論企業內部控制制度的局限性及其對策
企業內部控制是指在企業內部形成的一系列具有控制職能的規范化和系統化的方法、措施、程序。其目的在于為實現下列目標提供合理保證:
1、建立和完善符合現代管理要求的內部組織結構,形成科學的決策機制、執行機制和監督機制,確保單位經營管理目標的實現;
2、建立行之有效的風險控制系統,強化風險管理,確保單位各項業務活動的健康運行,堵塞漏洞、消除隱患,防止并及時發現和糾正各種欺詐、舞弊行為,保護單位財產的安全完整;
3、規范單位會計行為,保證會計資料真實、完整,提高會計信息質量,確保國家有關法律法規和單位內部規章制度的貫徹執行。
2006年以來,筆者所在單位中國石化集團公司積極開展集團內部控制制度建設,組織了一系列內部控制制度的制定與推廣工作,并定期組織檢查,推進內控制度的落實與完善。逐步實現了公司內部管理制度化、規范化的發展道路。
一、企業實行內控制度建設常用的10種方法
(一)組織規劃控制:指對企業組織機構設置、職務分工的合理性和有效性所進行的控制。
(二)授權批準控制:授權批準是指企業在處理經濟業務時,必須經過授權批準以便進行控制,企業必須建立授權批準體系,其中包括:授權批準的范圍,層次,責任,和程序。
(三)會計系統控制:會計系統控制要求單位必須依據會計法和國家統一的會計制度等法規,制定適合本單位的會計制度、會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序,實行會計人員崗位責任制,建立嚴密的會計控制系統。使會計真正實現為國家宏觀經濟調控和管理提供信息、為企業內部經營管理提供信息、為企業外部各有關方面了解其財務狀況和經營成果提供信息的目標。
(四)全面預算控制:全面預算是企業財務管理的重要組成部分,它是為達到企業既定目標編制的經營、資本、財務等年度收支總體計劃,從某種意義上講,全面預算也是對企業經濟業務規劃的授權批準。全面預算控制一項集體性工作,需要企業內各部門人員的相關合作。包括建立預算體系、 編制預算、執行預算、預算差異的分析及考核等。
(五)財產保全控制:財產保全控制主要通過限制無關人員對實物資產的直接接觸、定期盤點、記錄保護、財產保險等手段來保證企業資產的安全完整。
(六)人力資源控制:人力資源是現代企業最具活力、最有價值的一項資源,人力資源要素的數量和質量狀況以及其所具有的忠誠、向心力和創造力,是企業興旺發達的活力和強大推動力所在。因此,人力資源控制的主要任務是如何充分調動企業人力資源的積極性、主動性、創造性,挖掘、發揮人力資源的潛能。
(七)風險防范控制:企業風險控制主要是針對各個風險控制點,建立有效的風險管理系統,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險報告等措施,對財務風險和經營風險進行全面防范和控制。包括籌資風險評估、投資風險評估、信用風險評估、合同風險評估等。
(八)內部報告控制:為滿足企業內部管理的時效性和針對性,企業應當建立內部管理報告體系,全面反映經濟活動,及時提供業務活動中的重要信息。常用的內部報告有資金分析報告、經營分析報告、費用分析報告、資產分析報告、投資分析報告、財務分析報告等。
(九)管理信息系統控制:管理信息系統控制包括兩方面的內容,一方面是要加強對電子信息系統本身的控制;另一方面,要運用電子信息技術手段建立控制系統,減少和消除內部人為控制的影響,確保內部控制的有效實施。
(十)內部審計控制:內部審計控制是內部控制的一種特殊形式,它是一個企業內部經濟活動和管理制度是否合規、合理和有效的獨立評價機構,在某種意義上講是對其他內部控制的再控制。
內部控制是一個涉及企業各部門、各環節、事關企業每一個領導和員工的系統工程,上述10種方法雖然自成體系,在各自的領域發揮作用,各施其職,各負其責,但又相互聯系,相互促進。因此,在構建企業內控制度的過程中,需要發揮各部門和各崗位的積極性,實現內部控制制度的“協同效應”。
二、內部控制固有的局限
良好的內部控制雖然能夠促進單位提高經營活動的效率性和效果性、資產的安全性、經濟信息和財務報告的可靠性,為管理人員達到其目的提供合理的保證,但無論內部控制的設計和運行多么完善,它也無法消除其本身所固有的局限。
1.大多數內控傾向于對常規業務的控制,而忽視了對非常規業務(包括意外事故)進行控制。
2.人為的錯誤和誤差。工作人員因疏忽大意、判斷失誤或誤解上級發出的指令可能造成人為錯誤。
3.受到控制成本的限制。管理層一般要求實施特定的內控手段的成本不高于相應的預期受益,如控制費用與因舞弊和錯誤所造成的可能損失不相稱時,管理層將缺乏積極性。
4.存在公司內部負責內控環節的員工濫用權利或工作人員合伙舞弊和內外串通共謀使內控制度失效的可能性。
5.公司經營權與財產所有權兩權分離使得公司經營者對公司內部控制制度的貫徹落實缺乏真正的激情。公有產權主體缺位、權責不清,加強內部控制的受益主體不明確。公司內部控制制度會因管理人員濫用職權或故意超越某些特定的內控措施時失效。如對公司經營者“一支筆”制度缺乏監督,可能誘發經營者舞弊。
6.因情況變化,原來制定的內部控制過時而無法對新出現的情況實施有效的控制。
即使管理當局力爭取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,內部控制不可能完美無缺。
三、企業內部控制制度建設的現狀
筆者在參加中石化集團公司內部控制制度檢查時發現,集團公司下面各分公司或子公司在內控制度建設方面參差不齊,各有千秋。 內部控制不好的內控制度各有各的不同,通常表現在會計信息失真、費用支出失控以至于造成巨額潛虧、企業領導和關鍵崗位人員違法違紀、非法侵占企業資金、造成國有資產大量流失等。
較好的內部控制通常具有以下特點:
⑴ 授權限制已經明確界定并在整個部門中傳達并較好的執行;
⑵ 賬戶定期(核對)以使(與實際)相符。例如:月度銀行賬戶余額與銀行相符;
⑶定期盤點設備、存貨、現金及其它資產,并與實物進行核對,保證資產的安全;
⑷定期檢查當前運行的部門政策,及時發現并報告消極執行的趨勢;
⑸部門主管審查費用發生的完整性、準確性及對相關政策程序遵循性,并歸檔相關的文檔,經得起檢查;
⑹所有員工都接受合適的訓練,并定期評估員工能力及其目標到達程度;
⑺每月審查預算與實際的差異,匯報所有的消極差異;
⑻確定對單位目標實現有重大影響的因素,資源在重要因素及非重要因素間合理分配。
四、完善企業內部控制的對策
(一)深化產權制度改革,建立健全現代企業制度
內部控制能否真正成為管理者的內在需求,是企業內部控制制度是否真正落實到位的關鍵。而要使內部控制成為企業的內在需求,只有通過產權制度改革,建立起多層次企業激勵機制,使企業領導人和企業每一個員工都與企業興衰息息相關,企業才會有動力去實施內部控制制度,企業內部控制制度才會真正發揮其應有的作用。
(二)強化對內部控制制度實施情況的檢查與考核
為了保證企業內部控制制度能有效地發揮作用,并使之不斷地得到完善,企業必須定期對內部控制制度的執行情況進行檢查與考核,看企業內部控制制度是否得到有效遵循,執行中有
何成績,出現了什么問題,為什么某項內部控制制度不能執行或不完全執行,估計可能產生或已經造成什么后果。對于嚴格執行內部控制制度的,給予精神鼓勵和物質獎勵;對于違規違章的,堅決給予行政處分和經濟處罰,并與職務升降掛鉤。只有做到壓力與動力相結合,才能最終達到內部控制的目的。
(三)加強企業的內部審計制度
內部審計作為企業內部控制體系的一個重要方面,它對組織內不同的運營和控制實施系統的、客觀的評價,其主要任務是確定:(1)財務和經營信息是否準確和可靠;(2)企業所面臨的風險已經被識別和最小化;(3)外部規章制度和內部政策、程序是否被遵循;(4)是否達到了令人滿意的經營效果,組織目標是否有效實現;(5)資源是否被有效地、經濟地加以利用。所有這些任務的最終目的都是為了提供管理咨詢和幫組組織的成員能更有效地履行他們的治理責任。內部審計部門不是內部控制的主管部門,但在內部控制制度建設中扮演著一個重要的監督角色。部門主管與一般管理者僅對他們管轄范圍內的內部控制政策與程序負責。內部審計由于其獨立于企業各個主管部門之外,直接對董事會負責,決定了其具備監督企業各部門內部控制運行的條件。作為組織的一部分,內部審計師可以長時間觀察企業內部控制制度實施
的情況,例如通過常規的審計手段,如分析性復核,發現某帳戶余額或發生額出現異常,而相關的內部控制程序依舊按常規執行,內部審計師則可以實施一些實質性測試來證實企業是否存在內控方面的失誤或人為故意,及早發現內控存在的漏洞,避免發生更大的損失。因此,應該充分發揮內審人員對內部控制制度的再控制作用,監督和保護企業的資產、財產安全,監督企業朝著合理、合法、合規的良性軌道發展。
