或會為企業引起如同并發癥般的麻煩。所以，在能夠以最小代價解

決的事件的機會面前，一定不要錯過。盡量不要幻想所有事件都會以拖延而逐漸

平息，不必付出更大的代價,持有這種觀點時風險也更大。迅速解決、快速通過、

斬立決 不失為最好的策略)

10、 運營體系的信息采集及相關分析；

行政管理體系依存于企業的整體運營體系之中，除了平衡穩固企業結構，支

持運營體系也是其重要的職能之一.對于運營中反饋出的問題,要及時采集統計，

且經過各項指標與計劃指標比對后,向決策層提供各項數據分析，并逐項加以說

明，提供相關意見，對決策層及時調整運營思路，重新修正計劃方向具有重要意

義,對未來企業的戰略規劃的制定也同樣意義深遠。

二、外部管理

1、 來訪接待以及維護外部相關單位的良好關系;

企業行政管理中，外部來訪單位和個人的接待以及維護相關單位的關系尤為

重要。

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一般性的來訪接待有：業務合作單位、客戶顧客、參觀學習、行業交流、公

務檢查、友人來訪等,針對不同形式和不同的單位來訪,接待工作要依據公司相關

制度和來訪重要程度進行接待。如：對于業務合作單位的來訪，應協調公司對接

部門共同接待，根據對方因級別差異而發生的接待費用，須依據公司《財務管理

制度》中的相關就餐、住宿的而額度規定的合理支出予以妥善安排.公務檢查來

訪；應先明確了其政府代表人身份、機構職務、檢查事項后,安排公司相應級別

對接的負責人進行接待，例行檢查中，問題避重就輕，人員熱情接待。專項檢查

時，陪同時主動介紹情況解釋失誤原由，并尋求間接人脈關系，融合檢查氣氛,

盡力舒緩與化解雙方的對峙情緒,并在檢查后妥善安排就餐休息.維護企業相關單

位的關系也是行政管理對外銜接中的重要事務.一般維護的對象有：行業協會、

政府公檢法部門、工商稅務部門、行業主管政府機構、信貸對象銀行、本企業產

業鏈中的直接連帶單位、政府各級官員、業務合作方等,基本上都是相對平行重

要的維護對象。在不定期和固定周期關系維護期間,忽視和懈怠重要維護對象，

都會給企業帶來諸如：資質無法通過審驗、證照無法按時審批、稅負加重、處罰

增多額度增大、貸款擱臵、不予認證等系列問題，有時嚴重影響到企業的正常運

營或無法運營。謹慎、認真、負責的主動維護，要求負責人具備一定的個人魅力

和溝通技巧,也要兼備靈活外向、思路清晰、堅守原則、左右逢源的做事風格。

才藝兼備、能文尚武的綜合能力均是在任何企業都不可多得的外事管理人才。

2、 代表企業參加、參與外部各類組織、機構活動、會議、學習；

同行業中或與之相關的政府機構、媒體組辦的各類活動、會議、學習，作為

行政管理在參與這些外事活動中，須區分主次，并在活動中除獲取相關對企業有

益有利的政策導向信息外，積累經驗，廣交朋友，為企業積極尋求多元發展機遇,

暢通和拓展各類發展渠道,大力宣傳和推廣本企業經營理念和行業優勢,提升企業

品牌的知名度，切實起到企業發展重要窗口的作用，隨時以動態形式與外界保持

信息傳遞,為企業的成長獲取必要的營養成分。

周中生

2014—1—7

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