會議祝賀詞一般由五部分組成：標題、稱謂、正文、祝賀語和簽署。
（一）標題
會議祝賀詞有三種寫法：
1．單一性標題。直接以文種（賀詞、賀信、賀電）作為標題，即《賀信》 《賀詞》、《賀電》。
2．兩要素標題。由祝賀內容和文種構成，或者由會議名稱和文種組成，如《中華醫學學術年會賀詞》。
3．三要素標題。由祝賀人及職務名稱、會議名稱和文種組成，如《胡錦濤致中俄友好和平與發展委員會會議賀詞》。
（二）稱謂
會議祝賀詞稱謂有兩種寫法：
1．致會議參加者，如江澤民致APEC婦女領導人會議的賀詞的稱謂是“亞太經合組織婦女領導人會議各位代表”，標題之下左起頂格書寫，后加冒號。
2．直接寫會議名稱，如“浙江xx市第十屆婦女代表大會”。也有的會議賀詞沒有稱謂，而是在開頭祝賀語中體現出來，如全國人大常委會副委員長何魯麗給中華醫學學術年會賀詞開頭這樣寫道“值此中華醫院管理學會全國會員代表大會召開之際，謹此表示熱烈祝賀。”
〔三）正文
會議祝賀詞正文由前言、主體和結語三部分組成。
1．前言。會議祝賀詞的前言寫明祝賀之詞，如：
值此二00一年亞太經合組織婦女領導人會議召開之際，我謹代表中華人民共和國政府和中國人民，并以我個人名義，向遠道而來的與會代表表示熱烈的歡迎，并對大會的勝利召開致以衷心的祝賀！
2．主體。會議祝賀詞的主體是對他人的工作成就等予以贊揚，如：
xx醫院管理學會成立五年來，努力加強自身建設，積極開展理論研討、專題研究和學術交流，團結廣大醫院管理工作者，嚴格自律并維護醫院合法權益，為我國醫院管理事業的發展做出了重要的貢獻。
結語。會議祝賀詞結語表達祝賀者的良好愿望，如：
在新的歷史時期，希望中國紅十字會繼續發揚光大紅十宇精神，全面履行《中華人民共和國紅十字會法》賦予的職責，為中華民族的偉大復興和維護世界和平做出更大的貢獻
（四》祝賀語
在會議祝賀詞最后再次寫明祝賀語。一般是“預祝大會圓滿成功”。
（五）簽署
在正文下面寫明兩個內容：
1．祝賀單位名稱或者個人姓名及職務。
2．時間。另起一行寫明發出會議賀詞的日期。