Excel的正確使用方法及技巧

Excel的正確使用方法及技巧

Excel是人們經常使用的一種辦公軟件，掌握正確的使用方法和技

巧是很有用的。下面是小編整理的Excel的正確使用方法，分享給大家!

Excel的使用方法

處理表格

日常辦公中一些重要的或屬于保密性的文件都需要進行安全性的

設置，設置EXCEL文檔的安全性的操作方法有很多。

加密Excel文件

如果不想讓自己的Excel文件被別人查看，最好將其加密：單擊

“工具”→“選項”，在彈出的“選項”對話框中單擊“安全性”選

項卡，然后在“打開權限密碼”(只允許讀不能做修改)、“修改權限密

碼”(可以閱讀，也可以修改)輸入框中輸入該文件的打開權限密碼及修

改權限密碼。單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入

一遍密碼，再單擊“確認”，最后點“保存”按鈕完成文件加密。下

次只有輸入正確密碼才能打開該文件。

對單元格進行讀寫保護(2003版本)

1)對輸入信息進行有效性檢測：首先選定要進行有效性檢測的單

元格或單元格集合，然后選擇“數據”菜單中的“有效性”選項，設

置有效條件、顯示信息和錯誤警告來控制輸入單元格的信息要符合給

定的條件。另外，這一部分設置很有用，如在設計一個Excel時，不允

許用戶輸入負數年齡及負工資等。

2)設置鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不能被改寫。選定需

要鎖定的單元格;選擇“格式”→“單元格”;在“單元格格式”設置對

話框中選擇“保護”標簽并選中“鎖定”;選擇“工具”→“保

護”→“保護工作表”，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設

置。

保護工作簿(2003版本)

打開“工具”→“保護”→“保護工作簿”。選定“結構”選項

可保護工作簿結構，以免被刪除、移動、隱藏、取消隱藏、重命名工

作表，并且不可插入新的工作表。選定“窗口”選項則可以保護工作

簿窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉。

保護工作表

在設置保護工作表前，首先確認要保護的單元格是否處于“鎖定”

狀態，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”，

選擇“保護”選項卡，確認已選中“鎖定”項，在默認狀態下，單元

格和圖形對象均處于鎖定狀態，此時，如果設置工作表被保護，則相

應信息不能修改。保護工作表的方法如下：選擇“工具”→“保

護”→“保護工作表”，在打開的對話框中有“內容”、“對象”和

“方案”三個復選項，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中

的數據及其他信息，并防止查看隱藏的數據行、列和公式，則選中

“內容”復選框;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象，則應

選中“對象”復選框;如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應選

中“方案”復選框。最后為防止其他用戶取消工作表保護，還要在

“密碼”文本框中輸入密碼。

保護共享工作薄

如果不想在共享工作薄后，讓其他用戶看到并編輯已有公式，可

在共享之前，將包含公式的單元格設置為隱藏，并保護工作表。步驟

如下：選定要隱藏的公式所在的單元格區域，選擇“格式”→“單元

格”，單擊“保護”選項卡，選中“隱藏”復選框，單擊“確定”按

鈕即可隱藏公式。

隱藏工作薄

選擇“窗口”→“隱藏”，可以把當前處于活動狀態的工作薄隱

藏起來，如果要取消隱藏，可選擇“窗口”→“取消隱藏”命令，然

后在“取消隱藏”窗口中選擇相應工作薄即可。

隱藏工作表

選擇“格式”→“工作表”→“隱藏”，可以把當前的活動工作

表隱藏起來，要取消工作表的隱藏時，選擇“格式”→“工作

表”→“取消隱藏”，然后在“取消隱藏”窗口中選擇相應的工作表

即可。

隱藏行或列

隱藏行或列共有三種方法，這里以行為例：(1)右擊要隱藏的行號，

在出現的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。(2)單擊需要隱藏行中的任意

單元格，然后選擇“格式”菜單下的“行 隱藏”命令即可。(3)移動

鼠標要隱藏行的右側，按住左鍵，通過移動向左移動的方式，將列寬

調整為0，這樣對應的行號會從工作表中自動消失，起到隱藏效果，要

取消隱藏，需要同時選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個工作

表，然后選擇“格式”菜單下的“行 取消隱藏”命令即可。

Microsoft Excel

設置只讀方式

選擇“文件”→“另存為”，在該對話框中選中需要設為“建議

只讀”屬性的工作簿文件，然后單擊該對話框上的“選項”按鈕，打

開“保存選項”對話框，選中該對話框中的“建議只讀”復選框，然

后單擊“確定”按鈕，再單擊“另存為”對話框上的“保存”按鈕即

可。在“建議只讀”方式下，無論何時打開工作簿，Excel總是首先顯

示出一個提示信息對話框，建議應以只讀方式打開工作簿。

修改擴展名

修改Excel工作薄的擴展名(把.xls改為其他擴展名)，Excel就不認

識了，最好是把擴展名改成.dll等系統文件的名稱，然后再把文件的屬

性設置為隱藏，讓別人會誤以為這是個系統文件，而不敢去碰它，自

己要用時再改回來就行了。

添加Excel下拉菜單

1、首先要打開Excel表格，然后在表格上面點擊鼠標左鍵選中要

添加下拉菜單的單元格。

2、選中單元格以后，在窗口上面的菜單欄點擊數據

3、點擊數據以后出現下拉菜單，在下拉菜單上面點擊有效性。

4、點擊有效性以后出現數據有效性窗口，再有效性窗口上面點擊

設置。

5、點擊設置以后，在允許欄點擊右邊的下拉箭頭選擇序列。

6、在來源欄里面輸入下拉菜單的內容，如：“上面，中間，下

面”，中間要用逗號隔開，輸入逗號的時候一定要在英文狀態下輸入，

輸入來源后點擊確定。

7、這樣下拉菜單添加成功了，點擊下拉箭頭就可以看到菜單上面

的內容了。[1]

合并單元格

1、首先我們需要將“合并后居中”這一按鈕添加到“快速訪問工

具欄”。點擊“快速訪問工具欄”的下三角按鈕，打開下拉菜單。在

下拉菜單中點擊“其他命令”。

2、在出現的“Excel選項”對話框中。左邊找到“合并后居中”，

并且選擇它。點擊“添加”，最后點確定，“合并后居中”這一按鈕

就添加到“快速訪問工具欄”了。

3、我們這時按一下Alt鍵，會發現“快速訪問工具欄”中的“合

并后居中”按鈕上會出現一個數字，我這兒是6。

4、這樣，我們就知道“合并后居中”的快捷鍵為“Alt+6”了(如

果你按照本文第三步找到的數字不是6，這兒的快捷鍵就是“Alt+你找

到的實際數字”)。隨意選擇一塊區域，鍵入快捷鍵“Alt+6”，你會

發現這塊區域已經合并后居中了。

Excel行列轉換

1.打開需要轉置的單元格區域。

2.點擊“編輯”-“復制”或按ctrl+c復制這片區域。

3.把光標定位到要轉置的位置。

4.選擇“編輯”菜單，點擊“選擇性粘貼”，在打開的對話框中，

右下角有一個轉置復選框，我們勾選它;設置好點擊“確定”。

5.確定之后，可以看到，單元格的數據已經從行變成列。

Excel數據分析

1、以Excel2010版本為例，新建并打開excel表格。

2、首先添加數據分析插件，點擊左上角文件按鈕，出現菜單頁面，

點擊選項按鈕。

3、然后點擊“加載項”選項，選中“分析工具庫”，點擊下方

“轉到”按鈕。

4、然后出現excel加載宏界面，在”分析工具庫“前方框內打勾，

點擊確定。

5、經過上一步已經成功添加”數據分析插件“，在”數據“-”

數據分析“下可以找到。

6、然后點擊”數據分析“，可以找到相關的分析方法，如 回歸

分析，方差分析，相關分析等。

Excel的提速大法

1、快速啟動Excel

日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，

設置方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑

“Start MenuPrograms啟動”來打開“啟動”文件夾：(2)打開

Excel 所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時

Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows

就可快速啟動Excel了。

2、快速獲取幫助

對于工具欄或屏幕區，只需按組合鍵Shift+F1，然后用鼠標單擊

工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素

的詳細幫助信息。

3、快速移動或復制單元格

先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左

鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在

釋放鼠標之前按下Ctrl即可。

4、快速查找工作簿

可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具

欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分

名，可以用通配符代替;(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的

文字，最好是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;(3)選擇“開始

查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀態欄都

會顯示“找到了0個文件”的信息，應該耐心等待，只有當“打開”

按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，才表明搜尋結束。

5、快速打印工作表

若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現“打印”對

話框，程序繁瑣。若要跳過該對話框，可以單擊“常用”工具欄上的

“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預覽”按鈕，Excel將使

用“選定工作表”選項打印。

6、快速切換工作表

按Ctrl+PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按

Ctrl+PageDown組合鍵可激活后一個工作表。還可用鼠標去控制工作

表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然后單擊工作表進

行切換。

7、快速切換工作簿

對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下

的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部

列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”

菜單選擇它的名字即可。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多

于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命

令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，

只需單擊其中需要的名字即可。

8、快速插入Word表格

Excel可以處理Word表格中列出的數據，可用以下方法快速插入

Word表格：(1)打開Word表格所在的文件;(2)打開要處理Word表格

的Excel文件，并調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格

的區域;(3)選中Word中的表格;(4)按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗

口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。

9、快速鏈接網上的數據

可以用以下方法快速建立與網上工作簿中數據的鏈接：(1)打開

Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然后

單擊“編輯”菜單的“復制”命令;(2)打開需要創建鏈接的Excel工作

簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格;(3)單擊“編輯”

菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇

“粘貼鏈接”按鈕即可。若想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，

可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置。

10、快速創建工具欄

通過工具欄可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，可以根據

需要快速創建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定

義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建

工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時新建工具欄出現在窗口就可

以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此

“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復制過來。注意：不

能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。

11、利用模板創建工作簿

模板是一用來作為創建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速

地創建相似的工作簿。創建模板方法為：(1)打開一個要作為模板的工

作簿;(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話

框;(3)在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類型”列表中選定

“模板(*.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認的模板文件

夾Templates文件夾;(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件

夾，單擊“保存”即可。這樣就可以根據該模板快速創建新工作簿了。

12、用“超級連接”快速跳轉到其它文件

用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若要切換到其它文件，

只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可

跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊

“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

Excel的常用函數

Excel函數一共有11類，分別是數據庫函數、日期與時間函數、

工程函數、財務函數、信息函數、邏輯函數、查詢和引用函數、數學

和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數。

工程

工程工作表函數用于工程分析。這類函數中的大多數可分為三種

類型：對復數進行處理的函數、在不同的數字系統(如十進制系統、十

六進制系統、八進制系統和二進制系統)間進行數值轉換的函數、在不

同的度量系統中進行數值轉換的函數。

財務

財務函數可以進行一般的財務計算，如確定貸款的支付額、投資

的未來值或凈現值，以及債券或息票的價值。財務函數中常見的參數：

未來值 (fv)--在所有付款發生后的投資或貸款的價值。

期間數 (nper)--投資的總支付期間數。

付款 (pmt)--對于一項投資或貸款的定期支付數額。

現值 (pv)--在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現值

為所借入的本金數額。

利率 (rate)--投資或貸款的利率或貼現率。

類型 (type)--付款期間內進行支付的間隔，如在月初或月末。

信息

可以使用信息工作表函數確定存儲在單元格中的數據的類型。信

息函數包含一組稱為 IS 的工作表函數，在單元格滿足條件時返回

TRUE。例如，如果單元格包含一個偶數值，ISEVEN 工作表函數返回

TRUE。如果需要確定某個單元格區域中是否存在空白單元格，可以使

用 COUNTBLANK 工作表函數對單元格區域中的空白單元格進行計數，

或者使用 ISBLANK 工作表函數確定區域中的某個單元格是否為空。

數據庫

當需要分析數據清單中的數值是否符合特定條件時，可以使用數

據庫工作表函數。例如，在一個包含銷售信息的數據清單中，可以計

算出所有銷售數值大于 1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數。

Microsoft Excel 共有 12 個工作表函數用于對存儲在數據清單或數據

庫中的數據進行分析，這些函數的統一名稱為 Dfunctions，也稱為 D

函數，每個函數均有三個相同的參數：databa、field 和 criteria。

這些參數指向數據庫函數所使用的工作表區域。其中參數 databa

為工作表上包含數據清單的區域，參數 field 為需要匯總的列的標志，

參數 criteria 為工作表上包含指定條件的區域。

邏輯函數

使用邏輯函數可以進行真假值判斷，或者進行復合檢驗。例如，

可以使用 IF 函數確定條件為真還是假，并由此返回不同的數值。

統計函數

統計工作表函數用于對數據區域進行統計分析。例如，統計工作

表函數可以提供由一組給定值繪制出的直線的相關信息，如直線的斜

率和 y 軸截距，或構成直線的實際點數值。

文本函數

通過文本函數，可以在公式中處理文字串。例如，可以改變大小

寫或確定文字串的長度。可以將日期插入文字串或連接在文字串上。

下面的公式為一個示例，借以說明如何使用函數 TODAY 和函數 TEXT

來創建一條信息，該信息包含著當前日期并將日期以"dd-mm-yy"的

格式表示。

=TEXT(TODAY(),"dd-mm-yy")

查詢和引用

當需要在數據清單或表格中查找特定數值，或者需要查找某一單

元格的引用時，可以使用查詢和引用工作表函數。例如，如果需要在

表格中查找與第一列中的值相匹配的數值，可以使用 VLOOKUP 工作

表函數。如果需要確定數據清單中數值的位置，可以使用 MATCH 工

作表函數。

數學和三角

通過數學和三角函數，可以處理簡單的計算，例如對數字取整、

計算單元格區域中的數值總和或復雜計算。

日期與時間

通過日期與時間函數，可以在公式中分析和處理日期值和時間值。

用戶自定義

如果要在公式或計算中使用特別復雜的計算，而工作表函數又無

法滿足需要，則需要創建用戶自定義函數。這些函數，稱為用戶自定

義函數，可以通過使用 Visual Basic for Applications 來創建。