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公文的最高規格是什么

篇一：公文規范與材料寫作

公文規范與材料寫作（講稿）

辦公室工作千頭萬緒，但歸結起來不外乎三件事：辦文、

辦事和辦會。辦事和辦會都離不開辦文，辦文是辦公室工作

的基礎性工作。辦文質量和效率的高低，直接影響辦公室工

作的質量和效率，對內可以反映辦文人員的綜合素質，對外

則代表機關和企業形象。

20xx年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印

發了《黨政機關公文處理工作條例》，從20xx年7月1日起

施行，首次實現了黨政機關公文紙型、文種、版式、格式標

準的統一。這雖是黨政機關的公文處理規定，對企業同樣適

用。因為企業經常與國家機關有公文往來，企業的公文處理

規范原則上參照國家公文處理規范。

公文格式規范

擬定公文是一項嚴謹、嚴肅的工作，必須遵循公文格式

化原則，認真落實規范化要求。公文格式是公文的臉面、公文的氣質、公文的尊嚴。做好公文格式規范化工作事關公文

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權威性和文件的貫徹落實，不是小事，而是大事，每一位擬

文工作人員都應予以重視。

一、規范公文格式的基本概念

（1）什么是公文格式

公文格式是指公文的規格樣式，是由紙型、版心和周圍

空白尺寸以及系列公文要素構成的特定文書形式。按照這種

特定格式擬制形成的公文，經程序簽批上報下發后，具有相

對獨立性、特殊權威性和法定效力，明顯區別于其他文字材

料。

（二）怎樣規范公文格式

主要有三種方法可供參考：重點是抓頭、看尾、顧正文。

1．抓頭。看人先看臉，看文先看題，看公文首先是看

紅線以上部分。這個部分是紅頭文件的重要標志。應根據公

文的具體情況，看文種標志是否正確，份號、密級和保密期

限、緊急程度是否需要標注，發文字號是否準確，上報公文

是否標注了簽發人及簽發人姓名。

2．看尾。主是看文尾部分。主要是版記部分檔注是否

按照新的標準執行。按照新的公文格式標準，機關公文不再

標注主題詞，版記不再標注印發份數。

3．顧正文。就是看正文文體部分。從公文標題、主送

機關、公文主體到結束語、附件說明、機關署名、成文日期、

附注等要素都要重視，公文類別的具體情況標注清楚。

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（三）公文格式有哪些要素構成

公文格式由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機

關標志、文種、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、

附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、

發放層次、抄送機關、印發版記郵票市場最新行情 、頁碼等要素構成。

（四）規范公文格式有哪些基本要求

1．要有規范意識。規范就是標準化、正規化。作為文

秘人員，要樹立規范公文格式就是規范工作方式、行為方式

的觀念，做到自覺養成、點滴養成。

2.要有責任意識。責任就是擔當。一紙不像樣的公文上

報下發，輕則影響單位、企業和個人的形象，重則影響文件

的貫徹落實，事關全局，責任重大。

3.要有耐心、細致的作風。公文格式的規范性關健在于

它的細節要求。即主要體現在細節上，可謂細節決定成敗。

注意細枝末節，不可粗心大意。

二、規范公文格式的方式方法及范例

規范的公文格式，在于公文各要素標注和格式印制的標

準化。尤其是新舊標準交替后，要改變原有習慣，是比較難

以把握的，應該仔細領會。細節比較繁瑣，卻非常重要，為

便于理解，我將從份號開始到最后的版記作逐一介紹。

（一）關于份號

份號（編號），是公文印制份數的順序號。用6位3號

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阿拉伯數字標注于公文首面左上角頂格第1行，數字前用特

殊符號№標示，之后用虛數加實數標示。以第1序號為例，

實號前加5位虛數0，后標1，如№000001等。如印發份數

超過6位數，則以實有數為準。正式文件的印制份號數字套

用紅色。

所有密級公文，雖不是密級但內部重要公文應當標注份

號，上報下發的密級文件應該逐一登記，以防文件丟失，也

便于查詢。

（二）關于密級和保密期限

密級即秘密等級，分為絕密、機密、秘密三個等級。保

密期限即公文內容的保密時限。涉密公文應當根據涉密程度

分別標注絕密機密秘密和保密期限。密級和保密期限標注于

份號下方。密級如機密二字用21磅或3號黑體字，兩字之

間空1字，如密級與保密期限同時標注則不空字；密級與保

密期限中間用★號隔開，保密期限中的年限數字用阿拉伯數

字標注。保密期限標注與否要視公文保密程度情況確定。最

高保密期限相應分為三個檔次：絕密為30年，機密為20年，

秘密為10年。密級如果沒有標注保密期限，超過最高期限

視為自行解密。

范例1

№000001

秘密

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中共**省委統戰部文件

★

范例2：

№000001

秘密★15年

中共**省委統戰部文件

★

（三）關于發文字號和簽發人

1.發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成，標注

于發文機關標志下方居中、紅色橫線之上（4mm處），如上報

公文需標簽發人，發文字號則標注于左下方，左空1字，簽

發人及姓名在右側，右空1字。發文字號要以簡明、準確、

沒有歧義為原則。

發文字號用3號仿宋體。年份和發文序號用阿拉伯數字，

年份用中文六角括號〔〕括入，序號前不加第也不加0。

關于機關代字。機關代字由區域或機關代字構成，或區

域代字加機關和部門代字構成。區域代字用當地簡稱標注，

如**省用**字；機關代字一般用機關開頭那個字標注，如組

織部用組字，機要局用機字等；或用機關加部門開頭那個字

標注，如一隆公司辦公室用一司辦等。機關代字一般使用兩

至四個字組成。

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文于文種代字。這種情況比較復雜，有的公文標志容易

分別，如上行文用報，下發的通知用通，函用函等。

關于發和字的使用。從常用的發文字號來看，發一般用

于下行文或平行文，既代表發文的意思，又起到聯結作用：

字用于平行文，多表現在發文量較多的大機關業務主管部門

的公文中。比較規范的用法是：發一般在機關統發文中使用，

屬下行文、平行文類別，如批復、意見、決定等文種用發比

較規范。字一般在機關的部門分類文中使用，如某辦公廳在

內部或系統單獨發文，可以用字，如廳字〔20xx〕1號等。

2.簽發人

上報的公文應當在發文字號右側注明簽發人，簽發人后

面標注簽發人的姓名。簽發人三字用3號仿宋字，后標全角

冒號；簽發人姓名用上述字號楷體字，右空1字。

范例1：

№000001

秘密

xx省人民政府文件

x府發〔20xx〕1號

范例2

№000001

秘密★3年

xx省工商行政管理局

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x工報〔20xx〕1號簽發人：xxx

（四）關于標題

標題分為一級標題、二級標題、三級標題、四級標題，

一般

不設五級標題。一級標題即公文標題，二級標題、三級

標題即公文中的結構、層次標題。公文標題由發文機關全稱

或規范化簡稱、事由加文種三部分組成，于紅色橫線下方位

置，上空約正文的2行居中排布。多行標題排列為正**、倒

**或菱形，不采用上下長度等同的長方形和上下長、中間短

的沙漏形。從實際效果和美觀角度看，兩行及以上標題一般

采用倒**形排布居多。兩個以上機關名稱之間用空格分開，

不加標點符號，正好換行是省略；主標題除法律、規章和轉

發公文加書名號，個別特殊詞組四項教育加雙引號外，一般

不用標點符號，用空1格方式分開，特殊情況的標題可加頓

號隔開。標題回行時，要做到詞意完整，不能讓詞目產生歧

義為原則。

公文一級標題一般用22磅或2號方正小標宋體（未安

裝小標宋體的可用華文中宋加粗）。副標題用17磅或3號楷

體。二級標題、三級標題分別用17磅或3號黑體、楷體，

四級標題與正文內容字體、字號相同。

公文標題主要有以下幾種：

形式一：發文機關+介詞關于+事由+文種

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如：xxxx關于xxxxxx的意見

形式二：關于+事由+文種

如：關于轉發xxxx《關于xxxxxxxx的通知》的通知

形式三：會議名稱+文種+題下標示加小括號

如：中陜北話 國共產黨xxx屆委員會xx次全體會議公報

（x年x月x日中國共產黨xx屆委員會第x次全體會議

通過）

（五）關于主送機關

主送機關是公文的主要受理機關，使用機關全稱或規范

化簡稱。主送機關名稱與正文內容的字號、字體相同，位于

標題下空1行位置，左側頂格排布。

上級機關對下級機關印的公文，稱為普發性公文，凡接

受公文的機關都是主送機關，即受文機關；下級機關向上級

機關報送的公文，一般只寫一個主送機關，如確需同時報送

另一機關，可用抄送。

（六）關于正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內容，是公文的核

心。主體部分視公文情況可分段落、層次，篇幅較長的公文

除公文標題外，還有二級標題、三級標題、四級標題，內容

應圍繞各級標題展開闡述。正文內容段首前空2字，段落之

間一般不空行，數字、年份不能回行，段尾單字不能成行。

特殊情況為劃分層次，段落間可空1行。

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（七）關于附件說明和附件

附件說明即為公文的順序號和名稱，位于正文和發文機

關署名之間，與正文下空1行，左空2字，后標全角冒民和

附件名稱，如附件說明：xxxx。如有兩個以上附件需標序號，

序號用阿拉伯數字；如附件名稱較長需轉行時，應對治腹瀉的藥 齊上一

行附件名稱的文字，不能與序號對齊。附件名稱后不加標點

符號。

附件是公文正文的說明、補充或者參考資料，是公文的

附屬要件。附件二字用正文同樣字號黑體字，置于附件正文

左上角頂格排，有序號時應加序號。如附件１，附件標題與

附件二字之間空２行。附件應排在版記之前主件之后，與主

件一起裝訂。

（八）關于發文機關署名

發文機關署名應當用全稱或規范化簡稱，位于正文右下

方２－３行處，右空２個字。兩個以上機關聯合發文，如需

加蓋印章，按照編制序列或主辦、協辦單位分別左右排布；

無須加蓋印章的，發文機關名稱居右、右空２字上下等距排

布，長度相同。一般對外發文用全稱，村級機關內部或對直

屬單位可使用規范化簡稱。

（九）關于成文日期

成文日期，署會議通過或發文機關主要負責人簽發日期。

特殊情況署印發日期。

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成文日期使用阿拉伯數字，置于發小星星吉他譜 文機關署名下方，以

機關名稱第一個字為基準右空２個字。如成文日期長于發文

機關名稱時，居右排時后空２個字。決議、決定等只在附注

中標注發布層次的公文，成文日期加小括號標注于標題下方

居中位置。

（十）關于印章

印章是公文生效的標志，是發文機關的身份標志，具有

權威性和強制性。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文

機關印章。有特定發文機關標志如專用字體的和電報可以不

加蓋印章。加蓋印章應麻雀劇情分集介紹 上不壓正文，居中下壓署名機關名稱

和行文日期。

（十一）關于附注

附注是印發傳達范圍等需說明的事項。如果公文使用題

下標示，即正文開頭未標明主送機關的，則需要標明文件印

發范圍或者發布層次。附注標注在成文日期下一行、首行縮

進２個字加小括號標注，字體、字號與正文相同。如發布層

次較多，可轉行。有關需要說明或便于聯系的事項，可用附

注說明。

范例：

中共xx市委政法委文件

x政報〔20xx〕10號

★

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關于xx縣發生群體性事件情況的報告

中共xx省委政法委：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(導語)

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（主體內容）

專此報告。

附件說明：xxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxx

中共xx市委政法委員會

20xx年x月x日

（附注：印發范圍或需說明的問題或班戟皮的做法 聯系人及電話）

（十二）關于抄送機關

抄送機關是指除主送機關以外的需要執行或知曉公文

內容的其他機關，或特殊情況下需請辦協調的機關。位于印

發機關名稱和印發日期上一欄。

公文如有抄送機關，在印發機關和印發日期上一欄左空

半個字，字體與正文相同，字號比正文小一個字號，抄送二

字后標全角冒號；抄送機關名稱用逗號隔開，如有回行，與

抄送冒號后的抄送機關名稱對齊，在最后一個抄送機關后標

句號。不使用抄報辦法處理。（十三）關于版記

版記是由公文印發機關名稱、印發日期和橫線組成。

印發機關名稱、印發日期字體與正文同，字號比正文小一號。印發機關名稱左排，空半個字、印發日期右排，后空

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半個字，之間不用標點符號。版記中的分隔線與版心同寬。

如上報公文，日期后不用印發二字，只用印字即可。

如果版記頁和前面一頁都沒有正文，則版記不標頁碼。

新的格式標準中，版記中不再標示印發份數。

抄送：xxx,xxx,xxx，xxxx。

xxx市政府辦公廳x年x月x日印發

(十四)關于頁碼

頁碼用4號半角阿拉伯數字，置于版心的下邊緣，左右

各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左，左側裝訂。

如果版記頁面和前一頁都沒有正文，則版記頁不標頁碼。（十

五）關于正文部分字體、字號及排版要求

正文是公文主體，其字體、字號和排版都有明確要求。

按照新的格式標準，一般情況，公文一級標題用22號或2

號方正小標宋體，二級標題、三級標題分別用3號黑體和3

號楷體，內容用3號仿宋體。如確需使用四級標題，則與正

文內容字體、字號相同并加粗。排版上空約39mm,下空約33mm，

按照每頁22行，每行26個字或28個字設置，每頁行數和

字數視情可增加或減少1行至2行、上個字至2個字，版心

高度不變。但轉發通知類的文件，文件正文用3號楷體，轉

發的文件正文用仿宋體，轉發的文件另起一頁，大標題上空

2行。（十六）關于數字層次排列

第一層次分別用漢字一、二、三置于紅色反線(不含紅

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色反線)以下至主題詞(不含主題詞)之間的各要素統稱主體;

置于主題詞以下的各要素統稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數序號、秘密等級和保密

期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色

反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線(寬度

同版心，即156mm)以上的各要素。

1、公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的

順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格干扁四季豆 標識

在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿

共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序

號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的

登記、分發和檢查。

2、秘密等級和保密期限

秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的

保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限于特定范

圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機

密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的

公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄

露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如

需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，

并且標識密級的兩字之間須空1個字;如需同時標識密級和

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保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期

限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之

間用“★”隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期

限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。

期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、

機密★3年、絕密★長期。

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公

文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公

文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程

度，用3號黑體字，

頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩

字之間須空1個字;如需同時標識密級、保密期限和緊急程

度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急

程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識

發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之

為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加

“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規

范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令(令)”、“會

議紀要”除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文

種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文

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機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種

組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識

上邊緣至版心上邊緣一般為25mm;上報的公文，發文機關標

識上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發文機關標識上邊

緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武

文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，

兩條線長均為170mm.“命令(令)”的發文機關標識上邊緣至

版心上邊緣為20mm.發文機關標識原則上應使用小標宋體字

和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一

般應小于22mm15mm.聯合行文時應使主辦機關名稱在前，

“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排列。即使

是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號

一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居

中排布。“命令(令)”的發文字號標注在“命令(令)”的發

文機關標識下邊緣空2行居中位置：“會議紀要”編號置于

“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文一

般只標明主辦機關發文字號。機關代字應當反映發文機關或

部門的性質。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統一，

不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用

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阿拉伯數字標識;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住;序

號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

6、簽發人

發文機關簽發簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需

標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發

文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字：“簽發人”用3

號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體

字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這

時，主辦機關簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名從第

二行起在主辦機關簽發人姓名

之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，并使

發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線

與其距離為4mm.

7、紅色反線

紅色反線一般標印在發文字號(公文的最高規格是什么)

之下4mm處，其長度與版心等寬(即156mm)。

——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、

成文時間、印章、附注等要素組成。

1、標題

公文的標題是對公文內容的概括和對行文目的的揭示，

因而應當準確扼要地反映公文的主要內容。公文標題中除法律、法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書

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寫批轉、轉發、印發或貫徹上級機關發出的公文的標題，應

將事由寫清楚，而不能只寫原文發文字號。下發行政法規、

規章的公文標題用“發布”，下發隸屬機關的公文標題用“批

轉”，下發上級、同級和不相隸屬機關的公文標題用“轉發”，

印(轉)發“方案”、“計劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性

的公文，標題中一般不冠原制發機關名稱，而將原制發機關

名稱及成文時間在印發的原文標題下注明，并用圓括號括起

來。

公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標

宋體字居中排布。如果字數偏多，需要分行排列，分行時須

注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的

詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、

排列對稱、間距恰當。

2、主送機關

主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者

規范化簡稱、統稱。如果主送機關較多，則應按其性質、級

別和有家常燜雞 關規定或慣例依次排列，同性質或同級別的機關之間

用頓號，不同性質或不同級別的機關之間用逗號。比如國務

院對下行文，其主送機關的排列形式是：“各省、自治區、

直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”;中院對下

行文，其主送機關排列形式一般是：“各基層人民法院，中

院各部門”。

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主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用3號仿宋體

字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒

號。如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，

應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標

識方法同抄送。向上級機關請示只寫一個主送機關;

向下級部分機關發送的公文，如果發送機關少，可將發

送機關名稱全部寫上，發送機關多，可采用“各有關部門和

單位”等辦法概寫。

3、正文

正文是公文的主體部分。正文應置于主送機關下一行，

用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格;數字、年

份不能回行。“命令(令)”的正文置于令號下空2行的位置。

正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當

先引標題，后引發文字號;引用外文應當注明其中文含義;日

期應當寫明具體的年、月、日;必須使用國家法定計量單位。

用詞、用字要準確、規范，文內如果要使用非規范化簡稱，

必須在首次使用全稱的同時注明簡稱，并且還要注意簡稱在

同一篇公文中必須前后統一;公文中的數字，除成文日期、

部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具

有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一般應

當使用阿拉伯數字;用數字表示多層次結構序數，其標識方

法為：

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第一層用“一、”“二、”“三、”……

第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……

第三層用“1、”“2、”“3、”……

第四層用“(1)”“(2)”“(3)”……

絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“(一)”

“(二)”“(三)”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……

作第二層，等等，這是不允許的。

4、附件

附件是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的其他公

文或材料(包括圖表)。公文如有附件，應在正文下空一行左

空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號

和名稱。附件名稱后不加標點符號。公文僅二個附件的只標

注其名稱，不標序號，如有兩個或兩個以上附件，則應在附

件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數字，比如：

附件：(1)xxxxxx

附件：(2)xxxxxx

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