國際工程出國人員須知

2024年3月6日發(作者：王洪鐘)

國際工程出國人員須知序號相關手續辦理說明1.根據公司需求審批流程確定人員2.提交人員簡歷及護照掃描件一.人員確定3.發確認通知并辦理邀請函等4.出國人員收到通知后可與前方直接建立聯系5.如果需要換人走同樣的流程1.提出辦理簽證需求；2.收集護照、護照照片。（注意：請設計人員配合，護照在個人手里的，請及時將護照交回給鄭奕，以免耽擱簽證辦理的時間；單位里沒有護照照片的，請設計人員馬上拍或者翻拍，并及時交回方羽潔）二.簽證準備的一般3.準備其它派遣函之類的資料；同時等待邀請函。過程4.簽證材料準備齊全后，遞交使館或領館5.等待簽證辦理結果，簽證辦出6.將護照、簽證、邀請函復印件交給出國人員7.因國家不同，簽證辦理周期也不同（詳見工作表2）三.保險一般在簽證資料的準備過程中填寫保單，一般在人員出發1.協助提供保單所需相關本人信息；之前的3-4天辦理保險。出國人員配合提供相關的個人信息2.等計業部通知在保單上簽字。。范佳83491、協助準備簽證材料，填寫簽證申請表；2、有的國家需要面簽，則技業部將安排出國人員本人前往。鄭奕81171.提交個人中英文簡歷；2.主動與前方建立聯系，了解項目情況及當地豐凌俊8285環境；3.到KM系統了解相關出國、報銷手續；出國人員需辦理事項技業部分機接口人公司接分機口人方羽潔8024

序號相關手續辦理說明1.在出發前一周內，出國人員先打電話給省檢疫局咨詢：目的國是否需要體檢、需要作何種體檢、疫苗接種等事項，以及該國體檢是否需要開證明信。同時與目的國前方聯系人確認赴該國的體檢要求。（費用回國后與差旅費一起報銷）2.某些國家不需要體檢，請出國人員到公司醫保處領取小藥盒，其他需要的藥品自備。3.省檢疫局地址：中河中路230號喜洋洋大酒店對面。電話：878524101.在準備簽證的同時，請設計人員根據簽證周期的長短，可以選擇一個較為合適的時間（一般在簽證可能辦理辦出的時間提前一周至二周時間安排訂機票，提前預定機票的費用相對要低一點）安排訂機票的事項。在確定簽證辦出的時候，通知設計人員出票。出國人員需辦理事項技業部分機接口人公司接分機口人四.體檢自行辦理王麗8028五.機票2.航班和航線的選擇可以咨詢銀燕售票處的王焱（電話：1.根據實際情況聯系訂票處確定航班，并提），同時可以與目的國前方聯系人協商根據請顧來明師傅預定機票；簽證周期、項目要求選取出行日期、出行航線。2.等簽證落實后，技業部會通知出票。請注意查看各段機票，以免事后發現出錯造成公3.國際機票的申請流程與國內類似，填寫申請單，領導審司及個人的損失。批，交辦公室顧來明。4.取票時請注意機票與發票一起取（合作項目發票和機票需要前方負責人簽字，詳見報銷欄內容）。5.航班信息以郵件方式通知前方接機，抄送給鄭奕，豐凌俊，范佳。鄭奕8117顧來明8021

序號相關手續辦理說明1.電腦、機器等基本器材由院里統一協調，技業部支撐。2.注意有些國家有使用正版軟件的要求（如保加利亞），可聯系技業部信息管理中心重裝正版軟件。出國人員需辦理事項技業部分機接口人公司接分機口人孫肖華8080六.3.借款：1）可以向以前去過該國的同事及前方聯系人咨詢，一般是借款為3000~5000美圓/每人次；2）借款申請單出行前的其他準與國內借款相同，領導簽字后交華信財務，注意借美金需備要提前幾天向財務（趙厲紅）預約；4.辦理雙幣卡。由院里統一向公司申報，然后公司財務統一辦理。5.提前了解目的國的相關信息，到內網的海外信息欄了解相關信息及流程，同時與前方保持溝通，也可以咨詢去過該國的人員。1.人員出國前請詳細查看內部網上4月11日公布在海外信息欄“出國需知”中的報銷說明，并下載相關表格。2.如果出國原因為“項目合作”，人員在海外的費用需要按照報銷說明中的要求，提供前方負責人的簽字，包括發票上的簽字及相關表格簽字。根據相關信息自行辦理趙厲紅8072胡國華8073七.報銷3.回國后將填好的海外差旅明細及國內段報銷單先交由院領導簽字，再到技業部豐凌俊處確認出國日期并簽字，然后交華信財務。4.如果出國原因為“項目合作”，請將前方負責人簽字后的PO-委托書、質量評價表（格式在第1條提到的內部網下載），以及護照中相關國家的出入境邊防戳復印件，交給技業部豐凌俊；根據相關信息自行辦理豐凌俊8285王莉8071八其他回國后1周內請將護照交回公司，由技業部鄭奕統一管理存放。在國外期間請及時將周報、月報發回。護照交公司保存鄭奕8117