“代擬稿”寫作的方法與技巧

2023年12月14日發(fā)(作者：無敵猛鯊)

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“代擬稿”寫作的方法與技巧

在《展覽文本寫作的“代擬稿”》中，本人指出，對(duì)于展會(huì)主辦方而言，“代擬稿”是為發(fā)文單位而寫，分為“要你寫”和“你要

寫”兩種情況。

“要你寫”，指發(fā)文單位（政府及其部門或行業(yè)協(xié)會(huì)/學(xué)會(huì)）要求展會(huì)主辦方代其撰寫與展會(huì)相關(guān)的文件文稿。

發(fā)文單位“要你寫”， 而展會(huì)主辦方寫得了，而且寫得好，對(duì)自己肯定有“加分”作用。反之，會(huì)有“減分”影響。

“你要寫”，指展會(huì)主辦方為利用發(fā)文單位（政府及其部門、行業(yè)協(xié)會(huì)/學(xué)會(huì)）的公信力或資源，促使其發(fā)文為展會(huì)造勢(shì)，以便

展位銷售、觀眾邀請(qǐng)或開展配套活動(dòng)。因這類文件多因展會(huì)主辦方請(qǐng)求而制發(fā)，非發(fā)文單位自愿，發(fā)文單位一般不會(huì)自行起

草。所以，這類文稿多由展會(huì)主辦方代為起草。

“你要寫”的文稿，同樣有寫得好不好的問題。

展覽人如何撰寫“代擬稿”，很有研究的必要。謹(jǐn)以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，分享如下：

第一招，保持及時(shí)有效的溝通。

無論是“要你寫”，還是“你要寫”，都要通過溝通，以明確寫作意圖。

如是發(fā)文單位“要你寫”，展覽公司的撰寫者必須清楚發(fā)文單位的意圖，即為什么寫，寫什么，怎樣寫。代擬者在不清楚意

圖的情況下閉門造車，結(jié)果要么是寫得不對(duì)（未能表達(dá)意圖），要么是寫得不好（質(zhì)量不高）！

同樣，“你要寫”也需要有效的溝通。如無溝通，政府及其部門或行業(yè)協(xié)會(huì)/學(xué)會(huì)這樣的單位不會(huì)同意為展會(huì)發(fā)文。如無溝

通，撰寫者也不能把握“代擬稿”的寫作“尺度”（指政發(fā)文單位關(guān)于發(fā)文范圍、文件格式、語言表達(dá)、文字篇幅等方面的規(guī)

范）。

在“代擬稿”的過程中與發(fā)文單位的溝通，分為前、中、后三個(gè)階段：

寫作前的溝通，或是接受“要你寫”的任務(wù)，了解“代擬稿”的寫作意圖；或是獲得“你要寫”的授權(quán)，了解“代擬稿”寫作的“尺

度”。

寫作中的溝通，指“代擬稿”在寫作中遇到困難（不清楚的問題或情況），需要和發(fā)文單位的有關(guān)人士進(jìn)一步溝通。

寫作后的溝通，指“代擬稿”完稿后，提交發(fā)文單位審查而產(chǎn)生的溝通。為通過審查，展會(huì)主辦方或根據(jù)發(fā)文單位要求，再

次修改文稿；或針對(duì)發(fā)文單位的質(zhì)疑，對(duì)于“代擬稿”的內(nèi)容進(jìn)行說明。

第二招，弄清發(fā)文的性質(zhì)。

所謂發(fā)文性質(zhì)，是指文件的文種。“代擬稿”是為發(fā)文單位起草文件，其規(guī)范只能遵從發(fā)文單位的要求。

政府及其部門或行業(yè)協(xié)會(huì)/學(xué)會(huì)與展會(huì)相關(guān)的文件，一般涉及“意見、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要”等七種。

發(fā)文單位“要你寫”的文稿中，多見兩種文稿。一是“展會(huì)組織工作方案”（也有稱“策劃方案”），但此“方案”一般不是公務(wù)的

主體，往往是作為其他文件的附件。如某省政府向商務(wù)部請(qǐng)示舉辦冠名“中國國際”的展會(huì)，該《請(qǐng)示》后往往有“展會(huì)組織工作

方案”作為附件。二是“展會(huì)組織工作進(jìn)展情況的報(bào)告（包括工作簡報(bào)）”，這種“報(bào)告”既可單獨(dú)發(fā)送，也可根據(jù)需要作為其他文

件的附件。

在“你要寫”的文稿中，常見的是以發(fā)文單位名義下發(fā)的《通知》，如某國家級(jí)機(jī)械工業(yè)協(xié)會(huì)向其會(huì)員發(fā)出的《關(guān)于邀請(qǐng)參

觀工業(yè)裝備展覽會(huì)的通知》。

從發(fā)文單位文件的流向看，或是上行文件，如“請(qǐng)示”（呈送上級(jí)）；或是平行，如 “函”（與平級(jí)或平行單位商議）；或是

下行文件，如“通知” （發(fā)送下級(jí)）。弄明白文件的流向，在 “代擬稿”時(shí)就好把握行文規(guī)范，包括遣詞造句。

如何判斷文件的流向，主要看文件的主送對(duì)象。

第三招，文字表達(dá)規(guī)范簡明。

公文寫作，自有規(guī)范。“代擬稿”質(zhì)量不高，多因以下毛病所致：

一是，長篇大論，不夠簡明。一些撰稿者總以為寫得越長越好，而且為了寫長而“穿靴戴帽”。如在“展會(huì)組織工作方案”中，

大篇幅抄錄政府的政策文件內(nèi)容；在動(dòng)員參觀展會(huì)的《通知》中，大寫展會(huì)的意義。 而簡明的要求是，文件只需講清楚所需傳遞的主要信息（要點(diǎn)），可講可不講、文件主送對(duì)象知道的內(nèi)容，不寫或略寫。

代寫的請(qǐng)示、通知、紀(jì)要及開幕致辭，最好不要超過兩張A4的紙（指文件印出來后的篇幅）。

二是，邏輯混亂，主旨不明。這主要表現(xiàn)在文字內(nèi)容的條理不清，全文猶如“一塊板”。公文寫作，每一自然段都有一層意

思。如展會(huì)組織工作方案，其結(jié)構(gòu)大體分為指導(dǎo)思想、組織機(jī)構(gòu)、展會(huì)設(shè)計(jì)、工作措施、建議等；如請(qǐng)示、通知，所請(qǐng)示的問

題或布置的要求，一般要羅列清楚，分為一、二、三、四逐條寫出。

公文編輯格式也要注意。如公文題目多用三號(hào)字的加粗黑體，正文多用小三號(hào)的仿宋（不加粗）。正文序號(hào)排列，最多四

個(gè)層次，分別為一、（一） 1、（1）。

三是，用語失范，不得要領(lǐng)。用新聞?wù)Z言寫“代擬稿”，是最為常見的毛病。把發(fā)文單位的文件寫成展會(huì)主辦方自家的“招商

函”（如把展位銷售價(jià)格都放在里面），也非鮮見。

在代擬的上行文件文稿中，不能規(guī)范使用敬語；在代擬的平行文件文稿中，不能體現(xiàn)協(xié)商姿態(tài)；在代擬的下行文件文稿

中，不能反映指令氣度。例如，上級(jí)對(duì)下級(jí)提出工作要求，不會(huì)用“請(qǐng)”，而是用“望”或者“要”。

第四招，呈送注意細(xì)節(jié)。

一要按約定時(shí)間及時(shí)呈送“代擬稿”；

二要同時(shí)呈送“代擬稿”的打印稿和電子版；

三要在呈送文件的標(biāo)題下注明“代擬稿”。

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