計調的分工和含義

2024年2月24日發(作者：鍋盔)

一、計調的分工和定義

組團型計調、接待型計調、專線型計調、散客性計調

二、計調的知識儲備和信息儲備

（一）知識儲備

1、一個合格的計調應該熟悉各項旅游法規，包括《旅行社管理條例》《導游管理條例》以及合同方面的法規以及酒店管理、以及車輛運輸、航空法規等相關行業的法律法規。

2、應該有較強的文擋處理知識，其中包括電腦辦公自動化軟件和簡單的圖形處理軟件，以后肯定會加上熟練使用旅行社各種經營管理軟件（個別崗位還應該要求具有網頁制作和其他網絡操作能力）也包括一些檔案制作和編制能力。

3、交際和溝通知識的儲備：旅游是個與人打交道的行業，如果沒有良好的溝通能力，不通曉一般的禮儀常識是不行的，如果可以類似于保險行業進行專門針對性學習和培訓，那么就會有更好的效果。包括細致從電話接聽，到團隊完畢后回訪，指定一個標準的程式，嚴格執行。

（二）信息儲備

不同的計調就不同的分工，但是必須根據分工需要進行有大量的信息儲備

組團性計調信息儲備

1、組團型計調必須了解各條線路的價格，成本，特點以及可以影響這些因素的原因，還有各條線路的變化和趨勢。初入門的這種類型的計調，建議最好從全陪做起，而且要時常調閱本社團隊的卷宗，了解各條線路和各地接社的信息反饋，編寫各條線路地接社的反饋總結，同時了解客戶情況，對于自己所在的區域市場建立熟悉的人際關系，多渠道的了解客戶信息。

2、組團型計調必須要有一種以客戶為中心，滿足客戶需要的理念，成為客戶的朋友。（如何培訓和規范這方面的能力還想聽聽大家的意見）。

3、定期，每天查閱傳真和信息，在報價前再次落實核準價格，行程，標準，所含內容在簽定合同前提前通知地接社作好準備。

4、規范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

5、熟悉導游情況，了解每個導游的年齡、外型、學歷、反饋、性格、特點、責任心、平常心，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

地接型計調信息儲備

熟悉所有接待區和周邊可利用地方的賓館，車輛，導游、景區、景點情況

1、車輛細致到車齡、車型、車況、駕駛員特點、車屬公司的情況，經營者的特點，經營狀況的好壞，事故的處理能力。各種行程和季節不同的車費和每條線路車輛所需要的油費、過路費以及該車所需要按月交納的規費管理費的基本情況，以及每趟次可能產生自費購物收入的下限和平均情況。

2、賓館細致到位置、星級、硬件標準，軟件管理水平、同級的競爭情況，經營情況，經營者的特點，以及經營狀況還有溝通和討價還價的能力，還有各賓館各季節的價格及變化情況。

3、了解地接范圍內所有的景區，景點的門票、折扣情況，自費景點、索道的價格、資源品位、以及特點，尤其要關注不同客源地客人對該景點的評價。

4、熟悉本社導游的管理方法、熟悉本社導游每一個的導游的年齡、外型、學歷、質量反饋、性格、作業特點、責任心、平常心、金錢觀念、突發事故的處理能力，適合的團型，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

5、熟悉本社的競爭環境，盡可能多的了解競爭對手的特點、報價、操作方式、優勢和劣勢。

6、熟悉和本社相關線路或者是合作，連動線路的特點，下站或上站的操作情況，合作社特

點，競爭情況，通常報價內容，浮動狀況。

7、熟悉所有客源情況以及客源地的旅行社狀況，特點，競爭情況以及信用程度。

專線性計調

1、他首先必須要熟悉自己所負責專線的航班、航空公司，以及航空公司的營銷及相關工作人員，有時候一家旅行社或者專線辦事處在大交通上所取得的優勢能夠讓公司在最短的時間內獲得最大的利潤。如何進一步的建立、發揮自己公司的公關資源是它必須要面對和解決的問題，也是一個優秀計調的試金石。

2、他必須熟悉自己所負責線路的賓館，車輛、景區情況和對應接待導游的情況，這些情況的了解應該不會遜色于一個接待型的計調。

3、要了解自己所在的市場情況，也就是客戶來源，通常面對的是組團社，每個區域市場的組團情況，組團社的能力、信譽，負責人，計調實力和要求。以及資金信用情況，以及自己長期合作團隊數量、質量。盡可能的要求全部了解。這樣你能在矛盾時作出準確的判斷。確定自己的需求方向。

4、要了解自己的競爭狀況，與自己雷同和類似的競爭對手計調優勢，實力，營銷優勢，誠信狀況，以及溝通和合作能力。盡可能和他們保持一種既競爭又友好的狀態。

5、了解自己的財務狀況，包括墊支和資金回籠，一個只知道做團不知道收錢的旅行社不會有好的效益的。

6、了解自己專線的時間和季節變化情況下的團隊量，能夠合適的安排時間進行系統銷售，通過走訪了解自己客戶需要和市場潛力。并儲備客戶資料，包括一些負責人的性格、愛好，實力、特點等等。

散客性計調大部分情況分為兩種

第一種為辦事處或專線，在控制機票后以散客拼團為主要工作任務的計調。

這種計調他的信息儲備因該大致和專線計調相同，但更多的是需要一種細致和不厭其煩。通常是專線計調的一種成長途徑。一般優秀的散客計調都是經理，他們不僅要能力敏銳的判斷出不同時期、不同季節的散客出行量。而且還能夠準確的預測并控制航班機位或者是車輛數量，做到既能夠吃得飽，又不至于噎著

另外一種大部分屬于組團社的營業員性的。

他們因為工作的需要又有著不同的要求：

1、熟悉各條線路的價格及價格變化、團隊計劃，特點、問題所在、線路缺點。需要提醒或注意的地方。

2、熟悉規范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

3、熟悉旅游合同和細節以及注意事項和責任條款有可能產生的后果以及經常產生爭議的結。

4、熟悉旅游意外險、責任險，航空保險的責任條款以及相關手續和辦理辦法，以及理賠的方式和程序。

（三）地接計調作業規程篇

一、報價 根據對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；

二、計劃登錄

接到組團社書面預報計劃 ，將團號、人數、國籍、抵/離機（車）、時間等相關信息登錄在當月團隊動態表中。如遇對方口頭預報，必須請求對方以書面方式補發計劃，或在我方確認書上加蓋對方業務專用章并由經手人簽名，回傳作為確認件；

三、編制團隊動態表

編制接待計劃，將人數、陪同數、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接

旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態表》中；

四、計劃發送

向各有關單位發送計劃書，逐一落實。

1、用房：根據團隊人數、要求，以傳真方式向協議酒店或指定酒店發送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議酒店或指定酒店發送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經同意后調整至同級酒店。

2、用車：根據人數、要求安排用車，以傳真方式向協議車隊發送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議車隊發送，并要求對方書面確認。

3、用餐：根據團隊人數、要求，以傳真或電話通知向協議餐廳發送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議餐廳發送，并要求對方書面確認。

4、地接社：以傳真方式向協議地接社發送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議地接社發送，并要求對方書面確認。

5、返程交通：仔細落實并核對計劃，向票務人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。

五、計劃確認

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發送至組團社并確認組團社收到。

六、編制概算

編制團隊《概算單》。注明現付費用、用途。送財務部經理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經理審核簽字，報總經理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。

七、下達計劃

編制《接待計劃》及附件。由計調人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括：名單表、向協議單位提供的加蓋作業章的公司結算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質量反饋單》、需要現付的現金等，票款當面點清并由導游人員簽收。

八、編制結算

填制公司《團隊結算單》，經審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結算單傳真至組團社，催收。

九、報帳

團隊行程結束，通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質量反饋單》、原始票據等及時向部門計調人員報帳。計調人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》，以此為據填制該《團費用小結單》及《決算單》，交部門經理審核簽字后，交財務部并由財務部經理審核簽字，總經理簽字，向財務部報帳。

十、登帳

部門將涉及到該團的協議單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中，以便核對。

十一、歸檔

整理該團的原始資料，每月底將該月團隊資料登記存檔，以備查詢。

（四）計調工作“五化”法

計調是旅行社完成地接、落實發團計劃的總調度、總指揮、總設計。“事無巨細，大權在握”，具有較強的專業性、自主性、靈活性。如果說“外聯”是辛勤的采購員，那么計調就是“烹飪大師”，經他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調制出來以滿足不同團

隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調人員提高工作效率、避免差錯應注意以下幾個方面的問題。

一、人性化

計調人員在講話和接電話時應客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養成使用“多關照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習慣，給人親密無間，春風拂面之感。每個電話，每個確認，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現你合作的誠意，表達你作業的信心，顯示你準備的實力。書寫信函、公文要規范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優秀的計調人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。

二、條理化

計調人員一定要細致地閱讀對方發來的接待計劃，重點是人數、用房數，有否自然單間，小孩是否占床；抵達大交通的準確時間和抵達口岸，核查中發現問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發現有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數有增減，要及時進行車輛調換。條理化是規范化的核心，是標準化的前奏曲，是程序化的基礎。

三、周到化

“5定”(定房、定票、定車、定導游員、定餐)是計調人員的主要任務。盡管事物繁雜繚亂，但計調人員頭腦必須時刻清醒，逐項落實。這很像火車貨運段編組站，編不好，就要“穿幫”、“撞車”，甚至“脫節”。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。要做到耐心周到，還要注意兩個字。第一個字是“快”，答復對方問題不可超過24小時，能解決的馬上解決，解決問題的速度往往代表旅行社的作業水平，一定要爭分奪秒，快速行動。第二個字是“準”，即準確無誤，一板一眼，說到做到，“不放空炮”，不變化無常。回答對方的詢問，要用肯定詞語，行還是不行，“行”怎么辦？“不行”怎么辦？不能模棱兩可，是似而非。

四、多樣化

組一個團不容易，往往價格要低質量要好，計調人員在其中往往發揮很大作用。因此，計調人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案，以適應不同游客的需求，同時留下取得合理利潤的空間。同客戶“討價還價”是計調人員的家常便飯。有多套方案，多種手段，計調就能在“變數”中求得成功，不能固守“一個打法”，方案要多、要細、要全，你才可“兵來將擋，水來土掩”，縱然千變萬化，我有一定之規。

五、知識化

計調人員即要具有正常作業的常規手段，還要善于學習，肯于鉆研，及時掌握不斷變化的新動態，新信息，以提高作業水平，肯下工夫學習新的工作方法，不斷進行“自我充電”，以求更高、更快、更準、更強。如要掌握賓館飯店上下浮動的價位；海陸空價格的調整，航班的變化；本地新景點，新線路的情況，不能靠“聽人家說”，也不能靠電話問，應注重實地考察，只有掌握詳細、準確的一手材料，才能沉著應戰、對答如流，保證作業迅速流暢。計調人員不僅要“埋頭拉車”，也要“抬頭看路”，要先學一步，快學一步，早學一步，以豐富的知識武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，并付諸研究運用，才可以“春江水暖鴨先知”。虛心苦學、知識化運作其實是最大的竅門。