電子郵件使用管理規(guī)定

電子郵件使用管理規(guī)定

1.0 目的

在使用公司郵件系統(tǒng)中應(yīng)遵守的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)電子郵件系統(tǒng)使用的安全管理，規(guī)范電子郵件

的使用，保證信息安全，防止電子郵件系統(tǒng)被濫用、誤用；確保系統(tǒng)安全、順暢、高效、穩(wěn)定

運(yùn)行以便提高辦公效率

2.0 適用范圍

對(duì)使用桑菲公司電子郵件系統(tǒng)在對(duì)內(nèi)部和外部進(jìn)行郵件收發(fā)時(shí)的行為進(jìn)行規(guī)范，包括郵箱的安

全和權(quán)限設(shè)置；郵箱的使用規(guī)則等

3.0 定義

3.1 電子郵件：通過(guò)郵件協(xié)議如SMTP或IMAP發(fā)送信息。傳統(tǒng)的電子郵件客戶端有Louts

Notes,和MS Outlook等。

郵件轉(zhuǎn)發(fā)（Forwarded email）：從內(nèi)網(wǎng)向外部再次發(fā)送郵件。 3.2

連鎖郵件（Chain email or letter）：連續(xù)發(fā)送的電子郵件。通常要求將信息復(fù)制多份3.3

轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，承諾按照?qǐng)?zhí)行會(huì)有好運(yùn)，或者不發(fā)送的話會(huì)有厄運(yùn)等。

敏感信息：有可能破壞公司或其顧客聲譽(yù)或市場(chǎng)地位的信息。 3.4

病毒警告：包含病毒或惡意代碼警告的電子郵件。大部分這部分電子郵件的內(nèi)容都不真3.5

實(shí)，經(jīng)常用于誤導(dǎo)、恐嚇接收者。

垃圾郵件：郵件內(nèi)容對(duì)于郵件使用者為無(wú)用的信息的郵件，例如廣告，訂閱的雜志，新聞3.6

等

4.0 職責(zé)

4.1 IT負(fù)責(zé)：

公司使用的電子郵件帳號(hào)統(tǒng)一由IT部門(mén)接受申請(qǐng)并管理。

4.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)：

公司員工有權(quán)申請(qǐng)和正確使用電子郵件系統(tǒng)；各部門(mén)經(jīng)理有責(zé)任引導(dǎo)和監(jiān)控員工遵守、

執(zhí)行本郵件使用管理辦法。

所有員工都要嚴(yán)格遵守本安全策略的相關(guān)規(guī)定，員工之間應(yīng)互相監(jiān)督，及時(shí)制止違反規(guī)

定的人員，對(duì)于使用公司郵箱傳播反動(dòng)言論、從事任何與法律或公司制度相違活動(dòng)的人

員將禁用或者注銷其郵箱，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重給予相應(yīng)處罰或提交司法機(jī)關(guān)處理。

5.0 程序

*****************本文件的版權(quán)歸桑菲公司所有，未經(jīng)許可，不得復(fù)制*****************

5.1 公司電子郵件的使用要求

桑菲電子郵件系統(tǒng)禁止用于創(chuàng)建與分發(fā)任何含有破壞性、歧視性的信息，包括對(duì)種族、

性別、殘疾人、年齡、職業(yè)、性取向、宗教信仰、政治信念、國(guó)籍等方面的攻擊性語(yǔ)

言。桑菲的員工如果接收到任何含有此類信息的郵件，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)和IT部門(mén)進(jìn)行

匯報(bào)。

禁止使用公司郵件帳號(hào)發(fā)送連鎖信。禁止使用公司電子郵件帳號(hào)發(fā)送病毒或惡意代碼警

告郵件。這些規(guī)則也適用于當(dāng)公司員工接收到這類電子郵件并進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)的情況。

5.2 電子郵件軟件的安裝和升級(jí)

工作郵箱必須使用郵件軟件客戶端或者新版本的瀏覽器收發(fā)郵件，軟件要及時(shí)升級(jí)，減

少由于軟件的漏洞而受到外部攻擊，避免因此而導(dǎo)致的郵件丟失和系統(tǒng)中毒。

5.3 接收和發(fā)送電子郵件的安全規(guī)定

郵件必須有標(biāo)題，盡量以文本方式瀏覽郵件，陌生人的郵件附件盡量不要打開(kāi)，禁止撰

寫(xiě)、發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)各種垃圾郵件，禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下利用他人的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)送互

聯(lián)網(wǎng)電子郵件。IT部門(mén)應(yīng)經(jīng)常檢查反垃圾郵件和防病毒系統(tǒng)并定期升級(jí)其特征庫(kù)，避免

垃圾郵件和蠕蟲(chóng)病毒的傳播。禁止使用工作郵箱從事任何非法活動(dòng)及其與工作無(wú)關(guān)的郵

件。為了保證郵件安全禁止使用自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)功能。

5.4 對(duì)業(yè)務(wù)信息通過(guò)郵件傳送的規(guī)定

公司業(yè)務(wù)信息郵件必須使用公司規(guī)定的業(yè)務(wù)專用郵箱發(fā)送，除了業(yè)務(wù)相關(guān)郵件禁止使用

業(yè)務(wù)郵箱發(fā)送其他郵件。郵件必須主題明確，能夠通過(guò)郵件主題判斷業(yè)務(wù)類別。做好郵

件的病毒防護(hù)工作。發(fā)送郵件應(yīng)該注意郵件的保密，避免泄漏公司機(jī)密。

5.5 工作郵件內(nèi)容的備份

個(gè)人工作使用的郵箱，要至少每?jī)芍茏鲆淮蝹浞莸絺€(gè)人電腦，避免由于電腦故障導(dǎo)致郵

件丟失影響正常業(yè)務(wù)開(kāi)展。

IT部門(mén)負(fù)責(zé)將公司郵件數(shù)據(jù)須定期備份以確保郵件完整，郵件備份保留期限為一個(gè)月。

5.6 垃圾郵件/廣告控制

IT部門(mén)通過(guò)防垃圾郵件系統(tǒng)，將有垃圾郵件嫌疑的郵件過(guò)濾、存檔定期刪除，用戶可以

提出將某些郵件作為垃圾郵件屏蔽

5.7 病毒偵測(cè)和預(yù)防

IT部門(mén)通過(guò)防病毒郵件系統(tǒng)，將有病毒郵件嫌疑的郵件過(guò)濾、存檔定期刪除

5.8 對(duì)敏感信息加密

對(duì)帶有敏感信息的郵件內(nèi)容，建議通過(guò)加密方式發(fā)送或者將附件壓縮為加密形式發(fā)送，

7.0 參考文件

《信息交換管理策略》

*****************本文件的版權(quán)歸桑菲公司所有，未經(jīng)許可，不得復(fù)制*****************