會計檔案管理制度(標準版)

會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經濟業務的重要史

料和證據。為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,現根據《中華人

民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。2.適用

范圍:本規定適用于公司及分子公司。3.會計檔案管理體系

3.1 公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管

理會計檔案。

3.2 公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

3.3 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立

卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、

方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。4.會計檔案范圍

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4.1 會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材

料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4.2 會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

4.3 會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄,

其他會計帳薄。

4.4 財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、

附注及文字說明和其他財務報告。

4.5 財會電算化檔案:主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其

它存儲介質,系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4.6 其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應當

保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷

毀清冊等。5.各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負

責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

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5.1 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一

年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;

未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會

計檔案。

5.2 移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的

封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆

封整理,以分清責任。6.會計檔案不得自行借出。

6.1 如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供會計資料的查閱或

復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂

畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時,應事前由公司總經

辦批準。

6.2 各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。7.會計檔案

的保管期

7.1 分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15

年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。

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7.2 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

7.3 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案

的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7.4 各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相

符的,可以比照類似的保管期限辦理。8.會計檔案的銷毀

8.1 保管期滿的會計檔案,除本辦法規定不得銷毀的情形外,可以按照

以下程序銷毀:

8.

1.1 由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔

案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保

管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;

8.

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1.2 單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

8.

1.3 銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派

員監銷;

8.

1.4 監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清

冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊

上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

8.2 保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑

證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的

會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8.3 正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

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9.會計檔案的管理

9.1 采用電子計算機進行核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔

案。

9.2 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理

注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管公司或財產所

有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的,從其規定。

9.3 單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統

一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原機構代

管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事

項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手

續。

9.4 單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位

保管,承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的

會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦

理交接手續。

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9.5 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的

會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其會

計檔案仍應由原各單位保管。

9.6 在建設項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移

交建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。

9.7 單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

9.7.1 移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交

的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管

期限等內容;9.7.2 交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移

交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交

接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適

用本辦法。10.附則:

10.1 本制度由公司財務部負責解釋。

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10.2 本制度施行后,凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定

即行廢止。

10.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

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