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篇一：郵箱大全

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篇二：電子郵件的格式和范文

電子郵件的格式和范文

電子郵件（E-mail）是建立在計算機網絡上的一種通信形式。

計算機用戶可以利用網絡傳遞電子郵件，實現相互通信。電子郵件可

在計算機局域網上進行，也可在計算機廣域網上進行。進行電子郵件

通信，必須在網絡文件服務器（即計算機）上建立電子郵件的“郵局”。

它是電子郵件的中心集散地，可為每個用戶設置有地址的信箱。別人

可向該信箱發送電子郵件，信箱的主人則可在方便時從信箱中取出對

方發來的郵件。這里的“郵局”實際上是網絡文件服務器上的一組數

據庫文件。

電子郵件伴隨著電子計算機的普及，成為當今時代人際交流的

重要的文書樣式。它既可用于處理公務，還可用于私人交往。起著溝

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通信息、交流感情的作用。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保

密，節省時間，不受篇幅的限制，傳輸速度快，能夠跨越時空，而且

還可以大大地降低通信費用，它為信息時代人們的快節奏、高效率信

息傳遞提供了便利與可能。

（二）電子郵件的撰寫

1．電子郵件的結構與內容

電子郵件由郵件頭和正文結構而成。

郵件頭包括收件人、抄送人地址、主題（郵件名稱）、發件人地

址等內容。正文包括三部分內容。

(1)信頭。第一行頂格寫對收信人的稱呼。

(2）信體。開門見山、直接人題，告知事宜，傳遞信息，分享

情緒，可自由發揮。

(3)信尾。寫明發郵件人姓名、發郵件日期。

2．電子郵件的撰寫要求

(1)主題要明確。一封電子郵件，大都只有一個主題，并且往往

需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件

一目了然了。

(2）語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。

盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以

便收件人核對。

(3)內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應

當簡明扼要，愈短愈好。

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(4)結構要完整。要有“頭”有“尾”，有稱謂有署名，保持應

用文體格式規范的良好寫作習慣。

（三》電子郵件使用注意事項

1.避免濫用

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。在社會交往中

要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。

有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是

不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否

成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。

2．注意禮節

一般而言，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回信，既回復

對方所提事宜，又是一種禮節的需要。

3．注意編碼

由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、

臺灣地區、港澳地區，以及僑居國外的華人，目前使用著互不相同的

中文編碼系統。因此，當用中國內地的編碼系統向生活在中國內地之

外的其他一切國家和地區的中國人發出電子郵件時，由于雙方所采用

的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所

組成的“天書”。因此，此時必須同時用英文注明自己所使用的中文

編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件．

4.慎選功能

現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，

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甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人

特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容

量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以

華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定

能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能

會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。

電子郵件作為隨著高科技時代應運而生的一種應用文體，每個

人都有責任、有義務為其建立規范的行文格式與文明的語言模式，使

其寫作有章可循。這樣

便能保證其作為一種文書樣式的嚴肅性，并保持其經久不息的

生命力，從而維護社會交際環境與精神文化領域的文明有序發展。

例文

意見征問函

尊敬的xx客戶：

感謝您長期以來對我公司的關心與惠顧！目前因網絡使用客戶

激增迫使我們要對網絡進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的

服務。您有什么意見和建議敬請提出。我公司的E-mail地址：xxxxx

長城寬帶網絡公司客戶服務部

二00九年七月六日

篇三：英文電子 郵件經典大全

一、主題

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主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是

一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完

整句，但長度一般不超過35個字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide

by rule of local company（太長） 主題框的內容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達，

YES：應改為Tomorrow’s meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即

可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞

或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。 YES：New E-mail Address

Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For

Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼

（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr. John之類的表達。在同

輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜

加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空

一行，開頭無須空格。如： Jimmy,

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I received your memo and will discuss it with Eric on

Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃

圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣

的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟

名字,跟姓就行啦.

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用

Mesdames, Mmes., or Ms. 同樣不要跟名字. 例子: Ms. Farb,

Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and

Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret

Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用

一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah

Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of

International Operations

NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

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7、老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,

以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J.

Smith Sr.

8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者

是很正規信的信件,可以考慮這些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:

YES：Dear Mr. Jones: (非常正規) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正規)

三、拼寫

1、E-mail的非正式的文體特點并不意味它的撰寫可以馬虎行

事，特別是給長輩或上級寫信，或者撰寫業務信函更是如此。寫完信

后，一定要認真檢查有無拼寫、語法和標點符號的誤。

當然Outlook Express等軟件的’拼寫檢查’功能可以助你一

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臂之力。

2、外國國名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差.

3、標點要準確

NO：He did not make repairs, however, he continued to

monitor the equipment.

YES：He did not make repairs; however, he continued to

monitor the equipment.

4、大小寫要注意

非必要，不要整個字都是大寫，除非要罵人。

NO：MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和

喝令人一樣。

YES：要強調的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

四、結尾部分

A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、 Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正規的(例如客戶公司之間啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正規的(例如客戶)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially

yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)

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Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best

regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you

next week!

有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代

表聯絡生意之類,可以用: We will reimbur you for the legal

expens. Sinopec will reimbur you for the legal expens.

如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.

有時可以一起用啦...: We are plead to offer you the position

of sales director, and I am looking forward to our Tuesday

morning meeting.

那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,

名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時

會有隔閡的感覺.

You will be plead to learn that you have been lected

to rve on our advisory board. Your

prompt respon will be appreciated. (好像欠你一樣)

I am plead that our board has lected you as the best

qualified candidate to rve on our advisory board. I hope you’

ll agree to rve. (這就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你來

判斷我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every

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one of my questions about performance appraisals. (客氣一點,

人家受落)

總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.

B、信尾客套話（Complimentary clo）通常也很簡明。常常

只須一個詞，如：’Thanks’，’Best’，’Cheers’，不需要用一

般信函中的’Sincerely yours’或’Best regards’。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你

的... 簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給

陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.

五、其它注意事項：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report

was updated to include $40,000 for new equipment.

應改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have

updated our report to include $40,000 for new equipment. (We

我們是主語, 不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：He decided not to audit the last ten contracts.

Becau of our previous objections about compliance. 應該連

在一起。

3、結構對稱，令人容易理解。

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例子: The owner questioned the occupant’s lea

intentions and the fact that the contract had been altered with

ink markings.

應改為：The owner questioned the occupant’s lea

intentions and ink alterations of the contract.

4、單復數不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。

例如：An authorized person must show that they have

curity clearance.

5、動詞主詞要呼應。想想這兩個分別：

1）This is one of the public-relations functions that is

under budgeted.

2）This is one of the public-relations functions, which

are under budgeted.

6、時態和語氣不要轉變太多。看商務英語已經是苦事，不要浪

費人家的精力啊。

7、選詞正確

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清

楚才好用啦。

8、地址上的數字直接用阿拉伯數字吧,除了One,例子:

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

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One Wingren Plaza

556 - 91 Street

B、文體

1、可讀性：對象是大學程度的話，用高中的英文就行，不要以

為人人都是語言大師，多用短句(15-20字吧)， 技術性的字,就更加

要簡單易明.

2、注意段落的開頭.一般來說,重要或強調的事情都放在信件或

段落的開頭,而句子就放在最尾. 例如: （1）.Becau he was unable

to attend the meeting personally, he forwarded his

congratulations on castte tape.

（2）.He forwarded his congratulations on castte tape

becau he was unable to attend the meeting personally. 兩者

強調的事情就有分別了.

3、輕重有分， 同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句

子里.

4、意思轉接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結論),

also (增添), for example (闡明). 分不清furthermore和moreover

就不要用啦.

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