展覽后期跟蹤服務包括的六項內(nèi)容

2024年3月12日發(fā)(作者：劉玉琳)

在展覽設計評估結束后，展覽組織機構一般還需要在展覽閉幕后繼續(xù)完成一些后續(xù)工

作。展覽的后續(xù)工作既是本屆展覽的收尾工作，也是為下屆展覽的開始做準備，所以，展

覽閉幕后的后續(xù)工作是不能省略的。展覽閉幕的后續(xù)工作有以下幾項。

一、向客戶郵寄展覽評估資料并致謝

展覽閉幕后，要及時給所有參加展覽的參展商和觀眾郵寄展覽評估資料，并對他們參

加本屆展覽表示真誠的感謝。展覽評估資料不僅要郵寄給展覽現(xiàn)有的參展商和觀眾，對于

那些暫時還沒有來參加本展覽的目標參展商和目標觀眾也發(fā)郵寄，這樣就可以為展覽下一

屆的招展和招商做準備；展覽的致謝函可以只郵寄給現(xiàn)有的參展商和觀眾，但對于那些曾

經(jīng)幫助過展覽籌辦的機構和個人如各協(xié)辦單位、支持單位、消防保安部門等也要致謝，對

于一些重要的客戶和機構，展覽組織機構還可以派人親自登門致謝。至于展覽設計評估資

料和感謝函，可以采用信函、電子郵件和電話傳真等方式傳遞。

二、更新客戶數(shù)據(jù)庫

一屆展會完畢，展覽組織機構的客戶數(shù)據(jù)庫可能會發(fā)生很大的變化．有新客戶的加入，

有老客戶的流失，有些客戶的信息發(fā)生變更等等。展覽組織機構要根據(jù)本屆展會客戶的實

際情況，及時準確地更新客戶數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)客戶信息的變化，及時調(diào)整客戶工作的方式

和方向。成功的展會往往是那些客戶工作做得出色的展會。更新展會客戶數(shù)據(jù)庫既包括對

參展商數(shù)據(jù)的更新，也包括對觀眾的數(shù)據(jù)的更新，還包括對各種展會服務商以及業(yè)務代理

的資料的更新。

三、進行展會總結性宣傳

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展會閉幕以后，可以就展會總的情況進行一次總結性宣傳，展覽組織機構可以將展會

的情況準備一份總結性的新聞稿，提供給各新聞媒體，讓展會“有始有終”。很多展覽組

織機構都不注意展后的總結性宣傳，其實展后總結性宣傳不僅是將本屆展會的舉辦成果對

社會和客戶做一個“交代”，及時通報會展信息最新發(fā)展，更是為下一個展覽設計做輿論

準備。進行展后總結性宣傳，往往會獲得比較好的效果。

四、發(fā)展和鞏固客戶關系

展覽期間，盡管展覽組織機構有機會和客戶面對面地進行交流油于展覽組織機構和客

戶各自的時間都很緊，業(yè)務也很多，雙方很多時候都未能進行很好的交流和溝通。展覽閉

幕以后，展覽組織機構要繼續(xù)保持與客戶的關系，繼續(xù)加強與客戶的交流與溝通，發(fā)展與

鞏固客戶關系。對于一些重要的客戶，展覽組織機構還可以親自登門拜訪。

五、處理展會遺留問題

展覽期間，由于時間有限，業(yè)務又較多，可能會遺留一些問題，如有些客戶的款項可

能還沒有完全付清，有些客戶的展品還沒有處理完畢，有些客戶還需要展后商務考察等。

展會閉幕以后，展覽組織機構要組織力量，及時處理展后遺留問題，盡量不要將這些問題

拖到下一屆展會，更不能讓這些問題影響到下一屆展會。

六、準備下一屆展會

展會閉幕以后，展覽組織機構要開始著手準備下一屆展會的各項籌備工作了。例如，

準備下一屆展會的策劃方案，制定下一屆展會的招展和招商辦法，策劃好下一屆展會的宣

傳推廣方案，編印下一屆展會的招展書、觀眾邀請函，制定展區(qū)和層位劃分辦法等。

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