公文種類及其主要區別

2023年12月8日發(作者：青春散文)

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公文種類及其主要區別

? 請示：適用于向上級單位請求指示或批準事項。

? 報告：適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

? 請示與報告的區別:

行文功能不同

處理方式不同

時間要求不同

請 示

請求批準、指示及解決問題

辦件，需要辦理、批復

事前行文，即“事前請示”

報 告

匯報情況、反映問題

閱件，可不回復

報告辦理結果或有關情況

? 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更

或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

? 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

? 通知：適用于發布、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的

事項，批轉、轉發公文。

共同點

通 知

具有知曉性、指導性

大都要求貫徹執行，使區別

用范圍廣于通報，周知事項是具體的，具有一定約束力。

傳達重要精神和情況以使有關單位和人員知曉，一般起引導、警誡、啟發、教育和溝通情況的作用

通 報

? 批復：適用于答復下級單位的請示事項。

? 批復與復函的區別：批復屬下行文，復函是函的一種形式，屬平行文；批復適用于答復下級單位的請示事項，對不相隸屬的單位請求批準事項不使用批復，而應使用復函予以答復。

? 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

? 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求

批準和答復審批事項。

? 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

? 公文格式定義：

公文格式就是公文的表現形式。它相對于公文的內容而言，既由公文的內容所決定，又服務于公文的內容需要。

? 幅面尺寸：

公文用紙采用GB/T148中規定的A4紙型，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm

? 頁邊與版心尺寸

? 公文用紙天頭（上邊距）為37±1mm

? 公文用紙訂口（左邊距）為28±1mm

? 版心尺寸為156mm*225mm

? 行數與字數 一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。 ? 字體和字號 如無特殊說明，公文格式各要素一般3號仿宋體字。特定情況可以適當調整。

? 文字的顏色 如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

公文格式各要素編排規則

? 版心內公文格式要素：版頭、主體、版記三部分。

? 版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部門為版頭。

? 主體：公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上部分稱為主體。

? 版記：公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分為版記。

? 版心外格式要素：頁碼

? 頁碼：頁碼位于版心之外

版頭 主體 版記 版心外要素（ 1（6個要素） （9個要素） （2個要素） 個要素）

份號

密級和保密期限

緊急程度

發文機關標志

發文字號

簽發人

行文規則

標題

主送機關

正文

附件說明

發文機關署名

成文日期

印章

附注

附件

抄送機關

印發機關和印發日期

頁碼

二維條碼

? 行文原則：確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性

? 行文權限

? 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文。特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的上級單位。

? 根據授權行文。上級單位的職能部門根據授權，可向下級單位行文。

? 同級單位必要時可以聯合行文。聯合行文時，按照主辦、協辦單位次序依次簽發，原則上不使用復印件會簽形式簽發公文

? 向不相隸屬單位行文，其公文種類一般用“函”，同時公文中不得帶有指示性的內容

? 行文要求

? 上行公文應遵循：

1.原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

2.除上級單位領導直接交辦的事項外，不得以本單位名義向上級單位領導個人報送公文，也不得以本單位領導名義向上級單位報送公文。

3.除上級單位有明確要求外，不得以本單位內設部門名義越級向上級單位報送公文。

4.下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。 5.請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

6.受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位

? 下行公文應遵循：

1.主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。

2.涉及多部門管理事項的，應當聯合行文。部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應當責令其糾正或者撤銷。

3.向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該單位的另一個上級單位。

會議通知寫法

? 擬寫會議通知時，一般要寫明召開會議的單位，會議名稱和時間、地點、內容（議題），參加會議的人員范圍和人數，會議材料要求，報到時間和食宿要安排，有關注意事項以及聯系人和電話等。必要時需附“會議回執”。

? “會議回執”主要包括：參會人員單位、姓名、性別、民族、職務和聯系方式等，必要時還應注明到達及返程時間等。

會議紀要的基本寫法

? 會議紀要的擬寫一般分兩部分：第一部分應寫明會議概況，包括會議時間、地點、組織者、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等；第二部分是會議紀要的主體部分，反映會議的主要精神、討論意見和議定事項等。

? 收文辦理的程序

? 簽收。接收公文時，應認真核查來文單位、件數、時限要求和密封情況，確認無誤后方可簽收。簽收公文應注明簽收人姓名和簽收日期；簽收特急公文應注明簽收時間。

? 登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

? 初審。對收到的公文應當進行初審。

? 審核重點是：來文是否屬公文受理范圍；是否應當由本單位辦理；涉及其他單位（部門）職權范圍內的事項是否已經協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范；是否符合公文起草的其他要求等。對不符合規定的公文，經本單位相關負責人批準后可退回來文單位，并說明理由。

? 承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本單位負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個及以上部門承辦的事項，應明確主辦部門。對緊急公文，應標明辦結時限。承辦部門收到交辦的公文后，要及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應及時予以說明。

? 傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

? 催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

? 答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

? 收文的分類

? 收文辦理中，一般可將來文分為兩大類：一是辦件，二是閱件。主送本單位需要答復、匯報或反饋結果的公文為辦件；主送和抄送本單位領導、有關部門閱知的公文為閱件。

? 同時，還可根據公文辦理的時限要求、涉密程度、行文方向等進行分類。如按辦理的時限要求可分特急件、急件和普通公文；按涉密程度可分為絕密、機密、秘密和非涉密公文；按行文方向可分為上行文、下行文和平行文。 ? 收文的分轉

? 對日常性業務或承辦部門已有明確分工的來文，由文秘部門按照職能分工直接分辦。

? 對請示、報告類公文，涉及全局性、政策性、指導性或重大問題的公文，以及按照職能分工難以明確具體承辦部門的來文，由文秘部門提出擬辦意見后，送有關負責人閱批。

? 對涉及兩個以上承辦部門的公文，文秘部門應明確主辦和協辦部門。

? 送領導閱批的公文，呈送順序

? 送領導傳批、傳閱的公文，原則上按照領導的排序，依次呈送。傳批件由后向前送批，傳閱件由前向后送閱。領導之間一般不橫傳文件，應由領導秘書通過文秘部門組織傳遞。如遇領導出差（訪）或其他原則不能閱批時，由文秘部門注明事由轉呈其他領導

? 公文承辦、主辦和協辦

? 承辦是指受文單位有關部門或工作人員根據擬辦和批辦意見，具體處理公文的工作過程，是公文處理程序的中心環節。

? 主辦部門是指對承辦公文負主要責任的部門。在實際工作中，有些公文的內容涉及其他部門的職能，需要多個部門共同承辦，其中的主要承辦部門即為主辦部門。主辦部門應主動與協辦部門溝通情況，交換意見，并負責將辦理結果及時通報協辦單位。

? 協辦部門是指在公文辦理過程中，協助主辦部門具體辦理涉及本部門職能事項的部門。協辦部門應顧全大局，主動配合，有效地協助主辦部門共同完成任務。

? 發文辦理的一般程序

? 復核。已經簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

? 登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

? 印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。公文正式印制前，須由擬稿人對排版清樣進行校對。校對時應當使用符合國家標準的校對符號。除錯別字和個別明顯有誤的詞句外，校對人不得擅自對公文簽發稿進行實質性修改，如有特殊情況確需修改，必須按照公文審批程序復審。校對完畢，校對人簽署姓名、日期，改定的清樣經審定后印制。

? 用印。印制公文應加蓋（套印）相應的印章，并憑領導簽發的發文送簽單用印。

? 核發。公文分發時，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查。印制好的文件要做到無缺損，版頭鮮明，套印準確，裁切整齊，無臟污、倒頭、多頁、缺頁、白頁、錯頁等質量問題。

? 聯合發文的辦理程序

? 公文內容涉及其他單位職能的事項，或企事業單位之間、企事業單位與有關單位之間就某一事項形成一致意見后或為達到同一目的的行文，應會簽或聯合發文。

? 聯合發文的辦理程序是：

? 本單位主辦的聯合發文，本單位負責人簽批后送外單位會簽。會簽后若有重大改動，本單位承辦部門應將會簽后的文稿和改動情況及說明一并報簽發人重新閱簽。 ? 外單位主辦聯合發文，本單位有關承辦部門應提出會簽意見，經文秘部門核稿后報本單位領導簽發，簽發后退主辦單位。若對會簽件有不同意見，應函告主辦單位進行修改后，再予會簽。

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會議通知模版

公文版頭各要素的具體要求

? 份號：公文印制份數的順序號，涉密公文應當標注份號。

? 密級和保密期限：涉密公文，應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

? 緊急程度：根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。

? 發文單位標志：由發文單位全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，也可使用發文單位全稱或規范化簡稱。

? 發文字號：由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦單位發文字號

? 簽發人：報送上級單位的公文，應當在首頁注明簽發人姓名

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