印章管理規定

2023年12月12日發(作者：3千克等于多少克)

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印章管理規定

內部編號：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）

集團印章管理制度

一、目的

為了加強對印章的內部控制和管理，保證印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司利益，杜絕不法行為發生，在遵照《集團印章管理制度》的前提下，結合的情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于集團內各職能部門、各項目的印章管理。

三、定義

本制度所稱印章主要指：公章、法定代表人私章、業務專用印章、其他授權人印章、部門名稱章等。

為方便日常工作需要而刻制，純屬部門內部使用的一般戳記章，如編號章、贈票章、付訖章等，不在本辦法使用范圍之內。

1、公章：公司及具有獨立法人資格的各成員企業向政府機關或相關機構登記使用的刻有本公司名稱的印章。

2、法定代表人私章：公司向政府機關或相關機構登記使用的刻有本公司法定代表人印章。

3、業務專用印章：由公司向政府機關或相關機構登記使用后授權下屬有關部門履行特定的職責和權力的印章（如：合同專用章、財務專用章、發票專用章，人力資源部的勞動合同專用章等）。

4、其他授權人印章：指根據公司授權，委托指定專門人員辦理特別業務時所使用的個人印章，如出納私章，審批人私章等。

5、部門名稱章：指刻有企業內部職能部門字樣的印章。

6、印章管理員：授權持有印章，并對印章日常使用負責，承擔管理責任的人員。

四、使用范圍

（1）公章：凡是以公司名義發出的信函、公文、合同（協議）、通知、介紹信、證明、各類報送報表或其他公司材料等；

（2）合同專用章：

1合同專用章（不含工程、銷售及勞動合同專用章）：用于除工程 ○類合同、商品房買賣合同及其相關協議、勞動合同外的凡是采用合同書形式訂立合同（協議）；

2銷售合同專用章：僅用于商品房買賣合同及其相關協議的使用，○不能超權使用此印章；（注：部分地方的商品房銷售合同及其相關協議不能使用有“銷售”兩字的合同專用章，該印章也只能遵守這一使用原則，請項目銷售中心負責人嚴格把關。）

3工程合同專用章：僅用于工程類合同；

○4勞動合同專用章：僅用于勞動合同；

○（3）財務專用章：公司對外的現金、銀行收付業務（預留銀行印鑒、、匯票、業務委托書等）、以及其他外部業務（如工商部門備案等用途）等；

（4）發票專用章：僅用于領購或開具發票；

（5）法定代表人私章：凡是注明可加蓋法定代表人私章的文件；

（6）部門名稱章：該章是非經濟類用章，僅用于該部門與集團內部各單位業務部門的文書來往，不得用于對外簽訂合同或補充協議、借貸款項和采購材料設備等，不得作為我方變更合同的依據。

五、印章刻制與領用

嚴禁未經許可自行刻制印章；本制度規范的印章必須在集團辦公室行政管理部印章室完成備案后，才可正式啟用。

線上審批路徑：登錄集團門戶》流程管理》按類別》職能中心》集團辦公室》行政后勤類》公文檔案》刻章審批

需上傳：《印章刻制申請表》（附件一）

印章分類

新成立公司公章、合同專用章

（辦理公司設立手續的過程向當地公安部門申請，并到其指定處刻制）

財務專用章、發票專用章

綜合管理部

綜合管理部

申請部門

其他業務專用章及部門名稱章，如銷售合同專用章、勞動合同專用章、項目管理部章等印章，由有業務需要的各公司職能部門提出申請，部門負責人審核，集團辦公室行政管理部印章室備案，報總裁批準后，由申請部門印章管理員按規定刻制。

其他：

1、印章的刻制包括新公司成立或因業務需要的印章刻制及因原印章不適用、磨損等而需要更換的印章刻制。

2、印章刻制須經授權審批。公章、專用印章、法定代表人私章應在公安機關指定的刻章單位刻制并備案，部門名稱章如所在地公安機關 允許備案的，也需備案。（公安部對辦理刻制印章的手續未作統一規定，實際請依照所在地公安機關的有關規定）

3、各部門應根據實際需求申請刻制印章，每名印章均明確授權使用范圍并按要求使用，閑置印章應交回辦公室統一保管或銷毀。

4、保證各種重要印章（如公司公章、財務專用章、合同專用章等）的唯一性，不允許就同一授權范圍刻制多套印章。

5、新印章刻制完畢后，應在二個工作日內將印章及公安部門出具的備案資料移交到相關授權印章管理員，填寫《印章簽收領用備案表》（附件二），經總裁審批。《印章簽收領用備案表》原件交集團辦公室行政管理部印章室存檔，同步存檔至辦公室。

六、印章管理

1、印章管理員的界定：公章、法定代表人私章、（工程）合同專用章、財務專用章、發票專用章以及內各部門章由總裁制定專人管理。

2、各部門、各項目負責人為該部門、該項目印章管理員的第一責任人。

3、印章管理員的職責：

辦公室負責統籌印章的管理、指導、監督工作。

印章管理員的職責包括：印章的保管、使用以及承擔相關的責任。印章管理員的印章清單及其聯系方式必須報辦公室備案。

印章管理員務必在合理合法的前提下使用印章，用印時需校對審批表是否已經各審批人審核且簽署，是否已在需蓋章資料上修訂完畢。若因不正當使用印章給公司造成經濟損失或損害公司聲譽，實行“誰批 準，誰負責”、“誰用印，誰負責”、“誰授權，誰負責”等為原則追究相關責任人。

其他：

1、印章必須專柜存放。特別注意：公章、財務專用章、發票專用章等重要印章不得與空白票據同柜存放。

2、印章必須存放在保險柜內保管，每次用印完畢應隨時鎖入保險柜，防止被盜用，禁止將印章置于辦公桌上或未上鎖的柜子等隨意可拿取的地方。

3、 如發生印章丟失，立即報告領導，及時到當地公安部門辦理注銷登記，并聲明作廢。如丟失印章日后不再使用，將公安部門出具注銷印章證明及有部門負責人簽字的遺失印章報告交集團辦公室行政管理部印章室備案；如丟失印章日后需要繼續使用的，重刻印章并將公安部門出具注銷印章證明、重刻印章備案證明及有部門負責人簽字的遺失印章報告交集團辦公室行政管理部印章室備案。

4、辦公室每半年（6月、12月）將對項目各類印章進行盤點檢查，同時檢查印章的管理及使用是否符合本辦法的要求。對印章管理混亂，使用不當的，視情節嚴重程度予以一定處罰或追究法律責任。

七、印章使用

印章不得隨意使用，經辦人員應提供審批依據，連同需蓋章文件一并交印章管理員用印。

1、使用原則

①合同類（已錄入ERP系統）：經辦人員需打印完整ERP合同審批流程；

注意：除強制要求加蓋公章合同，一般合同（協議類）宜使用合同專用章（不含工程、銷售及勞動合同專用章）：用于除工程類合同、商品房買賣合同及其相關協議、勞動合同外的凡是采用合同書形式訂立的合同。

②報建資料、申請表格或公司證明、函件等：經辦人員需填寫《文件簽章審批表》（附件六），由項目負責人審批；

涉及重要函件(如對政府承諾函）由項目負責人根據實際情況自行決定，是否需增加法務部意見或總裁意見。

③除上述規定外，其他《文件簽章審批表》，均由部門第一負責人審批；

④凡文件中注明需加蓋公司公章的，不允許業務部門以其他私刻的專用章代替。

⑤財務資金部使用其保管的印章，按以下原則使用：

A、開具銀行結算業務：必須取得付款最終授權人審批文書；

B、證明公司收款業務：財務人員或收銀員等在收到客戶繳納款項后,填開發票/收據的同時加蓋對應的專用章；

2、蓋章要求

（1） 用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致。

（2）不得在空白紙張、證件、表格等材料和未填好內容的介紹信、證明、合同上面加蓋印章，也不得在有涂改痕跡，或使用易于涂改筆跡填寫的各類材料上面加蓋印章。

（3）當因文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。印章管理員不得在無正文的頁面上加蓋印章。

（4）介紹信、便函、授權委托書要求有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

（5）對外簽署的合同或協議及其它需用公司印章的文本等，須簽署日期并在騎縫處加蓋印章或由授權人每頁簡簽，對于合同或協議的簽約代表（除要求法定代表人簽署外）須由職能部門負責人或公司第一負責人簽署。

（6）需要加蓋公章的證照復印件，在加蓋公章前必須加蓋或書寫“本復印件僅限于 XXXXX 業務，只限使用一次，再復印無效。”

（7）對于用于證明員工是否不涉及違法犯罪行為、生育證明、政審證明等文件，申請用印者需要就文件內容提供相關政府部門（公安局、居委會）出具的證明文件。印章管理員應核對需用印資料與證明文件無誤后方可加蓋印章。相關證明文件由印章管理員留底與用印申請表歸檔存放。

3、蓋章登記

“凡蓋章，必登記”。經辦人員需填寫《蓋章登記表》（附件五）后，印章管理員核對無誤后，再進行蓋章。

其他：

（1）對于需要由我方公司先蓋章的合同，還需在簽章審批表備注欄填寫預計歸還時間。印章管理員在《蓋章登記表》（附件五）備注欄進行加注。經辦人員在合同簽署完畢以后須將原件一份交給對應公司財務資金部。

（2）對合同類或其他重要文件蓋章后，印章管理員必須將合同原件一份存檔，如不能即時收取存檔則需經辦人在簽章審批表的備注欄注明預計移交日期，并在預計移交日期前移交。否則印章管理員對該經辦人所在職能部門以后提供文件拒絕用印。

（3）已加蓋公章的任何經濟類或交易類合同、協議的原件（含先由我方蓋章的合同或經辦人外借公章加蓋印章的合同），經辦人員必須在五個工作日內將合同原件（預蓋合同可提供復印件）移交對應公司財務資金部，未經網上審批的合同，還需同時抄送復印件給法務部對應的法務專員留存。

（4）已蓋章的文件若不能使用，必須及時交回印章管理員處銷毀，印章管理員應將銷毀情況在《蓋章登記表》中進行備注。

八、印章外借

原則上，印章不允許外借帶出。若因工作需要確需將印章帶出，應由使用部門提交申請，由經辦人員填寫《借用/延期印章審批表》（附件四），經有效終審人審批。

注意：1.凡印章外借帶出，有效終審人均為總裁；2.如公司公章外借帶出，經辦人員需一并填寫《借用公章保證書》（附件九）。

其他：

1、每一審批只可外借一次，印章借出期間，印章臨時保管人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用承擔一切責任。印章外借必須提前7個工作日通知印章管理員，方便印章管理員根據情況再通知各有關部門做好緊急用印的需要。

2、申請外借印章的用印事宜完成或已到計劃歸還印章日期應及時歸還印章。

3、印章借用應根據實際用印需要確定借用印章時間，最長不得超過五個工作日。如借用印章時間長于五個工作日的應詳細列明原因。

4、印章管理員取得《借用/延期印章審批表》后，應檢查審批表中主管領導及最終審批人的簽名與預留的簽名樣式是否一致，并與經辦人就借用印章的名稱、事由、歸還時間進行核實。

5、核實領取印章經辦人與申請審批表中的借用印章保管人是否一致，核對領取印章人員的員工卡等身份證明文件。

6、印章管理員與借章人應對借用印章當面檢查確認，在《借用/延期印章審批表》上印章式樣欄處的“借用時印章印模”加蓋借用時印章印模，并進行簽收手續。

7、印章管理員應對《借用/延期印章審批表》進行編號，與《借用公章保證書》一并歸檔保管。

8、由于用印事宜未完成而未能在計劃歸還日期前歸還印章的，應在經批準的歸還日期前辦理延期手續，填寫《借用/延期印章審批表》，寫明需要延期的原因及計劃歸還的日期。經原各審批人審批，交印章管理員備案。

9、對于到計劃歸還日期未辦理延期歸還手續而尚未歸還的印章，印章管理員應責令借章人歸還，如不歸還的，應逐級向集團辦公室行政管理部負責人匯報，呈報集團總裁。

10、印章歸還時，印章管理員應認真檢查歸還印章的真偽性及完好性，并在借出時的《借用/延期印章審批表》的“歸還時印章印模”處加蓋歸還時印章印模，同時與借出時的印章印模進行驗印，準確無誤后，雙方簽名確認，并填寫歸還日期；經辦人需在歸還印章時提交已簽名確認的《借用公章保證書》到印章管理員處存檔，如不能提交，印章管理員上報給經辦人的部門第一負責人。

11、若外借印章是用于加蓋經濟類或交易類合同的，在借用人歸還印章的同時，將一份合同原件交給對應公司財務資金部。

12、外借印章有損壞或遺失情況，借章人應在發現上述情況的第一時間向印章管理員匯報，配合查處，并由外借部門派專人跟辦印章重刻的后續事宜。

九、印章交接

1、印章管理員因事、病、休假等原因臨時離崗的，應提前做好工作安排或是將其持有的印章移交由印章臨時代管人代管，并辦理臨時交接，印章代管人不得保管同一間公司銀行預留印鑒的所有印章。

2、印章管理員要向代管人交代用印時的注意事項，并辦理好交接手續。交接工作中，應嚴格實行管印人員登記備案制。移交人應填寫《印章管理員臨時交接登記簿》（附件七），登記交接印章的起止日期、印章類別及數量，由雙方簽名確認。代管人應對代管期間的用印情況進行詳細登記，對重要的文件應該復印留底。印章管理員正常上班后，代管人員應與印章管理員辦理交接手續，以明確雙方責任。

3、印章管理員調職、辭職或因其他原因臨時離崗一個月以上時，由印章管理員直屬上級領導提出接任的人選，報集團辦公室行政管理部印章室備案。印章移交應及時辦理交接手續，詳細填列《印章管理員移交清冊》（附件八），由移交人、接收人、監交人三方簽名確認并在二個工作日內將《印章管理員移交清冊》交集團辦公室行政管理部印章室備案（同步至辦公室）。印章移交工作由印章管理員直屬上級領導或其指定專人負責監督，如發現移交的資料、物品不符，應責成原印章管理員限期查明，待查明相符后，方可辦理移交手續。未按規定辦理移交手續的印章管理員，不得辦理調動、離職手續。

4、印章持有情況應納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。

十、印章更換、銷毀

印章的更換、銷毀包括因印章的不適用而更換、因磨損而更換以及后續的報廢處置工作，由印章保管員填寫《印章收繳/銷毀申請（備案）表》（附件三），經總裁審批后，提交至集團辦圖章及檔案管理分部（同步至辦公室）存檔。

十一、處罰原則

項目負責人為項目自行保管印章第一責任人；對未按本制度要求使用、保管印章，導致印章濫用、丟失或被盜用、仿制等，給公司造成經濟損失或損害公司聲譽的，首先當追究項目負責人責任。

情節嚴重，將移送司法機關依法追究其法律責任。

十二、附則

線上審批流程申請路徑：登錄集團門戶》流程管理》按類別》職能中心》集團辦公室》行政后勤類》公文檔案》刻章審批、借用/延期印章審批、印章領用審批、印章收繳/銷毀審批。

本規范自發布之日起施行，其他未列事項參照集團字《集團印章管理制度》規定執行。

附件：1. 印章刻制申請表

2. 印章簽收領用備案表

3．印章收繳/銷毀申請（備案）表

4．借用/延期印章審批表

5. 蓋章登記表

6．文件簽章審批表

7．印章管理員臨時交接登記簿

8. 印章管理員移交清冊

9. 借用公章保證書

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