會議歡迎詞一般由四部分組成：標題、題注、稱謂、正文。
（一）標題
會議歡迎詞標題有兩種寫法：
1．公文式標題。
(1)單一式標題，直接用文種（歡迎詞）做標題，如《歡迎詞》。
(2)會議內容和文種組成，如《宴會歡迎詞》。
2．新聞式標題。
(1)由歡迎場合或對象加文種構成，如《在校慶75周年紀念會上的歡迎詞》。
(2)由揭示會議主題或主要內容的詞語組成主標題，由歡迎場合或對象加文種組成副標題，如《東方風來滿眼春―在xx商會考察團來xx考察歡迎會上的歡迎詞》。
（二）題注
會議歡迎詞題注有兩個內容：
1．會議時間。寫明發表會議歡迎詞的時間。
2．署名。用于講話的會議歡迎詞無需署名。若需刊載，則應在標題下面寫明致歡迎詞者的姓名，有時還要加上職務。
（三）稱謂
題注下左起頂格寫明稱謂對象并加冒號。由于是用于對外（本單位以外的賓客）交往，會議歡迎詞的稱謂比開幕詞、閉幕詞更具有感情色彩，更需熱情有禮。為表示尊重，要稱呼全名，在姓名前或后面加上職銜或“先生”“女士”。或用“親愛的朋友”“尊敬的領導”“敬愛的老師”等敬語表示親切。
（四）正文
會議歡迎詞正文包括開頭、主體和結語三部分內容。
1．開頭。用一句話或一段話表示歡迎的意思。如“新春伊始，萬象更新，在這辭舊迎新的美好時刻，政協xx縣第七屆委員會第二次會議即將隆重開幕。各位委員帶著全縣人民的期盼和囑托，歡聚xx，共商發展大計，共謀繁榮良策。在此，大會秘書處的全體工作人員向你們的到來表示最熱烈的歡迎！向政協xx 縣第七屆委員會第二次會議的隆重召開表示最衷心的祝賀！
2．主體。會議歡迎詞的主體內容有以下方面：
(1)說明歡迎的情由。可敘述彼此的交往、情誼，說明交往的意義。
3．結語。用敬語表示祝愿。如：
最后，祝本次＾PPEC中小企業工作組會議及相關活動取得圓滿成功，祝與會的各位代表在中國期間心隋愉快，身體健康！