公文處理方法

2023年12月6日發(作者：旗國主義)

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第一節 公文處理基本原則

公文處理基本原則是對客觀規律的正確反映，是衡量公文處理活動優劣的質量標準。

公文處理基本原則是：法制、實事求是、全面質量、時效、集中統一、黨政分工、簡化。

第二節 收文處理程序與方法

一、收文處理的一般過程

收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。

收文處理的一般程序為：簽收、外收文登記、啟封、內收文登記、分辦、摘編，擬辦、承辦、注辦，組織傳閱、催辦、查辦，處置辦畢公文。

上述具體的工作活動，依其性質的不同可分為收文辦理與收文管理兩大類活動。

二、收文辦理活動方法要點

（一）擬辦

擬辦實際上是一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可供選擇的方案。

擬辦的范圍。

做好擬辦工作應注意的事項。

（二）批辦

批辦是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策性活動，它規定了對具體公文的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現具有決定性影響。

我國各級行政機關的公文批辦工作實行合理分工、分層負責的制度。 批辦的范圍。

批辦公文時應注意的事項。

（三）承辦

由于公文只有經過承辦才能產生切實的效用，因此，它是公文辦理中的中心環節。 承辦公文的方式有多種。 承辦公文是公務機關各級工作人員的重要職責，承辦工作的依據。

承辦公文時應注意的事項。

（四）注辦

注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過程、承辦方式、承辦結果提供依據。同時，這頂活動還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復和混亂。 注辦由承辦人隨手完成。

三、收文管理活動的方法要點

（一）公文簽收

簽收是指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續之后，分別從發文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信設備收取公文。

（二）公文登記

公文登記的形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。

（三）啟封

公文在啟封時必須注意遵循特定的規則。

（四）分辦

分辦的實質是為公文確定運轉方向，它是一項事關公文能否準確、迅速、有效地得到實質性辦理的決定性的工作。

分辦的主要依據。

（五）公文摘編

摘編指對重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關數據資料等。摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節省辦理時間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。 （六）傳閱的組織

正確組織公文傳閱可使公文得到及時有效的運轉處理，避免延誤時機、空費時間和精力，從而實現并放大公文的效能。

為使組織傳閱的活動能取得更好的效果，應注意遵循特定規則。

（七）公文的催辦

催辦是指根據承辦時限和有關要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。這項活動有利于加速公文的有效運轉，防止失控，有助于避免公文的積壓延誤，對公文效用的迅速有效地實現具有推動作用。

催辦有兩種形式，一種是內催辦，一種是外催辦。

（八）公文的查辦

公文查辦是指核查重要公文的執行情況，督促并協助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關問題的活動。

查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結合并用幾種具體方式。

第三節 發文處理程序與方法

一、發文處理的一般過程

發文處理是指機關內部為制發公文所進行的創制、處置與管理活動。

發文處理的一般程序為：擬稿、會簽、核稿、簽發，注發、繕印、用印或簽署，分裝、發出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

二、發文辦理活動的方法要點

（一）文稿撰擬

（二）會商

會商的作用主要是維護公文的合法性、有效性，維護政令的統一一致。

會商由發文機關主動組織，就有關問題協商完畢后，應請這些機關或部門的有關責任者簽注會商意見。

（三）核稿

從一定意義上說，核稿是擬稿工作的延續，而另一方面它又是終審定稿工作的一個組成部分。這項工作對控制公文數量與質量有著重要意義，同時，還可以節省各級領導者用于審閱批改公文的時間和精力。

審核具有全面性，無論公文內容還是形式或程序都在核查之列。

（四）簽發

簽發是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質量與正式效用的最終確認。簽發人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再行批注正式發出意見并簽注姓名和日期。文稿經簽發成為定稿后，其他人不經簽發人同意，均不得再做任何修改，否則將負行政或法律責任。

簽發的種類。

（五）簽署

簽署是指簽發公文的領導人親筆在正式發出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。

簽署權的歸屬。

三、發文管理活動的方法要點

（一）注發

注發需要根據領導意圖（主要是簽發意見）以及有關規定和有效表達公文內容的需要進行。

（二）繕印的方式與程序

繕印即繕寫、印刷的簡稱。繕寫就是譽錄抄寫；印刷就是應用專門的印刷技術批量“復 （三）校對的內容與方法

校對就是以定稿和格式設計要求為基準，對校樣（反映印版全貌的紙樣）或繕寫譽錄完畢的文件進行全面核對檢查，以發現并糾正各種錯漏，確保文件質量。

校對工作的主要內容。

校對方法：對校法、折校法、讀校法。

（四）公文用印

用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國家機構或其他社會組織對文件承擔法律責任，表明其對公文法律效力的認可。

用印時應注意遵循規定的原則。

（五）公文分裝的步驟與方法

分裝是指按照規定具體揀配和封裝公文的活動，其具體步驟一般包括：清點、揀配、登記、裝封、捆包（袋）、轉交外收發簽收。

（六）公文的對外發出

發出公文就是將已封裝完畢的公文以多種方式傳遞給受文者。這項活動主要是機關外收發（通信部門）的職責。

公文除需直接專門投送給規定的收文機關之外，大多數情況下是通過間接傳遞通道轉投。這些通道主要包括：普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等。

第四節 辦畢公文的處置

在收文處理和發文處理過程中都存在處置辦理完畢的公文的活動。這些活動決定并實現了各類辦畢公文（辦畢的收文，本機關對外發文的文稿和存本等）的歸宿：去、留、存、亡，對充分發揮包括現行效用和歷史效用在內的公文的全部功能效用具有十分重要的影響。這些處置活動主要包括：清退、銷毀、暫存、立卷歸檔。

一、清退

清退的范圍。

清退公文可按規定和要求成批定期進行，也可不定期甚至閱后隨即清退。

二、銷毀

銷毀的范圍。

銷毀公文的主要方式是：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶等）。

三、暫存

暫存公文應由文書部門或人員妥為保管。

暫存文件管理的基本方法。

三、立卷歸檔

凡是反映本機關工作活動的、具有查考利用價值的業已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。

案卷的質量要求是：遵循公文材料的形成規律和特點，保持公文之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

立卷的基本的方法就是認真把握公文的特征，對公文進行科學有效的分類、組合、編目。

公文立卷歸檔的程序過程是：編制立卷類目、平時歸卷、年終調整、擬寫案卷題名、排列卷內公文次序并編號、填寫卷內公文目錄與備考表、填寫封皮、裝訂、案卷排列與編目、歸檔。

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