Office2010基礎(chǔ)知識

Office2010基礎(chǔ)操作

Office 2010概述

Microsoft Office 2010，是微軟推出的新一代辦公軟件，該軟件共有6個(gè)版本，分別是

初級版、家庭及學(xué)生版、家庭及商業(yè)版、標(biāo)準(zhǔn)版、專業(yè)版和專業(yè)高級版，此外還推出Office

2010免費(fèi)版本，其中僅包括Word和Excel應(yīng)用。除了完整版以外，微軟還將發(fā)布針對Office

2007的升級版Office 2010。Office 2010可支持32位和64位vista及Windows7，僅支持32

位WindowsXP，不支持64位XP?，F(xiàn)已推出最新版本Microsoft Office 2013。

一、Office 2010版本及常用組件

Microsoft Office 2010是微軟推出的新一代辦公軟件，共有6個(gè)版本，分別是初級版、家

庭及學(xué)生版、家庭及商業(yè)版、標(biāo)準(zhǔn)版、專業(yè)版和專業(yè)高級版；其中初級版是完全免費(fèi)的，但

其中僅包括Word和Excel兩大常用工具。本書所用版本及操作均以專業(yè)版為基礎(chǔ)，專業(yè)版

包含的組件及功能簡介如表1所示。

表1 Office 2010 常用組件

Office 2010

產(chǎn)品組件

功能簡介

功能強(qiáng)大的文檔處理工具，用來創(chuàng)建和編輯具有專業(yè)外觀的文檔，如信函、論文、

Word

報(bào)告等。

Excel 用來執(zhí)行計(jì)算、分析數(shù)據(jù)以及可視化電子表格中數(shù)據(jù)的應(yīng)用程序。

Outlook 電子郵件客戶端工具，用來發(fā)送和接收電子郵件；管理日程、聯(lián)系人和任務(wù)等。

PowerPoint 幻燈片制作及演示程序。

OneNote 筆記記錄管理工具，用來搜集、組織、查找和共享筆記和信息。

Access 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和程序來跟蹤與管理信息。

Publisher 用來創(chuàng)建和發(fā)布專業(yè)品質(zhì)出版物的應(yīng)用程序。

在Office 2010的高級版中，還包括SharePoint Workspace 2010 、InfoPath 2010和

Communicator組件。

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二、安裝Office 2010的環(huán)境要求

為了使計(jì)算機(jī)更好地運(yùn)行Office 2010，建議用戶在安裝該程序前參考以下配置要求。

操作系統(tǒng)：Microsoft Windows XP Service SP2及以上。

硬盤空間：要求系統(tǒng)盤至少有.5GB的空間用于程序安裝。

CPU：500MHz以上。

內(nèi)存：256MB以上。

光驅(qū)：DVD‐R/W驅(qū)動(dòng)器。

顯卡及顯示器：分辮率能達(dá)到1024x768或更高。

網(wǎng)絡(luò)：最低要求128kb/s的寬帶連接，用于下載產(chǎn)品或激活下載的產(chǎn)品。

瀏覽器：IE6.0及以上。

注意：Office 2010除了32位版本以外，Office 2010還提供了64位版本。32位操作系統(tǒng)

僅支持32位版本的Office 2010，64位操作系統(tǒng)則可以支持32位和64位Office 2010。

三、典型字處理軟件概述

1. 字處理軟件Word

Word是微軟公司推出的Office辦公套件中的重要組件，是日常辦公使用頻率最高的文

字處理軟件，適用于制作各種文檔，如信函、傳真、公文、報(bào)刊、書刊和簡歷、網(wǎng)頁等。

1990年，Microsoft公司推出了Windows 3.0，它是一種全新的圖形化用戶界面的操作環(huán)

境，隨后，微軟公司陸續(xù)推出了不同版本的文字處理軟件，如Word 2000、Word 2003、Word

2007、Word 2010等。

Word在每一個(gè)升級版本中都會(huì)比前一個(gè)版本增加許多新的功能，內(nèi)容更豐富，操作更

簡便，所以Word在各類字處理軟件中一直獨(dú)占鰲頭。

2. 字處理軟件WPS

WPS Office 2010是金山公司開發(fā)的開放、高效的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公軟件，它主要包括文字

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（WPS）、表格（ET）、演示（WPP）三大模塊，分別對應(yīng)微軟MS Office的Word、Excel和

PowerPoint，并兼容微軟最新的Office 2010文檔格式。

WPS Office 2010具有強(qiáng)大的插件平臺支持，免費(fèi)提供海量在線存儲(chǔ)空間及文檔模板，支

持閱讀和輸出PDF文件，無論界面風(fēng)格還是應(yīng)用習(xí)慣都與微軟Office完全兼容，用戶無需學(xué)

習(xí)就可直接上手，已成為眾多企事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)辦公平臺。

WPS是英文Word Processing System(文字處理系統(tǒng)）的縮寫。它集編輯與打印為一體，

具有豐富的全屏幕編輯功能，而且還提供了各種控制輸出格式及打印功能，使打印出的文稿

即美觀又規(guī)范，基本上能滿足各界文字工作者編輯、打印各種文件的需要和要求。

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使用Office 2010應(yīng)用程序

一、Office 2010應(yīng)用程序的啟動(dòng)與退出

2010應(yīng)用程序的啟動(dòng)

Office 2010的各個(gè)應(yīng)用程序的啟動(dòng)方法基本相同，常用的啟動(dòng)方法介紹如下：

1）通過“開始”菜單中的快捷方式啟動(dòng)

單擊桌面左下角的“開始”按鈕，在彈出的“開始”菜單中依次單擊“所有程序”一

“Microsoft Office”，此時(shí)會(huì)顯示如圖1所示的各應(yīng)用程序的快捷方式，選取要啟動(dòng)的應(yīng)用程

序，單擊即可。

圖1 Office 2010程序組 圖2常用應(yīng)用程序的桌面快捷方式

2）通過桌面快捷方式啟動(dòng)

如果操作系統(tǒng)桌面上創(chuàng)建有Office 2010的應(yīng)用程序的快捷方式圖標(biāo)，如圖2所示，雙

擊相應(yīng)的圖標(biāo)即可啟動(dòng)該程序。

3）通過關(guān)聯(lián)文檔啟動(dòng)

Office 2010安裝完成后，操作系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)建立應(yīng)用程序與相關(guān)文檔的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如：

Word 2010應(yīng)用程序與.docx文檔關(guān)聯(lián)，Excel 2010應(yīng)用程序與.xlsx文檔關(guān)聯(lián)，PowePoint 2010

應(yīng)用程序與pptx文檔關(guān)聯(lián)，Access 2010應(yīng)用程序與.accdb文檔關(guān)聯(lián)；雙擊相應(yīng)的文檔，就

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會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)用程序。

2. Office 2010應(yīng)用程序的退出

使用Office 2010應(yīng)用程序?qū)ξ臋n進(jìn)行了各種編輯操作并保存后，如果確認(rèn)不再對文檔

進(jìn)行任何操作，可將應(yīng)用程序關(guān)閉，以減少所占用的系統(tǒng)內(nèi)存。應(yīng)用程序關(guān)閉方法有以下幾

種：

1）單擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。

2）單擊“文件”選項(xiàng)卡，在Backstage視圖中，單擊左下角的“退出”按鈕。

3）雙擊應(yīng)用程序的控制菜單圖標(biāo)。

4）單擊應(yīng)用程序的控制菜單圖標(biāo)（或在標(biāo)題欄上右擊），在控制菜單中選擇“關(guān)閉”命

令。

5）在應(yīng)用程序窗口中按ALT+F4組合鍵。

注意：若只想關(guān)閉相應(yīng)的文檔窗口而不退出應(yīng)用程序，可使用的方法是：在應(yīng)用程序窗

口中按Ctrl+W組合鍵或者在Backstage視圖中，單擊“關(guān)閉”按鈕。

在關(guān)閉Office 2010應(yīng)用程序或文檔窗口時(shí)，若沒有對各種編輯操作進(jìn)行保存，則執(zhí)行

關(guān)閉操作后，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的提示對話框詢問用戶是否對文檔所做的修改進(jìn)行保存，如圖

3所示（關(guān)閉Word時(shí)提示）。

圖3 提示對話框

此時(shí)可進(jìn)行如下操作：

1）單擊“保存”按鈕，可保存當(dāng)前文檔，同時(shí)關(guān)閉該文檔。

2）單擊“不保存”按鈕，將直接關(guān)閉文檔，且不會(huì)對當(dāng)前文檔進(jìn)行保存，即文檔中所

作的更改都會(huì)被放棄。

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3）單擊“取消”按鈕，將關(guān)閉該提示對話框并返回文檔，此時(shí)用戶可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)

行相應(yīng)的操作。

二、 Office 2010應(yīng)用程序界面結(jié)構(gòu)

對于Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010等應(yīng)用程序，操作界面結(jié)構(gòu)基本相同，

且功能和用法相似，現(xiàn)以Word 2010應(yīng)用程序操作界面為例，介紹一下Office 2010應(yīng)用程

序界面結(jié)構(gòu)。

啟動(dòng)Word 2010后，即可進(jìn)入操作界面。該操作界面主要由標(biāo)題欄、功能區(qū)、文檔編輯

區(qū)和狀態(tài)欄等部分組成。如圖4所示。

圖4 Word 2010操作界面

1．標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上方，從左到右依次為控制菜單圖標(biāo)、快速訪問工具欄、正在操作

的文檔的名稱、程序的名稱和窗口控制按鈕。如圖5所示。

圖5 Word 2010 標(biāo)題欄

控制菜單圖標(biāo)：單擊該圖標(biāo)，將會(huì)彈出一個(gè)窗口控制菜單，通過該菜單可對窗口執(zhí)行還

原、最小化和關(guān)閉等操作。

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快速訪問工具欄：用于顯示常用的工具按鈕，默認(rèn)顯示的按鈕有“保存”、“撤銷”，和

“恢復(fù)”，單擊這些按鈕可執(zhí)行相應(yīng)的操作；用戶也可以自己定制快速訪問工具欄。

窗口控制按鈕：從左到右依次為“最小化”按鈕、“最大化”按鈕/“向下還原”按鈕和

“關(guān)閉”按鈕，單擊它們可執(zhí)行相應(yīng)的窗口操作。

2．功能區(qū)

功能區(qū)默認(rèn)位置在標(biāo)題欄的下方，默認(rèn)情況下包含“文件”、“開始”、“插入”、“頁面布

局”、“引用”、“郵件”、“審閱”和“視圖”8個(gè)選項(xiàng)卡，如圖6所示，單擊某個(gè)選項(xiàng)卡可將

它展開。

圖6 Word 2010功能區(qū)

此外，當(dāng)在文檔中選中圖片、藝術(shù)字或文本框等對象時(shí)，功能區(qū)中會(huì)顯示與所選對象設(shè)

置相關(guān)的上下文選項(xiàng)卡。例如，在Word文檔中選中圖片后，功能區(qū)中會(huì)顯示“圖片工具/

格式”選項(xiàng)卡，如圖7所示。

圖7 與圖片相關(guān)的上下文選項(xiàng)卡

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每個(gè)選項(xiàng)卡由多個(gè)組組成，例如“開始”選項(xiàng)卡由“剪貼板”、“字體”、“段落”、“樣式”

和“編輯”5個(gè)組組成，每個(gè)組中又可包含多個(gè)命令，如“剪貼板”組中包括“復(fù)制”、“剪

切”、“粘貼”、“格式刷”等命令。

有些組的右下角有一個(gè)小圖標(biāo)，我們將其稱為“功能擴(kuò)展”按鈕，將鼠標(biāo)指針指向

該按鈕時(shí)，可預(yù)覽對應(yīng)的對話框或窗格，單擊該按鈕，可彈出對應(yīng)的對話框或窗格。

此外，在功能區(qū)的右側(cè)有一個(gè)“Microsoft Office Word幫助”按鈕，對其單擊可打開

Word 2010的幫助窗口，在其中用戶可查找需要的幫助信息。

3．文檔編輯區(qū)

文檔編輯區(qū)位于窗口中央，以白色顯示，是輸入文字、編輯文本和處理圖片的工作區(qū)域，

在該區(qū)域中向用戶顯示文檔內(nèi)容。如圖8所示。

圖8 Word 2010文檔編輯區(qū)

當(dāng)文檔內(nèi)容超出窗口的顯示范圍時(shí)，編輯區(qū)右側(cè)和底端會(huì)分別顯示垂直與水平滾動(dòng)條，

拖動(dòng)滾動(dòng)條中的滾動(dòng)塊，或單擊滾動(dòng)條兩端的小三角按鈕，編輯區(qū)中顯示的區(qū)域會(huì)隨之滾動(dòng)，

從而可查看其他內(nèi)容。

4.狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于窗口底端。狀態(tài)欄左側(cè)用于顯示當(dāng)前文檔的頁數(shù)/總頁數(shù)、字?jǐn)?shù)、輸入語言

以及輸入狀態(tài)等信息。狀態(tài)欄的右側(cè)有視圖切換按鈕、兩欄功能按鈕和顯示比例調(diào)節(jié)工具；

通過視圖切換按鈕用于選擇文檔的視圖方式，顯示比例調(diào)節(jié)工具用于調(diào)整文檔的顯示比例，

如圖9所示。

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圖9 Word 2010狀態(tài)欄

啟動(dòng)Excel 2010和PowerPoint 2010后，即可進(jìn)入相應(yīng)其操作界面，如圖10所示。與

Word 2010的操作界面相比較，Excel 2010和PowerPoint 2010操作界面的結(jié)構(gòu)基本相同，但

每一組成部中的內(nèi)容有所變化，后面相應(yīng)章節(jié)還會(huì)有介紹，此處不再贅述。

圖9 Excel 2010和PowerPoint 2010操作窗口

三、 Microsoft Office Backstage視圖簡介

功能區(qū)包含了用于在文檔中進(jìn)行操作的命令集，而 Microsoft Office Backstage 視圖是

用于對文檔執(zhí)行操作的命令集。

打開一個(gè)文檔，并單擊“文件”選項(xiàng)卡可查看 Backstage 視圖。“文件”選項(xiàng)卡位于

Microsoft Office 2010 中相應(yīng)應(yīng)用程序的左上角，不同應(yīng)用程序，“文件”選項(xiàng)卡的顏色也是

不同的。單擊Word 2010功能區(qū)中的“文件”選項(xiàng)卡，進(jìn)入Backstage 視圖，如圖11所示。

圖11 Word 2010 Backstage 視圖

Backstage 視圖是一個(gè)活動(dòng)文檔的文件級功能的全屏用戶界面模型，它是 Microsoft

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Office Fluent 用戶界面的一部分，Backstage 視圖替換了先前版本由分層菜單、工具欄和任

務(wù)窗格構(gòu)成的系統(tǒng)。

在 Backstage 視圖中，可以快速訪問與管理有關(guān)文件的所有操作，如：“打開”、“保存”、

“打印”、“新建”文檔等，Office 2010中還增添了更多命令，如“信息”、“最近所用文件”

和“保存并發(fā)送”等。

若要從 Backstage 視圖快速返回到文檔，請單擊“開始”選項(xiàng)卡，或者按鍵盤上的 Esc

鍵。

四、Office 2010界面的個(gè)性定制

1.定制Office 2010快速訪問工具欄

在編輯文檔的過程中，為了提高文檔編輯速度，可以將常用的一些操作命令按鈕添加到

快速訪問工具欄中。具體操作方法如下：

1）在Office 2010應(yīng)用程序窗口中單擊“文件”選項(xiàng)卡（這里以Word 2010為例），進(jìn)

入Backstage 視圖，如圖11所示，在圖11所示的窗口中，單擊左側(cè)窗格中的“選項(xiàng)”命令。

彈出“Word選項(xiàng)”對話框，如圖12所示。

圖12 “Word選項(xiàng)”對話框

2）在圖12所示的“Word選項(xiàng)”對話框中，單擊“快速訪問工具欄”選項(xiàng)卡，“Word

選項(xiàng)”對話框顯示如圖13所示。在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇命令類型，

在下面的列表框中選擇需要添加的按鈕，然后單擊“添加”按鈕將其添加到右側(cè)的列表框中，

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設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。這里添加“新建”命令，若要添加多個(gè)命令，重復(fù)該過程即

可。若要?jiǎng)h除命令，則在右側(cè)列表框中選擇命令，單擊“刪除”命令按鈕。

圖13 在“Word選項(xiàng)”對話框中添加命令

3）返回Word窗口，可看見快速訪問工具欄中添加了“新建”按鈕。如圖2-14所示。

圖14 添加“新建”命令后快速訪問工具欄

其他定制方法：右擊“快速訪問工具欄”，出現(xiàn)如圖15所示的快捷菜單，在快捷菜單中

選擇“自定義快速訪問工具欄”，彈出13所示的對話框，按上述方法添加或刪除命令即可。

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圖15 右擊“快速訪問工具欄”出現(xiàn)的快捷菜單

單擊“快速訪問工具欄”右側(cè)的快速定義按鈕，會(huì)彈出如圖16所示的“自定義快速

訪問工具欄”菜單。

16自定義“快速訪問工具欄”菜單

在自定義“快速訪問工具欄”菜單中，單擊相應(yīng)命令即可實(shí)現(xiàn)命令在快速訪問工具欄中

；單擊“其他命令”，彈出13所示的對話框，按上述方法添加的顯示（有）或隱藏（無）

或刪除命令即可。

2.功能區(qū)選項(xiàng)卡定制

使用自定義設(shè)置可根據(jù)需要對功能區(qū)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。例如，可以創(chuàng)建自定義選項(xiàng)卡和

自定義組來包含用戶的常用命令。

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1)選項(xiàng)卡和組的新建與刪除

單擊“文件”選項(xiàng)卡，出現(xiàn)如圖11所示的Backstage視圖，單擊“選項(xiàng)”，彈出如圖

12所示的對話框，在該對話框中，單擊“自定義功能區(qū)”，如圖17所示。

圖17 自定義功能區(qū)

在圖17所示的自定義功能區(qū)對話框中，可進(jìn)行選項(xiàng)卡和組的定義，并可將相應(yīng)命令添

加到相應(yīng)組中。

單擊“新建選項(xiàng)卡”命令按鈕，則在當(dāng)前選項(xiàng)卡的下面插入一個(gè)新建選項(xiàng)卡（默認(rèn)包含

一個(gè)新建組），如圖18所示。，用戶可重復(fù)此命令添加多個(gè)選項(xiàng)卡。

選中某個(gè)選項(xiàng)卡后，單擊“新建組”命令按鈕，即可在當(dāng)前選中的選項(xiàng)卡下新建立一個(gè)

組，用戶可重復(fù)此命令添加多個(gè)組。

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圖18 新建選項(xiàng)卡

選中要?jiǎng)h除的選項(xiàng)卡和組后，直接單擊“刪除”按鈕，或右擊要?jiǎng)h除的選項(xiàng)卡和組后，

在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“刪除”命令。

2)重命名選項(xiàng)卡和組

可以將選項(xiàng)卡和組的名字命名成自己習(xí)慣的名稱，選中要命名的選項(xiàng)卡，然后單擊“重

命名”命令按鈕，如圖19所示。輸入要命名的選項(xiàng)卡名稱，單擊“確定”，選項(xiàng)卡命名完

成。

圖19 重命名選項(xiàng)卡

選中要命名的組，然后單擊“重命名”命令按鈕，如圖20所示。輸入要命名的組名稱，

單擊“確定”，組命名完成。

圖20 重命名組

這里，我們把新建的選項(xiàng)卡和組的名字分別命名為“我的選項(xiàng)卡”和“文件”后，界面

顯示如圖21所示。

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圖21 命名后的選項(xiàng)卡和組

3)組命令的添加與刪除

在圖21中，選中要添加命令的組，然后在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇

命令類型，在下面的列表框中選擇需要添加的按鈕，然后單擊“添加”按鈕將其添加到右側(cè)

相應(yīng)的組中，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。這里添加了幾個(gè)與文件操作相關(guān)的命令，如圖

22所示。

圖20 為“文件”組添加命令

Office2010基礎(chǔ)操作

完成選擇后，單擊“確定”按鈕，自己定義的選項(xiàng)卡和組即出現(xiàn)在功能區(qū)中。如圖23

所示。

圖23 自定義功能區(qū)示例

選中要?jiǎng)h除的組命令，直接單擊“刪除”按鈕，或右擊要?jiǎng)h除的組命令，在出現(xiàn)的快捷

菜單中選擇“刪除”命令。

4)選項(xiàng)卡的顯示與隱藏

在如圖17所示的對話框中，將要顯示在功能區(qū)的選項(xiàng)卡前打

號；去掉號，則相應(yīng)選

項(xiàng)卡不在功能區(qū)中顯示。

另外，選項(xiàng)卡、組及命令的顯示順序也可以根據(jù)用戶的習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整，具體方法是：選

中要調(diào)整順序的選項(xiàng)卡、組或者命令，然后，使用“Word選項(xiàng)-自定義功能區(qū)”對話框右則

的按鈕和來上下調(diào)整顯示順序。

“重置”命令將會(huì)刪除此程序的全部功能區(qū)和快速訪問工具欄中的自定義項(xiàng)目。

“導(dǎo)入/導(dǎo)出”命令可將當(dāng)前程序的設(shè)置導(dǎo)出備份，在其他機(jī)器上可以導(dǎo)入備份或以后

重裝Office 2010后，直接導(dǎo)入備份而不必重新為設(shè)置浪費(fèi)時(shí)間。

幾點(diǎn)說明：

功能區(qū)自定義設(shè)置專用于當(dāng)時(shí)正在使用的 Microsoft Office 程序，而不會(huì)應(yīng)用于所有

Office 程序。

可以重命名 Microsoft Office 2010 中內(nèi)置的默認(rèn)選項(xiàng)卡和組，并更改它們的順序。但是，

不能重命名默認(rèn)命令、更改與這些默認(rèn)命令關(guān)聯(lián)的圖標(biāo)或更改這些命令的順序。默認(rèn)命令以

灰色文本顯示。

若要向組中添加命令，必須向默認(rèn)選項(xiàng)卡或新選項(xiàng)卡中添加自定義組。為幫助您識別自

定義選項(xiàng)卡或組并且將默認(rèn)選項(xiàng)卡或組區(qū)別開，在“自定義功能區(qū)”列表中，自定義選項(xiàng)卡

和組的名稱后面帶有“（自定義）”字樣，但“（自定義）”這幾個(gè)字不會(huì)顯示在功能區(qū)中。

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3. Office 2010應(yīng)用程序功能區(qū)最小化及還原操作

在編輯文檔的過程中，為了擴(kuò)大文檔編輯區(qū)的顯示范圍，可將功能區(qū)最小化。例如要將

Word窗口的功能區(qū)最小化，可通過以下幾種方式實(shí)現(xiàn)。

1）單擊功能區(qū)右側(cè)的“功能區(qū)最小化”按鈕

2）雙擊除“文件”選項(xiàng)卡外的任意選項(xiàng)卡。

3）按下“Ctrl+F1”組合鍵。

4）使用鼠標(biāo)右鍵單擊功能區(qū)的任意位置或快速訪問工具欄，在彈出的快捷菜單中單擊

“功能區(qū)最小化”命令。

當(dāng)需要顯示功能區(qū)時(shí)，可通過以下幾種方式將其還原。

1）單擊功能區(qū)右側(cè)的“展開功能區(qū)”按鈕

。

。

2）雙擊除“文件”選項(xiàng)卡外的任意選項(xiàng)卡。

3）按下“Ctrl+F1”組合健。

4）使用鼠標(biāo)右健單擊功能區(qū)的任意位置或快速訪問工具欄，在彈出的快捷菜單中取消

“功能區(qū)最小化”命令的勾選狀態(tài)。

五、 Office 2010的文檔操作

1. Office 2010應(yīng)用程序文檔的保存

對文檔進(jìn)行相應(yīng)的編輯后，可通過Microsoft Office 2010應(yīng)用程序中的保存功能將其存

儲(chǔ)到外存中，以便以后查看和使用。如果不保存，編輯的文檔內(nèi)容將會(huì)丟失。

1）保存新建文檔

要保存新建文檔，可按下面的方法之一進(jìn)行。

（1）通過命令按鈕保存：單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕

（2）通過快捷鍵保存：使用快捷鍵Ctrl+S或Shift+F12。

。

Office2010基礎(chǔ)操作

（3）使用BackStage視圖保存：使用“文件”選項(xiàng)卡中的“保存”命令。

使用上述方法后，將會(huì)彈出“另存為”對話框中，此時(shí)，可設(shè)置文檔的保存路徑、文件

名及保存類型，如圖24所示（以可在Word為例），然后單擊“保存”按鈕即可。

圖24 “另存為”對話框

2）保存己有文檔

對于己有的文檔，在編輯過程中也需要及時(shí)保存，以防止因斷電、死機(jī)或系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉

等情況而造成信息丟失。己有文檔與新建文檔的保存方法相同，只是對它進(jìn)行保存時(shí)，僅是

將對文檔的更改保存到原文檔中，因而不會(huì)彈出“另存為”對話框，但會(huì)在狀態(tài)欄中顯示類

似“Word正在保存……”的提示，保存完成后提示立即消失。

3）將文檔另存

對于已有的文檔，為了防止文檔的意外丟失，用戶可將其進(jìn)行另存，即對文檔進(jìn)行備份。

另外，對原文檔進(jìn)行了各種編輯后，如果希望不改變原文檔的內(nèi)容，可將修改后的文檔另存

為一個(gè)文檔。

將文檔另存的操作方法為：在要進(jìn)行另存的文檔中切換到“文件”選項(xiàng)卡，然后單擊左

側(cè)窗格中的“另存為”命令，在彈出的“另存為”對話框中設(shè)置與當(dāng)前文檔不同的保存位置、

不同的保存名稱或不同的保存類型，設(shè)置完成后單擊“保存”按鈕即可。若另存時(shí)的保存位

置、保存名稱和保存類型與原文檔相同，將會(huì)覆蓋原文檔。

4）自動(dòng)保存

在編輯文檔的過程中，為了防止停電、死機(jī)等意外情況導(dǎo)致當(dāng)前編輯的內(nèi)容丟失，可以

Office2010基礎(chǔ)操作

使用自動(dòng)保存功能，每隔一段時(shí)間自動(dòng)保存一次文檔，從而最大限度地避免文檔內(nèi)容的丟失。

默認(rèn)情況下，Office 2010應(yīng)用程序會(huì)每隔10分鐘自動(dòng)保存一次文檔，如果希望縮短間

隔時(shí)間，可在Office 2010應(yīng)用程序“選項(xiàng)”對話框中進(jìn)行更改，具體操作方法（以Word

為例）為:在“Word選項(xiàng)”對話框中切換到“保存”選項(xiàng)卡，在“保存文檔”欄中，“保存

自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框默認(rèn)為勾選狀態(tài)，此時(shí)只需在右側(cè)的微調(diào)框中設(shè)置自動(dòng)保存

的時(shí)間間隔，例如設(shè)置為“5”，然后單擊“確定”按鈕即可，如圖25所示。

圖25 設(shè)置自動(dòng)保存時(shí)間間隔

2010應(yīng)用程序文檔的打開

若要對外存中己有的文檔進(jìn)行編輯，首先需要先將其打開。一般來說，先進(jìn)入該文檔的

存放路徑，再雙擊文檔圖標(biāo)即可將其打開。此外，還可通過“打開”命令打開文檔，具體操

作方法如下：

1）在Office 2010應(yīng)用程序窗口中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，切換到Backstage視圖，然

后在左側(cè)窗格中單擊“打開”命令。

2）使用快捷鍵打開：Ctrl+O或Ctrl+F12。

3）若在“快速訪問工具欄”中添加了打開按鈕

，單擊打開按鈕。

使用上述方法后，在彈出的“打開”對話框（“打開”對話框如圖26所示）中找到需要

打開的文檔并將其選中，然后單擊“打開”按鈕即可。選擇“打開”按鈕旁邊的下拉箭頭，

還可選擇不同的打開方式，如圖27所示。

Office2010基礎(chǔ)操作

圖26 “打開”對話框 圖27 打開方式選擇

4）在Backstage視圖中，單擊“最近所用文件”選項(xiàng)卡，選擇要打開的文件，則可直

接打開文件。

六、使用Office 2010幫助信息

在啟動(dòng)的Office 2010應(yīng)用程序中（以Word 2010為例），單擊功能區(qū)右側(cè)的“幫助”按

鈕，或者按下F1鍵，可以打開“Word幫助”窗口，在“搜索”框中輸入需要幫助的關(guān)

鍵詞，單擊“搜索”按鈕，即可選擇需要幫助的內(nèi)容進(jìn)行查看。如圖28所示。

圖28 幫助窗口

Office2010基礎(chǔ)操作

也可在Backstage視圖中，單擊“幫助”（如圖29所示），選擇更多種幫助方式。若用戶

計(jì)算機(jī)處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)，還能獲取更多的在線幫助信息。

圖29 Backstage幫助視圖