辦公室文員的工作內容

2023年12月8日發(作者：初中校園生活作文)

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一、文件管理

1、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、接待復印打印傳真等，負責傳真文件的收發工作

4、比如整理文檔、文字錄入、簡單的report等等。負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理

5、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

二、會議管理

1、做好會議紀要。以及擬寫通用文案和一般工作報告。

三、日常工作管理

1、完成領導交與的其它臨時性工作

2、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

3、按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

4、統計每月考勤并交財務做帳，留底

5、報刊雜志的分送。負責總經理辦公室的清潔衛生。

6、協助公司的各項規章制度和維護工作秩序；

7、負責公司員工的考勤管理；

8、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復印、郵寄等事務；

9、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

10、做好公司宣傳專欄的組稿。

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13 社會保險的投保、申領。做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

14、管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

備注:1、其余的就要看你是什么性質類型的公司了，跟公司主要有關業務的專業知識多少要懂些

2、有良好的溝通協調能力,懂得如何處理人際關系,還需要有一顆積極認真負責的心和團隊合作精神。

3、文員必備的技能：打字速度每分鐘80個以上；熟練使用各種辦公器材、精通OFFICE辦公軟件(需做報表，以及文字處理)，普通話標準，個人機靈，形象較好等。

三、當文員的條件

1、認真，文員與文件、資料、領導交辦事項打交道，瑣碎事件好些，一定要認真，保證每件事都有著落，不可丟東落西。

2、守時，按時上下班，不要遲到早退，因為文員要接聽電話，收發傳真，應對領導隨時的分配工作，一定坐住凳子。

3、搞好協調。文員經常與領導、同事之間發文件，協調事件，一定搞好關系，才能做好工作。

四、應該具備的基本素質和技能要求

1、應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。

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2、同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

3、相比其他專業工種而言，文員沒有程序化的工作步驟。但需要工作者把握好具體進度及銜接工作，最大限度的利用現有資源和人力配置。

人事文員：

1.協助主管對人員的招聘。（按招聘流程）

2.新進人員的入廠和離職人員的出廠手續之辦理。

3.協助主管對新進人員的教育訓練的準備與后序工作的進行。

4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）

5.對試用人員之試工與考核調查。

6.負責全廠人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續之辦理）

7.全廠獎懲手續之辦理。

8.對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（廠內程序文件/內部聯絡/外部聯絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）

9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統計表/請假、放假手續辦理/平時查卡、監卡/加班申請手續等）

10.月底對相關報表的整理并交于財務。

11.月底新工卡及飯卡的發放，月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交于財務室。

12.對全廠鑰匙之管理。

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13.配合舍監對宿舍名單的修改和月底水電之統計。

14.職員工勞動合同／暫住證及各類保險之辦理。

15.完成主管臨時交付的任務

1、人事管理工作：招聘、辭退手續，人員培訓等。

2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。

3、辦公室工作：文檔打印、收發傳真，日常考勤。

一、接聽前臺電話

1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話。

2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。

3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。

二、 接待好來公司拜訪的客戶

1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。

2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。

3、來公司洽談業務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業務。

4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。

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5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

三、及時處理與打印公司相關文檔資料

1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打印。

2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。

3、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。

4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過打印機打印出來交給財務。

5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

四、考勤的制作

1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。

2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

五、人事處理

1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。

4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

六、 后勤處理

1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。

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2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的采購。

5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。

6、及時處理好客戶的投訴問題。

七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財務。

八、業務部客戶資料的入檔

1、每天早上到公司提醒業務員及時整理昨天的工作日記，在業務員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。

2、業務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。

九、協助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。

辦公室文員

1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6. 負責傳真件的收發工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

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9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12. 接受其他臨時性工作。

13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

14. 社會保險的投保、申領。

15. 統計每月考勤并交財務做帳，留底。

16. 管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率，提倡節儉。

行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責：

一、負責公司文字印刷、文件收發、資料整理、印章的使用和保管。

二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續；員工檔案資料建立。

三、全面負責員工考勤工作。

四、負責員工的就醫和簡單醫療應急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質量驗收、發放、登記、管理。

六、外來客人的接待和服務。

七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。

八、復印機、傳真機的管理和使用。

九、公司內部其它事務性工作。

十、領導交辦的其它工作

總經理助理的工作職責：

1、起草公司工作計劃總結，并作好公司重要會議記錄；

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2、起草、存檔整理總經理簽發文件；

3、公司管理制度、規章制度，網頁設計方案書、合同書，公司總體運行配合;

4、接聽電話、妥當應答，并做好電話記錄；

5、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務旅行；

6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作；

7、根據公司發展的要求制定人力資源戰略；

8、設計并完善公司人力資源結構；

9、完成公司人力資源的日常招聘工作；

10、完善公司績效考核制度。

行政文員的主要工作職責有：

1、新進員工入廠手續辦理及個人檔案的建立。

2、勞動合同、暫住證、工傷保險資料的登錄、整理。

3、核對并輸入加班單，并統計匯總，每月分發至各單位核對。

4、聯絡單及各類文件的打印。

5、考勤卡的更換。

6、空白表單的管理。

7、復印機復印登記、復印紙領用及機器加油，日常保養等。

8、傳真登記、傳真及傳真機日常保養。

行政秘書崗位職責。在行政協理領導下承擔以下工作：

1、領導勤務。承擔公司行政的服務工作，包括公司內外公務活動的聯絡、布置、行程、用車、票務、食宿、費用等安排，受委托時管理領導及公司印章、簽名章，承實用文檔 精品文檔

擔公司行政領導接待、晤談的預約、安排、記錄等和文書檔案的定期整理、分類、歸檔，提供公司行政領導公務活動信息；

2、內部事務。承擔公司領導和辦公室設備、家具、辦公用品的采購、保管、分發、領用、登記、維護維修、處置和消耗性材料領用、固定資產管理等工作，以及名片印制、報刊雜志訂閱、收發和公務信函、傳真收發工作；

3、負責公務活動場所（辦公樓、會議室及奠基廳）的日常管理、調度、維護保養，做好會議服務工作，負責黨委會、辦公會議以外的校級會議的人員通知；

4、負責辦理公司行政領導、協管的離退休人員、校辦工作人員的醫療保險、失業保險、養老保險、住房公積金等社會保障項目和津貼、工會福利等待遇的登記造冊、報批、領取、分發等手續，負責上述人員中在編人員及臨時工的考勤；

5、負責完成行政協理交辦的有關工作，參與大型活動會務工作。

行政文員的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理。

總體來講，行政部屬于服務保障部，是為公司包括其它部門服務的，所以也要協助處理一些日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。

一、執行辦公用品的采購、發放、管理

1、新員工入職時，由部門經理根據辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領取。其余時間，員工急需領取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領用時間、項目、數量等。

2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。

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3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。

二、信件的收發、文件資料打、復印，傳真管理

1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉移。 發件時，由發件人填寫好資料，再由行政文員執行發送。

2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復印或快遞的結賬單據，并負責核對單據

數量、金額，便于財務結算。

3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，行政文員有權監管教育。

三、執行印制名片的聯系、校稿與管理

1、公司名片格式統一化，由公司行政文員依據企業形象規劃并聯系印刷業務。

2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經部門經理簽字后交由行政文員負責辦理。

3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一周內，行政文員將做好的名片發放給名片印制申請者。

四、執行固定資產及低值易耗品的管理

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1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統計數量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。

2、行政文員根據盤點狀況，制作《公司固定資產使用情況登記表》，發給公司相關負責人。

3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯系維修工作。

五、執行書籍、文件、資料的規范管理

1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。

2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記。應注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備注”等。

3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時，應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備注說明歸還日期。

六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

1、公司變更或申請辦理分支機構，先準備辦理營業執照相關資料，然后到工商局領取營業執照登記申請表；營業執照申辦完畢后，持營業執照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅務登記證。

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2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。

3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動保障局數碼照片回執”，行政部打印“制證清單”后，行政文員到社保局四樓交錢辦理。后憑社保局回執領取社保卡。

七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

1、根據飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。

2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結款方式根據實際情況而定。

3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。

八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理

1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。

2、公司會議，由行政文員統一發出通知。如需投影設備，會前應做好會場布置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會后，行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部，負責做好課程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。

3、每月需制作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。

九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情。

1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。

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2、規定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結果。

3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記住：透明溝通，工作暢通。

行政人事主要負責：

1 掌管公司人員的名單，詳細資料，檔案，職位，工資。

2 負責為各個部門招聘相關人員。

3 負責公司員工入職與離職的交接辦理。

4 負責公布公司內部通知，以及新員工的入職培訓（主要是培訓公司里的制度及公司簡介）

5 配合行政經理的各種工作。

還有就是負責公司員工的社保及公積金這些。

行政文員的工作職責：

一、負責辦公室日常文件的起草、打印、登記、發送和存檔；

二、公司管理制度的制定與監督，確保制度得以施行到位；

三、公司會議通知的擬寫、下發工作、會議的籌備，并且做好會議記錄和會議材料的整理；

四、公司考勤制度的制定和登記；

五、辦公室小型倉庫的管理工作：

1、倉庫保持干凈整齊；

2、對倉庫物品定期進行維護，確保物品能正常使用；

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3、對存貨不足的物品及時進行填充采購；

4、控制辦公室用品的發放與領取；

六：制定人力資源戰略：

1、與各部門協調好工作，及時補充新員工；

2、建立人才儲備庫；

3、與招聘單位協調好，確保人事招聘的正常進行；

七、優化辦公環境，主要包括辦公室衛生的打掃、綠色植物的維護、桌椅的整齊、保持通風；

八、外來人員的接待工作；

九、認真貫徹公司的企業文化；

十、服從領導，及時完成領導交辦的任務。

畢業生應具備的能力

1．掌握管理學、經濟學的基本原理和現代企業管理的基本理論、基本知識；

2．掌握企業管理的定性、定量分析方法；

3．具有較強的語言與文字表達、人際溝通以及分析和解決企業管理工作問題的基本能力；

4．熟悉我國企業管理的有關方針、政策和法規以及國際企業管理的慣例與規則；

5．了解本學科的理論前沿和發展動態；

6．掌握文獻檢索、資料查詢的基本方法，具有初步的科學研究和實際工作能力

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