物業業主檔案管理制度(5篇)

物業業主檔案管理制度（5篇）

物業業主檔案管理制度1

加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，

維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更

新和與業主的溝通、聯系。

(一)管理內容：

1、工程檔案：從接管開頭的全部工程技術、修理、改造資料、

各種竣工圖及各類設施設備資料等;

2、業主檔案：全部業主購、租房合同(復印件)，業主基本狀

況登記表、裝修申請表等;

3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業修理基金使用

報表等;

4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;

5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、修理、保安)記錄、

值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

(二)管理措施：

1、制定檔案制度，并嚴格執行;

2、專人管理(由負責內勤的管理員擔當)，專室專柜，編目造

冊，存放有序并且敬重業主隱私，保守隱秘;

3、科學管理，確保檔案資料完好、齊全，確保檔案完好率達

100%;

4、逐步實現智能化管理，計時牢靠的把握相關信息，提高管

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理水平。

物業業主檔案管理制度2

1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括

代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管

理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料

等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管答應，他人不得動

用。

3、物業管理公司檔案資料必需按公司規定要求存檔，做到圖

有袋、文有夾，報告類文件編名目索引，檔案類文件有存檔文件清單

及編號名目。

4、物業管理公司檔案名目及存檔文件清單每季度上報公司備

案。

5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接

任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

6、物業管理公司檔案日常需常常使用部分應復印備份，原件

存放在檔案中不得隨便使用。

7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書

面確認，如有違背的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實狀況，對不符

要求的保管責任人將作適當處分。

9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，

對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將

視情節輕重追究當事人責任，并保存追究其法律責任的權利。

物業業主檔案管理制度3

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、

管理及整理工作;

2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立

統一名目，同時建立電子檔備份。各類信息具體排列，以便查閱;

3、客戶信息檔案的.內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文

件、日常修理文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

4、專管人員須仔細填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時

進行。準時跟進業主檔案的變更，保證信息的精確性;

5、業主檔案信息應嚴格管理，留意保密。嚴禁非相關人員查

閱，以愛護業主的隱私，維護公司良好形象;

6、為確保文檔平安，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲

工作;

7、業主檔案永久保存，準時與業主溝通，準時變更業主信息，

保證其精確性。

物業業主檔案管理制度4

1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔

案文件柜內。

3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、

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電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須準

時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期挨次排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶

資料打印名目后按樓層裝入文件盒內存放。

7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客

務部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不行修改，客務部工作檔案需經客務部經

理同意方可修改。

9.客務部檔案應主動推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔

案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用狀況等輸入計算機中，

進行資料分析、整理和信息傳遞。

物業業主檔案管理制度5

一、制度內容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，把握客戶的人員構成、

公司性質、物業費交納狀況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，

而客戶檔案可以幫助客戶服務部以最便捷的方式供應以上信息。因此，

為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

二、管理目標

客戶檔案資料全面、精確、有效。

三、適用范圍

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客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1. 收集客戶單位資料

2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3. 客戶裝修工程文件

4. 客戶遷入時填具之資料

5. 客戶資料補充

6. 客戶聯絡資料

7. 緊急事故聯絡人的資料

8. 客戶與管理處往來文件

9. 客戶違規事項與欠費記錄

10. 客戶修理記錄

11. 客戶投訴記錄

12. 客戶單位有關的工程檔案〔與二次裝修工程有關資料〕與

工作程序

四、留意事項

1. 準時上行下達客戶與管理之間的學問、報告、通知、通報，

傳送文件應準時、精確，仔細地登記并制作各種表格。

2. 協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；

3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備

隨時查詢及跟進；

4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

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5. 接聽客戶工程報修電話，準時聯系修復。

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