酒店會議商務接待方案-

2024年3月19日發(作者：鴻篇巨制)

酒 店 會 議 商 務 接 待 方 案

2015年5月13日

一、總則

1、為規范公司商務接待活動,在保證商務接待效果的前提下,加強商務接待費用控

制，特制訂本方案。

2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律,有

禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象.

3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用

于公司的全部商務接待活動的管理。

二、管理職能

行政部是公司接待工作的管理部門,公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一

安排。

三、商務接待工作原則

1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持

重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則,上下一致，齊心協力,共

同做好接待工作。

2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務,提高辦事效

率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉,反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮,

不應付拖拉。

3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務

接待費用實行預算管理,由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用,商務接待費用原

則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。

四、接待職責分工

1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具

有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范行為。

2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分

工如下：

2。1行政部：

提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹；

負責來客引入及會議室的環境保持；

提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

2。2工程部及相關負責人:負責接待洽談并陪同始終。

五、商務接待細則及標準

1、商務接待細則

1。1對于因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約

形式約定折扣價，原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項.

1.2在商務接待過程中,原則上酒水、香煙應自帶，未經允許的前提下自行購買物品

和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。

2、商務接待標準

公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準.主要劃

分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。

2.1普通接待

項目名稱

適合人群

交通標準

住宿標準

餐飲標準

說 明

普通商務類考察人員、技術人員、中層管理者以下人員等；

按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；

按對方人員要求,公司不負擔住宿費用;

簡餐消費控制在 20 元/人以內，宴請消費控制在 50 元/人以

內；或根據人數安排公司食堂就餐；

接待陪同人員 接口業務人員、部門主管；

接待車輛

其他接待

備注

商務車或出租車；

1、公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；

2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在 50 元/人以內。

2.2中級接待

項目名稱

適合人員

交通標準

住宿標準

餐飲標準

企業中級領導、經理等;

按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；

按對方人員要求，公司不負擔費用；

簡餐消費控制在 30 元/人以內，宴請消費控制在 60 元/人以

內；

說 明

接待陪同人員 接口業務人員、部門主管、分管副總；

接待車輛 公司轎車、商務車或出租車；

1、必要時制作來賓接待手冊；

2、公司會議室布置公司簡介等宣傳資料、文件袋(信箋紙、筆）、

飲品（飲用水、茶、咖啡)、香煙、煙具等；

其他接待 3、適情況經總經理批準下安排來賓到本地主要景點游玩或娛

樂；

4、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在 200元/人以

內.

備注

2.3高級接待

項目名稱

適合人員

交通標準

住宿標準

餐飲標準

說 明

企業高級領導、公司特邀人員、技術交流評審會特邀領導等;

按對方人員要求訂購,公司負擔費用；

住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；

簡餐便消費控制在 50 元/人以內，宴請消費控制在 100 元/人

以內；

接待陪同人員 接口業務人員、部門主管、分管副總、總經理；

接待車輛 公司轎車或租用專車；

1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、鮮

花、水果；

2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；

3、公司會議室或租借會議廳布置公司簡介等宣傳資料、文件袋

(筆記本、筆)、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、

其他接待 香煙、煙具等；

4、安排公司領導與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、

錄音、攝影、攝像;

5、安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；

6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在 500 元/人以

內.

備注

六、商務接待流程

1、商務接待的申請與審批

①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核,分管副總

審批后報由總經理簽字確定后，報行政部申請安排接待；

②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、

接待負責人等信息及相關接待要求建議；

③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，并作

為接待負責人；

④行政部接到《商務接待申請表》后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程

設計并核定接待預算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；

⑤經申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；

⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接

待標準進行審批；

⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部,作為預支、報銷接待費用的

預算憑證.

2、商務接待的實施

①行政部依據獲批的《接待行程安排表》，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；

②行政部將《接待行程安排表》副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關

領導，以便合理安排時間；

③行政部依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；

④行政部依據接待行程安排，制作《來賓接待手冊》,交由接待負責人,送至來賓；

⑤接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來

賓辦理入住、結算手續；

⑥接待負責人應嚴格執行接待行程安排,保證各項接待活動的有序銜接；

⑦公司領導與來賓合影后，由行政部將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓,

留作紀念；

3、商務接待行程的變更

①商務接待過程,如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司

機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知行政部；

②行政部收到行程調整意見后，應立即對《接待行程安排表》進行調整；并通知相

關部門及人員。

七、費用報銷

1、原則上商務接待費用應開據正規發票并經相關證明人簽字確認，特殊情況需提

前與財務及公司相關負責人員溝通。

2、商務接待結束后,參與接待人員應在5天內將粘貼好的票據交至行政部根據公司

商務接待標準和細則對相關費用進行初審。實際發生費用在已獲批預算額度內的，行政

部初審合格后返報銷人辦理費用報銷手續;實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人

填寫《費用超額審批表》說明超額原因，到總經理處進行審批,獲批后方可報銷。對于無

故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部從責任人的工資中扣回預支費用；

八、商務接待過程要求

1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不允許有任何越格行為發生；

2、商務接待人員于接待進行時，須密切注視接待動態,做好控制指揮工作，保證規

范進行。

3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。

4、接待環境標準

①物品擺放整齊，且表面無灰塵;

②地面干凈無臟物,空氣流通清新;

③室溫適度，燈光合適；

④備品齊全。

5、公司參觀規定

①安排來賓參觀公司，須提前通知行政部；

②公司情況參觀介紹由行政部安排資料，其他人員配合;

③技術交流方面由各負責人負責安排相關資料.

6、接待禮儀要求

①參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌;

②接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前10~20分鐘到達,恭候來賓到達,對不熟

悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；

③接到來賓后,接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；

④到達住宿地點后,接待人員應主動協助來賓辦理入住手續，并提行李送至房間；

⑤接待人員到車站、機場送行,應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓

拿取、托運行李,辦理相關手續；

九、附則

1、本方案由行政部依據實際情況變化，不定期進行修訂；

2、本方案由行政部附則最終解釋；

3、本方案于2014年4月1日起執行。

附件：

商務接待申請表

申請部門： 負責人：

1、客人信息：

姓 名

單 位

職 務

電 話

2、接待時間： 年 月 日 至 年 月 日共 日

3、接待事由：

4、洽談參加人員：

5、陪同人員:

6、招待項目：

□交通 □住宿 □宴請 □娛樂 □游覽 □其它：

7、其它要求：

簽字：

日期：

部門主管

簽字：

日期：

副總經理

總經理

簽字: 日期:

接待行程安排表

接待部門： 接待負責人： 制表人：

日期 / 時間 接待事項 主講/陪同 其它參加部門 地點

第一天 （ 月 日）

第二天 （ 月 日）

第三天 （ 月 日）

配合內容清單:

配合項目

招待費用預算：

時 間

配合內容

責任人

部門

□交通： □住宿： □宴請： □娛樂等：

合計:

行政部確認

簽字： 日期：

部門主管

簽字： 日期：

副總經理

簽字： 日期：

總經理

簽字： 日期:

商務招待費用超額審批表

申請部門: 負責人:

1、招待對象：

姓 名

單 位

職 務

2、招待時間： 年 月 日至 年 月 日

3、招待事由：

4、獲批招待費用預算：

□交通: □住宿： □宴請： □娛樂等：

合計：

5、實際招待費用情況：

□交通: □住宿: □宴請： □娛樂等：

合計： 超額：

超額原因說明:

行政部確認

簽字: 日期：

部門主管

簽字: 日期:

副總經理

簽字： 日期：

總經理

簽字: 日期：

另：來賓登記手冊另行定制或設計