會議邀請函一般由五部分組成：標題、稱謂、正文、簽署和附件。
（一）標題
會議邀請函標題有兩種寫法：
1．單一性標題。直接以文種名稱（邀請函）作為標題，即《邀請函》
2．兩要素標題。由發文緣由和文種名稱（邀請函）組成，用介詞“關于”引領，如《關于出席第四屆xx貿易博覽會的邀請函》；或由會議名稱和文種（邀請函）兩部分組成，如《第五屆全國xx醫學學術會議邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關于邀請出席xx會議的函”。
（二〕稱謂
為了表示對受邀者的尊重，會議邀請函標題之下要頂格書寫被邀請的單位名稱或個人的姓名。邀請函的邀請對象一般有三種：
1．發送到單位的邀請函，寫明被邀請單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜統稱，以示禮貌和尊重。
2．邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前面加上“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”“女士”“同志”等。如果邀請的對象不確定，邀請函的稱謂可以是 “尊敬的女士／先生”這一類詞語。
3．網上或報刊上公開發布的邀請函，由于對象f確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
（三）正文
會議邀請函正文包括前言、主體和結語三部分內容，應逐項載明具體內容。
1．前言。會議邀請函前言部分寫明舉辦會議的緣由、背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用過渡句轉人下文。
2．主體。會議邀請函正文主體部分內容比較龐雜，可采用序號加小標題的形式寫明具體事項。其內容大致劃分為以下幾項：
(1)會議簡介。
(2)會議舉辦目的。
(3)會議主題。
(4)會議活動內容和形式。
(5)參加人員。
(6)主辦單位和組織機構。
(7)會議時間和地點。
(8)會議聯系方式。
(9)會議須知。
(10)其他需要說明的事項、如是否準備有關資料、是否需要在會議上發言、是否準備節目等。
以上各項內容可以根據實際情況來寫。在許多會議邀請函中都會分別列出，并且作出詳細說明。一些會議邀請函還會對會議內容做重點介紹，以說明本次會議的重要性。
3．結語。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
（四）簽署
1．主辦單位名稱。因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱并蓋章。
2．時間。另起一行寫明發函的具體日期。