公章使用管理規(guī)定

公章使用管理規(guī)定

第一條：目的：為了加強公司各類、各種公章的管理，便于公章的刻制、使

用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和避免因公章疏于管理給公司造成的損失，特制

定本規(guī)定。

第二條：適用范圍：本規(guī)定適用于公司內所有公章的刻制、使用、保管、銷

毀中負有責任的部門及個人；適用于對公司將產(chǎn)生權利、義務的設立、變更、解

除作用的所有印章；適用于公章的刻制、留檔、保管、備案、使用、銷毀全過程。

第三條：定義：本規(guī)定中所稱公章，是指以公司的名義經(jīng)正常申報后統(tǒng)一刻

制和銷毀，在公司內予以保管，對各種文件加蓋后將對公司產(chǎn)生民事權利和民事

義務的設立、變更、解除作用的公司印章、公司法定代表人名章、授權委托代理

人名章、各分公司和項目部印章、公司內各部門印章、涉及技術內容的印章、專

門用途印章等。

第四條：公章等級：根據(jù)公章重要程度和使用分類，分為以下三級：

A級：公司公章；法定代表人名章；財務結算專用章；合同專用章。

B級：各分公司和項目部印章；公司內各部門印章；授權委托代理人名章；

工會章；涉及技術、品質確認內容的專用章。

C級：對文件、原輔料、其他物資的收發(fā)章；日常生產(chǎn)、檢驗用章；在公司

內使用的印章等。

第五條：公章刻制：

1、由公章使用人以《書面請示書》形式向總經(jīng)理請求刻制。

2、總經(jīng)理批準后轉綜合管理部向國家法律法規(guī)指定有資格刻制的單位統(tǒng)一

刻制，其中需要向公安、工商、銀行等申請并備案的由綜合管理部辦理。

第六條：公章使用

1、加蓋A、B級公章須進行登記。登記冊保留于公章責任人處。登記項目包

括蓋章時間；加蓋公章文件名、份數(shù)、用途內容摘要；經(jīng)辦人；文件傳遞對方全

稱等。

2、蓋章由保管責任人在蓋章申請人在場情況下加蓋，之后立即收回存放處。

3、經(jīng)常性、常規(guī)的公章加蓋，可由公章使用人列出詳細資料并經(jīng)有批準權

的人批準后隨時加蓋。如：稅務報表、向上級主管部門的報表、經(jīng)批準后的支票

簽出等。非經(jīng)常性、常規(guī)的公章加蓋，須經(jīng)以下程序：

4、A級公章加蓋確認程序：

蓋章申請人填寫《書面請示書》；

對需蓋章文件報本部門負責人確認；

非日常、常規(guī)業(yè)務范圍的報公司法律顧問審核；

報總經(jīng)理確認批準；

由公章保管責任人進行登記并加蓋。

5、B級公章加蓋確認程序：

蓋章申請人將需蓋章文件進行確認。

報本部門負責人審核、批準。

由責任人進行登記并加蓋。

6、C級公章加蓋確認程序：

由公章責任人自行確認、登記并加蓋。

第七條：公章留檔和備案：

1、公章刻制完成后，由綜合管理部在印章登記冊上登記，包括刻制時間、

刻制經(jīng)辦人、公章全稱、使用期限、使用范圍、保管責任人等。

2、在將公章交付保管責任人之前，綜合管理部須在公章預留印鑒上第一次

加蓋，以區(qū)別于偽造、仿制、冒用行為。

3、A級印章除以上登記、預留印鑒程序外，還須向公安、工商、銀行等有

關部門進行備案。

第八條：公章保管：

1、公章一律存放于公司內。其中A級公章存放于保險柜內；對于B級、C

級公章，有保險柜的部門存放于內，沒有的，存放在辦公桌抽屜中并須加鎖。

2、公章保管人為公章責任人，要與公司簽定《公章保管責任書》。對公章的

使用負有首要責任。

3、因事由特殊必須將公章帶離公司的，須符合下列條件：

A級公章帶出必須經(jīng)總經(jīng)理特別批準；其他公章帶出必須經(jīng)該分公司或該部

門負責人特別批準；

要有兩人以上監(jiān)管和控制，其中一人是領導干部；

使用完畢后須立即帶回公司并不得晚于17：00前收入保管處。

第九條：公章丟失：

按以下程序辦理：

1、由丟失責任人以《書面請示書》形式向總經(jīng)理報告。寫明丟失時間、原

因、可能去向、自己應負的責任和建議處罰程度，公章使用范圍和可能對公司造

成各種權利、義務上的損失等。

2、丟失公章按本規(guī)定第五條進行重新刻制：留檔、備案和保管。

3、A級公章須向有關部門重新備案，并在公章丟失后三日內由綜合管理部

辦理在報刊上刊登原章作廢和啟用新章的聲明。

4、由總經(jīng)理決定對責任人進行處罰。

5、需要向業(yè)務關聯(lián)單位通報的，在公章丟失后三日內由綜合管理部備案，

公章保管責任人負責進行。

第十條：公章?lián)p毀：

1、由保管責任人以《書面請示書》形式向總經(jīng)理請示報告，寫明損毀時間、

原因、公章使用范圍。

2、重新刻制程序和對責任人的處罰執(zhí)行上一條規(guī)定中第1、2、4項。

第十一條：公章銷毀：

1、由責任人以《書面請求書》形式向總經(jīng)理報告，寫明銷毀時間、原因、

公章使用范圍等。

2、由綜合管理部在兩人以上監(jiān)控下徹底銷毀并登記。

3、需辦理登報作廢或需向業(yè)務關聯(lián)單位通報的執(zhí)行第九條第3、5項規(guī)定。

第十二條：違反本規(guī)定的責任：

1、對于違反以上各項規(guī)定的，有關人員、主管部門領導均有權責令其改正

和執(zhí)行（或提出建議）相應處罰措施。

2、嚴重違反本規(guī)定給公司造成一定損害時，給予責任人行政、經(jīng)濟處罰。

第十三條：行政和經(jīng)濟處罰措施：

1、行政處罰：警告；書面檢討；降職；降薪、開除（解除勞動關系）。

2、經(jīng)濟處罰：罰款XXX—XXXX元，對損失予以賠償或部分賠償。

第十四條：本規(guī)定自動列入公司規(guī)章制度序列中。

第十五條：本規(guī)定自總經(jīng)理簽發(fā)日起生效。以前規(guī)定中與此沖突的以本規(guī)定

為準。

本規(guī)定附件包括：《書面請示書》、《公章級別一覽表》、《公司印章留存表》，

有關原公章作廢或啟用新章《聲明》、《蓋章登記簿》、《公章保管責任書》等與正

文具有同等效力。

《公章使用管理規(guī)定》附表1

書 面 請 示 書

請示人：______________________公司 部 。 No

請示時間：20 年 月 日； 希望回復時間：20_ 年 月 日之前。

部門負責人意見： ， 簽字： ， 20 年 月 日。

原因陳述及本人見解：

請示內容：

審批意見：□同意；□保留；□否認；□修改后同意，其修改意見：

審批人簽字： 時間：20_ 年 月 日

審批人:總經(jīng)理 其它： 部

備注： 1、須嚴格按照公司規(guī)章制度中記載的程序、級別向有批準權的遞交。

2、有關協(xié)商內容，由審批人決定是否征詢其意見。

3、批準一經(jīng)作出，不管執(zhí)行人如何理解，都必須嚴格按照行。

4、被批準事項完成后，本表交綜合管理部存檔。

《公章使用管理規(guī)定》附表2

公 司 印 章 留 存 表

印鑒全稱：

預留印鑒：

刻制時間：20_ 年 月 日 刻制經(jīng)辦人：

保管部門： 保管人：

主要應用范圍：

使用期限：自20_ 年 月 日起至20_ 年 月 日止。

銷毀時間：于20_ 年 月 日銷毀。

銷毀參加人： _____； _____

原因是：□過期；□損壞；□丟失；□更新；□用途終止；

□其它： __________________________

備注：1、銷毀時須經(jīng)過總經(jīng)理批準。

2、銷毀時由綜合管理部統(tǒng)一進行并備案。

《公章使用管理規(guī)定》附表3

聲 明

因 原因，本公司原 _____章（原章全名）現(xiàn)聲明作廢。自20_ 年 月 日起

啟用新章 _______ ___（新章全名），請予注意。

特此聲明。

XX公司

20_ 年 月 日

? 一、公司印章指公司行政章、合同章及財務章，公章由公司財務辦公室負

責管理，未經(jīng)總經(jīng)理批準不得隨意交由他人管理和使用。因故需臨時交接，

須經(jīng)總經(jīng)理批準并嚴格辦理交接手續(xù)；

二、一般性介紹信及身份證明，須經(jīng)綜合管理辦公室負責人或公章主

管人員審核后，方可蓋章，以備查；

三、對加蓋公章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置

恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰；

四、公章禁止帶出院外使用，如因特殊需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，由

綜合管理部人員攜帶前往，用后立即帶回；

五、公章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等。如遇特

殊情況時，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。公章一般應在上班時間內使用，如無特殊

情況，下班后停止使用公章；

六、公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，。沒有總

秉公辦事

經(jīng)理及相關負責人的簽字，不得隨意蓋章；

七、公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時間和節(jié)假

日期間應采取防盜措施；

八、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責，如公章管理人員違規(guī)蓋章

造成的后果由直接責任人負責；

九、公章使用流程：

1. 使用流程：

1) 合同章使用流程：辦公室登記編號后，由部門相關人員自行保管，

并對合同章的使用負責。使用時部門經(jīng)理批準，并在使用登記臺帳上作好

使用記錄;

2) 公司公章使用流程：

A 申請人所在部門經(jīng)理或主管上級向辦公室提出申請;

B 印章保管人員審閱、了解用印內容;

C 印章保管人員對申請人資格進行核準并在《公章使用登記表》上登

記，由印章保管人蓋戳;

3) 財務章使用流程：同公章使用流程。

附：《公章使用登記表》

一 、總 則

為規(guī)范公司印章管理，確保公司資產(chǎn)的安全運營，維護公司信譽，特制定本管理

制度。

二、印章使用范圍

第一條：公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超范圍使用。

第二條：公司行政公章的使用范圍主要為：

1 、公司對外簽發(fā)的文件。

2 、公司與相關單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。

3 、由公司出具的證明及有關材料。

4 、公司對外提供的財務報告。

5 、公司章程、協(xié)議。

6 、員工調動。

7 、員工的任免聘用。

8 、協(xié)議（合同）資金擔保承諾書。

第三條 ：公司合同專用章的使用范圍主要為：

1 、對外投資、合資、合作協(xié)議。

2 、各類經(jīng)濟合同等。

第四條 ：公司法人私章或總經(jīng)理私章主要用于需加蓋私章的合同，財務及報表，

人事任免等各類文件。

第五條：財務專用章，法人財務印章主要用于貨幣結算等相關業(yè)務。

第六條：公司各職能部門專用章僅限于公司內部工作聯(lián)系使用，不得對外。

三、印章管理

第七條 ：公司印章按部門職責分工，由專人保管。印章保管人員必須切實負責，

不得隨意放置或轉交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定

專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填定移交登記表。為保證資金的絕對安全，

財務專用章、公章、法定代表人等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，

做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。

第八條 ：印章?lián)p壞，由公司下文件申明停止使用，辦公室將印章統(tǒng)一登記，收

繳銷毀。

第九條 ：公司行政公章等重要公章被盜或丟失，需及時向當?shù)毓膊块T報案，

并登報申明作廢。

第十條 ：印章使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章使用范圍，經(jīng)審

批后方可用章。使用公司行政公章必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由印章保管人蓋戳。

對外重大投資、合資、合作協(xié)議在蓋合同專用章前，需經(jīng)總經(jīng)理審批。公司法定

代表人私章或總經(jīng)理私章由法定代表人或總經(jīng)理本人簽字或被授權人簽字后方

可使用。財務專用章、支票專用章、法定代表人由財務部門按崗位職責權限使用。

公司各職能部門專用章由部門負責人批準使用。

第十一條 ：印章使用須嚴格用章登記程序。印章使用，首先由用章人經(jīng)有權審

批人或被授權人審批后，由印章保管人根據(jù)審批規(guī)定的使用范圍在“用章登記簿”

上做好登記，印章使用人簽字，然后蓋章。如遇緊急情況，審批人外出，審批人

可電話批示印章保管人用章，但事后必須辦審批和登記手續(xù)。“用章登記簿”由

印章保管人保管。

第十二條 ：未經(jīng)批準不得在空白文件上加蓋公司印章。

第十三條 ：非特殊情況不準攜帶印章外出或外借。

第十四條 ：印章保管人必須書面承諾嚴格執(zhí)行公司印章管理制度，不私自使用

印章，不因任何人指使、要求而違規(guī)用章。印章管理審批人必須書面承諾將嚴格

執(zhí)行公司印章管理制度，不違規(guī)審批或運用權力壓服印章保管人違規(guī)用章。印章

管理承諾書一式兩份，一份由承諾人保留，一份交公司檔案室存檔。

四、責任追究

第十五條 ：對違規(guī)刻章使用、管理的行為和行為人追究行政、經(jīng)濟到法律責任。

第十六條 ：凡擅自私刻公司印章給予除名處理。

第十七條 ： 印章使用人不經(jīng)批準，私蓋印章的給予紀律處分；偷蓋印章的給予

除名；給公司造成經(jīng)濟損失或名譽損失的，按情節(jié)輕重，追究經(jīng)濟責任直至法律

責任。

第十八條 ：印章保管人履行職責不力，印章管理不善造成丟失的，給予除名，

因管理不善，被他人偷蓋印章的，給予行政處分，不經(jīng)批準使用印章的，給予除

名：因違規(guī)使用印章或因保管不善丟失印章，給公司造成經(jīng)濟損失或名譽損失的，

按情節(jié)輕重追究經(jīng)濟責任直至法律責任。

五、附 則

第十九條 ：本辦法自下文之日起執(zhí)行。

第二十條 ：本辦法由公司綜合部負責解釋。