公文的種類與格式

2023年12月8日發(作者：春雨瀟瀟)

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公文的種類與格式

目 錄

一、公文的特點和作用二、公文種類三、公文格式四、行文規則五、公文擬制六、公文辦理七、公文管理

第一部分 公文特點和作用“經國之樞機，為政之先要”——梁代·劉勰[xié] 公文是黨和國家機關在治國理政的進程中，用以表達意志、發布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具，是一種具有特定效力和規范格式的文書。公文的質量，直接反映機關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關系黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現機關干部的能力素質和工作水準。一、公文的特點一是權威性和政策性。二是針對性和指導性。三是規范性和約束性。四是程序性和嚴密性。五是對應性和定向性。二、公文的作用指導工作，傳達意圖。 （通知）聯系工作，交流情況。 （函）請示工作，答復問題。 （請示、批復）總結工作，推廣經驗。 （通知、決定）記載工作，積累史料。 (各文種）三、公文工作基本原則實事求是原則 準確規范原則 精簡高效原則 安全保密原則四、公文工作組織保障一要加強組織領導 二要強化業務指導三要抓好督促檢查 四要提高辦文能力第二部分 公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《機關公文處理工作條例》的通知（中辦發〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

一、區分公文種類的功用一是體現公文性質。 二是反映行文方向。三是表達行文目的。 四是揭示公文特點。二、公文種類決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。命令（令）：適用于公布行政法規和規章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。公報：適用于公布重要決定或者重大事項。公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項，批轉、轉發公文。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。批復：適用于答復下級機關請示事項。議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。三、近似文種異同辨析決議與決定：主要區別是是否經過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權限、使用和表達上有區別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內容簡要，公報較具體。公告與通告：使用者、發布內容、公布范圍上有區別。通知與通告：主要是適用對象有區別。通知與通報：內容的側重點不同。意見與報告：行文方向和內容有區別。意見與請示：行為方向和內容上有區別。請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結果上有區別。紀要與決定：適用對象、表達等方面有區別。決定、命令（令）通報： 適用范圍和程度不同。四、文種選用常見問題(一)、缺少文種 (二)、使用非法定文種(三)、文種重疊 (四)、生造文種(五)、文種作為公文標題

(六)、文種混用 (七)、同類公文使用不同文種 (八)、錯用文種 第三部分 公文格式公文的結構，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：——格式，即國家標準規定的固定格式。公文的內部組織：——內容，即公文的主體部分。依據：1.中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發〈機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發〔2012〕14號）； 2.中華人民共和國國家標準《機關公文格式》（GB/T 9704-2012），2012年6月29日發布，2012年7月1日實施。一、公文格式要素劃分版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。包括：版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼

（一）主體部分公文的主體，是公文最主要的部分。包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、印章和成文日期等要素。標題一般由發文機關全稱或規范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。標題字體為2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。主送機關主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規范化簡稱或同類型機關統稱；向下普發的公文主送機關名稱應規范、穩定。主送機關名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。正文公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉發、印發文件類的通知，用3號楷體_GB2312。正文中的層次序數文中結構層次序數一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數字“1”、阿拉伯數字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。層次序數：第一層 “一、”（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層 “（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無） ；第三層 “ 1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）； 第四層

“（1）”（仿宋）（必須有標點）。附件說明附件說明分別與正文和發文機關署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312。“附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。

發文機關署名應用全稱或規范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機關聯合發文，發文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。

成文日期一般署會議通過日期或領導簽發日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發日期； 聯合行文，署最后簽發機關領導的簽發日期。領導簽發后，因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定或由發文機關秘書部門提出意見報領導確定。成文日期應寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發文機關首字右移2個字，如長于發文機關，居右排時后空2個字。印章除會議紀要和印有版頭的向下普發的公文外，公文應加蓋發文機關印章。用印頁（發文機關署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××2012年×月×日

(二)文末包括規定的分割線、抄送機關、簽發機關、簽發日期、頁碼等內容。 二、公文版面及裝訂要求公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設置均有相關規定。從2012年1月1日起，采用國際標準A4紙型，同時對文件版型作出調整。依據： 中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發〈機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發〔2012〕14號）；《機關公文格式》（GB/T 9704-2012）。第四部分 行文規則行文關系是各級機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。l 一般可分為相互隸屬關系，平行關系， 不相隸屬關系。 l 上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。l 下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、公告、通告、通知、通報等。l 平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。第五部分 公文擬制公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發等程序。公文簽發公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由授權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。第六部分 公文辦理公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔，公文傳遞傳輸也是公文辦理的重要環節。

做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回復、主動服務、嚴謹細致、記錄備忘、原則性與靈活性相結合的理念。《條例》主要從運轉角度，以流程為主線闡述公文辦理相關內容。第七部分 公文管理公文管理是指以安全保密和充分發揮公文效用為目標，在公文形成、傳遞、運轉、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環節中所進行的規劃、組織、控制、監督、保管、整理、統計、提供服務的職能活動。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。案例：機關公文常見錯誤1.沒有發文機關標識（非紅頭文件）2.文種錯誤3.發文字號、格式不規范，聯合發文編各機

關號4.上行文（請示、報告）沒有簽發人5.公文標題缺要素、用詞不當6.正文錯別字、層次不當、字體字號不規范7.附件格式不規范8.日期格式不規范9.抄送不規范（亂抄報、抄送領導個人、內部抄送）10.版記要素不全、多余文件參考：1.中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《機關公文處理工作條例》的通知（中辦發〔2012〕14號）2.中華人民共和國國家標準《機關公文格式》（GB/T 9704-2012）

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