商務接待方案(通用9篇)

2024年3月19日發(fā)(作者：公共倫理)

商務接待方案（通用9篇）

會議接待方案 篇一

為成功圓滿接待“”，按照貴公司的要求，特擬定以下方案，請指正、修

改。

原則：本著“熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任

務。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車

飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工

作。

3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人

員，旅游景點，旅游途中就餐點。

二、接站：

根據(jù)客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站機場）。舉牌接到客人后

安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續(xù)，并

讓客人及時了解到酒店的基本情景和注意事項。

三、旅游及行程的安排：

1、導游要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業(yè)務知識和講解、

服務水平、實踐經(jīng)驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業(yè)旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕

駛經(jīng)驗專業(yè)的司機，確保客人安全。

四、旅游保險：

確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身

意外傷害險。

第 1 頁 共 5 頁

五、會議日程安排：

會議接待方案 篇二

有限公司：

根據(jù)貴公司要求，我司為貴公司此次會議設計了如下會議方案，若有何疑

問，請及時與我公司聯(lián)系，再做具體協(xié)商。

一、會議日程安排

某某月_日：機場接機，報到，入住酒店

我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參

會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。

_月_日～_月_日：會議召開

安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協(xié)助會務組做好會議

中各方面的協(xié)調工作，以及各種突發(fā)事件的處理。

_月_日～_月_日：會議旅游考察，結束會議

優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務、接送工

作。

二、整體會務服務：

1、會議整體策劃、設計。

2、全程會議操作、跟蹤。

3、會后總結、會后整體安排。

三、服務流程：

（一）會前準備

1、實地考查

會議召開前，我公司派專人陪同考查團實地考查我公司提供推薦的會場、

入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細

節(jié)做進一步的協(xié)商，敲定會議最終方案。

2、會場布置會議召開前一周內(nèi)，貴公司派會務組至河南具體城市，我公司

派專人配合會務組與會場提供方就會場布置方面進行具體設計安排，會議召開

前

第 2 頁 共 5 頁

一天將會場按會議要求布置妥當。

3、會議設施

在會議召開前，我公司按照貴公司的要求，就會議所需設施進行制作、租

用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓

鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花

墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背

景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機等。

4、參會人員報到

參會人員到達之前，我公司配合會務組安排布置參會人員入住的酒店大堂

內(nèi)的會議報到。

5、會議召開

我公司派專業(yè)會務人員配合會務組進行具體的會議操作。

6、票務信息提供

及時準確提供機票、火車票信息，同時可以代訂飛機票。

（二）會中服務：

1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關和文秘服務。

2、提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務工作，（包括辦理代表簽到、接

待、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作）。

3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務。

4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務。

5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調服務，（如：打印、復印會

議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運

和河南土特產(chǎn)及會議禮品。

（三）會后總結：

1、優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作。

2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結。

四、附錄

（一）酒店信息

第 3 頁 共 5 頁

（二）旅游線路

（三）景區(qū)信息

（四）會議餐飲

（五）會議用車

（六）具體報價（一團一議）

會議接待方案 篇三

一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡

（1）清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要

嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交

通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時

向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調會議，統(tǒng)籌整個會議的接

待工作。

2、落實會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細

節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場

地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通

知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的

價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，

并依照協(xié)議收取相應的會議押金；

5、下發(fā)會議接待通知單

第 4 頁 共 5 頁

簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待

通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門，并保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館

第 5 頁 共

頁

5