如何插入尾注

WORD中如何使用尾注插入參考文獻

寫論文時，參考文獻的引用是一件很麻煩的事，每個雜志要求的文獻格式是不一樣

的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據排列順序，

主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。

如果是按作者姓名排序，文章內容如果要改動（包括移動、插入或刪除），對參考文

獻在最后的排序影響不大，編號也好改。

但如果是按插入順序排序（國內的絕大部分雜志和國外的許多雜志都是這樣的），則

文章如有改動，參考文獻的增刪和重新排序的工作就會變得很煩瑣，而且容易出錯。有

的編輯對這方面的要求很嚴格，把參考文獻的格式作為筆者是否認真的一個重要衡量標

準。所以，參考文獻是我們寫論文時不容忽視的一個環節。

有一個很出名的軟件Referencemanager是專門用來管理參考文獻的，它功能很強

大，能對文獻進行二次檢索、管理，與Word結合還可完成論文中參考文獻的插入，相信

很多高手都用它解決了參考文獻的插入問題。但這個軟件不是免費的（D版的不算），而

且對于一些不是很高手的人來說，把RM的功能都開發出來也不是件容易的事。我對RM

就掌握得不是很好，

但我發現其實只要簡單地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排

序的論文中參考文獻的排序問題。方法如下（以Word2003為例）：

1．光標移到要插入參考文獻的地方，菜單中“插入”—“引用”—“腳注和尾注”。

2．對話框中選擇“尾注”，所在位置和編號方式等根據需要選擇，一般是文檔結尾

和連續。

3．“編號格式”也可以根據需要選擇阿拉伯數字。

4．確定后在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文章最后，前面就是一個

上標“1”，這就是輸入第一個參考文獻的地方。

5．將文章最后的上標“1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重

新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變），再在它后面輸入所插

入的參考文獻（格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化）。

6．對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內容中插入參考文獻的地方，

可以繼續寫文章了。

7．在下一個要插入參考文獻的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現一個“2”

（Word已經自動為你排序了），繼續輸入所要插入的參考文獻。

8．所有文獻都引用完后，你會發現在第一篇參考文獻前面一條短橫線（頁面視圖里

才能看到），如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也

無法刪除。這是尾注的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把

它們刪除。

9．切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現了尾注的編輯

欄。

10．在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現了，選中它，

刪除。

11．再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長橫線出現了，選中它，刪

除。

12．切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經完成了。這時，無論文章如何改動，參

考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。

13．參考文獻越多，這種方法的優勢就體現的越大。

2.按要求的格式輸入參考文獻內容。這時你會發現文本中的序號“1”字是上標格

式的，這是你所希望的。但尾注中的“1”也是上標格式的，這不是你希望的。其余的格

式也不合你愿，別急。用鼠標在最左側處選中尾注中的序號“1”，按快捷鍵

“ctrl+shift+=”就可以使序號不再是上標，或用鼠標右擊，出現一菜單，選擇“字體”，

在第二張菜單中去掉“效果”欄中“上標”前面的“√”。

3.說明：序號周圍有似隱似現的框，這表示所插入手稿的尾注是一種“域”，不必

理會它。插入第二個尾注的方法是同樣的。Word會根據所在位置的前后自動排序。在

第一個參考文獻的前面有一條橫線，你會發現無法刪除。它叫“尾注分隔符”。

存在一個小問題：

如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，不能同時都

插入。這樣改動文章后，后插入的參考文獻的編號不會自動改動。

解決這個問題其實也不難

1,單擊要插入對注釋的引用的位置。

2,單擊“插入”菜單中的“交叉引用”命令。

3,在“引用類型”框中，單擊“腳注”或“尾注”。

4,在“引用哪一個腳注”或“引用哪一個尾注”框中，單擊要引用的注釋。

5,單擊“引用內容”框中的“腳注編號”或“尾注編號”選項。

6,單擊“插入”按鈕，然后單擊“關閉”按鈕。

不過得注意：Word插入的新編號實際上是對原引用標記的交叉引用。如果添加、刪

除或移動了注釋，Word將在打印文檔或選定交叉引用編號后按F9鍵時更新交叉引用編

號。如果不容易只選定交叉引用編號，請連同周圍的文字一起選定，然后按F9鍵

注意，刪除參考文獻的方法：

選中參考文獻被引用處的編號，點擊菜單中的編輯——清除——內容即可，參考文

獻文本中的相應文獻即被刪除。也有網友提到“用鼠標右鍵點擊需要刪除的參考文獻對

應的文中數字標記，在菜單中選擇編輯文中引文，在彈出的菜單中選擇刪除按鈕，最后

點擊確定即可”

8.交叉引用

如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，在第二次被

引用的地方宜采用“交叉引用”。

方法：單擊第二次被引用的位置，按“插入/引用/交叉引用”，出現一菜單，在引用

類型中選擇“尾注”，引用內容為“尾注編號”，這時在菜單中會出現你曾經編寫過的所

有尾注，選擇你需要的，按“插入”按鈕即完成交叉引用，然后按關閉菜單。

(注：若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注，這時后繼的尾注會自動更新

編號，但交叉引用不會自動更新。怎么辦？按“ctrlA”選擇所有內容后，按“F9”鍵

就可以完成手動更新。)

9.用尾注在文章同一處插入多個參考文獻，例如[1][2][3][4]，要把它變為[1-4]，

并且不改變后面尾注的順序。方法：用尾注插入四個參考文獻后,手動選中引用的2,3,

格式為隱藏文字，然后輸入“-”即可。

10.不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之

后，參考文獻后還有發表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結尾，

要么在“節”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。

解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因為

它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻說明文本），點“插入︱書簽”，命

名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正

文后新建一頁，標題為“參考文獻”，并設置好格式。光標移到標題下，選“插入︱引用

︱交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參考文獻文本”后插入，然后點關閉。這樣

就把參考文獻文本復制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并

用格式/項目編號和編號進行自動編號。

11.到這里，我們離完美還差一點點。第9條中，參考文獻文本被復制，其后是尾

注頁，打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通

過設置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學一點

東西，請接著往下看。

選中所有的尾注文本，點“格式︱字體”，改為“隱藏文字”，選擇“視圖/普

通”進入普通視圖，選擇“視圖︱腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下面的編輯框

是尾注編輯框，所有的尾注出現在窗口的下端，在尾注編輯框中的“尾注”下拉列表框

中選擇“尾注分割符”，出現一條橫線，選擇該橫線，刪除它，同樣的方法刪除“尾注

延續分割符”和“尾注延續標記”。再按“視圖/頁面”切換回來。

刪除頁眉和頁腳（包括分隔線）：選擇“視圖︱頁眉和頁腳”，首先刪除文字，

然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕，在彈出的對話框上點“版式︱邊框”。“邊

框”選項卡的邊框設置為“無”，應用范圍為“段落”；在“頁面邊框”選項卡，邊框設

置為“無”，應用范圍為“本節”；點擊頁眉頁腳工具欄的“在頁眉和頁腳間切換”切換

到“頁腳”，刪除頁碼。選擇word菜單的“工具︱選項”，在“打印”選項卡里確認不打

印隱藏文字（Word默認）。

好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙

11的另一種方法：

先將參考文獻部分復制粘貼到一個新word中，你會發現，中括號的序號全部沒有了

或者變成1了，這時需要按你原來的，手動改為12345.....（上面那個方法也得手動改序

號），然后按原論文中參考文獻格式，刷一下。

然后把這部分再復制到論文后面就可以了。

接下來，把論文中原來的參考文獻，全部選中，字體——隱藏，即可。

這樣參考文獻后面就可以插入分頁符了，接下來，像附錄、致謝、簡歷每個各占幾

頁。

最后一起生成目錄

參考文獻編號加中括號：

用默認的1,2,3插入尾注吧，等你做完了所有工作，再用word的特殊字符將尾注編

號替換為帶方括號格式的[1],[2],[3]即可,當然也可以替換為：<>{}《》等格式。

具體操作辦法如下：

如果用了尾注就查找尾注標記^e，然后全部替換為[^&]即可；如果用了腳注就查找腳

注標記^f,再全部替換為[^&]便可以了（注意查找時讓“不限定格式”按鈕為灰色）。