國家綜合檔案館電子文件備份中心建設研究

2024年3月3日發(作者：人生不設限讀后感)

國家綜合檔案館電子文件備份中心建設研究

摘要：電子文件備份中心是國家綜合檔案館“五位一體”的功能之一。本文對國家綜合檔案館電子文件備份中心的現狀進行了分析，并就目前存在的宏觀層面缺乏制度指導、檔案數據增加對數據備份策略的影響、缺乏持續的資金支撐等問題，提出國家檔案局及相關部門盡快出臺規范和細則；靈活運用多種數據備份策略；爭取國家支持的同時，結合實際情況采取較少投入的備份方式等措施。

關鍵詞：國家綜合檔案館電子文件備份中心檔案信息安全

隨著我國信息化進程的加速發展，以及電子政務工作的進一步開展，檔案部門接收的電子文件以及紙質檔案等數字化后的數據呈幾何級增長。在這樣的背景下，做好電子文件的備份工作尤為重要。2009年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《電子文件管理暫行辦法》，同年，時任國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局館長工作會上，明確提出“實施重要檔案異地備份制度”的戰略。至此，部分省市、地區相繼建立了電子文件備份中心。在電子文件備份中心建設日趨完善下，電子文件備份中心不僅具備數據備份功能，而且具備異地異質備份、容災備份等功能。為了更深入地了解電子文件備份中心的發展情況，筆者及所在課題組對近年來具有代表性的、已建成的電子文件備份中心進行了調研，并就目前存在的問題，提出相應的解決措施。

一、國家綜合檔案館電子文件備份中心的現狀

自2008年全國第一家電子文件備份中心――遼寧省電子檔案備份中心正式提出申請建立至今，全國各級檔案館電子文件備份工作取得了重要進展，部分省級市以上檔案館實現了重要檔案和電子文件的異地結對備份，部分市縣檔案館建立了電子文件備份中心和異地備份庫的工作。筆者現將調研情況總結如下：

（一）后庫備份與館際備份相結合的電子文件（檔案）備份中心

2008年，遼寧省檔案局正式提出建設電子檔案備份中心的申請，并于2010年正式建成。目前，遼寧省檔案局通過運用網絡技術、通信技術、存儲技術、遠程控制等技術建立的電子文件備份中心，主要采用后庫備份的形式，實現了遼寧省檔案館和遼寧省內各市區縣三級電子檔案數據的長期保存以及異地異質的備份與恢復。通過數據備份，他們解決了數據的安全性、系統的穩定性等問題；通過異地容災，他們解決了遭遇自然災害時，在較短時間內恢復數據和應用系統的問題。同時，遼寧省檔案局還以館際備份的形式與廣西壯族自治區檔案局、寧夏回族自治區檔案局互為備份基地。值得一提的是，在后庫備份中，陜西省電子文件備份中心較為特別，它主要是由電子政務系統電子文件本地備份和陜西省電子文件異地備份中心組成，作為省級電子政務統一平臺系統中的一個子系統，它更強調電子政務信息的容災功能。

（二）開展多種館際備份形式的電子文件備份中心

1.建立初期形成的異地備份基地。2009年，天津開發區檔案館將第一批重要檔案數據異地備份到天津市檔案館，最大限度地保證了檔案信息資源的安全。2010年以來，許多檔案局館通過簽訂《重要檔案異地備份工作協議》，以建立異地備份庫的形式，對重要檔案和電子文件實行異地異質備份，以確保檔案信息資源的安全。據相關資料顯示，初期主要形成了太原市檔案館與鄭州市檔案館、沈陽市檔案館與成都市檔案館、北京市檔案館和陜西省檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館、天津市檔案館和廣州市國家檔案館、哈爾濱市檔案館與南京市檔案館等異地備份基地。

2.隨著館際備份發展的成熟化，目前館際備份的形式也趨于多樣化。一是館際備份的內容日益豐富，它不僅包括館藏婚姻、知青等民生檔案，而且包括各全宗的文書檔案。例如：嘉興縣檔案館在對法定進館單位、重點工程項目檔案、涉民電子業務檔案數據登記備份的基礎上，將其所涉電子文件分別備份于嘉興市檔案館和青島市嶗山區檔案館。二是對備份內容、備份周期、存儲載體、標簽格式等做了較為明確的說明，特別是將重要檔案數據采用離線方式備份到異地備份中心。

（三）在對檔案與電子文件登記備份的基礎上，逐步推進電子檔案在線備份工作

在創建電子文件備份中心初期，浙江省便對重點檔案和電子

文件，特別是涉及重點民生的電子文件進行了登記備份，同時對省內部分立檔單位的電子業務數據進行了脫機備份。在此基礎上，2011年，浙江省檔案局首次和數字檔案登記備份試點單位鋪設了電信VPN專線，率先實現了在線方式的電子業務數據到檔案的銜接。例如：浙江省公積金中心進行的電子檔案備份就是采取實時備份的形式。

二、制約電子文件備份中心建設的因素分析

（一）國家宏觀層面尚未制定電子文件備份的細則，使得地方層面的電子文件備份中心建設缺乏必要的可操作性指導

目前，雖然中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布了《國家信息化領導小組關于加強信息安全保障工作的建議》《電子文件管理暫行辦法》，國家檔案局發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》和《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的規定》等法規和技術標準，但是這些法規和技術標準中并沒有對電子文件備份的相關方案與標準進行詳細規定。同時，基于電子文件自身的特點，需要對其生成、傳遞、保存、利用等方面進行詳細規定，但是目前有關方面的專門法規尚未制定。由此可見，隨著電子文件備份中心建設的深入發展法律制度的相對滯后，勢必會影響到電子文件備份中心建設的可操作性。

（二）檔案數據量的增加，對數據備份策略提出了更高要求

目前，電子文件備份中心一般會采用完全備份、增量備份和

差異備份的形式進行數據備份。由于電子文件的數量增多，且不同的數據策略都存在一定程度的不足，因此采取單一的方式無法有效實現數據備份。例如：完全備份雖然能夠保證備份的數據最全面、最完整，但是它的備份時間較長，且存在重復備份的現象，進而造成存儲成本的提高。而增量備份則存在數據恢復較為困難的問題；差異備份一定程度上和增量備份在內容上存在相同之處，進行數據備份時需要區分數據類型。 （三）缺乏持續的資金支撐

電子文件備份中心的建設是一項持續的工程，它需要巨大的人力、物力、財力的支撐，特別是在數據存量和增量的情況下，電子文件的保管成本也將越來越大。從目前來看，大部分檔案館主要是通過財政撥款或者專項資金來實現電子文件備份中心建設的。在電子文件備份中心建設初期，這部分資金用于前期平臺搭建是能夠支撐其建設的，但是需要考慮的是，與前期相比，后期投入資金會更大，而這部分資金是否能夠支撐電子文件備份中心的建設值得商榷。

三、建議

（一）國家檔案局和有關部門應盡快出臺相應的管理辦法和詳細條例

國家檔案局和有關部門應參照相關國際標準、國家標準和行業標準，盡快出臺相應的管理辦法和詳細條例。就重要檔案和電子文件備份的范圍做出較為清晰的界定，同時針對館際之間的電

子文件異地異質備份，聯合制定下發有關制度的文件，就館際之間電子文件備份的保管以及需要注意的問題等做出具有指導性的規定，這樣才能使館際電子文件備份中心的異地異質備份工作更加規范，更加具有可操作性。

（二）靈活運用不同的數據備份策略，提高數據備份的質量

在借鑒其他學者和同仁經驗的基礎上，筆者認為：對于數據量較大且變更頻率頻繁的數據，可以采用完全備份和差異備份相結合的方式，對每天產生的數據進行備份。這樣，既能夠有效地減少數據存儲空間，降低數據移動所需帶寬，又能夠最大限度地保證數據的完整性與真實性。對于數據量不大且幾乎無變更的數據，可以考慮采用完全備份和增量備份方式，按照季度進行數據的備份。對于數據量后續增加較大但變更頻率相對不頻繁的數據，可以考慮采用完全備份的方式。同時，在數據量增加迅速的情況下，在線的實時備份也是需要給予關注的。

（三）爭取國家支持的同時，結合實際情況采取較少投入的備份方式

隨著電子文件備份中心工作的深入，其巨大的管理成本也將得以顯現，而這必將嚴重制約電子文件備份中心建設的進一步開展。為此，建議由國家檔案局牽頭，爭取國家財政資金的支持，特別是專項資金上的支持。同時，根據不同地區的不同情況，從實際出發，權衡投入和效益之間的關系，避免重復投入以及減少不必要的投入。例如：可以利用移動存儲技術進行離線或在線備

份，這種方式較為靈活且投入相對較少。

*本文為北京市檔案局項目“國家綜合檔案館建設研究”（項目編號：2013-01）的階段性研究成果之一。

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