公文種類

2023年12月8日發(作者：醉春煙)

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一、公文種類：

國家行政機關公文種類（13類13種）

摘自：《國家行政機關公文處理辦法》（國務院2000年8月20日國發〔2000〕23號通知發布，自2001年1月1日起施行。）

（1）命令（令）、（2）決定、（3）公告 、（4）通告、（5）通知、（6）通報、（7）議案、（8）報告（9）請示、（10） 批復、

（11）意見、（12） 函、（13） 會議記要。

二、公文的特點

1、實用性：它以解決實際問題為目的。內容實用，不尚空談，形式得體，

不求新奇。這是實用性的精髓。

2、真實性：要求方針政策和事實的真實。

3、條理性：什么事要辦，什么事不要辦，哪些事先辦，哪些事后辦，應該怎么辦，不應該怎么辦，都必須交待得清清楚楚，一目了然。

4、程式性：是指公文的慣用的格式；法定公文的格式是法定的；此外，有些用語也是程式化的、慣用的。

5、法定性：公文的作者是法定的。公文作者是指依法成立并能以自己的名義 行使權利和承擔義務的一級組織。

6、權威性：下行文，對下級組織具有法定的權威性和行政約束力。

7、政策性：黨和國家的方針政策一般都以公文的形式下達和公布，因此，法定公文的內容必須符合黨和國家的方針政策。

8、時效性：公文的實用性決定了公文的時效性，遲緩和拖延都會給工作帶來損失，因此制作和發布公文一定要有時限觀念，以提高辦事效率。

三、行文方向分類

下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、 通報、批復、（指示、公報、決議、規定、 條例)；

上行文：請示、報告、議案（從立法角度）；

平行文：函；

三者兼而有之：意見、會議紀要。

四、如何確定文種

有三條原則：

1根據行文目的確定文種

比如，目的是請求上級給予指示、幫助和支持的，則應該使用“請示”這一文種；目的是為了向上級匯報工作反映情況的，自然應該用“報告”；目的是為了指導工作，則要用“意見”或指示性的通知；目的是為了商洽工作或聯系工作或者詢問問題的，一般要使用“函”。

2根據發文機關的職權確定文種

一般說來，國家行政機關的13種公文，凡是法定的機關都可以使用，但在具體實踐中，具有不同職權的機關在使用公文上也有一些差別，比如“命令（令）”是具有指令性的文種，根據法律規定，國家主席、全國人大常委會委員長、國務院總理、各部部長、各委員會主任及地方政府首腦和機關、軍事領導機關可以發布命令，其它機關和人員不得隨意發布。“公告”雖屬告之性公文文種，但其中“公”字既有公開的意思，又包含著黨和國家的大公的意思，而且是向國內外宣布重要事項或法定事項，所以，只有中央行政機關或授權的高級行政機關才能使用。還有“議案”，它是各級人民政府專用的，政府有些事項要同級人大代表會議或人大常委會審議，就要使用“議案”。

3根據發文機關與主送機關的行文關系確定文種

一般說來，收文機關（即主送）是上級的，文種的確定只能是上行文，如“請示”、“報告”、“議案”；收文機關是下級的則選用下行文，如“通知”、“通報”、“命令（令）”“決定”、“批復”、“意見”、；公開向社會公布事項，則使用“公告”、“通告”； 向平行或不相隸屬機關行文時，可使用“函”或者“意見”。“會議紀要”一般列為上行文文種，但用于本機關記載事項時，并不向上向下行文，便無法將其歸類；有時用于傳達會議情況，則屬于下行文；有時需要上報則屬于上行文。

會議紀要不用印章。

五、公告與通告的主要區別

其區別如下：

（1）、發布事項重要程度不同

公告的事項更為重大，

如：1980年10月全國人大常委會決定任命國務院總理的公告；1981年5月連續發布的宋慶齡名譽主席病情的公告等都是國內外公眾關注的大事；而通告發布的事項相對公告則不是重要或重大的。如，交通管理部門關于進行公路接力賽交通道路管制事項，只能用通告而不可用公告。駕駛證的審驗事項、遷墳事項等都不能用公告，只可用通告。公告面向國內外，而通告則只限于國內，并且只限定在一定的區域內或特定的人群。

（2）發文機關不同

公告一般由高級機關發布，而通告各級行政機關甚至企事業單位都可以發布。

例如：《北京市公安局關于查禁賭博的通告》等。

（3）受文對象不同

公告的對象是國內外公眾，而通告一般只限于國內。

公告有時主要是對國外的，如，新華社授權發表《我國將進行向太平洋發射運載火箭的試驗》的公告，既是如此。

（4）發布方式不同

公告多在報刊上刊登，一般不用紅頭文件形式下發，也不能印成布告形式去張貼；而通告也可以在新聞媒體上刊發，也可用紅頭文件形式下發，也可公開張貼。

六、請示與報告的主要區別

1、請示與報告的共同點：

都是上行文，都是下級機關同上級機關聯系工作，反映情況，陳述意見。

2、主要區別

（1）行文目的不同

請示的的目的在于請求上級機關批準某一工作或某一問題；而報告的目的在于向上級機關匯報工作，

反映情況，為上級機關提供信息和經驗，便于上級機關指導工作。

（2）性質要求不同

請示屬于請求性公文，內容必須是提出請求事項，一定要上級機關給予審批或答復；而報告屬于陳述性公文，

一般不需要上級機關給予答復。

（3）行文時限不同

請示必須在事前行文，批準后才能去做，其在批準前是不允許辦理或執行的，否則就是違犯組織原則；而報告

在事前、事中、事后均可行文。

（4）內容含量不同

請示內容單一，必須堅持“一事一文”或“一文一事”的原則，即一事一請示；而報告內容則比較廣泛，尤其是綜合報告。

七、國家行政機關公文結構

國家行政機關公文結構分為眉首區、主體區和版記區三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156MM）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

1、眉首區，包括：

⑴ 文件份數序號（順序號），它是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。

⑵ 秘密等級和保密期限，如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。公文秘密等級由底到高分為秘密、機密、絕密三個等級。

⑶ 緊急程度，如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密登等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。緊急程度分為特級、急件（電傳：特提、特急、加急、平急）。

⑷ 發文機關標識，由發文機關名稱+“文件”兩字組成；對一些特定的公文可標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25MM。對于上報公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80MM。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22MM×15MM。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”2字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

⑸ 發文字號，由機關代字＋年＋順序號組成。年份用阿拉伯數字全標，并用六角括號，即“〔 〕”括上，如：國發〔2003〕5號，而不用四角括號，即“［ ］”。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；順序號不設虛位號，即1不寫成0001，1就是1，同時阿拉伯數字前不加“第”字。發文字號之下4MM處印1條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發人：上行文一般要標識簽發人姓名，平行排列于發文字號居左空1字，簽發人性名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第一行，其它簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次排列，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名在同一行，并使紅色反線與之的距離為4MM。

2、主體區，包括：

⑴ 公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，間距恰當。一般由“發文機關名稱＋事項＋文種”組成。

⑵ 主送機關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

⑶ 正文，主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年分不能回行。

⑷ 附件，如公文有附件，在正文下空一行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件”：1、×××××××）；附件名稱后不加標點符號。

⑸ 成文日期，用漢字將年、月、日標全；這里的漢字，即一、二、三、四、五、六、七、八、九、十，零可寫作“○”；如2003年，要寫成“二○○三”年，1998年3月12日，要寫成“一九九八年三月十二日”；成文時間的標識位置見主體區（6）項。

⑹ 公文生效標識

印章：

單一發文印章，單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2～4MM，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

聯合行文印章，當聯合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文之間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成

文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

當聯合行文需加蓋3個以上公章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后，所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

⑺ 附注，公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

3、版記，包括：

⑴ 主題詞，“主題詞”用3號黑體字，居左頂歌標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不加標點符號。

⑵ 抄送，公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

⑶ 印發機關和印發時間，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

版記中的反線，版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記的位置，版記位置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

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