公司會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度

在現在的社會生活中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是

要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么你真正懂得怎么制定

制度嗎？下面是小編精心整理的公司會計檔案管理制度，僅供參考，

希望能夠幫助到大家。

公司會計檔案管理制度1

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財

務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟

盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強

對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，

嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審

查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防

導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期

間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定

期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管

期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷

毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，

編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應

派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關

規定執行。

11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理

交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的

全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，

雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料

有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

4.會計檔案范圍

4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業

材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳

薄，其他會計帳薄。

4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附

表、附注及文字說明和其他財務報告。

4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及

其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4.6其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其

他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管

清冊，會計檔案銷毀清冊等。

5.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，

負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保

管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案

機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保

管。出納人員不得兼管會計檔案。

5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊

的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx

年、20xx年、25年5類（會計檔案保管期限表附后）。

7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

7.3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔

案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不

相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計檔案的銷毀

8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷毀的情形外，可以

按照以下程序銷毀：

8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔

案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編

號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；

8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；

8.1.3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷；

8.1.4監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列

內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清

冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始

憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單

獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清

冊中列明。

8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷

毀。

9.會計檔案的管理

9.1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計

檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦

理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公

司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，

從其規定。

9.3單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方

統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立

后原機構代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分

立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關

方保存，并按規定辦理交接手續。

9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單

位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其

中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單

位保存，并按規定辦理交接手續。

9.5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位

的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存

續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后

移交建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手

續。

公司會計檔案管理制度3

第一章總則

為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根

據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部

《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。

第二章會計檔案管理部門

1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、

監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門

指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、

防蛀、防火、防盜等條件。

2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔

案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善

保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第三章會計檔案歸檔的范圍

1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總

表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款

（借款）對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3、財務報告：包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的

主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說

每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、

美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、

月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、會計賬簿

各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均

需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫

“結轉下年”字樣，不填其他內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個

賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿支空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，

用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得

裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶

目錄―按本賬簿頁數順序裝訂賬頁―會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名

稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、

銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3、會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，

閱、銷毀等一系列工作。

3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理

人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接

收。

第六章會計檔案的借閱使用

1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方

可辦理調閱手續。

3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更

不得抽換。

4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須

經單位領導批準需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批

準后方可復制。

第七章各種會計檔案保管期限

1、會計憑證保管15年。

2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保25年。

3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。

4、發貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯

同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上

級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑

證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為

止。

2、按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門

第一條會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報

表以及其他會計核算資料等五個部分。

1、會計憑證

包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、

記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

2、會計數據

主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計

賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中

編制的各種文檔和其他會計資料。

3、會計賬簿

包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、

銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

第三條會計檔案的裝訂

會計憑證的裝訂

會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。

裝訂前的準備工作：

①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

②摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證

大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；

③整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明

原因。再檢查附件是否漏缺；

④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

裝訂時的要求：

①用“三針中引線”法裝訂；

③憑證外面要加封面；

③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。

裝訂后的注意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管

人員和裝訂人員簽章；

②在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并在顯露處標明憑證種

類編號。

2、會計帳簿及報表的裝訂

各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在

4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光

盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。