差旅費管理

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差旅費用管理制度

第一章總則

第一條目的：為了規范費用管理，提高工作效率，做到效率提高與管理控制的

科學平衡,合理控制銷售費用支出風險，特制定本制度。

第二條適用范圍：

1.適用上海紅果寶生物技術有限公司所有出差人員；

2.駐外銷售辦事處人員的市內交通費、通信費已列入包干補貼中，不得在

本制度規定范圍內再次報銷。

第三條差旅費用的管理原則：采取預算管理與報銷審查同時進行的原則，費用

的使用采取先申請后核銷的管理方式.

第二章定義

第四條差旅費用指從事公司工作發生的差旅費、交際應酬費、駐外辦事處費用，

不包括市場推廣、促銷、人員工資等費用。

1.差旅費:指人員因銷售及其它工作的業務出差而發生的交通費、住宿費、

餐補以及其他與出差相關的費用;

2.市內交通費：指銷售人員在責任區域內乘坐市內交通工具所發生的費用；

3.交際應酬費：指因工作需要發生的招待/宴請客戶或者因業務需要向客戶

饋贈禮品所發生的費用；

4.各辦事處的辦公費：指辦公場所租賃（含房租、水電費、物業管理費等）、

辦公用品和辦公設備的費用。

第三章職責劃分

第五條費用報銷人員：

1.按管理制度要求如實填寫費用報銷單，按時間先后順序粘貼相應票

據憑證，核算無誤后提交上級領導審核；報銷費用必須真實發生、粘貼票

證必須真實有效；

2.若費用報銷人員提供虛假票據和憑證或者虛列項目報銷費用,一經查

實，除扣除報銷金額外、還處以3倍以上的罰金，并予記大過或開除等行

政處分，情節嚴重的移交司法機關處理;

第六條費用報銷人員的上級主管(區域經理/部門經理及以上職務）：

1.審核部門/辦事處所屬人員報銷的項目是否真實發生；審核工作應在

1個工作日內完成；

2.若審查不認真導致虛報、假報費用情況的發生，承擔報銷金額30%

的連帶責任。

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第七條銷管部/審計部:

1.負責審核報銷費用是否經過相關權責人的審查確認；

2.審核報銷費用標準是否符合公司有關規定標準，對各報銷事項進行

查核確認；

3.審查票據憑證是否齊全；

4.發現不符合要求的報銷予以退回處理;發現前面審核人員審核錯誤、

出現漏審、弄虛作假的立即予以查扣，并及時向上級領導舉報;

5.銷管部對報銷費用的審核應在3個工作日內完成；

6.若銷管部審核人員審核不認真、違規予以核銷或與報銷人員相互串

通弄虛作假，并造成公司損失的，承擔相應損失金額40％的賠償

責任。

第八條財務部：

1.負責審核報銷費用是否經過部門領導、銷管部審核確認；審核費用

是否超出預算數額；審核票據憑證是否規范、齊全、有效，金額

計算是否正確；報銷費用標準是否符合制度要求；審核應在3個

工作日內完成，超出預算的費用執行預算外審批程序;

2.對不符合規定要求、手續不齊全、未經具有權責人員審核簽字確認

的退回銷管部處理；

3.發現弄虛作假的予以查扣，并及時通報相關部門及人員并報送公司

總經理；

4.若財務人員審核不認真,違規予以核銷，應承擔相應損失金額的30%

的連帶賠償責任.

第九條營銷總監/總經理：

負責差旅銷售費用的審批，特殊情況下可授權審批.審批時重點查核各級

審核人員的審核意見是否符合規定要求、審核手續是否齊全,并對批準的

結果負責任。應在2個工作日內作出是否審批結論;

第十條市場稽查和審計部等相關部門按照職能和工作計劃進行稽查和審計，若

在稽查中發現有弄虛作假、違規審批現象,相關責任人應負相應責任.

第四章差旅費用的預算管理

第十一條差旅費用的管理必須建立在預算管理基礎上，根據公司確定的銷售目

標分解、確定的工作計劃，并結合以往的數據確定本年度銷售費用預算的

銷售費用率；

第十二條各項費用審批應嚴格按公司營銷計劃事項和費用預算執行,費用額

度確實不能滿足實際需求或有特殊費用發生的，需事先報告總經理

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作權衡處理；

第十三條超過預算的費用事項一律由總經理審批，財務嚴格按批件進行費用審

核；

第十四條預算內差旅銷售費用由總經理及各部門分級負責,即總經理對差旅費

用總預算負責，部門經理對（區域)辦事處差旅費用預算負責；

第十五條各省、區域經理根據確定的預算按月份控制銷售費用，財務部應按月

對銷管部、各區域發生費用的預算執行情況進行匯總并分析，同時將

結果反饋給總經理，以便制定進一步決策；

第十六條每季度財務部對預算執行情況進行分析并根據銷售工作的需要提出

預算調整需求.

第五章差旅費用的報銷

第十七條營銷及其它出差人員將需要報銷費用的票據憑證整理好,經主管上

級審核后寄、交銷管部銷管專員,報銷時應該附齊要求的申請及單據,

包括出差申請表、交際應酬費申請表、差旅費報銷單及各種符合要

求的原始票據；已經給予補貼的費用不得報銷；

第十八條為了更完整地歸集費用，當月產生的費用應在次月之內報銷完畢，

超期隔月的扣10%，超期兩個月的不予報銷；

第十九條銷管部銷管專員按各區域或部門進行分類整理后審核，審核后于3

個工作日內傳遞給財務部審核;

第二十條經公司總經理審批后財務于3個工作日內將報銷款支付到報銷人

賬上;本月的報銷最遲要在下月15之前給予上賬.

第二十一條非駐外營銷人員應在出差返回公司后7天內，依照有關規定填寫

“差旅費報銷單"，連同出差單據按程序經審核后，交財務部根據

規定報銷,結清款項;

第二十二條差旅銷售費用報銷流程：報銷人員準備單據,主管上級審核，交銷

管部人員審核，財務部審核,總經理審批，財務部付款，詳見附件：

《差旅銷售費用報銷流程》.

第六章關于出差及差旅費管理的規定

第二十三條出差及差旅費

1.出差須填寫《出差申請表》并實行直屬上級審批制，同時抄送給銷

管部備案；特殊情況的審批可以采取郵件、電話審批后補批的方式;

2.銷售市場區域經理原則上只負責所管轄的區域，如有兼管其他區域

者需報備銷管部備案。區域經理如有分管其他市場,出差前必須填

寫出差申請單，并交其直接上級領導審批。審批后的出差申請表,

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應報送銷管部備案。

3.差旅費借款應當在出差歸來7個工作日內報銷或還款；

4.出差人員出差標準及補貼實行包干制，按照出差天數進行結算;

5.出差費用標準（住宿、補貼）如下表：

第二十四條關于出差乘坐交通工具的規定：

1.出差人員應選擇經濟合理的行程路線并按規定標準乘坐汽車/火車/

輪船。

2.其他原因需乘坐飛機的，須在《出差審批表》中交通工具一欄注明

并說明理由，經過總經理批準后有效；若無批準擅自乘坐飛機或越

級乘坐交通工具或席位的,只按公司標準報銷，其差價由出差人自行

承擔；機場到市區距離較遠,乘坐的出租車費用按長途車費報銷。

3.人員隨同上級人員出差，執行同一工作任務的，同上級人員搭乘同

級標準的交通工具；

職位

級別

總經理大區總監

區域經理/企劃

經理/銷管專員

/部門負責人

業務組長/業

務

標準

出差地住宿

出差

補貼

住宿

出差補

貼

住宿

出差補

貼

住宿

出差

補貼

直轄市、經濟

特區

458020060

省會城市或

計劃單列市

38018050

地、縣級市及

其他

28016040

出差乘坐交

通工具標準

汽車臥鋪、火

車軟臥、動車

一等座、飛機

經濟艙

汽車臥鋪、火車硬

臥、動車二等座、

飛機經濟艙

汽車臥鋪、火車

硬臥、動車二等

座

汽車臥鋪、火

車硬臥、動車

二等座

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4.連續乘坐火車12小時以上或晚上8點至凌晨7點之間連續乘車6小

時以上，方能乘坐火車硬臥鋪；如乘坐火車硬座的可按硬座票價30%

發給補貼，否則只按硬座票金額報銷；

5.員工因工作需要公司已投保險的，不能報銷各種旅途交通保險（含

飛機、輪船、火車、汽車）；

6.出差途中的繞道、參觀、游覽的車船費不得報銷。

第二十五條出差住宿規定:

1.出差住宿以節儉為原則，出差地為出差人員的家庭所在地或出差期

間住宿親友家的,不得報銷住宿費用；

2.到公司其他關聯地區出差、工作、學習，已由對方安排住宿的,不得

報銷住宿費.

第二十五條出差補貼規定:

1.到公司其他關聯地區出差、工作、學習已由對方統一安排食宿的，

只報銷報到日與返回日的補貼；

2.外出參加會議有統一安排免費用餐的，給予出差補貼的25%作為出

租車費、市內交通費補助；如會議無伙食補貼，根據會議組織者出

具的證明可按標準享受出差補貼;

3.出差期間若由公司其他管理地區統一安排免費用餐、自理住宿的，

按當日的出差補貼標準的50％給予報銷;

4.公司外派學習、培訓的，不予報銷出差補貼。

第七章駐外人員的費用管理

第二十六條駐外人員可報銷住房補貼、交際應酬費、辦公費等;其中,各種補貼

隨工資按月發放。

第二十七條住房補貼

1.住房補貼適用于駐外大區總監、省區/區域經理、推廣主任/專員在

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外無駐點的租房住宿補貼標準；以上人員屬當地戶籍且有住所的則

不享受該補貼.

2.為節省開支，各區域長期駐點的原則上采取租房形式，用以解決辦

公及員工住宿等問題；

3.在辦事處住宿的大區總監、省區/區域經理不再享有住房補貼，如區

域經理所管轄的市場未設有辦事處駐點，區域經理可以享有“住房

補貼”，不再另行報銷住宿費用;

4.區域內如發生因公出差，不報銷住宿及補貼;特殊原因無法趕回駐點

或辦事處時，按照《出差管理規定》由上級領導核準、總經理批準

可給予核銷住宿費用；

第二十八條交際應酬費

1.交際應酬費實行區域/部門預算控制的管理模式，遵循勤儉節約的原

則，能免則免、能省則省。

2.單次計劃內應酬須事前填寫交際應酬費申請表報上級審批,未事前批

準而發生的費用不予報銷，審批可以電子郵件形式進行，同時抄送

給公司銷管部、財務部;

3.各大區級、區域負責人務必控制好交際應酬費額度。

第二十八條辦公費：主要指辦公房租、辦公發生的水電、管理費、辦公用品

等。

1.駐點辦公租房標準由公司統一確定，由駐點區域經理申請、大區總

監核準、總經理審批確定，報銷管部、財務部備案；

2.租房須提供合法、有效的房屋租賃合同;租房費用需提供有效發票，

由財務部按合同約定付費給房屋出租人；確實無法提供有效租房費

用發票的情況，由區域報財務及總經理協商解決。

3.原則上兩個銷售人員所租房需控制在二室一廳之內，人員增加可租

更大房間。駐外辦事處辦公場所租賃費用及辦公費用標準如下(元/

月）：

序

號

城市類別標準租賃費電話費

物業管

理費

水電費

其他辦

公雜費

合計

1

特區或省會

城市

A類三房標配43005050

B類兩房標配33003850

2市級城市

A類三房標配32003750

B類兩房標配22002750

7

3

縣級城市及

其他地區

B類兩房標配22002750

4.駐點辦公用品的采購，按月申請，由駐點統一采購.區域經理于每月

15日將采購申請表傳至大區總監審核，大區總監于每月20日匯總本

省采購匯總表傳至公司銷管部審核，最后由總經理審批.

區域/省區經理大區總監銷管部總經理

匯總申請審核審核審批

第八章借款管理

第二十九條借款一般僅限于出差、業務招待、經營費用支出、辦公用品購買

等資金需要.

1.有權直接向公司借款的人員為區域經理/部門負責人級別以上人員,業

務主管或業務代表因公出差可向區域經理/部門負責人以個人形式

借款。區域經理人員/部門負責人借款額度3000元/次;大區總監借款

額度6000元/次.

2.出差人員出差借款須填寫《借款單》，并按照有關程序審批方可借款；

3。借款實行逐級審批制度：直屬上級主管一級審核（審核出差必要性、

借款金額合理性)、財務部部門經理（審核以前欠款歸還情況）二級

審核、總經理三級審批;

第三十條其他臨時性借款,借款期限僅限1個月.借款人務必遵守信用，按

時清帳，前款不清后款不得再借。財務部直接從其相應報銷中沖

抵借款，報銷費用少于借款的由報銷人自行歸還，有余額的再支

付給報銷人。

第三十一條關于取得差旅費用發票的注意事項：

1.報銷人員在填寫費用報銷支出憑證時,所填寫的報銷內容必須與后附

的報銷發票項目一致。凡發票開具辦公用品、運輸費、郵寄費的須

附明細清單。

2.除行政事業類收據外，其他收據不得做費用報銷單據使用。

3.與營銷人員關系密切的差旅類發票項目有：長途汽車發票、火車票、

住宿發票等，因此盡量取得以上發票。

4.發票上必須有開票單位的發票專用章或財務專用章。發票各項目要

求填寫規范、完整，大小金額一致。取得發票時請注意檢查,若未加

蓋章或項目填寫不規范將不予報銷。

5.費用只能由地稅類發票開具（發票上稅務監制章有注明地方稅務局

字樣），貨物銷售發票(發票上稅務監制章有注明國家稅務局字樣）只

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開具銷售商品項目，不得開具費用類項目，在取得發票時應注意.發

生費用不得由對方以銷售商品的形式開具發票給我公司，但允許以

地稅發票開具咨詢費、服務費等項目。

第九章附則

第三十三條本制度由財務部審核,經總經理及董事長審批核準后執行.

第三十四條本制度由公司財務部負責解釋.

第三十五章附件

1.差旅費用報銷流程

流程說明：

流程步驟事項申請與執行

主體

責任主體費用報銷人直接上級

參與方銷管部、費用報銷人隔級領導

內容與責任

1、費用報銷人根據需要或上級任務安排，進行事項申請，上級審批

2、事項經批準后報銷管部、隔級領導備案，隔級領導和銷部有對事項進行審

核審查的責任.

流程步驟費用報銷與審批

主體責任主體費用報銷人、費用報銷人直接上級、財務部、總經理

參與方無

內容與責任

1、費用報銷人粘貼相關費用發票,填寫報銷單據，報上級審核；

2、直接上級審核事項真實性；

3、銷管部審核出差標準；

4、財務部審核出差發票及預算執行，不符合要求的按照規定處理;

5、總經理最終審批;

6、財務部和總經理認為超預算的,按照預算外流程處理。

流程步驟費用付款

主體

責任主體

財務部

參與方

費用報銷人所屬部門

內容與責任

1、財務部根據審批結果支付費用

2、費用報銷人所屬部門進行備案，作為以后控制和調整意見的依據

4.借款條

填表日期：年月日

茲向公司借到：

摘要

合計人民幣(大寫)萬仟佰拾元角分

附注借款人:

直屬主管：財務部審核：公司審批:

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填制日期：年月日

出差人姓名部門

備注

出差日期自年月日至年月日

出差地點

出差事由

起點出發時間終點到達時間車船機票住勤補貼其他費用

月日時地點月日時地點交通工具張金額天數標準金額項目張金額

住宿費

業務招待費

雜費

小計（單據共張）